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文档简介

EXCEL操作培训 主讲人 朱勇 2018 07 1 2020 2 4 Part 01 2 2020 2 4 Excel用户水平的5个层次 新手 刚刚开始接触 掌握常用操作功能 初级 熟练使用常用功能 函数 数据透视 中级 数组公式 VBA简单编程 高级 EXCEL技能 专业知识 行业经验 专家 3 2020 2 4 Excel2007基础知识 01 4 2020 2 4 Excel基础知识 工作界面 5 2020 2 4 Excel基础知识 电子表格操作 1 工作簿 Workbooks 电子表格软件Excel生成的一个文档文件 工作簿文件的默认扩展名 xlsx 未启用宏 启用宏的Excel工作簿文件扩展名 xlsm默认情况下 可包含三个工作表 03的扩展名 xls07 10 13的扩展名 xlsx 建议使用07以上版本 工作表的标签为Sheet1 Sheet2等 标签可设置颜色工作表的有关操作 1 插入 2 删除 3 重命名 4 移动或复制 5 保护工作表 6 隐藏工作表 2 工作表 Spreadsheet 6 2020 2 4 Excel基础知识 电子表格操作 3 单元格 1 单元格的访问方式 单元格的地址 A1方式 列号行号 如B3R1C1方式 R行C列 如R3C3 2 列数 行数列标 A B AA ZZ AAA XFD 共有16384列行号 1 2 3 1048576行最后一个单元格的地址 XFD10485762003版65536行 65536列 7 2020 2 4 Excel基础知识 电子表格操作 单元格区域的表示方法 1 矩形区域的 种表示 A2 D5A5 D2D5 A2D2 A52 单行 单列 若干行 若干列区域 6 6H H3 5D F3 两区域公共部分 交 B4 K6D1 F8 空格 4 多区域 并 A1 B5 K8 9 9 H J 逗号 8 2020 2 4 Excel基础知识 5 不同工作表单元格的表示 例 SUM Sheet1 A2 B4 Sheet2 F5 6 不同工作簿的单元格的表示 工作簿文件名 工作表 单元格 单元格区域的表示方法 9 2020 2 4 Excel基础知识 设置密码打开权限修改权限设置方式保存 另存 选择路径 工具 常规选项 保存有密码的工作表 10 2020 2 4 Part 02 11 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 主要知识点 单元格格式设置单元格条件格式查找替换功能 通配符的使用 自动填充选择性粘贴数据有效性排序及筛选 高级筛选 分列 12 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格格式设置 Excel单元格有多种格式 包括 常规 数值 货币 日期 时间 百分比 分数 科学计数 文本 特殊 自定义 等11种格式 选定需要定义格式的单元格 打开Excel菜单 开始 数字 或者直接点击右键 在下来菜单里面有个 设置单元格格式 13 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格格式设置 不同的数据类型在单元格内默认的对齐方式不同 数值型右对齐 文本型左对齐 其中 常规 和 文本 两种格式没有格式选项 其他格式都有不同的选项 例如 数值 格式有小数位数 是否选用千分位分隔符 负数的显示方式等选项 14 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格格式设置 1900年1月1日以前的日期怎么输 日期格式 可以把日期系列数显示为定义的日期格式 日期系列数是从1开始的整数 数字1表示1900年1月1日 2表示1900年1月2日等等 15 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格格式设置 对齐字体边框填充保护 只有保护工作表 在 审阅 选项上的 更改 组中 单击 保护工作表 按钮 后 锁定单元格或隐藏公式才有效条件格式 16 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格条件格式 条件格式 工具是将符合一定的条件的单元格的格式 边框 底色 文本格式 文本颜色等 改变为用户定制的形式 条件格式常用于突出显示某些单元格的内容 或提醒数据录入使用者数据的异常 17 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格条件格式 标记表中克林霉素 2 0 具体做法如下 我们选中G2 G20 然后点击 条件格式 的 新建规则 在弹出的对话框中的 选择规则类型 里面选择 使用公式确定要设置的单元格 18 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 单元格条件格式 在公式栏中输入 G3 2 然后点击 格式 这里我们要注意对G1的相对引用与绝对引用 如果这里写成 G 3或者G 3格式都不会正常 因为这里的公式时相当于我们所选的G3 G20而言的 填写一个其实就把公式填写了所有单元格 19 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 