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机关事务文书的写作目 录第一节 机关事务文书概述 2第二节 计划 7第三节 总结 14第四节 调查报告 26第五节 述职报告 40机关事务文书的写作第一节 机关事务文书概述一、 机关事务文书的概念与类别（一）机关事务文书的概念机关事务文书是指党政机关、社会团体、企事业单位在日常工作中为了行公务、办公事、述公职而写作的具有事务性、实用性和惯用体式的各种文书。机关事务文书和行政公文一样，同属于广义的公务文书的范畴，是应用文章的一个大类。它是各机关单位依据相关的法律规定、方针政策或工作需要进行公共管理，处理日常事务，履行职责、做好服务，推动公共事业发展，实现工作目标的重要工具。机关事务文书在日常公务活动中应用十分广泛，可以用它制定计划，部署、指导工作，总结经验教训，报告调查研究结果；也可用来建立规章制度，规定组织纪律，规范人员行为，宣传、动员群众，统一人们的认识，优化工作、生活秩序；也可用来表示态度，申明要求，告白事体，传递信息，加强沟通，协调关系；还可用以汇报、记载工作情况，留存备考，或是用作礼仪应酬，促进和谐，提高社会文明水平，等等。总之，它在公共事务中有着不可缺少的重要作用。（二）机关事务文书的种类机关事务文书种类繁多，概括起来可分为下列九类，每一类中又有若干文种。1、计划类文书：安排、打算、要点、纲要、设想、意见、计划、规划、方案、预案等；2、总结报告类文书：总结、调查报告、工作汇报、述职报告、建议、可行性论证报告、研究报告等；3、会议常用文书：开幕词、闭幕词、会议报告、讲话稿等；4、简报记录性文书：简报、会议纪录、大事记、备忘录、工作日志等；5、规章准则类文书：章程、条例、规定、办法、制度、通则、规则、准则、细则、守则、规程（程序）、须知等；6、合约类文书：公约、合约、契约、合同、协议书、意向书、议定书等；7、告白类文书：声明、启事、布告、文告、事务性通知等；8、书证、表白和书信类文书：证书、证词、证明信、介绍信、志愿书、申请书、邀请书（信）、感谢信、慰问信（电）、倡议书、建议书、挑战书、应战书、请愿书、抗议书、答辩书、申诉书、检讨书、保证书等；9、礼仪类文书：请柬、聘书、欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、贺词（贺信、贺电）、祝词、讣告、悼词、唁函（电）等。二、机关事务文书的特点（一）以法定组织或组织代表者的名义制发机关事务文书大都要以依法成立、合法存在的机关单位或社会团体的名义制发，只有个别文书（如述职报告）才以责任者的名义行文。这一点同行政公文是相类似的。但机关事务文书与行政公文相比较，二者又有一些差别，行政公文必须是具有行文资格的单位才能制发，如临时性机构、行政机关的内设机构、行政机关的派出机构、受行政机关委托执法的机构，都不能制发规范的行政公文。而事务文书的制发则没有那么严格的限制，只要是一个合法存在的机关、部门、企事业单位或社会团体都可以在自己的职责范围内行文。也就是说，机关事务文书既可以以法定的机关、团体的名义制发，也可以以机关、团体的某个部门的名义制发，还可以以机关、团体或某一组织的领导人、代表者的名义发表，可见它的制发要求和行文规则不像行政公文那么严格，但是总地看来，机关事务文书的制发也是一种组织行为，而不是个人行为。（二）要按一定的程序发布 机关事务文书同行政公文一样，也要按照一定的文书处理程序发布，它的草拟、修改、发布也是严肃、认真的。尤其是制作重要的事务文书，领导人常常要进行反复地讨论与修改，有时还需要进行深入地调查研究，或者广泛听取群众的意见。重要的事务文书在正式发布时都要经领导审阅签发，或者审阅后口头表示同意，并将文书正本归档保存。在一般情况下，事务文书的发布是不用行政公文的规范格式的，而是按照约定俗成的文体格式排印出来，由机关单位、团体组织的领导或代表在一定会议上宣读，也可在一定场合张贴出来，或者通过计算机互联网发布出来，还可用信函的形式发送给收件人。可见，机关事务文书的发布形式是比较灵活的，而不像行政公文那样严格。 但是需要注意，发布行政法规类的事务文书（如条例、规定、办法、细则等）却有特殊要求。