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OA自动化办公系统OA办公系统即OA，是Office Automation的缩写，指办公自动化或自动化办公。其实OA办公系统是一个动态的概念，随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA办公系统的描述也在不断充实，至今还没有人对其下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。当今世界是信息爆炸的知识经济统治的时代，在这种情况下结合技术的各种进步所产生的OA办公系统已与十几年前的OA发生了很大的变化。简介 企业协同oa建设是指为了管理的提升而进行的一系列软硬件系统的搭建、推广、应用与维护升级等工作。 OA办公系统的三层结构1协同oa软件是企业管理推行落地的必要环节，对现实管理意义重大，也是落地式咨询的主要内容之一。协同oa与协同管理平台CMP（全称Cooperation Management Platform 译为协同管理平台），DIYCMP（翻译为可diy的协同管理平台，diy作为自主设计的概念在电脑攒机方面应用最广泛）即个性化的协同管理平台。 而协同管理平台CMP在应用中，最重要的就是需要做到可DIY、个性化，满足不同企业及不同阶段的需求。灵活性和扩展性是系统可DIY特性最重要的表现。 因此DIYCMP成为个性化先进的协同oa新概念。 庞大的可DIY的OA系统 DIYCMP协同管理平台是新一代协同管理商务套件系统，整个DIYCMP协同管理平台OA系统由6大协同子系统构成：协同办公系统、协同客户关系管理系统CRM、协同人力资源管理HR、协同财务预算管理系统、协同项目管理系统PDM、协同资产管理系统。各子系统既可以独立使用又可以组合使用，组合使用可以实现数据的无缝连接共享。 协同oa与企业管理管理的范畴 从管理对象来分，可以将管理分成业务管理和行为管理。业务管理更侧重于对组织的各种资源的管理，比如财务、材料、产品等相关的管理。而行为管理则更侧重于对组织成员行为的管理，以此而产生了组织的设计、机制的变革、激励、工作计划、个人与团队的协作、文化等等的管理。 企业的业务管理和行为管理应该是相辅相成的，就像人的两只手一样，要配合起来才能更好的发挥管理的作用。如果其中任何一只手出了问题，都会对管理的整体带来损失，甚至让企业管理停滞不前，受到严重的阻力。 协同oa的定位 相对应的，作为管理落地的工具，信息化软件也可以分为两大类：ERP软件系与协同软件系。其中，ERP软件系包括：财务软件、物流软件、CRM、HR、库存软件甚至各种行业性业务管理软件等，其作用主要是帮助企业业务管理推行落地的。协同软件系包括：协同OA、HR、CRM、绩效、网络、门户、IM、邮件等，其作用主要是帮助企业实现行为管理落地的。 协同oa与落地式咨询用好oa软件的两种标准现实中关于什么是用好了oa软件，有两种标准。 其一是实施验收成功标准，指的是厂商在客户那成功完成了软件项目的实施验收，收到了项目尾款。各个软件厂商市场宣传时所说的“客户数量”就是以此为标准的。 其二是客户真正将软件推广及深化应用成功，该类客户往往都是软件厂商的标杆客户。 这两种标准差异很大，所以造成了各个厂商的客户数很多，但标杆客户很少。 软件项目的四个阶段OA管理分四个阶段：OA选型、OA实施、OA推广、OA深化应用。 之所以出现两种标准的巨大差异，原因在于厂商和客户都只重视和关注了软件管理的前两个阶段，而忽略了后两个阶段。 前两个阶段（软件选型、软件实施）是软件厂商能协助或者提供的服务；后两个阶段（软件推广、软件深化应用）不属于软件生产范畴，而属于管理咨询范畴，是软件厂商并不擅长的，也不应该是软件厂商的责任，而是落地式咨询的内容。 软件选型的咨询落地堂： 软件选型是企业单位软件项目的第一个阶段，主要分以下几个步骤： 第一步：知己，即真实的把握企业单位自身的软件需求。 软件需求一般包括两个层面，其一是企业管理需求；其二是业务实现需求。在这两个需求中，企业管理需求把握起来比较困难，需要与企业高层管理者做深入全面的探讨，但非常重要，因为这是软件项目最核心的需求；业务实现需要把握起来相对比较容易，也是最现实选型中最常见的需求表现。 第二步：知彼，即全面的了解各个相关厂商及其软件产品的优势和特点。 这一步必须在第一步顺利完成的基础上实施才会更有效，否则容易造成盲目选型，从而被软件厂商引导而偏离自身需求及项目目标。 第三步：商务，即软件选型的最后一步，与合适的厂商进行商务谈判，签订合约。 软件推广案例案例背景： 落地堂某杭州集团企业客户，软件项目得到总裁高度重视，但项目初期推广依然艰难，两千多员工上线量却不足一百，每天的平均上线时间不足2小时。集团会议讨论，准备高压强制推行，却遇到极大阻力，效果不佳。 落地式咨询策略： 经过与落地堂的深入交流，集团总裁决定采用落地堂的建议，暂时收回强压政策，并于某周二早上，总裁亲自在软件上发表一则公告：凡见此公告者，均可于今日下班前，到财务部领取2000元奖金。 由于上线率太低，当日真正领到奖金的只有5人。不过，第二天，有关这则公告的事情却迅速在整个集团传开，而且软件上线率一下子得到飞跃性增长。 落地堂点评： 软件推广过程中，单纯的强压策略最多只能起到短期表面效应，却很容易让人们产生抵触心理。从长远的角度看，软件推广需要的是培养人们对软件的好感，并引导人们产生上线的习惯，所以，适当的策划一些激励性质的事件是一种行之有效的手段。 软件应用案例案例背景： 落地堂某北京企业客户，主要业务为煤炭运输及买卖。员工常年从山西和陕西向天津港运煤，并由天津港海运到日本销售给固定大客户。老板李总发现许多员工在运输过程中常常偷偷卖煤，中饱私囊。每每追究起来，员工们均称为自然损耗。李总虽然心知肚明，却查无实据，困惑不已。 