04-档案管理制度.doc

档案管理制度编号：SDDC版本：2012年 第 版页码：共9页 第 9页生效：2012年 月 日1、目的为规范公司档案管理工作，建立健全档案管理体系，丰富档案资源，加强企业档案工作的业务建设，不断提高企业档案的科学管理水平，充分发挥档案在企业生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本管理制度。2、适用范围本制度适用于辽宁*地产及相关联公司的档案收集、整理、移交、保管、借阅、利用、销毁工作。财务档案及人事档案不适用本制度。3、档案管理职责3.1公司行政及人事部设立一名专/兼职档案管理员，负责建立健全公司档案管理机制，监督各部门档案管理制度的执行情况。并行使以下职责：A、负责统一管理公司档案，对公司各业务部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行监督指导。每月对档案进行整理，做好分类、组卷、编目、装盒、排架等工作；B、确定档案归档范围、归档时间、归档方式，以及档案密级、档案借阅利用范围，督促各部门按公司规定及时间向公司行政部档案室移交档案；C、组织档案鉴定销毁，确定档案保管期限，监督销毁超过保管期限的档案；D、研究和处理档案保管利用过程中出现的各种问题。3.2各部门设专职（或兼职）档案管理员。各部门的专职/兼职档案员按本制度之各项规定，对本部门档案进行收集、整理、扫描、归档、组卷保管等。4、档案管理内容4.1 企业档案定义：企业档案是指企业在生产经营和管理活动过程中形成的对企业具有保存价值的各种形式的全部档案的总和。包括各种业务、经营活动、企业管理、调研考察、公关宣传等公司重大活动中直接形成的对企业有保存价值的各类文件、工程图表、账册、凭证、报表、技术资料、调研报告、广告画册、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件、有纪念意义的各种载体档案等不同形式的历史记录。 4.2企业档案分类办法4.2.1不设全宗号，由公司代号代替全宗号：地产公司编号： LNSDDC物业公司编码：LNSDWY4.2.2 档案分类：一级类目主要分为十二种，即： 行政管理档案； 经营管理档案； 基建档案； 工程项目档案； 法务档案； 客户、营销、策划档案； 业主档案； 财务档案； 人事档案； 声像档案； 实物档案； 合同档案。4.2.3档案应按照公司档案分类表（见表 DA-01），根据其不同内容进行分类。4.3档案接收管理办法4.3.1 各部门在移交档案时，由移交（组卷）部门按类型填写“档案移交清单登记表”（见表DA-02），后附“案卷目录表”（见表DA-03）并同时移交电子文档，档案人员进行检查和办理签收手续；4.3.2 各类档案的归档工作要做到及时、定期、有效。对符合接收标准的档案双方在“档案移交清单登记表”上签字办理移交手续；对不符合移交标准的，移交部门依照标准重新整理后再验收移交。档案室管理人员根据“档案移交清单登记表”核对数量，案卷质量，对所接收的案卷进行分类、登记、编目、统计、上架和必要的加工整理；4.3.3 各部门根据本身的业务情况，按归档时间要求将需要保存的档案资料整理、登记，附上档案目录清单，经部门负责人审批后移交公司档案室集中管理；4.3.4 归档的文件材料必须为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合归档要求，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料，保证归档文件的整洁、完整、系统、准确，印章及签署完整。如文件确无原件而又具备存档价值的，该文件复印件仅列入短期期限的档案管理；4.3.5 工程部保管一般短期资料。对于有关的重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，工程部应按要求，复制留底后，将原件随时送交给公司行政档案室。项目结束时，须将所存的有用档案资料归纳、整理、分类、登记，附上清单，一并上交所属公司行政档案室，或按要求制作成光盘，交行政档案室；4.3.6 本部门员工离职，必须办理档案移交手续后方可离职，部门负责人应做好核查和监督工作。因离职员工未清理或未移交档案而造成公司损失的，部门负责人负直接责任。部门负责人离职的，应作出移交档案的书面说明报告，经公司总经理或主管副总经理审批后，方可办理离职手续；4.3.7 声像档案应详细说明拍摄时间、地点、记录内容及拍摄人等信息。4.4 档案库房，设备要求4.4.1 保存档案必须有专门的档案库房和专用档案柜；4.4.2 各档案柜绘制案卷存放示意图，方便清晰查找；4.4.3 库房内保持清洁、通风，应有防盗、防火、防尘、防虫、防蛀、防鼠、防潮、防高温、等设施。在条件允许的情况下，使库内温度在14-24之间，相对湿度在45%-60%之间，并做好定期测试记录；4.4.4 对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理；4.4.5 档案室应根据工作需要配置电脑，以便整理档案及查阅档案工作用，按规定配备温湿度计、去湿机、灭火器、裁纸机等。4.5档案的保密4.5.1 档案人员必须严格执行保密制度，遵守保密守则；4.5.2 对于绝密或涉及重大机密的文件材料要单独组卷，单独存放；4.5.3 档案室系机要重地，借阅档案的人员不得进入库房，查阅档案人员在档案阅览室查阅，不得翻阅与查阅档案材料内容无关的其他文件材料。