国务院办公厅于1988年5月31日发出的关于改进行政法规发布工作的通知指出，为了提高行政法规的权威性，使行政法规能够及时为社会和公众知晓，便于国家机关、社会团体、企事业单位及全体公民执行和遵守，国务院决定改变用文件形式发布行政法规的办法。通知规定，“国务院发布行政法规，由国务院总理签署发布令；经国务院批准，部门（含部、委、行、署、直属机构、国家局）发布行政法规，由部门主要领导人签署发布令。”从此以后，国务院及其各部门发布行政法规都是用发布令的形式发布的。基层行政机关、企事业单位、社会团体发布规章准则类的事务文书，不能使用发布令这种形式，为了引起大家的重视，便于相关组织和人员遵守和执行，可采用发布通知的形式发出，即用规范的行政公文格式发布一个通知，说明制定了一个什么规章准则类的文书，现予以公布，要求相关组织或人员遵照执行。再把制定好的规章、制度、准则等文书附在通知的后边即可。发布重要的计划、规划等事务文书，也可以这样做。（三）表达制发单位的意图和态度机关事务文书的发布，都反映了制发单位的意图，一经正式发出，便产生相应的效果，有的还具有强制性、约束力，要在实践中付诸实施，相关组织和人员应当切实执行，必要时还需对执行情况进行认真检查。例如规章制度、计划、规划等，都是要认真执行的。有些事务文书（如礼仪类文书）虽然不具有强制性、约束力，却也反映了制发单位的意图或态度，具有一定的公信力。（四）机关事务文书都有一定的惯用体式机关事务文书有许多种类，不同的文种都有一定的惯用体式，这是在长期的使用过程中约定俗成的文体形式，是同各种文体的内容、特征、功用相适应的，因此在写作时应当按照各种文书的特定体式来写。约定俗成的文体形式不是僵死的，会随着时代的发展而变化，但它一经形成，又有一定的稳定性，不能任意改变。所以，树立起明确的文体意识是必要的。三、事务文书与行政公文的主要区别事务文书与行政公文都属于广义的公务文书，二者既有相同、相近之处，又有一定区别。 （一）没有行政公文那样的完备、统一的规范格式我们在前一章讲过行政公文的规范格式，那是在制作行政公文时必须遵守的。事务文书只要求按照各种文书的惯用体式来写作，而没有规定统一的规范格式。也就是说，除了发布行政法规类的文书有特殊的要求以外，一般事务文书的发布都不采用行政公文那样的“红头文件”的形式，发布形式比较灵活。（二）事务文书的行文规则和处理程序不像行政公文那样严格国家行政机关公文处理办法（国发200023号）对行政公文的行文规则、发文与收文的办理程序做出了明确规定，行政公文的制作和发文、收文的办理都要严格遵守这些规定。机关事务文书的制发虽然也是严肃的，但行文规则和处理程序却不像行政公文那样严格，行文方向较为灵活，处理程序也可简化。（三）一般的事务文书不具有行政公文那样的强制性和约束力行政法规、规章制度、准则、合同、契约、计划、规划类的事务文书是具有强制性和约束力的，相关组织和人员都要认真遵守和执行，但是多数事务文书是为处理机关日常事务而发的，一般说来不具有强制性和约束力。（四）表现手法不尽相同行政公文的表达方式以说明为主，兼用叙述和议论，不用抒情、描写、渲染、夸张等手法。事务文书也是以说明为主，兼用叙述和议论，但有些事务文书（如书信类和礼仪类的一些文书）却可以根据情况适当地运用抒情、描写等手法，感情色彩较浓，语言较为生动、活泼，具有一定的感染力。以上所讲的四点区别是相对的，不要做绝对化地理解，在实践中要具体问题具体对待。第二节 计划 一、计划的含义和种类计划是对未来一定时期内的工作、生产、学习等预定任务拟定实现目标、具体内容、实施步骤、保证措施及完成期限的一种应用性文章。简单地说，计划就是对未来工作的具体内容和实施步骤预先所作的部署和安排。“计划”是一个通用的名称，我们在工作中常见的“安排”、“打算”、“设想”、“意见”、“要点”、“纲要”、“规划”、“方案”、“预案”等，都是对未来所要进行的某项工作或活动预先做出的筹划、部署和安排，因而都属于计划的范畴。由于内容的轻重、详略不同，以及层次高低和时限长短的差别，于是就有了以上各种不同的名称。