信息系统项目管理师_高项论文_论采购管理的重要性.doc

.论采购管理的重要性摘要在2013年，笔者有幸参与XX省电信运营商的“网络监控系统”建设项目，并担任项目经理一职。“网络监控系统”是XX省电信运营商为实现网络资源的科学管理和调度，提高服务水平而启动的一项全省集中的电信运维支撑信息化系统项目。笔者有着13年的IT软件行业经验和8年多的项目管理经验，在项目实施过程中，积极推动项目进展，加强各方沟通，科学地运用了信息系统项目采购管理的一般知识及其指导方法，有效地制定了项目采购计划并保障其顺利实施，降低了项目的成本，确保了项目质量，最终顺利完成该项目，并得到了用户的高度认可。下面，笔者结合自身的项目管理实践，详细讨论了项目管理中采购管理的重要性。正文XX省电信运营商为实现网络资源的科学管理和调度，提高服务水平，由省公司企业信息化部牵头建设“通信网监控系统”。经集团公司批准，该系统总投资8531万，其中软件部分3070万，硬件5461万，由本公司负责承建。该项目于2013年初启动，本人也有幸被任命为现场项目经理，全面主持该项目的管理工作。 该系统包含网络设备管理、网络监控、网络调度管理及网络分析四大功能模块。全省10多个本地网，经过试点上线、全省推广和系统试运行共一年的建设时间，在2014年3月顺利完成了系统终验。在支撑全省固网和移网业务快速开通、网络智能运维等方面发挥了重要作用，初步实现了全网资源数据电子化、运维管理信息化、业务开通流程化的管理目标。进一步提升了企业整体信息化管理水平和工作效率，得到了用户的高度认可。项目中涉及了大量的硬件和第三方软件的采购内容，我从实际应用出发，结合项目管理中的采购管理相关知识，并逐步探索各种技巧和方法，主要体现如下几个方面：第一， 项目采购管理的采购计划编制项目采购计划就是在项目管理中对项目采购工作进行详细分析和判断，分析某项活动是否需要采购，如何进行采购、采购什么内容，采购多少及何时进行采购的详细过程。根据之前已有的项目范围说明书、项目工作分解结构、项目管理计划以及各相关因素，利用自制或外购分析、专家判断等多种工具和技术进行分析，最终完成采购管理计划、自制外购决策，如果是外购则完成合同工作说明书等内容。在XX省的“通信网监控系统”建设项目中，根据用户需求，系统开发中需要使用动态表单来实现界面的灵活定制。项目组依据项目计划和WBS采用了转折点分析法进行自制或外购分析，保证项目进度和质量的前提下如果直接购买成熟的第三方动态表单产品的成本则远远低于投入自有研发人员进行开发的成本。所以，最终决定采用外购和固定价合同方式完成动态表单产品采购，并根据用户需求和项目要求订制了详细的合同工作说明书，合同工作说明书中明确了工作范围、交付进度、应用标准、验收标准及明确的需求描述等内容。第二， 项目采购管理的询价计划编制询价计划制定主要是描述征求意见书的大纲。是根据项目管理计划、采购管理计划、自制或外购决策结果以及合同工作说明书等信息，使用标准表格、专家判断等工具和技术完成采购文件、评估标准的编制，并修订合同工作说明书相关内容。采购文件的详细程度与复杂程度应该与采购事项的价值和风险相关。采购文档应当足够严谨以确保卖方反馈的一致性和可比性，但也要具有一定的灵活性，许任何卖方为满足相同的需求而提出的更好建议。实际采购管理过程中，通常依据买方的政策，向潜在的卖方发布采购邀请，以得到卖方的建议书或报价。邀请的方式包括在公共报纸、期刊、公共登记机关或因特网上进行公告。在XX省的“通信网监控系统”建设项目中，项目在动态表单产品的采购活动中，根据合同工作说明及项目采购计划等文件制定了详细地技术规范建议书和商务合同条款等招标文件。第三， 项目询价项目询价过程主要是指项目的招标过程，从投标商获取相应的技术方案及报价。采用招标人会议、刊登招标信息、制定合格卖方清单等技术和工具完成合格卖方清单、项目建议书和采购文件包。在询价组织过程可以采用多种方式进行，如与首选供商进行磋商，与几个潜在的供商进行磋商，刊登广告寻求感兴趣的供应商。在XX省的“通信网监控系统”建设项目中，项目在动态表单产品的采购活动中，采用了公网招标发布方式，有四家厂商购买了招标文件。在投标之前集中收集了应标厂家的问题，组织了招标会议对厂商问题进行了详细的答疑和澄清，最终4家厂商都根据招标要求递交了技术方案建议书和产品报价等投标文件，效果非常很好。第四， 项目采购供方选择在供方选择过程中需要根据项目管理计划、采购计划、评估标准、采购文件包、技术方案以及合格卖方清单等信息，采用加权系统、专家判断、技术书评估等工具和技术完成卖方的选择，并形成合同文件和合同管理计划等内容。在XX省的“通信网监控系统”建设项目中，动态表单产品的招投标环节中对4个厂家的投标文件进行了逐一详细评审和评比。最后从价格、技术、实施进度、产品质量和后续维护支撑能力几个方面加权考评，确定了AAA公司为此产品的供应商，并发布了AAA公司中标通知。同时，制定了详细地合同文件，在中标后的第二周完成了合同谈判和签订。整个招投标过程严格按照项目计划和采购计划执行，高度重视采购风险，采取了有效的措施，提升了整个采购质量，为后续项目质量和进度提供了很好的基础。第五， 合同管理合同管理是确定卖方的实施能够满足合同的需求。主要是根据供应商、合同、合同管理计划、绩效报告、变更请求、工作绩效信息等内容，采取合同变更控制、绩效审核、检验和审计等工具技术完成合同文件执行的控制过程。很多项目管理忽略了合同中的问题，往往导致更严重的问题发生。在XX省的“通信网监控系统”建设项目的动态表单产品采购中，合同管理主要是完成针对采购内容的变更控制，由项目经理组织变更影响分析和相关评审。然而，在真个过程中项目组在变更管理上做的还有不足。先期，由于开发任务重时间紧，往往没有对所有的变更以书面形式记录在案，部分变更是通过临时会议和电话沟通解决，导致后来双方在变更认识上没有达成一致，在动态表单接口能力实现上严重偏离用户需求。后来项目组及时分析了管理问题，并纠正了相关变更控制方法，对所有变更进行影响分析后，都记录在案并通知所有干系人。从而统一了大家的思想，提高了项目研发进度。对已经延误的工作进行分析，发现有对整个项目工期的影响后，及时追加资源提高开发进度，最终保证了整个项目的进度完成。第六， 合同收尾合同收尾包括产品验证和合同管理的收尾。主要是根据采购计划、合同管理计划、合同文件以及合同收尾程序，使用采购审计和合同档案管理系统两种工具和技术完成双方合同收尾病更新组织过程资产。在XX省的“通信网监控系统”建设项目的动态表单产品采购中，按照合同要求AAA在规定的项目时间要求下，提供给项目组一套质量达标的动态表单产品。项目组也对此产品的采购过程进行了总结分析，并召开项目会议分享了采购经验。总结项目整个采购工作历程，结合笔者自身经验，笔者认为项目采购的关键主要包含如下几个方面：1、 利用科学合理方法进行自制或外购分析。2、 做好采购产品选型的技术论证，要求项目团队的项目经理和技术骨干可以充分参与。3、 做好所有干系人的沟通工