落地式咨询策略： 经过与落地堂的探讨，李总决定运用软件管理。首先，分别给每个煤炭供应方开通账号，并记录下每批煤的初始过磅数据。其次，给天津港过磅人员开通账号，记录下每批煤的最终数据。接着，定期计算出当期每个员工每批煤的损耗率。这些数据都只有运煤员工当事人及老板知道。最后，在公司最显眼的地方公布出当期损耗率匿名排行榜（只公布煤的相关数据，不指明员工姓名）。实行之后，效果明显，损耗率迅速下降，三个月后达到让李总惊喜的程度。 落地堂点评： 要想让员工更自觉的遵守制度，就不能留下过多的借口空间，借口空间越大，员工的自觉性就越小。软件的深化应用之一便是企业制度落地及执行体系建设，通过软件缩小借口空间是其中的关键应用之一。 常见误区近些年来，企业信息化建设迅速发展，OA软件迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目，相关产品也应接不暇，但在选与被选之间总有诸多不对称，以致背道而驰，难于双赢。那么企业如何正确认识OA？在OA选型中存在哪些误区？ 误区一、认为OA就是行政办公，就是收发文。 针对政府机关来说，这有一定的价值，但是对企业来说价值不是很大。 在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。所以泛微认为OA作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。 误区二：认为OA只是文件的审批和管理。 目前市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在很多先天性缺陷，一般应用于早期政府的收发文，目前政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。泛微认为OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。 误区三：认为OA是ERP的一部分，认为OA很简单，是从属于其他系统。 OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。 误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。 泛微认为协同OA作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面： 第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升 第二：OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务 第三：规范公司的管理，避免人为的因素： 第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享 第五：知识的沉淀和痕迹的保留 第六：加强对员工日常行为的考核： 很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。深圳的OA系统建设公司多如牛毛，据不完全统计，在深圳区域做OA系统的公司多达两千多家，而专业从事OA系统建设的公司又多达几十家，如果说比较专业化的OA系统建设公司，在深圳区域赢客创想网络技术股份有限公司是目前为止OA系统建设领域比较专业化的OA系统制作公司，赢客创想制作的OA系统在深圳众多领域都获得过良好的市场效应。 误区五：认为OA实施很简单，是信息部门的事情。 OA作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。 误区六：认为OA马上就可以见到效果，认为OA可以一蹴而就。 OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对OA的规划不了解，所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。 现了用人性帮助我们推行制度的目的了。 原理OA办公系统不仅仅是企业办公的一种工具，更应该是一种有思想、有模式的懂管理的软件，目前市场上主流的协同OA办公系统就为现代企业发展注入了强劲的动力，协同OA办公系统是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上，结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体，以工作流为传导模型，以任务为处理模型，将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来，从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。 泛东软件-代表性的OA办公系统管理模型组织价值在于“使用有限资源创造最大化价值”，现代组织的典型代表是企业，企业创造价值是通过三个层次进行体现的，即战略、战术与执行。战略，是领导意志的体现；战术，是管理方式的体现；执行，是操作能力的体现。任何战略和战术意图最终都是通过执行来实现的，但在战略决定战术、战术决定执行的同时，执行也反过来影响战术、进而影响战略。但遗憾的是，在企业的实际运行中，常常出现的情况是：因为执行环节上出现问题，而最终使战略意图变得面目全非。 协同OA办公系统将执行中的三个要点：执行者、目标与过程管控，通过动态组织、工作流和任务三者，将执行相关的各种信息和应用紧密集成在一起，并用权变组织、网状沟通、关联结构和控制反馈四个管理模型实现各个执行体之间的融会贯通和统一管理，从而为企业提供实现人力资源、资金资源、产品资源、客户资源、知识资源的高度整合和统一的工具，帮助企业逐步走向虚拟管理、敏捷办事和互动沟通的高级形态。 