大体说来，适用时间较短，范围较小，内容具体，并偏重于工作步骤和方法的小型计划，称为安排；那些初步的、粗线条的、不太成熟、有待进一步完善的非正式计划，叫做打算；设想也是初步的、有待进一步细化、却又具有创新性的计划；意见是原则性较强、内容比较完整的计划；要点只是提纲挈领式地列出工作任务中的主要方面和主要要求；纲要与规划相近，是一种适用时间较长、范围较广、规模较大、内容比较概括而具有前瞻性的计划；规划是带有综合性、全局性、方向性和长远性的大型计划，其内容全面但比较概括，要展示出总体目标与发展远景；方案则是在对某一较大项目的决策过程中提出的单一性工作计划，它的专业性较强，内容要求周密、具体，从目的要求、完成指标、任务分工到实施的方法、步骤，以及保障措施等都要做出的全面部署与安排；预案同方案相近，是对可能发生的突发事件、事故或灾害作出及时应对的一种针对性很强的预防性计划。古人云：“凡事预则立，不预则废。”（礼记中庸）在我们的实际工作中，为了完成某项任务或是进行某种活动，预先做好谋划、运筹，制定出一个周密的、切实可行的计划，是非常重要的。有了好的计划，就可使今后的行动有所遵循，就能取得工作的主动权，有准备地去克服遇到的困难，从而避免盲目性、被动性，以保证任务的顺利完成。从现代管理学的角度来看，决策、计划、组织和控制，是管理活动的四个主要环节，计划是其中不可缺少的一环。就某一项具体的管理活动来说，一般总是先作出决策，再制定计划，继而组织实施，并要协调、控制整个过程。计划居于其中，它既是决策的具体化，同时又是组织实施和进行控制的依据。可见，计划在现代科学管理活动中有着特别重要的意义。各党政机关、企事业单位、社会团体，都需要制定各种计划，并根据一定的计划开展工作，因而掌握计划的写作是我们应当具备的素质和能力。计划的种类很多，按照不同的标准划分，可分为下列几种： 1、按内容划分，有综合计划、专题计划。专题计划又可分为工作计划、生产计划、建设计划、新产品研制计划、财务计划、教学计划、学习计划、科研计划等。2、按制订主体划分，有国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、科室计划、班组计划等。3、按时间划分，有长期规划（如十年远景规划）、中期计划（如五年计划）、短期计划（如年度计划、季度计划、月份计划）等。4、按效力划分，有指令性计划和指导性计划等。5、按性质划分，有计划、安排、打算、设想、意见、要点、纲要、规划、方案、预案等。二、制订计划的基本要求（一） 要贯彻落实科学发展观 制定计划的目的，是为了更好地完成各项工作任务，推动各项事业的发展，这就需要做好调查研究，全面掌握各种情况，根据客观实际和事物的发展规律，科学地提出任务指标、发展方向；要正确分析有利条件和不利因素，采取有效措施，克服面临的困难，以保证工作目标的实现。要正确处理客观与主观、物质与精神、当前与长远、局部与整体等各方面的关系，处理好经济社会发展与保护环境的关系，使计划符合协调发展与可持续发展的要求，符合节约、创新的要求。（二）坚持实事求是，留有余地的原则 制定计划一定要从实际出发，要有实事求是的科学态度，既要积极进取，勇于克服困难，注意充分发挥群体的智慧和力量，善于开拓创新，力争做出好的成绩，又要脚踏实地，求真务实，使计划建立在切实可行的基础上。那种脱离实际，一味追求高指标、高速度、浮夸、冒进的计划，只会给事业造成损害，而不可能取得好的结果。制定计划还应当留有余地，不可把目标定得过高、过死，这是因为事情是在不断变化的，在今后的工作中会出现一些难以预料的新情况、新问题，因此，在计划的实施过程中，需要根据新的情况和问题进行修改、补充或调整，使其不断完善。如果不留余地，就可能造成被动，计划就会落空。（三）要善于听取各种意见 在制定计划的过程中，应当充分重视吸取以往工作的经验、教训，广泛征求大家的意见，要尽量让更多的群众参与讨论，集思广益，认真修改，以保证计划的前瞻性、合理性、可行性。有些重要的计划，还需要请有关专家进行研究，对其科学性、可行性进行论证。（四）要突出重点，明确、具体 所谓突出重点，是指计划的内容要根据各时期工作任务的主次、缓急进行合理的安排，突出中心任务，集中力量解决主要问题，保证做好重点工作，并以此带动其他工作。所谓明确、具体，是指制定计划的指导思想、目的要求、各项任务及指标、完成期限、保障措施、办法、步骤、责任分工等，都要写得明确、具体，而不能含糊不清，这样，计划才便于执行和检查。三、计划的结构和写法从写作形式上来看，计划有条文式、表格式、条文表格结合式三种格式。