4.6档案的借阅与复制4.6.1档案查阅审批流程:申请部门经理申请部门分管高管行政及人事总监行政及人事部文员执行4.6.2档案室只对公司各部门、集团、子公司办理借查阅，不直接对接外单位，外单位因工作关系需查阅档案时，须持加盖对方公章的介绍信，并由我司对口部门指定专人按上述流程办理手续后方可进行查阅；4.6.3任何部门或个人借阅档案，需提前知会档案室，以便档案室能合理安排，并不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈划、增删、抽取、翻印或损坏。违者予以必要经济赔偿，或视情节轻重者，给以相应处分；4.6.4从档案室借用档案资料原件时需要办理借阅手续，填写“档案借阅申请登记表”（见表DA-06），根据借阅项目逐项填写；4.6.5 外借档案资料须按时归还，不得无故长期使用，最多不超过二周；4.6.6档案归还时，由档案管理人员当面核查后，在借阅簿上及时注销；4.6.7绝密、机密、秘密的档案资料不得私自复印或翻录。4.7档案的统计利用4.7.1档案室负责公司各部门档案的统计工作，档案管理人员要建立健全统计台帐，列出“档案库房管理总表”（表DA-05），且定期对档案管理总表进行更新。各档案柜上简略贴上柜内存放的档案类别，档案管理人员需清晰了解档案存放位置；4.7.2编制案卷目录、卷内文件目录等档案检索工具，帐物相符，掌握档案的收集、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据汇总统计，并进行定期的综合或专项统计分析；4.7.3 档案工作人员要加强档案统计工作责任心，认真学习和掌握档案统计方面的基本知识，建立科学的档案统计系统，做好档案信息开发与提供利用，提高档案工作的管理水平。档案人员要熟悉库藏档案的情况，积极主动地为各项工作提供服务。 4.8档案的鉴定、销毁4.8.1 成立档案鉴定小组（由各部门负责人、各部门专职档案员、公司专职档案员、法务人员组成），每年度2、3月份牵头对档案进行鉴定，经过鉴定，凡是无需继续保存的档案都必须编制档案销毁清册和撰写销毁档案内容的分析报告。鉴定标准包括：档案保管期限；原本无保存价值的或不再具有保存价值的档案；利用范围的鉴定；档案的完成性、准确性等。如发现不符合上述标准的，相应部门应及时修改、补充。4.8.2 要销毁的档案，必须填写“档案销毁清册”（见表DA-07），经过审核、批准后方可销毁，销毁审批权限流程如下：A、普通文件：档案鉴定小组业务分管高管行政总监；B、秘密文件：档案鉴定小组业务分管高管行政总监总经理董事长；C、机密文件保管期限为永久，不能销毁；4.8.2.1 销毁档案需指定监销人，监销人要对所要销毁的档案进行清点核对，监销后，并在销毁清册签名确认，销毁清册、报告、批准文件一并归档，长期保存；4.8.2.2公司所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次；4.9档案整理方法4.9.1 装订4.9.1.1 归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；4.9.1.2 归档文件装订前应去除订书钉、曲别针、大头针等易锈蚀的金属物；4.9.1.3 装订前应将“件”内的各页按如下方式对齐，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；4.9.1.4 装订可选用线装、不锈钢夹、无酸纸封套等，一般要求首选用线装订，尽量不用不锈钢夹装订。4.9.2 分类4.9.2.1 归档文件有多个时间特征时，按文件签发日期为准，归入签发年；计划、规划、总结、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，归入形成年。例如：2012年底形成的2013年年度经营工作计划，应归入2012年度；2013年形成的2012年年度经营管理总结，应归入2013年；4.9.2.2 几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件的日期为准。即正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。4.9.3 排列档案排架以企业全部档案为全宗，采用先按大类（一级类目），后按小类（二级类目）排列上架。归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。4.9.4 编号4.9.4.1 归档文件应依次分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置用铅笔编注公司内部编号（件号）；4.9.4.2 公司内部编号（件号）：即文件的排列顺序号，在文件整理归档时要求标注。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注；A、行政管理档案、经营管理类档案：以年限为划分标准，从“1”开始顺次编号，下一年度则重新从“1”开始顺次编号； B、开发报建类档案、查档件档案：以项目为划分标准，不同项目分别从“1”开始顺次编号；C、其他基建类档案：以项目为划分标准，不同项目分别从“1”开始顺次编号，第一案卷盒装满后自动排入下一盒，每一案卷盒重新从“1”开始顺次编号，在编号前加上盒号以示区别。