查找替换功能 通配符的使用 查找 选择 开始 选项卡中的 编辑 组中的 查找与选择 中的 查找 或Ctrl F替换定位 F5 通配符 20 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 填充序列 实例 填充柄的作用数据和公式的复制 注意右下角的十字架 产生自定义序列 操作 选项 高级 自定义序列 产生等差或等比序列选定单元格 直接用鼠标左键拖动填充柄 右键拖动产生快捷菜单 自动填充功能自定义序列 21 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 选择性粘贴 通过选择性粘贴达到特定目的 直接使用复制粘贴功能复制数据是按原格式进行复制 除此之外可以使用选择性粘贴来达到待定目的 实现格式 公式的复制 复制进行计算等等 无格式粘贴Excel数据 通过数据复制进行数据运算 22 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 编辑数据 实例 通过选择性粘贴达到特定目的 直接使用复制粘贴功能复制数据是按原格式进行复制 除此之外可以使用选择性粘贴来达到待定目的 实现格式 公式的复制 复制进行计算等等 通过数据复制进行行列转置 23 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 数据有效性 数据有效性的设置是让制定单元格所输入的数据满足一定的要求 可以有效地防止在单元格中输入无效的数据 1 设置数据有效性2 设置鼠标指向时显示提示信息3 自定义数据输错后的警告提示信息 设置数据有效性为满足特定的值区域 24 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 数据有效性 有些单元格中需要输入的数据有几个固定值可选 此时不必手动输入 而通过数据有效性功能来设置可选择序列 从而实现选择输入 设置数据有效性为可选择序列 25 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 数据的排序 普通排序原则 升序 从小到大数字 从负到正文本 ASCII码的顺序逻辑值 FALSE TRUE错误值 优先级相同空白始终排在最后Excel2007下排序可以按数值大小 单元格颜色 字体颜色 单元格图标排序 26 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 数据筛选 实例 数据筛选 按指定条件对数据清单中的记录进行选取 只显示满足条件的记录 而隐藏其它记录 两种筛选方法 自动筛选和高级筛选 高级筛选适用于条件比较复杂的筛选 筛选时 根据数据清单中不同字段的数据类型 显示不同的筛选选项 如字段为文本型 则可以按文本筛选 27 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 分类汇总 目的 在数据清单中快速汇总同类数据 可分类进行求和 计数 求均值 求最值等计算前提 先要将数据按分类字段进行排序 再进行分类汇总 28 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 数据分列工具 分隔符号与固定宽度二类 在 分隔符号 中有分号 逗号 空格 其他 29 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 设置打印区域 工作表中的数据很多 只需打印一部分 这个时侯就要设定打印区域 打印区域的设定选择要打印的单元格区域选择 文件 打印区域 设置打印区域 行数较多 分多页显示的时候 第一行的标题行只能在首页显示 其他页就没有标题行了 解决方法 重复打印顶端标题行 30 2020 2 4 Excel常用功能及数据操作 常用快捷键 Ctrl Z撤消命令 最多可以退回到16条命令之前的状态 Ctrl C复制命令Ctrl V粘贴命令Ctrl X剪切命令Ctrl D向下填充 复制上一行数据 Ctrl R向右填充 复制左列数据 Ctrl F查找命令Ctrl H替换命令 Ctrl A选择整个工作表或整个包含数据的区域Ctrl Enter在多个单元格中同时输入信息Alt Enter强制文本显示在单元格的新行中 自动换行 Ctrl 方向键移到目前资料的边缘Ctrl Shift 方向键选择当前单元格到边缘的资料Home移列的开始Ctrl Home移到工作表的开始Ctrl End工作表的最后一个单元格Ctrl P或Ctrl Shift F12显示打印对话块 31 2020 2 4 Part 03 32 2020 2 4 Excel常用函数 使用公式进行数据计算 1 公式概述 2 运算符 3 公式中常量的表示 4 绝对引用 相对引用 混合引用 33 2020 2 4 Excel常用函数 公式概述 公式就是EXCEL中由用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式 比如 SUM A2 A10 B1 100公式的元素 常数 常量 引用 单元格地址 区域地址 名称 函数运算符 34 2020 2 4 Excel常用函数 运算符 引用运算符 冒号 空格逗号 叹号 括号算术运算符 负号 百分号 乘方 乘除 加减 文本运算符 