02大陆_采购及付款循环FP-new95.doc

採購及付款循環作業流程圖FP-100FP-101請購FP-102採購YES內購NOFP-103進口作業FP-104驗收作業退貨、換貨或折讓扣款FP-105與訂單不符作業是否合格YESFP-106付款作業NO2-00-01第一節請購作業(編號：FP-101)一、作業程序：(一)採購係依BOM表及實際生產之進度，由請購單位填具請購單，經核准後再交給採購單位辦理，採購依其採購內容可分為原物料及事務用品等。 (二)政策性採購：係依市場行情、用料變動等採購之原料。由高階主管視未來經濟走勢、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量、種類，交採購單位採購。(三)緊急請購由需求單位提出，依核決權限呈報核准後，於請購單上註明特急件，通知採購人員緊急處理。(四)請購單位：材料類別請購單位1.原材料物控單位2.製造用間接物料需求單位3.事務用品需求單位(五)請購單之開立：1.原材料：物控單位根據工作命令單，考慮材料用量、庫存量及未交清訂單等因素，決定預計請購數量後，直接由電腦列印請購單。2.製造用間接物料及事務用品：由使用單位填寫預購物品申請單一式二聯，依核決權限呈核後，一聯自存，另一聯送交採購部據以開立采購訂單辦理訂購作業。 (六)請購單應詳細註明參考廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品需採用特別運送及保存方式者，應加註注意事項。二、控制重點：(一)請購單是否採連續編號控管。(二)請購前是否先作庫存審核，請購是否經權責主管核准。(三)申請物品需採用特別運送及保存方式者，有無加註注意事項。(四)緊急採購事後應查明原因設法改善。(五)應定期檢討請購單有無延遲請購情形，請購數量是否符合經濟採購量。三、使用表單：(一)請購單(PR)(二)預購物品申請單 2-01-01第二節採購作業(編號：FP-102)一、作業程序：(一)採購單位承辦人員接獲請購單後，應簽註有關資料及預計採購廠商、數量及品名等呈單位主管核准，並將請購單轉成採購單；如採購直接原物料以外之物品，使用單位填寫預購物品申請單後送交採購部門開立采購訂單，並呈權責主管核准後辦理。(二)遴選合格供應商1.採購單位應蒐集市場行情，查核供應商之品質、交期及配合度，依據供應商評估控制程序，建立合格廠商名錄。2.採購單位於採購原物料及包材時，應以合格供應商為優先詢價對象。(三)詢比議價作業1.除長期報價採購、合約採購、獨家製造、獨家代理原廠牌且無替代品或客戶指定使用之特殊料源等之特殊情形外，應向二家以上之合格供應商詢價，並要求供應商進行書面報價。2.採購金額較小者，不須書面比價，但仍應分別向廠商口頭詢價，向最低報價廠商購買，惟若屬長期合作對象，基於成本效益原則，亦可以不高於前次報價為原則，逕行採購。(四)國內採購1.採購單位完成詢比議價決定採購對象後，依採購管制程序填製採購單，經權責主管核准後辦理。2.採購人員應以傳真方式通知供應商，並經供應商簽回確認，或輔以電話聯絡方式，取得廠商確認後，將業經廠商確認之採購單歸檔保存；如廠商未於規定時限回答交期並回傳，則視同廠商接受該份採購單之內容。 (五)採購單位應建立完整的採購資料記錄，亦即每次辦理採購作業後，即將不同採購對象之訂購及詢價資料建檔，以作為採購部門日後採購之依據。(六)詢價資料平日應注意收集，力求詳實完備，並保持最新時效，供應商資料亦應隨時更新，保持正確記錄。(七)大量採購之主料、副料、包裝材料，以長期合約採購為原則，並應保持二家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響生產作業，但如料源取得不易或客戶指定使用之特殊料源者不適用。(八)採購單位應配合交貨日對已訂購料品，進行跟催。並定期複核已採購而未交貨之採購案。(九)採購單位對已採購而未交貨、或進料驗收不合格之料品，應會同相關單位擬定對策，以免影響生產作業。(十)遇到市場上有關各項原物料之供應或價格將大幅變動時，須通知有關部門，加強事先連繫，採取應變措施。(十一)如有需要請台灣母公司代為採購原物料時，則填寫台購物料需求表、請購單、採購單請母公司代為採購。(十二)應對供應商基本資料建檔歸檔保管。二、控制重點：(一)採購單是否採連續編號控管。(二)採購單開立時是否附上請購單，作為辦理採購之依據。(三)請購單、採購單是否經權責主管核准，才辦理採購。(四)辦理比價、議價等是否符合公司規定，並保持二家以上供應商。(五)大量採購之原物料是否以比、議價採購為原則，並保持二家以上供應商。(六)重要採購合約簽訂前，合約條款是否妥適。(七)遇到市場上有關各項原物料之供應或價格將大幅變動時，是否通知有關部門，加強事先連繫，採取應變措施。