竣工资料整理档案管理办法.doc

绣源河综合治理工程档案管理办法第一条 立卷要求归档文件材料要真实可信，准确完整，书写工整，字迹、线条清楚，表格规范统一。不允许用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等等不易长久保存的书写工具书写，不允许用修正液修正，凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸），应复印保存。归档文件中所需签字、评语、日期、桩号等栏目，不允许空缺。文字材料、表格均应打印，文件材料中字形一般采用3#或小3#仿宋GB2312字体，标题采用3#加粗字体；表格中字号根据表格大小适当调整，但内容、标题字号要求相对统一。第二条 案卷组成案卷应由案卷封面（牛皮纸卷皮）、借卷守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。（一）案卷封面（卷皮）由下列项目组成（1）案卷题名，应包括工程建设项目的名称、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容；（2）编制单位，是指案卷形成单位；（3）编制日期，是指案卷形成日期；（4）保管期限，填写其划定的保管期限；（5）密级，依据保密规定填写；（6）档号，填写档案分类号和案卷顺序号。案卷封面内容应调整好格式直接打印在卷皮上。（二）每卷附“借卷守则”，借卷守则不编入页码。（三）卷内文件目录排列在卷内文件材料的首页之前、借卷守则之后，由下列项目组成：（1）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；（2）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号； （3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；（4）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；（5）日期，是指文件材料的形成日期；（6）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。卷内文件每卷有书写内容的页面均应单独编号，页号从“1”开始，用铅笔标注，借卷守则及卷内文件目录不编入页码。页号编写位置：双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，图样页号编写在标题栏外。已装订成册，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其它文件材料组成一卷的，将该册文件排列在其它文件材料之后，并将其作为一份文件在卷内文件目录页次中填写册数，不需重新编号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（四）备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容包括立卷说明、立卷人、审核人、立卷日期。立卷说明应标明卷内文件材料的页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。第三条案卷装订要求案卷采用三孔一线方法装订或胶装，在左侧保留1厘米的装订宽度，装订时应去掉文件中所有的金属物，避免锈蚀。孔距8厘米（卷皮上标有装订位置），靠装订边和下边取齐。装订线一律采用专用打蜡线，用双线装订。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订，但每份需加盖档号章，档号章内容包括该图纸所在档号和序号。已印刷成册的文件可单独成卷（由易锈蚀的金属物装订除外），不需重新装订，编写档号后放入档案盒内。为方便保管和查阅利用为原则，将每卷文件材料控制在24cm左右，但不同项目、不同内容的文件材料不可装订在一起。文件数量过多或案卷过厚的可以分订数卷，每卷档号应独立编写，案卷题名需标明卷内文件具体内容与分订卷加以区分，卷内文件目录填写相应的文件详细内容。第四条 案卷的系统化排列、编号与装盒（一）案卷的系统化排列案卷组卷装订成册后，依次进行排列，管理档案在前，工程档案在后。（二）案卷编号（1）档号的编制XYHXXXXYY(ZZ)MM-nXXXX：公司名称，如山东高速咨询：SGZXYY:工程名称，如桥梁：QL(ZZ)合同段，如第一合同：（01）MM-n:参照分项资料目录，详细见附近： （三）案卷装盒养护档案案卷目录编制完成后，还必须将案卷装入卷盒保管，并按要求填写卷盒封面和脊背。填写卷盒封面和盒脊内容时，打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。档案盒规格采用国家标准，厚度分为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。原则应一盒一卷，档案盒厚度要与案卷厚度相对应。也可一盒多卷，但不同类别的案卷不得装入同一盒内。案卷封面、卷脊、借卷守则、卷内目录、卷内备考表等格式、字体、字号见本办法附件1。附 则附件：案卷封面、卷脊、卷内目录、卷内备考表分项资料目录（河道