连字符 比较运算符 不等于 运算结果为TRUE或FALSE 35 2020 2 4 Excel常用函数 公式中对数据源的引用 相对引用 SUM A3 B5 绝对引用 SUM A 3 B 5 混合引用 SUM A3 B 5 引用当前工作表之外的单元格 引用其他工作簿的数据源 36 2020 2 4 Excel常用函数 常用函数介绍 逻辑函数If and or not文本函数 与CONCATENATE 将两个或多个文本字符串合并为一个字符串left right mid lenexact replace trim find searchtext 日期和时间函数yearmonthdaydatenow与today 统计类函数Sum count average max min int mod round stedvSumif sumifs countif countifs averageif averageifs 37 2020 2 4 Excel常用函数 一 逻辑函数 1 IF函数 功能 用于根据指定条件来判断其真 TRUE 假 FALSE 从而返回其相对应的内容 最常用的函数之一 语法 IF logical text value if true value if fulse 38 2020 2 4 2020 2 4 39 Excel常用函数 一 逻辑函数 2 adn函数 功能 And函数用来检验一组数据是否同时都满足条件 注意同时满足 and函数一般和if等逻辑函数结合起来使用 语法 and logical1 logical2 其中Logical1 logical2为判断条件 40 2020 2 4 Excel常用函数 一 逻辑函数 3 or函数 功能 OR函数只有在所有参数都是FALSE时才返回FALSE 参数中只要有值为TRUE 那么返回值就为TRUE 语法 OR logical1 logical2 其中参数logical的值为TRUE或FALSE 41 2020 2 4 Excel常用函数 二 文本函数 1 及CONCATENATE函数 功能 EXCEL中字符串连接或合并函数 语法 concatenate text1 text2 Text1 Text2可以是文本或者数值最多为255项 但是项与项之间必须用逗号隔开 42 2020 2 4 Excel常用函数 二 文本函数 2 LEFT函数 功能 用于返回文本字符串中的第一个字符或前几个字符 语法 LEFT text num chars 43 2020 2 4 Excel常用函数 二 文本函数 3 RIGHT函数 功能 用于根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符 语法 RIGHT text num chars 44 2020 2 4 Excel常用函数 二 文本函数 4 MID函数 功能 用于返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符 该数目由用户指定 语法 MID text star num num chars num chars 要返回的字符数 如果num chars超过或等于文本的字符数 包括start处的字符 将返回字符串中从start num到字符串结束的所有字符 45 2020 2 4 Excel常用函数 二 文本函数 5 TEXT函数 功能 用于将数值转换为按指定数字格式表示的文本 语法 TEXT value format text 46 2020 2 4 Excel常用函数 三 日期函数 1 DATE函数 功能 DATE函数的基本构型是DATE year month day 其作用是将提取的数字变为日期格式进行显示 语法 date year month day 这三个参数分别对应年月日 47 2020 2 4 Excel常用函数 三 日期函数 2 DATEDIF函数 功能 用于计算两个日期之间的年数 月数和天数 语法 DATEDIF date1 date2 code 48 2020 2 4 Excel常用函数 三 日期函数 2 DATEDIF函数 功能 用于计算两个日期之间的年数 月数和天数 语法 DATEDIF date1 date2 code DATEDIF A1 TODAY Y 计算年数差 DATEDIF A1 TODAY M 计算月数差 DATEDIF A1 TODAY D 计算天数差 Y 时间段中的整年数 M 时间段中的整月数 D 时间段中的天数 MD start date与end date日期中天数的差 忽略日期中的月和年 YM start date与end date日期中月数的差 忽略日期中的日和年 YD start date与end date日期中天数的差 忽略日期中的年 49 2020 2 4 Excel常用函数 四 查找函数 1 VLOOKUP函数 功能 用于在表格或数组的首列查找指定的值 并由此返回表格数组当前行中其他列的值 语法 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup HLOOKUP函数的应用 按行查找 50 2020 2 4 Excel常用函数 五 数学和三角函数 1 ROUND函数 功能 用来对数值进行四舍五入 是EXCEL使用频率较高函数之一 语法 ROUND number num digits