OFFICE使用技巧培训PPT课件.pptx

OFFICE使用技巧 喻飞2020 2 4 2020 2 4 1 Office版本 常用的有2003 2007 2010 2013等由高自低具有兼容性 即2007能打开2003版本的文件 反之不可以由此建议大家 凡使用2007以后版本的 在将文件发送之前先将其另存为2003版本 而使用2003版本的 可安装2007兼容包 即可打开高版本文件 2020 2 4 2 Office安装包 Office2003 Office2010 2020 2 4 3 字体 大小乱七八糟 图文混排时 文字 图片不听话 用回车去换页 结果是 删一行而动全文 用空格键去对齐 清空 留空 如段前空两格和图片对齐 Office常见操作错误 20 VS80 2020 2 4 4 目录 Word使用技巧 Excel使用技巧 PowerPoint使用技巧 2020 2 4 5 Word工作界面微调 Office2003 Office2013 文件 选项 显示 文件 选项 视图 格式标记 2020 2 4 6 最常用的 Ctrl C Ctrl V Ctrl X Ctrl Z Ctrl Y 快捷键 非常有用 Ctrl D 字体 Ctrl 减小 增大字号 上 下标 Ctrl Shift Ctrl 如Ca2 O2 视图大小 Ctrl 滚轮 分页分行 Ctrl Enter Shift Enter 2020 2 4 7 双行合并 无框表格的妙用巧输公式 2020 2 4 8 查找替换 最常用的符号 p 段落标记 t 制表符 任意字母 任意数字 非常多的特殊字符 2020 2 4 9 页边距设置 左边距 鼠标移动到红框处 直到鼠标显示为状 此时可左右拖动鼠标 直接调节左 右页边距 右边距 2020 2 4 10 插入对象 插入 文本 对象 由文件创建 2020 2 4 11 插入页码 可在页面底部或者顶部插入页码可在底部或顶部的左边 中间 右边插入页码 页码总数 当前页码 也可做出类似的效果 2020 2 4 12 页眉页脚中插入图片 插入 页眉 编辑页眉 页眉和页脚工具 设计 图片 插入 页眉 编辑页眉 2020 2 4 13 页面边框和底纹 边框 页面边框 底纹 2020 2 4 14 文档的比较 审阅 比较 比较 2020 2 4 15 图片压缩 选中需要压缩的图片 或按住Ctrl键 选择多个图片 格式 压缩图片 打印 屏幕 电子邮件 生成的WORD文档大小会依次变小 2020 2 4 16 图片裁剪 2020 2 4 17 图片操作 插入 图片 选择图片 插入 2020 2 4 18 插入对象 图片 与形状 选中8号文本框 鼠标移到该文本框的4个条边线附近 鼠标会变成十字箭头状 代表可以进行拖动 在任意1条边上单击左键 用 微调 Shift 键盘 分别实现文本对象尺寸的变化 Alt 键盘 实现文本对象的旋转 15 步进 2020 2 4 19 行间距 选中需要调整行间距的文字 鼠标右键 单击 段落 命令 2020 2 4 20 行高和列宽 选中需要设定的行或列 表格工具 布局 调整后的表格行高和列宽变化明显 2020 2 4 21 文本框 选中插入 插入 文本 文本框点选 设置形状格式 文本选项 2020 2 4 22 目录 Word使用技巧 Excel使用技巧 PowerPoint使用技巧 2020 2 4 23 在Word中也有表格 但Excel表格与Word表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力 图表分析能力 Excel中内置的公式和函数 可以帮用户进行复杂的计算 Excel优点 2020 2 4 24 工作表标签 列标 活动单元格 工具栏 标题栏 菜单栏 绘图工具栏 名称框 公式编辑框 2020 2 4 25 自动填充 递增 递减 复制 向上填充 向左填充 向下填充 向右填充 2020 2 4 26 移动单元格 单击选择单元格或多个单元格 按住鼠标左键拖动目标位置 即可完成对单元格的移动操作 将鼠标移动到单元格边框图上 鼠标变成移动状态 然后拖动鼠标到目标位置即可 2020 2 4 27 清除 只要选中单元格 然后按键盘上的 Delete 键 就可以清除单元格中的内容 或在单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 清除内容 命令 清除单元格 2020 2 4 28 删除单元格 删除 要删除单元格 则在单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令 在 删除 对话框中选择一种删除形式 然后单击 确定 按钮 2020 2 4 29 在要插入的行的下方 单击左侧的行号 选择一行单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 如图 插入行 2020 2 4 30 插入列 单击要插入位置后面的列标 选择一列单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 如图 2020 2 4 31 插入行 在要删除的行或列上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令即可 2020 2 4 32 在要删除的行或列上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令即可 删除行 列 2020 2 4 33 删除行 列 调整行高 将光标移动到行号中间的分隔线上 此时鼠标变成 单击鼠标左键向上 或向下 拖动 即可调整单元格的行高 2020 2 4 34 删除行 列 调整列宽 将光标移动到列标中间的分隔线上 此时鼠标变成 单击鼠标左键向左 或向右 拖动 即可调整单元格的列宽 2020 2 4 35 行 列隐藏 选择多列 或多行 单元格 