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2020 2 5 用图表说话 特步 中国 有限公司IT中心网络管理部 PPT制作及高级应用课程 特步 中国 有限公司IT中心第2页 目录 第一部分 第二部分 幻灯片制作 使用技巧 用图表说话 特步 中国 有限公司IT中心第3页 目录 第一部分 幻灯片制作 使用技巧 幻灯片的结构组成PowerPoint基础如何使用母版制作幻灯片幻灯片的排版高级使用技巧 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第4页 幻灯片的结构 标题页目录正文结尾 2020 2 5 用图表说话 特步 中国 有限公司IT中心实施培训部李祖江 项目名称 公司Logo 最好是PNG格式的图片 或可用图片工具的设置透明 公司名称 演讲人 主题 标题页 特步 中国 有限公司IT中心第6页 第二部分 第三部分 第一部分 PPT制作 用图表说话 优秀案例 综合练习 第五部分 幻灯片一级目录 目录选择线 特步 中国 有限公司IT中心第7页 第一部分 如何准备汇报与演示 常见问题换位思考的重要性商务汇报的一般思路 摘要 幻灯片二级目录 摘要 子目录 特步 中国 有限公司IT中心第8页 正文 如何清楚的表达 我们在工作中撰写很多文档 但是清楚的表达一件事情并不容易观点不清晰论证缺乏条理性 论据与论点之间的论证关系不强缺乏事实 无法有效论述观点 正文内容 文字 图表 页面标题 特步 中国 有限公司IT中心第9页 为什么要使用标准的结构和统一的母版来制作PPT 标准的结构 让人思维清晰统一的母板 让人耳目一新简洁干净的内容 让人一目了然 特步 中国 有限公司IT中心第10页 基本原则 使用标准模板 可以极大地提高工作效率一定要全篇文档的字体统一格式文字大小 是否粗大美 尽量采用小号字体 14号 20号字体 推荐使用16 18号对于内容比较少的篇章可以采用小字号 大行距颜色不要太突兀 忌大红大绿 尽量采用统一色调 浅灰 淡蓝 绿等等是可以显示大气的颜色 整个PPT 包括图表 最好不要超过4种颜色 不要自造颜色 查看原色的相关数据完成PPT之后 切换到 浏览视图 整体看看颜色有无突兀的地方单个幻灯片布局要有空余空间 要有均衡感尽量不要出现大段文字 任何文字总是可以总结的 分类的 提炼的 然后把它们尽量放到合适的图表里面 特步 中国 有限公司IT中心第11页 目录 第一部分 幻灯片制作 使用技巧 幻灯片的结构组成PowerPoint基础介绍如何使用母版制作幻灯片幻灯片的排版相关工具推荐 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第12页 PowerPoint程序主界面 特步 中国 有限公司IT中心第13页 善于利用系统自带的工具 工具 自定义 常用 格式 表格和边框 绘图 图片 特步 中国 有限公司IT中心第14页 不同视图的切换 排练计时功能 按照排练时每张幻灯片演示的时间 演示时系统自动切换 特步 中国 有限公司IT中心第15页 新建幻灯片 方法一 快捷键法 按 Ctrl M 组合键 即可快速添加1张空白幻灯片 方法二 回车键法 在 普通视图 下 将鼠标定在左侧的窗格中 然后按下回车键 Enter 同样可以快速插入一张新的空白幻灯片 方法三 命令法 执行 插入 新幻灯片 命令 也可以新增一张空白幻灯片 特步 中国 有限公司IT中心第16页 基本编辑 常用快捷方式 以下的快捷键都是在左手操作的 当你右手使用鼠标时这些快捷键将极为方便 请经常使用以便记住 Ctrl C 复制 Ctrl X 剪切 Ctrl V 粘贴 Ctrl O 打开Ctrl S 保存 Ctrl A 全选 Ctrl Z 撤销 Ctrl D 复写如果你需要复制对象到指定地方 按住Ctrl移动即可复制 同时按Ctrl和Shift可以使复制的对象和原对象垂直或水平微调对象 可按住ALT键 再拖动对象 可细微移动同样 按住ALT键 也可微调对象大小 特步 中国 有限公司IT中心第17页 移动鼠标以选中对象 但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中 