(八)供應商資料是否隨時更新，保持正確記錄。(九)採購單位是否以合格供應商為優先詢價單位。(十)申請採購付款時，預購物品申請單是否隨其他請款憑證一併送審，以利核對採購與請購數量等項是否相符，及作費用單位歸屬。三、依據資料：(一)供應商評估控制程序(二)採購控制程序四、使用表單：(一)供應商基本資料(二)供應商基本狀況調查表(三)合格供應商名錄(四)請購單(PR)(五)預購物品申請單(六)採購單(PO)(七)采購訂單(八)台購物料需求表2-02-02第三節進口作業(編號：FP-103)一、作業程序：(一)凡需進口之材料、物料或機械設備，由採購部依據請購單轉成採購單(PO)，送請總經理核准。(二)深圳廠採購部將採購單轉成香港帝聞之採購單，並將影本送深圳廠報關單位後，再轉交香港帝聞。(三)採購部需跟催國外供應商依交期出貨，並要求供應商提供相關出貨文件 (如海運出貨提單、開船時間、空運班機時間、提單號碼等項) 給香港帝聞，以證明供應商確實出貨。(四)貨到香港帝聞後，由香港帝聞通知深圳廠報關單位提供交貨相關資料，並將貨品轉運至深圳廠。(五)如有間接物料需外購，應先知會報關單位有無海關批文，能否過關，如無海關批文，則不可外購，以免貨壓在香港，變成呆料。(六)有關進口作業各項預付費用支付、入帳、轉帳、收回及調整時，應經權責主管核准，憑證內容必須合理。(七)應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後始簽付。(八)採購單位如預知國外廠商無法如期交貨時，應及時通知報關單位轉知請購或使用部門，以免影響生產之進行。(九)應將同一進口採購案號之有關文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。二、控制重點：(一)採購單(P/O)是否經權責主管核准。(二)採購單(P/O)是否連續編號，並將廠商確認簽回之P/O歸檔保存。(三)採購單位是否依採購單(P/O)之約定進度控制交貨，如有到期未交，是否向廠商催交。 (四)在途物品之交運、保管、撥交、移轉是否良好。(五)逾時甚久之在途產品，是否追查原因。(六)對於在途產品發生遺失及短損，是否依合約規定處理。(七)核對進口數量與實際驗收數量是否相符，提貨時物品若有損壞或短少，有無立即請公證機構公證。(八)實收數量少於裝運數量時，是否以實收數量付款。(九)結匯費用是否符合規定，金額計算是否正確，各項計費方式是否合理，計息起訖日期是否正確，每一項費用是否均有合理憑證。三、使用表單：(一)採購單(PO)(二)零用金支出證明單2-03-01第四節驗收作業(編號：FP-104)一、作業程序：(一)採購部於確定到貨日期後應通知材料倉庫預作倉位安排及準備卸貨工具(如堆高機、墊機)。(二)廠商交貨時，直接將貨品運至規定之倉庫驗料區，並依指定之堆放方式卸貨。(三)卸貨完畢後，倉庫收料人員應依廠商送貨單清點核對數量，點收無誤後，即列印驗收單，轉品保處進行品質檢驗。(四)材料檢驗規範應包括：1.取樣樣品數。2.依該材料使用性質重要性列出檢驗項目。3.各檢驗項目之品質標準或可接受範圍。(五)品保處IQC收到直接物料驗收單後，即對貨品進行品質檢驗，如檢驗合格即填寫進料檢驗報告，不合格者則填寫物料異常檢驗處理單，並將檢驗結果登入驗收單，以作為收用與否之參考。IQC人員收到間接物料驗收單後，將該進料品之檢驗結果記錄于間接物料驗收單上，檢驗員簽名填寫檢驗結果，再交IQC主管審核。(六)倉庫收到轉來經檢驗合格之驗收單後，即正式驗收辦理入庫登帳。(七)倉庫辦妥點收入庫後，即將驗收單等轉財務部門以辦理付款事宜。(八)若檢驗不合格，則入不合格區，若為急需品，則提交MRB(材料鑑審會小組)審查，如經MRB 決議為特採品，則以正確標示後入庫。(九)不合格品如經IQC 主管複審仍不合格則辦理批退，由品保處通知採購單位洽供應商辦理退換貨或折讓扣款事宜。如為國內退貨，則由倉庫填寫不合格退貨簽收單，通知供應商簽收取回，並將驗收單(驗收結果判定為Rejected)及不合格退貨簽收單彙整交付財務部據以切立傳票入帳，如為國外退貨，則由財務部開立Debit Note執行扣款及據以入帳；如為換貨，則填寫不合格品退放借料申請單通知供應商進行換貨事宜。(十)如有進貨退回，應即沖轉應付帳款，並定期與供應商對帳。財務部門亦應定期調節、核對應付帳款總帳及明細帳。(十一)如有一次採購、分批交貨時，採購單位應註明分批交貨日期，倉庫亦辦理分批驗收入庫。二、控制重點：(一)驗收單是否採連續編號控管。(二)驗收作業是否依照相關辦法辦理。(三)驗收之前，是否先辨認供應商有無錯誤，尤其同時自兩家以上廠商承購時，應更注意此點。