档案和规章制度.doc

档案管理及法规法务管理规定总部ZB-FW-080829-04号 根据集团总部要求，总部法务负责集团公司档案管理和法务法规工作，各地行政负责其所属公司的档案管理和法务法规工作，请参阅附件展佳空调系统档案管理规定和展佳空调系统法规法务管理规定。请各地行政助理和总部职能部门通知各业务部门整理现存的档案资料，并在9月15日前报送给行政助理和总部职能人员。 附件1：展佳空调系统档案管理规定附件2：展佳空调系统法规法务管理规定 展佳空调系统档案管理规定一、档案资料流向集团总部法务分公司营销助理分公司技术助理师分公司工程助理理分公司市场助理分公司维护助理总部技术卢亚峰分公司行政助理总部工程黄侃总部市场 关悦总部维护 暂缺总部营销 关悦分公司行政助理总部人事 龙海 检查核实二、档案管理组织1. 所有公司资料，在集团法务处保存一套，同时在分公司行政助理处保存一套，建立两级档案保存体系，以保障公司业绩的积累和延续。2. 分公司行政助理、营销助理、技术助理、工程助理、市场助理、维护助理在职责范围内收集、鉴定、统计、整理、立卷、保管部门档案资料。3. 分公司职能部门将本部门资料提供给总部对应职能部门完整一套，同时提供一套给分公司行政助理。4. 总部职能部门将分公司提供的资料整理交总部法务统一归档。5. 原则上，集团法务保存较正式的一套资料（原件）；总部和分公司的职能部门可留存复印件和电子版本，若工作需要，可到法务或行政助理处借阅。三、档案管理监督6. 总部职能部门作为垂直管理部门，负有对分公司对应职能部门督促其及时、规范、全面提交资料的责任。7. 总部法务对分公司行政助理的档案管理工作负有核查的责任，行政助理应定期向总部法务提供档案管理明细表以确保档案管理的一致性。8. 总部定期对法务的档案管理工作进行检查考评，法务也定期向总部报送档案管理明细。9. 法务、总部职能人员、分公司行政助理及分公司其它部门助理在各自职责范围内承担档案管理的责任，每个环节的档案资料交接，接收人员都必须对档案进行核实，并附交接明细表，由交接人签字。四、档案管理范围10. 行政部人事合同档案 重要的会议材料 制定的内部法规性、政策性文件 组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料 发展规划、工作总结汇报 政府机关颁发的重要文件 其它资料 11. 营销部项目信息登录表，报价单，招标文件、招标答疑文件、招标往来信函、合同、销售合同预售单、方案图、概算、招标图纸（没有中标的也要收集，对不中标需要上交图纸的要提前复印一套）项目人员架构、合同内部交底、施工前备忘录、补充合同、施工图、预算、成本分析单、中标通知书、投标总结 其它资料 12. 技术部方案预审单、招标文件、招标图纸、投标文件之技术标 方案图、方案图概算 施工前备忘录、施工图、施工图预算、技术交底 技术核定单、竣工图、结算书 其它资料13. 工程部工程合同（包括补充合同及附件）、施工图、修改图及附件、施工前备忘录、合同交底、施工交底、安全交底、劳务合同、劳务费支付申请表、工程进展表、项目人员架构表、劳务人员登记表 开工报告、材料总表、施工计划表、技术核定单、经济签证单（或洽商）、材料报验单、各施工阶段原始记录、各阶段检查和试验记录、分部分项的质量验收记录、各类分项检验质量记录、隐蔽工程验收单、竣工验收报告 其它资料14. 维护部维护制度和流程 客户档案 维修记录 维修回访 其它资料15. 市场部采购合同统计表 销售合同统计表 供应商资料名录 询价单 设备销售合同预审单 调货函 付款申请单 部门费用统计表 其它资料五、档案管理责任16. 对档案资料负有保管、收集、制作的人员，丢失、毁损、隐匿、以假充真档案资料的，公司将对其处以100300元罚款和降级、降职等行政处分。17. 对应提供的资料没有提供，档案管理人员应说明原因，并落实到责任人，特别是工程资料，工程助理应督促项目工程人员及时提交工程节点书面文件、并核实其合规性，对方盖章、签字是否合规。工程助理或工程人员草率应付，敷衍了事，将处100-500元罚款或降级、降职、解除合同等处分，并赔偿因此而给公司造成的损失。18. 严禁各级档案管理人员向公司外人员出借任何档案资料，一经发现，视为泄露公司秘密，按公司保密制度规定给予处罚。六、附则19. 本规定由展佳空调系统总部制定，各级管理人员负责监督执行，本规定自发布之日起开始实施。展佳空调系统法规法务管理规定一、规章制度管理1. 规章制度管理组织集团法务负责集团公司的法规管理，分公司行政部负责其所属公司的法规的管理，总部各职能部门和分公司各部门助理分工负责本职责范围内制度的贯彻执行，尽快建立集团公司统一管理和分工负责相结合的规章制度体系，做到总部、公司、部门、岗位都“依规行事”，并以规章制度形式确定下来，做到“依法制企”。2. 规章制度管理内容2.1 法规包括公司的基本行政规章制度和部门业务管理制度。2.2 各部门须建立基本制度，行政部制定员工手册（劳动合同）、员工行为规范、考勤、会议、办公用品、办公设备、保密、印章管理；其它职能部门制定其业务范围内的制度。2.3行政部备案部门业务管理制度，五个业务部门，三个管理部门，每个部门在符合集团和公司制度下，应该有部门制度，包括工作内容、工作标准、工作考核（比如每周工作总结，每周部门例会汇报，业务考试）等保证本部门健康有序进行的部门规定。2.4 行政部督促其它部门建立部门制度，没有建立或不完善的，有责任要求其建立或完善。2.5 行政部落实法规制度的实施，对公司制度，在每周例会上或采取其它形式，组织员工学习，并签字归档，既做到对制度的公示公信，也作为对员工考评和管理的依据。3. 规章制度制定程序3.1 规章制度的制定主体、内容、程序、公布、实施都要科学合理，才能保证其效果。3.2 集团总部职能部门根据其职责范围制定垂直管理制度和具体业务制度。制定人员按规章制度审批会签表要求，写明制定部门、审核部门、制度名称、制定目的，监督实施部门、实施日期。3.3 制定部门负责牵头行政、财务、法务、工程、技术等有关部门讨论或征求意见；相关部门负责人在职责范围内予以审核；法务或行政助理对规章制度草案就下列主要方面进行审查：规章制度是否符合法律、法规的基本原则，是否符合国家政策；规章制度草案与公司现行规章制度是否协调，如果要改变现行规章制度的，理由和依据是否充分；规章制度草案体例结构、条款、文字等是否符合规章制度的要求。