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击选择 隐藏 命令 即可隐藏单元格的列 或行 2020 2 4 36 要恢复单元格的显示 可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格 然后单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 取消隐藏 命令 即可重新显示被隐藏的单元格 行 列取消隐藏 2020 2 4 37 选择单元格后 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 菜单选项 如图 单元格属性的设置 2020 2 4 38 单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理 可以通过定义单元格的 数字 选项卡 来定义不同的单元格数据格式 例 输入电话号码的区号 023 如果直接输入 023 中的第一个 0 会被忽略掉 此类数据已经不是数字 这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成 文本 类型后 再在该单元格处输入 023 2020 2 4 39 单元格属性的设置 对齐 选项卡 可以对单元格的文本进行对齐方式 文本方向等的控制 其中 文本控制 中的 自动换行 选项 在单元格内容比较多需要用多行来进行显示时 可能使用这个选项达到换行的效果 Excel中的字体 边框 图案的设置与Word里面的基本相同 2020 2 4 40 表间切换 单击表标签 可以进行表格间的切换 Excel中 当前的表格标签为白色 默认的非当前表格为浅灰色 2020 2 4 41 表标签的重命名 在表标签上双击鼠标 当光标变成 I 状态后 即可进行编辑修改状态 对表标签进行重命名 2020 2 4 42 表标签的重命名 在表格的上方 单击鼠标右键 弹出快捷菜单 选择工作表标签颜色命令 如图 在弹出的颜色面板中 选择所需要的颜色 然后单击确定按钮 单击另外一个工作表后 即可看到效果 如图 2020 2 4 43 在表标签上 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令 弹出对话框 单击 工作簿 下拉列表 可以选择工作表要移动到的位置即可 如果选择 建立副本 选项 则表示复制工作的操作 移动复制工作表 2020 2 4 44 什么是函数 Excel函数即是预先定义 执行计算 分析等处理数据任务的特殊公式 以常用的求和函数SUM为例 它的语法是 SUM number1 number2 其中 SUM 称为函数名称 一个函数只有唯一的一个名称 它决定了函数的功能和用途 函数名称后紧跟左括号 接着是用逗号分隔的称为参数的内容 最后用一个右括号表示函数结束 参数是函数中最复杂的组成部分 它规定了函数的运算对象 顺序或结构等 使得用户可以对某个单元格或区域进行处理 如分析存款利息 确定成绩名次 计算三角函数值等 2020 2 4 45 什么是公式 函数与公式既有区别又互相联系 如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式 后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式 以公式 SUM E1 H1 A1 26 为例 它要以等号 开始 其内部可以包括函数 引用 运算符和常量 上式中的 SUM E1 H1 是函数 A1 则是对单元格A1的引用 使用其中存储的数据 26 则是常量 和 则是算术运算符 另外还有比较运算符 文本运算符和引用运算符 如果函数要以公式的形式出现 它必须有两个组成部分 一个是函数名称前面的等号 另一个则是函数本身 常用函数 sum average count max 2020 2 4 46 IF 函数名称 IF主要功能 根据条件满足与否返回不同的值语法形式 IF logical test value if true value if false 参数说明 IF 条件 与条件一样时运算这个 与条件不同时运算这个 logical test 条件 必需 计算结果可能为TRUE或FALSE的任意值或表达式 value if true 可选 logical test参数的计算结果为TRUE时所要返回的值value if false 可选 logical test参数的计算结果为FALSE时所要返回的值 2020 2 4 47 SUM 函数名称 SUM主要功能 计算所有参数数值的和 使用格式 SUM Number1 Number2 参数说明 Number1 Number2 代表需要计算的值 可以是具体的数值 引用的单元格 区域 逻辑值等 2020 2 4 48 2020 2 4 49 SUMIF 函数名称 SUMIF主要功能 对满足条件的单元格的数值求和使用格式 SUMIF range criteria sum range 参数说明 range 为用于条件判断的单元格区域 指定作为搜索对象的单元格区域 criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件 其形式可以为数字 表达式 文本或通配符 sum range 是需要求和的实际单元格 2020 2 4 50 AVERAGE 函数名称 AVERAGE主要功能 求参数的算术平均值语法形式 AVERAGE number1 number2 参数说明 其中Number1 number2 为要计算平均值的1 30个参数 这些参数可以是数字 或者是涉及数字的名称 数组或引用 如果数组或单元格引用参数中有文字 逻辑值或空单元格 则忽略其值 但是 如果单元格包含零值则计算在内 函数名称 AVERAGEA主要功能 计算参数列表中数值的平均值 