(四)檢核原物料之名稱、規格及品質是否與原請購交運資料相符。(五)取得發票之原物料名稱、規格、數量、金額是否與驗收單相符。(六)若是大量採購時，原物料應分批交貨，以免庫存過度集中。(七)原物料驗收，是否會同品保處辦理。(八)國外採購之材料，若數量(重量)不符或有損壞及品質不良等事項，採購單位是否作妥善處理。(九)不合格之原物料是否由採購單位通知供應商辦理退、換貨或折讓扣款。三、使用表單：(一)驗收單(二)進料檢驗報告(三)物料異常檢驗處理單(四)不合格品退放借料申請單2-04-02第五節與訂單不符作業(編號：FP-105)一、 作業程序：(一)與訂單不符作業1.採購人員應經常核對訂單未交數，如發現有逾期情事，應與供應商連繫，請其儘速依約送貨。2.採購承辦人員根據驗收單上實收數量，與採購單或採購合約核對，若發現逾期未交貨或已交貨而逾期，且合約上訂有罰款之規定者，應與供應廠商連繫，請其改善並依合約規定執行罰款。3.若供應廠商所交之貨品，品質未符合要求但可使用，如因緊急需求不能等待更換，改以貨款扣減者，承辦人員應依規定辦理，取得上級核准，再通知倉庫人員收料。4.逾期原因如因非人力所能抗拒之災害，供應廠商申請免罰者，採購人員應先呈權責主管核准後始可辦理。5.採購單位對於已支付貨款之購料，經生產單位或使用單位事後發現品質不符合規定時，應計算公司之損失金額，與供應廠商取得連繫，依照合約催討規定之罰款，必要時會同法務人員依法律途徑解決。6.供應廠商違約逾期已久尚未交貨，因而另行採購，其超出原訂購之貨款者，差額應由原訂約廠商負擔。其對於生產逾期所產生之損失，一併由原訂約廠商負擔。上述情況採購人員應於訂約時，列明於合約上。7.供應廠商因違約所產生之罰款，由採購部發函通知給廠商，註明違約之事由及金額，請廠商回簽後，將廠商簽回回函轉交予財務部扣減貨款。8.對違約之供應商，採購單位應於供應商品保調查表中詳述其違約之事由，以作為對供應商不定期評核之依據。(二)進貨退回及折讓作業1.檢驗不合格品無法使用而被判定退貨者，由採購單位與供應商協議相關事宜。2.凡因原料不良致本公司需支出額外工時或費用者，得採扣款或求償方式處理，並由採購人員與供應商協商相關事宜。3.發生進貨退回或折讓時，由倉庫填寫不合格退貨簽收單，說明原因，經適當核准後通知供應商辦理退貨事宜；如為換貨，則填寫不合格品退放借料申請單辦理換貨事宜。4.如為台灣母公司代採購並直接由供應商交貨之原物料，若經判定為不合格品者，則開立不合格品退放借料申請單，並連同不合格貨品寄回台灣母公司。二、控制重點：(一)所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期是否以掉換補送貨品到達日期為準。(二)所交貨品之品質、規格與合約不合，但可使用，如因急需免予驗收使用，有無經有關主管事前認可，並按扣款或減價處理。(三)如因檢驗不合退回更換，或因故申請延期交貨，有無事前報請有關主管同意，並確定逾期罰款或執行其他處理。(四)如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，事後是否即時檢具認可證件，經有關主管查核認可後答覆對方。(五)對逾期交貨，經溝通後仍無法改善之廠商，應於其供應商品保調查表中載明該等情事，並對供應商做不定期評鑑時考慮降低該供應商之評等。(六)不合格之原物料是否由採購單位通知供應商辦理退、換貨或折讓扣款，並經適當核准。三、依據資料：供應商評估控制程序四、使用表單：(一)採購單或采購訂單(二)驗收單(三)不合格品退放借料申請單2-05-02第六節付款作業(編號：FP-106)一、作業程序：(一)採購部彙整採購單、請購單送交財務部據以切立傳票入帳。(二)倉庫人員於辦理收料手續完妥，經品保處驗收合格後，將驗收單轉送財務部；財務部會計人員應於每月底核對供應商寄發之對帳單及發票。(三)財務部會計人員逐一核對單據與應付帳款明細表確定完全無誤，即依廠商別編製付款傳票，經主管審核無誤後，依不同供應商之付款條件交由出納開立支票、電匯或T/T付款。(四)出納接獲傳票後開立支票，並於付款之原始憑證加蓋付訖戳印，連同傳票等單據呈請總經理簽核並用印後，由供應商來廠簽收領取支票，或分別寄送各供應商。(五)採購案之付款以公司與供應商議定之付款條件為基準，並以集中處理為原則。緊急請款則以開立即期票支應。(六)如向境外採購時，財務部則以PackingWeight List 、Invoice、Proforma Invoice、進口提單及進出口集中報關貨物申報單辦理TT付款；如為台灣母公司代為採購原物料時，則填寫申請付款書支付台灣母公司採購款項。(七)一般小額零星採購，為求請款作業上方便，由有關單位設置定額零用金，採購時填寫零用金支出證明單。二、控制重點：(一)支