对规章制度统一编号。3.4 会签部门负责人在会签表上签署意见，签署意见应具体、明确，制定部门、人力资源、法务必须签署。3.5 制定的制度报总裁批准，交法务备案，并统一归口法务以总部名义发布实施。 3.6 集团分公司职能部门根据实际情况，可制定必要的制度报总部对应职能部门审核批准。4. 规章制度管理监督总部法务负有对分公司行政助理的法规管理工作的检查责任，总部职能部门和分公司行政助理负有监督各部门对规章制度具体落实的责任，并对其工作做出考核。 二、法务管理1 总部法务负责集团公司的法务工作，指导分公司行政助理的法务工作；分公司行政助理负责其所属公司的法务工作，配合集团法务的工作。2 公司法务分为诉讼案件（通过人民法院，采用诉讼方式解决纠纷的法律事务活动）和非诉讼案件（采取协商、调解、仲裁、复议等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动）。3 法务案件主要包括工程施工合同纠纷，工程劳务合同纠纷，买卖合同纠纷，以及通过仲裁或诉讼方式解决的劳动合同纠纷，因此行政助理应了解合同法的基本知识，后附展佳空调系统合同管理制度，请详细阅读。4 案件双方在一定期限内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，行政助理应及时书面报告公司负责人和集团法务，公司负责人和法务拟定处理意见，报总裁或总经理决定。5 在案件审结后，依据人民法院的生效判决，法务或行政助理应继续作好执行阶段的工作，对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，经办部门或经办人应及时向公司负责人和法务部汇报，并在法定申请执行期限内向人民法院申请强制执行。6 公司实行案件过错责任追究制度，将案件管理纳入年度目标考核，各公司和职能部门对隐案不报或或报告避重就轻或严重失职致使公司权益受损，对直接责任人严肃处理。7 公司可根据案件具体情况委托外聘律师进行法律协助，法务负责对外聘律师的联系和管理，对律师办理案件需要我公司提供书面资料或报销律师办理案件的费用，应通过法务办理。8. 案件处理完毕后，由法务部或行政助理负责对全案情况进行总结，形成材料向公司领导汇报，并向有关部门、人员酌情通报，条件允许可作为法制宣传教育材料加以运用。9. 法务部或行政助理应当系统全面地对案件材料进行整理并编撰成卷，建立案件归档制度。附件：展佳空调系统合同管理制度展佳空调系统合同管理规定第一章 合同的汇签审核与签订第一条 为加强公司基础管理工作，解决合同签订过程中流程不规范、责任不明确，使合同签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效控制状态，在经济合同运行中，实行合同会签制度。财务部门、法务根据其职责权限对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。第二条 本规定适用于以公司名义签订的所有安装工程合同、劳务分包合同、工程内部承包合同、材料设备买卖合同等（不包括劳动合同）。 第三条 公司合同的汇签审核由经办部门、财务部门、法务等相关部门负责，公司合同在会签审核后才能签订。第四条 合同的会签审核遵循安全、效益原则，签字人员在部门职责范围内承担责任第五条 在合同签订前，承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：1、主体资格合格，具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；2、欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书；3、代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；4、具有相应的履约能力，包括支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计（审计）事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件；5、对于重大合同，还须了解和审查合同另一方当事人的履约信用，即有无违约事实，当前是否涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件； 6、有担保的合同，担保人的担保能力和担保资格。承办部门或承办人应将审查结果在会签表中加以陈述。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用本条规定进行审查。上述所列各种文件为合同不可或缺的组成部分，其文本为复印件时，提交方须加盖公章，并须加注“与原件核对无误”的字样，同时由经办人签字确认。第六条 经办部门是公司具体对外商谈合同立项的单位，负责对下列合同内容进行审查与管理：1、优先使用公司的标准合同，或根据具体情况，以我方合同为基础进行相应变更；2、有责任提供书面或其它依据来说明合同价格是在充分询价，对供应商选择比较的基础上确定的；3、保证合同语言文字正确，内容、格式完整，签约盖章完备；4、对于审核部门询问合同的基本情况，经办部门应解释清楚或协调有关部门之间的沟通；5、负责合同的履行、变更、解除及归档工作；6、及时向法务通报合同在履行中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；7、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；8、应由承办部门审查的其它内容。第七条 财务部门负责对合同中下列内容的汇签审核：1、履行合同所需资金安排的可行性或所涉及资金、资产的合法性；2、公司资金使用和资产动用的审批手续合法； 3、合同中有关价款、酬金条款及结算条款的适当性、合法性及对我方的影响；4、应由财务部审查的其他内容。