number表示需要进行四舍五入的数值或单元格内容 num digits表示需要取多少位的参数 num digits 0时 表示取小数点后对应位数的四舍五入数值 num digits 0时 表示则将数字四舍五入到最接近的整数 num digits 0时 表示对小数点左侧前几位进行四舍五入 51 2020 2 4 Excel常用函数 五 数学和三角函数 2 INT函数 功能 将数字向下舍入到最接近的整数 语法 INT number 其中number是需要进行向下舍入取整的实数 52 如 int 3 5 结果为3 int 6 2 结果为 7 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 1 sum函数 功能 主要作用是计算数字之和 返回某一单元格区域中数字 逻辑值及数字的文本表达式之和 语法 SUM number1 number2 number1 必选 表示要求和的第1个数字 可以是直接输入的数字 单元格引用或数组 number2 可选 53 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 2 SUMIF函数 功能 用于按照指定条件对若干单元格 区域或引用求和 语法 SAMIF range criteria sam range 54 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 3 SUMIFS函数 功能 对某一区域内满足多重条件的单元格求和 07新增函数 语法 SUMIFS sum range criteria range1 criteria1 criteria range2 criteria2 55 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 4 MAX函数 功能 用于返回数据集中的最大数值 语法 MAX num1 num2 56 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 5 Min函数 功能 用于返回数据集中的最小数值 语法 Min num1 num2 57 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 6 AVERAGE函数 功能 Average是英文 平均 的意思 那么在Excel中 它也是用来计算指定区域中平均值的函数 下面就来分享一下Average函数的用法 语法 average number1 number2 可以与round函数一起使用 58 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 7 AVERAGEIF函数 功能 用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的平均值 算术平均值 语法 AVERAGEIF range criteria average range 可以与round函数一起使用 59 2020 2 4 Excel常用函数 六 统计类函数 8 AVERAGEIFS函数 功能 用于返回某个区域内满足多重条件的所有单元格的平均值 算术平均值 07新增函数 语法 AVERAGEIFS average range criteria range1 criteria1 criteria range2 criteria2 60 2020 2 4 Excel常用函数 七 数据分析工具 点击顶栏的 数据 选项卡 观察左上角是否有 数据分析 这个功能模块 看下图 如果没有 需要先进行添加 61 2020 2 4 Excel常用函数 七 数据分析工具 首先 单击左上角的office图表 点击 excel选项 在弹框中 选择 加载项 在下方的 管理 选项中 选择 excel加载项 点击 转到 在弹出的 加载宏 界面里 勾选 分析工具库 点击确定即可 62 2020 2 4 Excel常用函数 七 数据分析工具 数据的分布属性包括数据的集中属性 数据的分散属性以及数据频数的形态三大类 数据集中属性的指标均值Average中位数Median众数Mode数据的分散属性的指标极差Range方差Variance标准差StandardDeviation标准误StandardError数据频数的分布形态指标偏度Skewness峰度Kurtosis 63 2020 2 4 Excel常用函数 八 函数我不会用 怎么办 64 2020 2 4 Excel2007数据透视表及图表 04 65 2020 2 4 Excel数据透视表及图表 数据透视表 运用数据透视表可以对属性数据进行统计分析 数据透视表是Excel中的功能强大的工具 运用数据透视表可以对大量数据进行快速汇总求和 计数 平均等 创建相应的多维统计表格 源数据中工作表第一行各列的名称数据中不能有合并单元格每列只有一种数据类型 数据列表格式要求 66 2020 2 4 Excel数据透视表及图表 数据透视表 选择 菜单栏 插入 数据透视图 在弹出的 创建数据透视表及数据透视图 对话框使用 选择一个表或区域 选项 点击表 区域右边的选择框 实际应用中 所要分析的对象通常具有多个不同的属性 例如

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