不论采用哪种格式，一份完整的计划一般都要由标题、前言、主体、结尾几个部分组成。（一）标题 计划标题一般由单位名称、实施期限、内容和文种构成。例如，公司20082010年新产品研制计划。计划标题的拟写是可以根据具体情况灵活掌握的，如深圳国家创新型城市建设规划，在标题下方注明（20082015年），就把实施期限放到了后边。还可以采用正副标题相结合的形式，如开展技术革新，降低污水排放公司2008年治污达标方案。（二）正文 计划的正文一般由前言、主体、结尾三部分构成。前言是计划的开头，要简明扼要地说明制定计划的指导思想、目的要求，也可说明制定计划的理论依据或实际需要，指出制定计划的必要性、重要性，以及完成的可能性等等。以上内容不必面面俱到，可根据具体情况酌情取舍。最后常用“为此特制定本计划”或“特制定计划如下”等惯用语，以便过渡到主体部分。主体是计划的主要内容，是全篇的重点，要写得全面、明确、具体。不论是哪一种计划，在主体部分都要注意写明下列三个“要点”：目标、措施和步骤。目标就是“做什么”，这是计划的努力方向，是计划所要完成的各项任务，以及所要达到的各项指标，今后要做哪些事情，在数量和质量上有何要求，都要一一表述清楚；措施就是“怎么做”，这是执行计划时所采取的措施和办法，是实现计划的保证，对责任的分工、人力、物力、财力的安排等要写得切实可行；步骤就是“何时完成”，这是对计划进度的具体安排，是实现计划的工作程序和时间分配，要安排得科学、紧凑，符合实际。因为这一部分内容较多，写作时要思路清晰，条理分明。在结构安排上主要有三种形式：一是分部式，即把计划的整个内容分为做什么、怎么做、何时完成三个部分，分别进行表述；二是分项式，即把计划的内容按不同性质进行归类，把同一性质的工作归纳在一起成为一项（一类），逐项表明做什么、怎么做、何时完成；三是阶段式，即按工作程序或时间顺序划分为几个阶段，一个阶段、一个阶段地说明做什么、怎么做、何时完成。结尾的写法多种多样，有的着重指出计划的重点和实施过程中的关键问题，以利分清主次，抓好重点工作。有的分析完成计划的有利条件与不利因素，指出在执行计划时需要注意的事项，提出希望，发出号召，激励信心，扬长避短，努力完成计划任务。也有的对计划中某些需要说明的问题在结尾中加以说明和解释。结尾要写得精炼、简短，不可拖泥带水。此外，有些与计划有关的材料，如果在正文中不能一一表述，必要时可以在计划的后边列出附件（包括文字说明、附表或附图）。例如，对计划的有关内容所做的解释或说明；财务计划、生产计划的许多数字和指标；科研计划的研究项目、成果类别、完成期限、项目承担者等，都可以作为附件附在计划的后面。这些附件（文字说明、附表、附图）也是计划的重要组成部分。以上所讲的是条文式计划的写法。表格式计划，其主体部分是用表格的形式表现的。条文表格结合式计划，其主体部分既有条文表述，又配以相应的表格。它们的形式虽然不同，但其内容的三个要点（做什么、怎么做、何时完成）都应当表达清楚。第三节 总结一、 总结及其种类总结是对本单位前一阶段的工作、生产、学习或其他实践活动进行全面、系统的回顾、检查、分析研究和评估而写作的应用性文章。通过总结，找出经验或教训，引出规律性的认识，以指导今后的实践活动。总结和计划有着密切的联系。计划是对未来工作的谋划、设想和安排，而总结则是对以往工作的回顾和分析，也是对计划执行情况与结果的检查、分析和评价。计划是总结的依据，总结是对计划的检验，同时又为下一阶段的计划提供了前提条件和宝贵经验。所以，在制定计划时，要参考前面的相关总结，在进行总结时要回顾前面的计划。二者就是这样互相制约、相辅相成而又相互促进的。总结的种类也比较多，因分类的角度和标准不同，其种类也不相同。如果按内容划分，有工作总结、生产总结、学习总结、思想总结等；若按时间划分，有年度总结、季度总结、月份总结等；若按范围和总结单位来分，有国家的、地区的、各个机关、部门、团体、组织的总结等。虽然总结的种类繁多，但归纳起来不外全面总结和专题总结两大类。全面总结是一种综合性的总结，其内容较为详细，涉及面广，时间跨度较长，要全面地总结出本地区、本单位、本部门或一个组织、一个团体在一定时期内的整个工作情况，既要总结成绩和经验，又要找出差距或教训，有的还简要提出今后的打算。写作时要注意点面结合，如实反映工作的全貌，又要注意重点突出，详略得当，主次分明。