OA办公系统需求特征随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在： 1）需要一个高效的协同管理工作平台 能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。 2）需要一个有效的知识资产管理平台 过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。 3）需要一个个性化的系统访问门户 传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。 4）需要一个良好的组织文化管理平台 开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。 5）需要一个集中的信息整合呈现平台 办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。 6）需要一个灵活的业务流程整合平台 当组织面临客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。 综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。 选择OA的误区案例越多越好 在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。然而这对于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于即将被淘汰的产品。一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或电视机的案例肯定比今年新推出的笔记本电脑或电视机的案例多得多。可是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机和3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机和非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必然比前者多。此外，前几年的第一代的移动OA采用的是短信技术，第二代移动OA采用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚发展起来的采用Web Service技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上即将被淘汰的产品。因此选用软件第三条准则就是：绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准。 自己开发首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好； 其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的； 再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期； 最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。 因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。 技术架构及性能要求整体技术架构：采用系统为B/S架构，采用客户端浏览器-WEB应用服务器-数据库服务器三层结构，采用基于履盖率最广的、成熟的JAVA系统构架；此类系统国内较为知名的有天络在线等主流品牌。 承元oa架构图3系统一体化：系统采用统一部署，集中管理的方式，实现统一登录、统一权限、统一界面、统一基础数据管理； 开发工具：采用.NET或者JAVA语言进行软件开发； 数据库：支持SQL SERVER 和 ORACLE数据库作为系统数据库平台，客户端浏览器需支持IE6.0，客户端操作系统需支持Windows 98/me/2000/xp； 系统实用性：系统采用搜索引擎的概念，通过一个操作界面的进入，尽可能的把用户所有想查询的信息都关联起来，避免使用者进行大量的学习和记忆，让使用者操作起来轻松自如； 系统易用性：系统界面采用了大量的图形化的方式，使用人员操作更加的形象，针对系统的界面以及各种信息的提示，系统也进行了二次的封装，全部是标准的中文提示，避免出来系统级的英文提示； 系统适应性：系统本身采用的是三层技术架构以及模块式的开放方式，即实现了操作层、业务层、数据层的分离，以及各应用模块的独立，这样适合公司根据实现情况进行调整； 系统开放性：系统采用了市场上最成熟的编程语言.NET、数据库 MSSQL、三层结构框架，这些技术对后期的维护与升级是非常简单； 系统扩展性：系统本身是一个工作流平台，已经预留了大量的数据接口、动作接口，可以实现与门户网站、第三方业务系统、第三方应用系统的无缝对接； 系统安全性：系统采用了硬件加密锁、128位加密算法、IP地址锁定、在线自动检测等多重安全机制，确保系统的稳定与安全； 系统承受能力: 系统运行稳定可靠，系统资源占用低，系统满足能无限公司数，能支持6层以上组织结构，支持1000以上的瞬时并发数，能支持公司或部门迁移等在线处理业务能力。通过LoadRunner 负载及压力测试； 权限设置灵活性：系统涉及到的部门、公司比较多，公司权限比较分散，因此要求系统比较灵活的对系统权限进行灵活分配。系统能够实现控制界面上的每一个菜单； 系统的应用速度：系统可以同时支持1000人并发数据处理，系统从数据底层架构到应用层的处理，都经过了严格的数据压力测试保证了系统的高效运