合同管理制度(地产).doc

合 同 管 理 制 度第一章 总 则第一条 为了规范合同管理工作，避免减少因合同管理不当造成的损失，提高合同决策的效率和质量，促使承办人员自觉地依法签订合同，严格地履行合同，根据国家有关法律、法规，并结合公司的实际情况制订本制度。第二条 合同是指以西安万兴房地产开发有限责任公司的名义对内签订的劳动合同及其对外签订的各种合同、协议、契约等。合同履行的法律证据是指公司合同管理执行过程中所产生的具有法律效力的文件、信函、传真、E-mail、图纸、凭证单据、运输单据、还款或付款计划、工程量确认单等。第三条 本制度适用于西安万兴房地产开发有限责任公司及其控股的子公司。第四条 合同管理实行总经理负责制、分级管理和总经理办公室归口管理原则，并实行承办人制度、审核会签制度和重大合同备案制度。第五条 职责：1、经理办公室负责起草各合同管理办法并负责监督执行；2、法律顾问为签订合同提供法律咨询、业务指导，并审查有关部门的合同是否合法、明确、完整、规范，必要时参加合同签订工作；3、各部门负责建立本部门合同管理台帐；在合同履行过程中，发现问题应及时报告部门负责人、经办人,认真分析、解决。第二章 合同管理机构及其职责第六条 总经理办公室为合同的归口管理，负责建立企业的合同统计台帐，对各业务机构合同管理进行规范、指导、监督、考核；协助各部门承办人员处理合同纠纷，办理有关合同的签证、公证、协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。西安万兴房地产开发有限责任公司管理中心及其业务机构负责本业务分工范围内的合同管理工作。第七条 合同管理工作的主要内容：1、建立健全西安万兴房地产开发有限责任公司合同管理制度；2、保管西安万兴房地产开发有限责任公司及其控股子公司的法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书；3、监督合同的依法、依程序签订；4、监理合同管理档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；5、监督检查合同的履行；6、其他合同管理工作。第八条 合同承办人：1、每一件合同需要法定代表人或业务机构确定一主要承办人；2、承办人应对自商约起至合同履行完毕的全过程负责，须依法及本制度进行工作，履行期间出现任何与合同有关的问题及时与有关部门及其法律顾问进行协商。 第九条 合同范本条款 合同应包括以下内容：1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；2、签约的目的和依据；3、标的；4、数量和质量，包括检测标准和方式；5、价款或酬金，包括支付方式；6、履行地点、期限和方式；7、争议解决方式；8、违约责任；9、变更或解除条件；10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；11、正副本份数、存放地点；12、生效的时间和条件；13、约定的联系方式和书面通知的送达方式；14、附件名称；15、签约地点和日期；16、签约各方开户银行和账号；17、签约各方公章或合同专用章；18、法定代表人或代理人签章。第十条 范本产生法务部（或者行政部）与相关业务部门经过认真讨论研究，确定规范文本，并报公司总经理（或者董事长）批准，然后备案。第十一条 范本定期修改在使用范本的过程中，应根据公司的实际情况每三月进行检查一次，决定是否需要更新。第十二条 参照适用 对客户提供的合同文本，应对照合同规范文本进行修订，防止遗漏关键条款。第十三条 范本的突击修改当法律、行政法规作出变动导致原有范本与之相抵触时，应立即着手进行修改，拟定新的合同范本。 对于有国家或行业标准或示范文本的，应当优先适用。第四章 合同的审查与签订第十四条 资质审查在签订合同前，应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：（1）主体资格合法：具有在有效期内年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。（2）欲签合同标的应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、登记、资质证书。（3）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。（4）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。（5）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同管理机构核验。 合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，企业以保证形式作出担保的，其担保人必须为具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人按前款规定进行审查。 上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。 