如：“盒1-1”表示第1盒的第1份档案；D、法务档案每一案件材料需用牛皮档案袋分别入袋，按单个案件从“法务1”开始顺次编号；E、客户、营销、策划档案：以项目为划分标准，不同项目分别从“1”开始顺次编号，第一案卷盒装满后自动排入下一盒，每一案卷盒重新从“1”开始顺次编号，在编号前加上盒号以示区别；4.9.5 编目：归档文件依据“公司档案分类一览表”（见表DA-01）进行档案分类及归档，并编制归案文件目录。归档文件应逐渐编目：编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，归档文件目录按不同类别档案设置，通用类“档案文件目录”（见表DA-02），包含序号、档案编号、文件自身编号、文件题名、责任者、页数、份数、文件情况（原件、复印件、扫描件、电子版）、创建日期、有效日期、备注。A、档案编号：每一个档案盒内所编的公司内部编号，作为查档时的主要依据；在档案检索工具编制中，档号是由全宗号(公司代码)、一级分类号、项目号（项目号编写规则是项目汉语拼音首字母，行政管理档案、人事档案、法务档案、部分涉及公司管理及企业文化活动的声像档案不需要编写项目号，其余分类均应该填写项目号）、二级分类号、三级分类号、年度、案卷盒号、件号组成，各种代号之间以“-”间隔。具体按照“公司档案分类、归档范围、编号规则、保管期限一览表”（见表DA-01）进行编号。档号举例：基建档案：*地产开发资质证书（LNSDDC -03-YLGJ-02-02-2011-01-03）LNSDDC - 03 - YLGJ - 02 - 02 - 2011 - 01 - 03 公司代码 一级分类号 项目号 二级分类号 三级分类号 年度 案卷盒号 件号 （全宗号 基建档案 英伦国际 开发报建 证件 2011年度 第一盒 第三件）B、文件自身编号：文件的发文字号或图纸的图号，填写文件字（编）号时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。没有文号的文件材料应空着不填；C、文件题名：即文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题；外加“ ”号。在正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，此时可在正件题名后抄录利用次数频繁的附件题名，外加“（ ）”号；D、责任者：制发文件的单位或个人，即产生文件的署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用含义不明、难以判断的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时加“等”字可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录；E、页数：每件归档文件的页数。有字迹和图表的页面算作一页，空白页不算页数；F、份数：每一件归档文件原件或复印件的份数。按要求归档的文件材料必须为原件，如文件确无原件而又具备存档价值的，该文件复印件列入档案管理；G、文件情况：归档文件为原件、复印件、扫描件或电子文档；H、创建日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2011年1月1日，标注为2011-01-01，有的文件上未注明日期，编目时应根据文件夹的内容加以考证并填写；I、有效日期：为文件的生效日期，大多数用于合同档案，为合同的起止日期；J备注：注释文件需说明的情况。4.9.6 填写备考表（见表DA-11）：备考表置于盒内文件后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。A、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；B、整理人：负责整理归档文件的人员签名；C、整理日期：立卷完成的日期；D、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名；E、检查日期：检查的日期。4.9.7 装盒：将归档文件按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、脊背。装盒的具体要求：A、文件装盒时应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，竖立放置时不至于使文件弯曲受损；B、每一档案盒内应附上完整的档案文件目录。文件装入盒时应严格区分类别，并按件号顺序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一盒；C、不同形成年度、不同机构、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。4.9.8 案卷封面、脊背填写。4.9.8.1 案卷封面(见表：DA-09）：文书档案无需填写案卷封面。A、案卷封面内容包括： 档案编号； 案卷题名（填写本类档案资料在盒内存放的内容，主要根据内容填写）； 编制单位（立卷人）； 卷内文件目录至； 起止日期； 密级； 保管期限； 存放位置。B、案卷封面用标准档案专用A4无酸纸（牛皮纸颜色）打印，用浆糊粘贴在档案盒的正面。4.9.8.2 脊背（见表：DA-10）A、脊背填写内容包括： 档案分类； 档案分类编号； 档案分类（子目）； 编号（案卷编号，需填写档案编号全号