时间管理精炼、培训用PPT课件.ppt

1 时间管理 业务部黄传浩 1 忙了一天 但不知道自己做了什么 2 加班到很晚计划DELAY 3 明明做了很多事 结果 4 许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张 我来来往往 我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张茫的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场 5 6 目的 掌握制定有效工作计划的方法和过程 科学的分配时间 减少浪费时间现象 学会制定SMART工作计划 6 7 小故事分享 值二万五千美金的时间管理秘笈 美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯 舒瓦普曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维 李咨询求助 近半个小时的交流中 前20分钟艾维 李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉 最后请他拿出一张白纸 并让他写下第二天他要做的全部事情 几分钟后 白纸上满满记录了总裁理查斯 舒瓦普几十项要做的工作 此时 艾维 李请他仔细考量 并要求他按事情的重要顺序分别从 1 到 6 标出六件最重要的事情 同时告诉他 请他从明天开始 且每天都这样做 每天一开始 请你全力以赴做好标号为 1 的事情 直到它被完成或被完全准备好 然后再全力以赴做标号为 2 的事 以次类推 艾维 李认为 一般情况下 如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事 那么他一定是一位高效率人士 他请伯利恒总裁理查斯 舒瓦普自己先按此方法试行 并建议他 若您 7 8 小故事分享 在坚持使用后 认为它有效 可将此法推行至您的高层管理人员 若还有效 继续向下推行 直至公司每一位员工 如果您或您公司的每一位员工 每一天 每一分 每一秒都在做最重要即最有生产力的事情 假以时日 可以想象 会有什么成就 一年后 作为此次咨询的报酬 艾维 李收到了一张来自伯利恒公司的2 5万美金的支票 五年后 伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司 查斯 舒瓦普常对朋友说 我和整个团队坚持从最重要的事情先做 我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资 8 9 时间管理TimeManagement 什么是时间管理 9 10 一 对时间管理的认知 时间的特性 1 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源 2 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样能被积蓄储藏 不论你愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们也无法节流 3 无法取代 任何一项工作都有赖于时间的堆砌 时间是任何活动不可缺少的资源 具有不可替代性 4 时间无法失而复得 时间一旦丧失则会永远丧失 金钱花了尚可赚回 但时间若挥霍了 任何人都无法挽回 10 11 二 什么是时间管理 1 时间管理 就是如何将时间很好的组织起来去完成组织 部门 的使命 目标 说明 时间管理不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间凡事不能要求完美 但要讲求效率 时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外 另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做 时间管理不是完全的掌控 而是降低变动性 时间管理最重要的功能是透过事先的规划 做为一种提醒与指引 2 时间管理的目的 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作达到 三效 即效果 效率 效能 效果 是确定的期待结果 效率 是用最小的代价或花费所获得的结果 效能 是用最小的代价或花费 获得最佳的期待结果 11 12 时间管理TimeManagement 时间管理法则 12 13 1 时间管理法则 帕雷托法则 20 80效率法则 在任何特定的群体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局 13 14 2 时间管理法则 优先矩阵 四D原则 重要 紧急 14 15 3 时间管理法则 优先矩阵 四D原则 Doitnow 重要 紧急 M1 M3 M4 Delete Delegate Doitlater M2 15 16 4 时间管理法则 优先矩阵 四D原则 重要 紧急 A本人立即干20 25 B战略规划安排时间65 80 C委派15 D废纸篓1 16 2020 2 4 17 18 5 时间管理法则 日程表时间管理法 我要得到什么样的结果 这件事是否可以不干 这件事是否可以交给别人去干 是否还有更好的方法 18 19 时间管理TimeManagement 根除拖延 19 20 拖延者的借口 强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子 20 21 拖延的代价 浪费了今天 一时工作拖延 三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑 21 22 动手去做你能做或梦想要做的事 勇气包含了天分 能力与奇迹 只有动手 心灵才会启动 开始做 工作才会完成 解决拖延的秘诀 唯一的办法就是去做它 22 23 与拖延决战 承认 拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断 直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己 23 24 时间管理TimeManagement 桌面整洁 24 25 管理好书桌才能管理好时间 建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁 只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉 25 26 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级处理 ABC 26 27 文件处理原则 每次只处理一份文件 一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量 集中处理邮件 电话 信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面 归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件 27 28 时间管理TimeManagement 锦囊妙计 28 29 充分利用记事本 待办琐事物品清单 让脑子空下来 装更有创造性的事情 29 30 善用零星时间 通勤