鼎源公司财务报销办法.doc

鼎源投资有限公司财务报销管理办法一、目的为了加强财务管理，严格执行财务制度，结合公司的具体实际情况，特制定本报销办法。二、原则合理、合法、真实、有效。三、日常费用报销办法1、计划：公司各项支出按谁受益谁承担的报销原则，必须事先提出计划，根据报销程序及相关规定，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。2、 票据：费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章，经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，不符合规定的票据，不得作为财务报销凭证。对不符合规定要求的原始凭证如发票涂改、假发票、以及未盖有财政监制章的收据、数字不清、印章不符合规定、金额大小写不符、购物票据无验收人、未经领导签字等等，财务人员有权拒绝办理。3、 报销单报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。4、 报销程序：经办人 部门负责人审核 财务部审核 总经理或董事长审批 财务部结算。5、过程管理：严格控制办公用品用具的购置标准，办公用品用具的购置实行先申报（规格、型号、价格、数量）后报销制度。由各部门根据需要，编制计划报办公室审核汇总，按审批权限批准后，由办公室按计划统一购买，管理部门应建立领用台帐，对重要的办公用具用品实行专人管理、专人使用，确保其使用年限，对损坏丢失的要按责任大小比例或全价赔偿。对纳入固定资产管理的办公用设备(如计算机、照相机、摄像机、测量仪器等)须先向公司专题书面报告，经公司领导同意后方可购买。物品采购报销须有验收人验货、采购或经办人签字完备审批手续后办理报销。6、审批：各部门在开支业务招待费之前，需事先经公司总经理、董事长批准，否则，财务部不予报销。四、差旅费报销办法1、为了保证出差人员工作与生活的需要，按照合情合理、勤俭节约的原则，制定本办法。2、 出差住宿费和交通费实行限额控制办法，特殊情况经公司董事长、总经理批准后方能实报实销。（1）市内交通费按实报销，伙食补助费实行包干的办法，个人不得另报餐费。（2）住宿费凭住宿发票，在规定标准范围内按实际住宿天数计算报销，超出标准部份自理。（3）交通费用凭票报销，公司员工一般情况乘坐火车或汽车，根据实际情况如果要乘坐飞机需要公司总经理或董事长批示3、 差旅费报销的其他规定（1）随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。（2）出差人员到达目的地至住地往返可乘出租车，凭票据按实报销。（3）自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不报销交通费。（4）趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不报销出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。（5）凡因公出差支付的电话、电报费均予报销。（6）凡属董事长、总经理指定陪客前往外地考察参观者，其各项开支不受上述规定限制，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面已享受公费者，均不再享受住宿及途中补助。（7）凡被外单位或个人邀请外地考察参观，或业务跟单的人员，其食宿费已由对方负担的，均不再享受包干费或补助费。（8）实行差旅费制度后，各部门人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过原计划天数的费用，需经总经理、董事长批准，否则，财务部不报销。（9）外单位人员为我公司临时办事，其费用开支，经公司董事长、总经理批准可实报实销。五、其他有关规定1、 公司财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务按财务报销原则及本办法的具体规定进行审核，若违反相应规定一律不予报销。任何人不得打击报复。2、 未尽事宜，由公司董事长、总经理授权总公司财务部另行制定，解释权在总公司财务部。 附：（1）差旅费报销标准（2）填写费用报销单注意事项及报销流程 （二）填写费用报销单注意事项及报销流程 一、填写费用报销单注意事项1、发票按类别归类。 类别有：A、交通费（包括公共汽车票、出租车票、地铁票、火车票、飞机票、机场建设费等）写“交通费”。 B、业务费（如饮食、娱乐服务费票）写“餐饮费”。 C、住宿费写“住宿费”。 D、出差补助写“出差补贴” 。E、通讯费（包括手机费、无线上网费等）写“电话费”。F、邮寄费（包括购信封、邮票、寄快递等）写 “邮费”。G、房租、水电费写“房租、水电费”。 H、办公用品费（包括购传真纸、笔、复写纸、费用报销单类单据、胶水、文件夹、记事本、计算器、印名片费等）写“购办公用品”。I、汽油费写“汽油费用”。J、过路费写“过路费用”。K、停车费写“停车费用”。L、洗车费写“洗车费用”。I、其他（如购商品、礼品等）写“其他”。(注：以上均表示填写“费用报销单”的“报销项目”栏，“摘要”栏根据报销项目详实、具体的反映报销内容；交通费用和餐饮费用如是多次发生累计报销，需按发生时间附上明细；摘要栏按细分到最末类别填列，报销单填写的内容要与票据的内容相一致。) 2、填写粘贴单各要素，单据发票的总张数，不包括粘贴单；补贴按个人标准补助金额填写；粘贴票据要注意按归好的类别在“报销单据粘贴单”上由右向左一张一张用胶水（忌用订书针装钉）依次整齐有序粘贴，金额相同的粘贴在一起，票面小的单据可在一张粘贴单上粘贴两行或三行；粘贴好后的票据不超出粘贴单边沿并具有层次感，手感平整。 3、“费用报销单”各要素要填写完整，如报销部门行政部，日期和单据及附件共 页，“单据及附件”指的是发票票据共有多少张，不包括“费用报销单”和“报销单据粘贴单”的页数。 4、准确填写各报销金额和合计金额的大小写。 5、费用报销冲销借款的，要填写“原借款”和“应退（补）款”的金额。6、填写报销人。 “费用报销单”按上述要求准确无误地填写完毕，再交与财务审核。 二、费用报销程序如下图会计审核签字部门经理审查签字报销人员填写报销单董事长（或总经理）审批签署意见财务部负责人审核签字将签审完备的报销单交财务部结算 三、费用报销单填制样本：费 用 报 销 单报销部门： 行政部 2007 年 9 月 17 日 单据及附件共 8 页 报 销 项 目摘 要金 额备注十万千百十元角分办公费用购文件夹、笔记本、茶叶等15600交通费用到*地出租车或公交车费48000住宿费用在*地*号*号住宿费80000领导审批汽油费用AXP196汽油消耗费用50000餐饮费用*号*号午