文件编码管理规定.doc

文件编码管理规定第一章 目的为加强对公司文件的管理，确保公司文件系统化、规范化、标准化，特制定本规定。第二章 适用范围本规定适用于公司各部门所有文件的编写及管理规范。第三章 职责第一条 管理部负责公司文件的统一编码和归口管理。第二条 各部门根据职责范围编写相关项目文件后由管理部审核，最终交项目总指挥审批。第四章 文件编码原则第一条 编写目的明确、针对性强。第二条 职责界定和划分清晰、工作程序的设计合理规范、各类要求应与公司实际情况相一致。第三条 格式应统一，语言简练、文字表达清楚、准确，内容应具有可操作性，尽量做到量化。第五章 文件编写基本构成及编排、书写格式文件基本构成包括：标题部分、正文部分、审批栏三部分。第一条 标题部分包括标题(公司文件/标准）、文件名、文件编号、发放日期、页数、版次等内容。处在首页最上部居中位置，占据页面六分之一的版面。各文件编写时直接套用，增加填写内容即可。第二条 正文部分以章节纲要和条款式为主要格式，可包括文件名称、编写目的、适用范围、引用文件、工作职责、工作程序、附则、附录（质量记录）及相关支持性文件等。（一）章节纲要式第章为段落纲要，起题引和内容概括作用。第条为章节的详细叙述，对题引内容进行进一步说明汇总。当条数仍不能完全表达，需对内容分别叙述，可以先采用序号：（一）（二）（三），再采用：（1）（2）（3）。附录部分如有多项，采用1、2、3方式进行叙述。（二）条款式一、二、三大条款，正文的段落纲要，是对某几段文字的概述和总结，是区别内容和段落分节的重要标志，起标题引领性作用。1、2、3 小条款，对大条款内容的分段叙述、详细说明，若此项条款仍不能完全表达，可以采用序号：（1）（2）（3）,再采用。第三条 审批栏此处为文件结尾部分，处于末页最底部，占据页面六分之一版面。以文本框方式进行设计，上部设置一条横线，下面内容包括：编制、审核、审批、发放号，要求文件编写完成后由相关人员手工填写，发放号采用打码方式。第四条 书写格式及字体、字号（一）文件幅面一律采用A4标准规格纸张编写、印刷。（二）标题采用分为固定内容和填写内容，固定内容为黑体五号，填写内容为宋体五号，段落行距为最小值（12磅）。（三）正文部分：文件名称采用黑体二号加粗，居中位置；章节及大条款采用仿宋字体四号，加粗，居中位置。文件正文采用仿宋字体小四号。（四）审批栏均采用黑体五号。（五）每页正文页边距：上部2.54厘米；下部2.54厘米；左边2.6厘米；右边2.3厘米。页眉页脚均设置为1厘米，每页48行，跨度14.5磅，段落行距固定为22磅。（六）设置页码为阿拉伯数字五号字体，居于页面下方正中位置。第六章 文件编号说明根据公司实际情况，借鉴ISO9000中的要求，公司文件目前只采用第三层次文件和第四层次文件，具体层次划分可参见本部质量手册中的说明。第一条 第三层次文件：管理标准、技术标准和作业文件，其标识方法为：汉语拼音简写。C -表示第三层次文件。 -表示文件类别，01-管理标准；02-技术标准；03-作业文件。-表示文件编号，按文件出现的先后顺序编号。第二条 第四层次文件：质量记录。质量记录的控制借鉴老区经验，根据ISO9000：2008版标准的要求，将所有公司有关文件中的记录收纳其中。质量记录的编号具有唯一性，即无论在公司任何部门任何时间使用，只有唯一一个编号与其对应。各部应建立本部门的质量记录控制清单，并将所涉及到的质量记录表格及清单上报管理部备案。标识方法为：汉语拼音简写。D -表示第四层次文件。 -表示部门代