第十五条 谈判重大合同谈判，应有法律顾问和商务技术等专业人员参加。 第十六条 合同原件管理合同除即时清结者外，一律采用书面形式。当事人协商一致修改、补充的合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。 运输单、工程单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得替代合同。 第十七条 合同起草注意事项合同的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。对于合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同涉及数字、日期要使用大写，并且须注明是否包含本数。合同文本己方需要正本、副本各一。除特殊情况外，合同文本应当使用正式文本打印或印刷文本。第十八条 合同起草注意事项法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书，且须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。涉及下列合同时，被代理人须进行单独一次性特别授权：（1）担保合同；（2）资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同；（3）投资合同、股东协议、出资协议；（4）企业合并、兼并、联营合同；（5）需要授权的其他合同。第十九条 合同的审查合同签订之前，承办人应将合同草案及与合同有关的证明材料提请本业务机构、财务机构、审计机构、法律机构按顺序审核后，报送法定代表人签订合同。 业务机构、财务机构、审计机构、法律机构在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。 业务机构及财务、审计机构、法律机构应对审核的合同签署意见出具审核意见书；不具备各审核机构审核意见书的合同草案，法定代表人可拒绝签署。第二十条 业务机构需审核的具体内容业务机构对合同审核的内容如下:1、合同的经济性： （1）市场需求情况属实； （2）市场需求预测可靠、合理； （3）投入产出核算经济、准确。2、合同的技术性： （1）工程技术依据真实、可靠； （2）技术措施完备、可行； （3）技术标准和参数科学、真实、可行。3、合同的可行性：（1）整体项目技术具有可靠性；（2）经济效益或社会效益具有真实性；（3）资产、资金使用效果的财务可行性；（4）具有可操作性。4、合同的安全性：（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；（2）无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。5、业务机构认为必须审核的其他内容。（1）合同签订对象为个人时，合同文本中须注明该签订人身份证号码及家庭住址，并在合同签订时检验其身份证原件。（2）合同签订对象为公司时，需验证该公司是否为合法存续企业，合同签订人是否为该公司的法人代表或持有合法的授权委托书。（3）合同文本中必须有明确的合同起止日期.（4）合同的印章名称应与签订的单位名称一致。（5）合同争议解决尽量规定为我公司所在地的仲裁委员会或法院。（6）合同文本部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。（7）合同正文部分，产品名称应具体标明型号、规格、数量、生产厂家等；技术质量要求明确、具体；数量要明确计量单位等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；账款结算方式、价钱金额必须按照国家规定的规范写法约定明确；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。（8）在合同结尾部分，双方都必须使用合格的印章公章或合同专用章。任一方不得使用财务章或业务章等不合格印章，同时注明合同有效期限第二十一条 审计机构、财务机构需审核的具体内容审计机构、财务机构对合同的审核内容包括：1、资金、财产的合法性：（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；（3）资金、资产的用途及使用方式合法。2、价款、酬金和结算的合理、合法性：（1）价款、酬金的确定正确合理、合法；（2）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；（3）与资金、资产等有关的其他事项。3、索赔条款的合法性。4、审计机构、财务机构认为需审核的其他内容。第二十二条 法律机构需审核的内容法律机构对合同的审核内容如下。1、合法性：（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；（2）内容合法，签约各方意思表示真实、有效、无悖法律、法规、政策及计划，无规避法律的行为，无显失公平的内容；（3）形式合法；（4）签约程序合法。2、严密性：（1）条款齐备、完整；（2）文字清楚准确；（3）设定的权利和义务具体、确切；（4）相应手续完备；（5）相关附件完备;（6）附加条件适当、合法。