算数平均值 语法形式 AVERAGEA value1 value2 参数说明 参数可以是下列形式 数值 包含数值的名称 数组或引用 数字的文本表示 或者引用中的逻辑值 例如TRUE和FALSE 2020 2 4 51 COUNT 函数名称 COUNT主要功能 计算参数列表中的数字项的个数语法形式 COUNT value1 value2 参数说明 函数COUNT在计数时 将把数字 空值 逻辑值 日期或以文字代表的数计算进去 但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略 如果参数是一个数组或引用 那么只统计数组或引用中的数字 数组中或引用的空单元格 逻辑值 文字或错误值都将忽略 函数名称 COUNTA主要功能 返回参数列表中非空值的单元格个数 语法形式 COUNTA value1 value2 参数说明 Value1 value2 为所要计算的值 参数个数为1到30个 在这种情况下 参数值可以是任何类型 它们可以包括空字符 但不包括空白单元格 如果参数是数组或单元格引用 则数组或引用中的空白单元格将被忽略 2020 2 4 52 COUNTIF 函数名称 COUNTIF主要功能 对指定区域中符合指定条件的单元格计数语法形式 COUNTIF Range Criteria 参数说明 Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域 即 范围 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 即 条件 2020 2 4 53 DCOUNT 函数名称 DCOUNT主要功能 计算满足条件的数值的个数语法形式 DCOUNT database field criteria 参数说明 database 构成列表或数据库的单元格区域 数据库是包含一组相关数据的列表 其中包含相关信息的行为记录 而包含数据的列为字段 列表的第一行包含着每一列的标志项 field 指定函数所使用的数据列 列表中的数据列必须在第一行具有标志项 Field可以是文本 即两端带引号的标志项 如 使用年数 或 产量 此外 Field也可以是代表列表中数据列位置的数字 1表示第一列 2表示第二列 等等 Criteria 为一组包含给定条件的单元格区域 可以为参数criteria指定任意区域 只要它至少包含一个列标志和列标志下方用于设定条件的单元格 2020 2 4 54 MAX 函数名称 MAX主要功能 计算数值的最大值语法形式 MAX number1 number2 参数说明 是要从中找出最大值的1到30个数字参数 1 可以将参数指定为数字 空白单元格 逻辑值或数字的文本表达式 如果参数为错误值或不能转换成数字的文本 将产生错误 2 如果参数为数组或引用 则只有数组或引用中的数字将被计算 数组或引用中的空白单元格 逻辑值或文本将被忽略 如果逻辑值和文本不能忽略 请使用函数MAXA来代替 3 如果参数不包含数字 函数MAX返回0 零 2020 2 4 55 VLOOKUP 函数名称 VLOOKUP主要功能 按照垂直方向搜索区域语法形式 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup VLOOKUP 要查找的内容 搜索的区域 从查找区域首列开始到要找的内容的列数 指定是近似匹配还是精确匹配查找方式 参数说明 lookup value 为需要在数组第一列中查找的数值 table array 为需要在其中查找数据的数据表 col index num 为table array中待返回的匹配值的列序号 range lookup 为1逻辑值 指明VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配 2020 2 4 56 目录 Word使用技巧 Excel使用技巧 PowerPoint使用技巧 2020 2 4 57 PPT制作原则 简化文本控制文本大小避免糟糕的图文混排保持视觉平衡保持简洁有力的版面设计 2020 2 4 58 简化文本 保持简单限制要点与文本数量一张幻灯片只列出一个主题内容务必做到精简 短少 涵盖重点注意控制每张幻灯片上文本行数 2020 2 4 59 控制文件大小 压缩图片 2020 2 4 60 避免糟糕的图文混排 活动宗旨 小组口号 沟通 团队 改进 积累点滴改进 迈向完美品质 协作 2020 2 4 61 活动宗旨 小组口号 沟通 协作 团队 改进 积累点滴改进 迈向完美品质 2020 2 4 62 制作PPT的七个习惯 一张幻灯片对应一个主题一张议程表 让观众了解演讲进程字体颜色与底图呈现对比 清晰易读加入公司Logo 增强专业感尽量使用机构VI中的标准色系适当引用图片 图表等帮助说明多用数字说明 增强说服力 2020 2 4 63 制作PPT的注意事项 不要选择与演讲主题不相应的模板不要制作过于绚丽的动画效果不要使用过多的色彩一张幻灯片上不要使用过多的图片不要使用过多的字体幻灯片张数不要过多 2020 2 4 64 幻灯片模板与幻灯片母版 已经设计好各种视觉元素 排版 布局与整体风格的文件 2020 2 4 65 如 长安公司PPT模板 2020 2 4 66 幻灯片母版 视图 幻灯片母版 标题母版 幻灯片母版 2020 2 4 67 2020 2 4 68 2020 2 4 69 2020 2 4 70 2020 2 4 71 版式设计工具 视图 标尺 网络线 参考线 2020 2 4 72 让多个对象有秩序地分布 2020 2 4 73 选用字体的原则 2020 2 4 74 字体的颜色设置 2020 2 4 75 利用图形沟通 文本如何图形化绘制图示的工具图示绘制的技巧图片的处理技巧 2020 2 4 76 文本如何图形化 1 找出关键词 2 找出关键词的逻辑关系 2 用图形连接关键词