第八条 法务负责对合同中下列内容的汇签审核与管理：1、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性；2、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；3、相关合同之间的协调性；4、应由法务审核的其它内容；第九条 经办部门在合同签订过程中须将与本合同有关的资料作为附件供会签审核部门参考。第十条 公司实行法务对重大合同提前参与制度，法务可以对重大合同的立项、签订、履行、审核进行全程参与。第十一条 涉及公司重要的或标的额较大的合同谈判，应有法务和财务、技术等专业人员参加。第十二条 对有保证、抵押或定金等担保，或我方先履行合同，或有封样要求的，或合同对方为外地单位等上述情形之一者，对合同条款要仔细审核。第十三条 书面合同应当包括以下内容：1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、法定代表人（负责人）或代理人姓名、联系方式、开户银行及帐号；2、签约的目的和依据；3、标的，动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、明白；不动产应注明名称和座落地点；货币应注明币种；4、数量和质量，包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称。如有多种标准的，应约定与合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；5、价款和酬金，包括支付方式，合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序；6、履约期限、地点或方式， 履约期限、地点和方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体；7、争议解决方式，约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我方所在地法院管辖，约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构的名称和具体请求裁决的事项，通常应约定由北京仲裁委员会仲裁；8、违约责任，合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法；9、合同变更和解除条件；10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；11、正本份数为 4 份及以上；12、生效的时间和条件；13、约定的联系方式；14、附件名称；15、签约地点、日期；16、签约各方公章或合同专用章；17、法定代表人（负责人）或代理人签字。第十四条 合同签订之前，承办部门或承办人应将合同文本草案、会签表及与合同有关的证明材料，一并提请法务、财务部门顺序会签审核。法务、财务部门在会签审时，可根据需要，要求经办部门或经办人提供与合同有关的补充证明材料和说明有关情况。经办部门或经办人应对其提供材料和说明的情况的真实性负责。各会签审核部门在会签审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应予以明示并提出修改意见，会签审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的不同意。第十五条 承办部门或承办人向会签审核部门提供合同（或草案）时，应预留合适时间供其会签审核；会签审核部门因特殊情况需延长会签审核时间的，应向经办部门或经办人申明理由。各会签审核部门及时签署审核意见，逾期未提交书面会签审核意见又不申明延期理由的，视为完全同意合同草案。第十六条 合同经办人员对会签审核部门提出的意见必须予以采纳，但经负责合同裁定的公司总裁或总经理明确书面批示不予采纳的除外。第十七条 应当办理会签审核的合同而未办理会签审核或合同正式文本没有按照本规定采纳会签审核意见的，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字。第十八条 合同的校对由有经办人负责，校对无误后，校对人员须签字，否则，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字。第十九条 合同生效后经双方协商需要变更合同主体、增减内容时，须按上述规定权限范围经汇签审核后方可变更、增减。第二十条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。如果合同先由己方签章，必须由专人密切跟踪,即使合约失败，也必须将已有签章的合同原稿追回。合同盖章前，应由法务对合同进行统一编号第二十一条 合同文本原件公司至少应持二份，合同文本由公司承办部门、财务部门、法务等有关部门分存，公司财务部门、法务各保管一份合同正本，会签单有财务保存。 第二章 合同档案管理第二十二条 合同资料，是以合同为核心，根据合同规定应具备或围绕合同业务所产生的所有文字材料（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）。第二十三条 合同资料包括：（一）有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件；（二）合同谈判会议纪要；（三）有关合同招、投标及中标通知书等文件资料；（四）对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托 书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；（五）合同原件；合同要求对方盖章签字的重要文书，例如，工程合同包括施工前备忘录、施工图、开工报告、竣工验 收报告、结算报告、工程量的增减签证等。（六）合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书；（七）合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件；（八）合同的变更、解除协议书；（九）其它有关材料。