而边框又不易看到 所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色如果想选中分散的对象 按住Shift键然后选中一个一个对象按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象 你能选中拖动区域内所有的对象 结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象快捷键Ctrl A可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本按住shift击中文本框的任一部分 你便能选中整个文本框在文本框中 按击鼠标左键三次可选中整个段落 两次选中词或词组 一些编辑技巧 快速选定对象的方法 对象1 对象2 对象3 对象4 特步 中国 有限公司IT中心第18页 文字的编辑 字体放大和缩小增加和减少缩进量尽可能用复制和格式刷文本中排列间隔不要用空格 而用tab键文本框对不齐怎么办 调整尺寸 标尺 文字格式 楷体 Arial插入项目符号项目符号与分级符号 格式 项目符号和编号 右键 项目符号和编号 按TAB键 把父级项目符号变成子级项目符号 演示部分演示内容演示内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容 特步 中国 有限公司IT中心第19页 插入图表 表格 对象 插入图表插入表格选择表格列数 行数可利用绘制表格工具编辑已经插入的表格插入对象 特步 中国 有限公司IT中心第20页 绘图 基本图形的绘制 工具 绘图 图形的旋转与翻转多个图形的叠放次序多个图形的对齐 调节组合图形插入图示 插入 图示 可方便插入例如组织架构图等几种常用图形基本流程图绘制 在下一节详细 对齐或分布 图示 特步 中国 有限公司IT中心第21页 使用配色方案设置统一的颜色 通过配色方案 我们可以将色彩单调的幻灯片重新修饰一番在 幻灯片设计 任务窗格中 点击其中的 配色方案 选项 展开内置的配色方案 选中一组应用了某个母版的幻灯片中任意一张 单击相应的配色方案 即可将该配色方案应用于此组幻灯片 原则 编辑配色方案时 改变某个项目配色时 尽量使用系统已经有的颜色 特步 中国 有限公司IT中心第22页 剪贴板的应用 系统允许用户存放24个复制或剪切的内容 编辑 Office剪贴板 粘贴 选择性粘贴 对象格式不一样时 操作完粘贴动作后出现标志 选择粘贴属性 特步 中国 有限公司IT中心第23页 多媒体应用 插入GIF 声音 视频文件自定义动画 建议 除非特别有必要 尽量少用动画效果 幻灯片的切换效果 整个PPT文件 最好只使用一种动画切换效果 特步 中国 有限公司IT中心第24页 设计交互式演示文稿 动作设置超链接链接到其他幻灯片链接到URL链接到电子邮件链接到其他文档 特步 中国 有限公司IT中心第25页 放映及文档设置 F5 首页开始播放Shift F5 当前页播放记号笔添加页面备注 视图 备注页 设置放映方式 幻灯片放映 设置放映方式 包含自动循环放映快速放映 显示 快捷方式 自定义放映 排练计时放映 放映中 灵活应用右键保存为其它格式文件 另存为PowerPoint放映文件 特步 中国 有限公司IT中心第26页 设置文档属性 工具 选项 如何保护我的文档 用户信息 文档安全 制作过程中设置自动保存页面设置 特步 中国 有限公司IT中心第27页 目录 第一部分 幻灯片制作 使用技巧 幻灯片的结构组成PowerPoint基础如何使用母版制作幻灯片幻灯片的排版相关工具推荐 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第28页 为什么要使用母版来制作幻灯片 可用来制作统一标志和背景的内容设置统一的标题和主要文字的格式 包括文本的字体 字号 颜色和阴影等特殊效果 也就是说母版是为所有幻灯片设置默认版式和格式 制作多张带有相同标志 徽章 公司等信息 的幻灯片 特步 中国 有限公司IT中心第29页 创建新的母版 打开母版编辑页面 特步 中国 有限公司IT中心第30页 编辑母板 插入新幻灯片母板插入新标题母板 设置标题页和副标题页的母板 特步 中国 