3、可行性：（1）资信可靠，有履约能力；（2）担保方式切实、可靠。4、合同承办形式审核：（1）承办人无误；（2）符合规定程序；（3）各审核部门审核意见书齐备；（4）合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。第二十三条 监督行政管理部根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。 第二十四条 合同承办人审核承办人向有关机构提交合同草案时，应预留2-5个（含本数）完整工作日供其审核，特事特办之合同审查除外。 各审核机构遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征得同意，且延长后累计审核时间最长不得超过7个（含本数）完整工作日。涉外合同的审核时限累计最长不应超过15个（含本数）工作日。第二十五条 合同草案的修改各审核机构在审核合同草案时，如发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见。需要修改时，应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。法律机构结束审核后，应将法律意见书、其他审核机构意见书连同草案退还合同承办人，由合同承办人报送法定代表人审核签署。第二十六条 合同承办人的责任承办人应对其提供的材料的真实性负责。否则，公司有权作出 对公司造成的实际损失范围内的处罚。第二十七条 保密义务在合同审核过程中，承办人、审核人、总经理、查阅人以及其他接触合同的人负有合同保密义务，不得向公司其他人员和公司外人员泄露有关合同中的商业秘密。第二十八条 承办人根据业务的实际情况，可以向总经理提请增加该合同的评审环节。第五章 合同签章和存档第二十九条 合同盖章合同审批后，由合同主办部门持另一方已加盖公章的合同原件送交公司法定代表人或授权代理人签字，最后交行政部加盖合同专用章（并加盖骑缝章）。印章的使用按用印管理办法办理。第三十条 合同档案管理由合同承办人将签订合同（包括文件）原件送交行政部存档管理。对于各部门在合同执行过程中签约方发生的与合同相关的附件、文书、图表、送货、提货、托运、验收、发票凭证、货款的承付、托收凭证、产品的质量标准、样品或相关报告、传真、E-mail等都应妥善保存，并整理编号，建立台账管理。 行政部建立合同档案。每一份必须有一个编号，不得重复或遗漏。对于每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、传真、E-mail等），均应妥善保管。 对重大合同，企业要注意备案，方便查询。业务部门需要查询或复印合同原件，须经过主管部门和总经理同意后方可查询或复印，行政部门对复印的合同加盖“与原件核对无误”专用章。第六章 合同执行与监督第三十一条 合同执行监督任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。异议文件须经法律顾问审核，并报法律机构备案。收到对方履行异议时，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定的方式予以答复，答复文件须经法律顾问审核，并报法律机构备案。第三十二条 合同集体监督任何员工如果发现合同主办部门和相关人员在签订和执行合同过程中有损害公司利益的行为，均有权利和义务向公司领导或行政部举报。第三十三条 合同的监督奖励各单位可对合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。第三十四条 应收账款应以承办人员自清为原则,在必要的阶段由公司清债人员协助清理。承办人员办理移交及大的货款债权纠纷可由清债人员监督、跟踪、处理。第三十五条 各承办人员与清债人员密切配合,就应收账款针对不同情况进行清理,以尽快使合同得以完全履行。 1、承办人员应经常与用户核对账目，凡有应收账款的单位，每年出具对账单或还款书面计划不得少于一次。 2、该求助于法律的，承办人员应主动书面提出，并提供相关书面资料（如合同、发票、收款单、还款计划等法律凭证）。 3、债务人无力偿还，又面临破产、歇业的可能，承办人员应积极采取措施，如以货抵款（业务员自行变卖，现款交财务），手续做到合法、齐全。与有关大的企业，可签订财产抵押协议，以免造成不必要的损失。 4、对新发展的用户，做到带款提货；有关老用户做到前款不清，后货不发。第三十六条 视实际情况，在年底，由各部门合同管理员将本部门合同进行整理，将已执行完毕的合同整理移交档案室集中管理。第三十七条 合同责任追究有下列情形之一，情节严重并造成重大经济损失或扩大经济损失的，应对责任人予以通报批评或行政处分；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。（1）不按本办法规定签订合同的；（2）签订有重大缺陷或无效合同的；（3）审核人员无正当理由延误审核的；（4）因审核人员疏忽未审出合同缺陷的；（5）未依法律和本办法规定变更或解除合同的；（6）丢失合同文本及相关文件的；（7）提供虚假资料的；（8）超越权限或滥用