第二十四条 各公司合同管理人员应理解合同每项条款的法律价值，对自己不熟悉、不确定的法律法规和法律知识主动向法务咨询。第二十五条 根据合同档案管理明细表（工程合同为典型），经办人应及时、准确、详细填写合同文件归档情况，按照合同规定慎重审查文件的名称、内容、日期、盖章签字是否符合合同规定，审核后如发现合同文件资料有差缺，应立即通知送交人核对、补足。第二十六条 合同档案管理人员员应把此项工作及其相关问题协调落实到专门责任人，负有通知和督促责任人提交有关资料并核实是否符合合同要求的责任，若因此导致公司在以后纠纷中处于被动而遭受损失，应由相关责任人承担责任。第二十七条 每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将合同资料整理清楚，交合同管理员，并报法务备案，对遗留问题，书面写明。合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。第二十八条 公司人员如需借用或复印合同资料，必须在借用单上写明借用用途和返还时间，否则合同管理人员不得办理。第二十九条 公司把合同管理员对合同档案的管理效果作为对其岗位考核的重要依据，对合同档案管理混乱、记录不准确、隐瞒实际情况的，公司将对其做出处分和处罚。第三十条 公司的合同资料、合同信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。 第三章 合同的履行、变更和解除第三十一条 合同正式生效前，不得实际履行合同；确因业务紧急，未签订书面合同而先行履行，应由负责人批准，但事后，承办人应立即补办合同和会签单，否则因此而产生纠纷，由负责人和经办人承担连带责任。第三十二条 合同承办人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同，或收到对方对我方履行合同提出的异议时，应立即书面报告部门负责人和法务，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复，发出的异议文函或答复材料需经法务审核、备案。第三十三条 在合同履行期间由于客观原因确需变更或者解除合同的，公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同，应由合同经办人写明原因，提出意见。新协议未达成前，原合同仍然有效。变更或解除合同应当采用书面形式，包括书信、电报、邮件，经办部门或经办人不得以对方的口头答复作为合同变更的依据。合同变更或解除的程序与合同签订审核程序相同。第三十四条 合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同的一部分。第三十五条 对于特殊情况下（主要指工程合同）合同履行过程中的合同中止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本公司带来的经济损失证据和材料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通过合同审批部门。第三十六条 在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务；在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。第三十七 合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。 第四章 合同的履行监督和纠纷处理第三十八条 法务、财务部门等部门为公司合同履行监督管理部门，共同实施公司合同履行监督管理。第三十九条 公司合同履行情况的监督、检查采取自动报告与不定期检查相结合的方式。第四十条 合同的经办部门或经办人应负责生效后合同的全面履行，建立合同履行情况台帐，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认，并随时督促对方当事人及时履行其义务，向对方当事人交付重要资料、发票以及履行合同付款时应由对方当事人出具收据。第四十一条 合同约定履行期满后，若对方在催告期限内仍不履行合同义务，经办人应告知集团法务，寻求法务支持。第四十二条 合同对方出现违约的情况下，经办部门和经办人应及时查明原因，收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。第四十三条 当本公司接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔，公司员工不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章，确须确认的，应视具体内容经公司领导或部门负责人同意。第四十四 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款。（一）应当订立书面合同而未订立书面合同的；（二）收款单位与合同对方当事人名称不一致的（有合同对方当事人出具合法有效的委托收款手续的除外）；付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。（三）对方履行合同有瑕疵（没有全面或适当履行）尚未得到法务书面确认已经更正或解决的。在合同纠纷处理过程中，未经法务审核和承办部门负责人同意，不得向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。第四十五条 公司职员员因下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失。（一）未经授权批准或超越职权签订合同；（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。第四十六条 公司职员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失。（一）因工作过失致使公司被诈骗；（二）我方履行合同（付款、交货、工程节点完工等）未经对方当事人确认；（三）遗失重要证据；（四）发生纠纷后隐瞒不报或