有限公司IT中心第31页 在母板插入页眉页脚 页眉是指幻灯片文本内容上方的信息 页脚是指在幻灯片文本内容下方的信息 特步 中国 有限公司IT中心第32页 插入页眉页脚 我们可以利用页眉和页脚来为每张幻灯片添加日期 时间 编号和页码等 单击 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令 打开 页眉和页脚 对话框选中 日期和时间 复选框 如果你想让所加的日期与幻灯片放映的日期一致 就选中 自动更新 如果只想显示演示文稿完成日期 就选中 固定 并输入日期幻灯片编号可以对演示文稿进行编号 当删除或增加幻灯片页数时 编号会自动更新 如果第一页不想编号 就选中 标题幻灯片中不显示 页脚中可以添加想在每一张幻灯片中出现的文本信息 我们输入 特步 中国 有限公司IT中心 特步 中国 有限公司IT中心第33页 目录 第一部分 幻灯片制作 使用技巧 幻灯片的结构组成PowerPoint基础如何使用母版制作幻灯片幻灯片的排版相关工具 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第34页 使用 幻灯片版式 制作统一样式的PPT 使用系统自带的幻灯片版式 如右图 自定义幻灯片版式 应用所选和应用所有 特步 中国 有限公司IT中心第35页 幻灯片排版 文字排版设置行距字体对齐方式文本框的编辑 双击对象窗口 弹出编辑窗口 对象框的编辑绘图对象的编辑填充效果 特步 中国 有限公司IT中心第36页 目录 第一部分 幻灯片制作 使用技巧 幻灯片的结构组成PowerPoint基础如何使用母版制作幻灯片幻灯片的排版相关工具 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第37页 MindjetMindManagerPro 很好的结构草稿工具 特步 中国 有限公司IT中心第38页 Snagit 非常不错的截图工具 可录 编辑动态屏 静态屏 特步 中国 有限公司IT中心第39页 Visio 非常棒的图表制作工具 PPT很多常用到的图表可先在Visio中画好再插入到PPT 特步 中国 有限公司IT中心第40页 目录 第二部分 用图表说话 几种常见图表说明几种常见图表的制作 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第41页 几种常见的图表 饼形图 雷达图 百分比柱状图 簇形柱状图 百分比柱状图 特步 中国 有限公司IT中心第42页 几种常见的图表 鱼骨图 因果图 组织架构图 风险评估图 线形图 流程图 特步 中国 有限公司IT中心第43页 几种常见的图表 项目启动 调研 现状评估 知识梳理 知识管理规划 管理体系设计 3 8 6 12 5 甘特图 项目计划 特步 中国 有限公司IT中心第44页 图表的分类 概念类图表和数据类图表 饼形图 条形图 柱形图 线形图 散点图 表格 销售额 东部 中部 西部 总计 000 1 2 5 7 12 3 19 2 数据类图表 数值 地图 Gantt 流程图 概念 矩阵图 组织架构 概念类图表 地点 人员 时间 方式 C B A 时间 1月 12月 特步 中国 有限公司IT中心第45页 目录 第二部分 用图表说话 几种常见图表说明几种常见图表的制作 摘要 特步 中国 有限公司IT中心第46页 饼形图 饼形图饼形图用来直观地反映一个整体各组成部分之间的比例关系通过饼形图的使用可以分析各个组成部分对事件的影响多个饼形图可以显示变化 某报纸上海地区的读者年龄分析 今天 五年以前 郊区人口 城市人口 大量人口涌向郊区 特步 中国 有限公司IT中心第47页 饼形图的放大处理 饼形图当饼形图中的组成部分很多 较小的扇区无法仔细区分的时候 还可以选择饼形图中的复合饼图进行放大处理 ABC公司产品1市场销售分析 特步 中国 有限公司IT中心第48页 案例 饼形图 我国铜加工企业非国有经济比重增加较快 企业所有制结构有所变化 特步 中国 有限公司IT中心第49页 组织架构图的制作 特步 中国 有限公司IT中心第50页 流程图的制作 U8分销管理系统 特步 中国 有限公司IT中心第51页 甘特图 项目计划图的制作 实施准备 项