办公事务管理.doc

办公事务管理一、办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责四、办公用品订购审批单五、办公用品台账六、报废物品清单七、办公用品领用表八、办公设备登记表九、办公文书会签单1文件会签单2行文单3目录表十、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表十一、文书档案借阅审批表十二、办公用品管理流程1办公用品购买流程办公用品领用流程十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十四、文书档案管理流程发文管理流程2收文管理流程3档案归档流程4档案借阅归还流程5档案销毁流程十五、往来信件管理流程十六、公司印章管理流程1制刻申请流程2使用流程十七、公司证照管理流程一、办公事务主管岗位职责职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事务专员岗位职责职责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作三、行政办公秘书岗位职责职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作四、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日五、办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：六、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：七、办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：八、办公设备登记表 年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人九、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。对外行文单编号：日 期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总 经 理备 注发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细帐页备注十、印章使用登记表印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注十一、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日十二、办公用品管理流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政部办公用品领用流程相关部门行政部结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是十三、办公设备购买流程采购人员行政总监行政部相关部门办公设备购买审批流程审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公设备询价流程行政总监 否 是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监办公设备采购流程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档十四、文书档案管理流程发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否2收文管理流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束4档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档十五、往来信件管理流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复 是否是开始来信结束十六、公司印章管理流程相关部门行政总监行政部印章制刻申请流程主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2印章使用流程相关部门行政部