专题总结是就某一方面的工作、某项重大活动或某一重要问题所做的专门总结，内容比较单一、集中，具体、深入，有较强的针对性。多数专题性总结的内容，都以表述成绩和经验为主，对缺点、问题只做简略地交代或省略不提。要避免面面俱到，泛泛而谈。二、 总结的结构和写法（一） 标题总结的标题应当明确、具体、朴实、简短，直接表现出总结的中心内容，其常见形式有以下三种：1、标出单位名称、工作期限、总结内容和文种。例如，公司2008年工作总结；学院2008年教学工作总结。这种写法也可以省略单位名称或期限。这类标题朴实无华，简捷明了，拟写容易，常被人们采用。缺点是缺乏创造性和新鲜感。2、标题概括出总结的主旨。例如，以人为本 提高企业管理水平。这类标题能反映出总结的中心思想，也比较明确、简练，但是没有标明单位名称、工作期限和文种。3、正副标题式。这种写法是以上两种写法的结合，正标题标出总结的主旨，副标题加以补充说明。这种标题兼有上述两种标题的优点。例如，创造辉煌，攀登高峰改革开放二十年中国电影回顾，团结奋斗，开拓进取，建设现代化的广告公司中国广告联合总公司十年工作总结。（二）正文总结的正文一般包括下列内容：1、基本情况回顾 就是在总结的开头，简明扼要地表述工作的基本情况，包括介绍背景、说明主要的工作、效果及收获，即概括地交代在什么情况下，按照计划做了什么工作，成效怎样，有何主要收获等，先给人一个总的印象。2、成绩、做法、经验和体会 这是总结的主体部分，要比较详细、深入地分析主要的工作情况和进程，以及所取得的成绩。就是要用典型事例具体说明，在哪些方面取得了什么成绩，这些成绩又是如何取得的，比如，在工作中曾经遇到过什么困难，领导和员工是怎样克服这些困难的，有过什么好的想法和做法（即为保证任务的完成采取了哪些措施），特别是有何创新及突出表现，等等，都可在这一部分充分地展开表述。经验和体会，是指通过前边的工作实践，使人们在思想认识、领导、管理等方面得到哪些收获，有了什么提高，有哪些体验和领会。这是在回顾、分析、研究工作实践的基础上，在一定的正确理论指导下，概括、提炼出来的深刻认识，也是使工作总结突破就事论事的层面上升到理性高度的表现。这对总结来说是很重要的。在写作中，可以首先表述在哪些方面取得了什么成绩，这些成绩是怎样取得的。然后再集中阐述经验或体会。也可以在表述成绩和取得这些成绩的原因时，将经验或体会融合其中，将其结合在一起来写。还有的经验总结，以阐述经验为主，在写经验、体会时，只是简要提及主要成绩和做法。3、存在问题和今后打算 在阐述工作的成绩和经验之后，在总结的结尾，还应指出在工作中还存在着什么缺点、差距或问题，说明今后还有哪些困难需要努力克服，应当如何发扬成绩，吸取经验、教训，开创工作的新局面。一般情况下，这一部分内容都写得比较简略，常常分为几点，分别进行表述。但是需要注意，在表述缺点、差距或存在的问题与困难时，应当切中要害，点到实处，而不要有意回避主要问题，轻描淡写地敷衍几句了事。关于今后的打算，如果没有必要也可以不写，如果要写，也应当抓住要点，提纲挈领地表达出来。只有提出切实中肯的意见，对今后工作才有重要的指导意义或参考价值，可有可无的文字只能是累赘，一定要把它省去。总结的结构形式，并没有一个统一的固定模式，常见的形式有下列四种：一是总分式，就是先在开头概括说明总结的依据、指导思想以及对整个工作的总体评价，这是“总”。然后转为“分”，即分别阐述在哪些方面取得了什么成绩，有哪些创造性的做法，有何经验或体会，最后写存在问题和今后的努力方向。这是最常见的一种总结形式。二是条文式，就是把总结的内容分为若干条，标明各条序数，分别加以表述。每条的内容各有相对的独立性，各条之间又一定的逻辑关系，它们可能是并列关系，也可能是递进的、发展的关系，还可能是从属的、包含的关系（即一条之下包括几个子条目）。写作时要按一定的逻辑关系将其排列、衔接起来，组合成一篇完整的文章，要做到言之有序。三是板块式，就是把总结的内容归纳成几个方面，即分为几个部分，并为每个部分拟出一个小标题，分别进行表述。一个部分集中表现一个方面的工作成绩、做法、经验或体会，其内容具有相对的独立性，所以就成为一个板块。例如，有一篇总结，是写某个企业是如何克服困难，艰苦创业，走向健康发展之路的，其主体部分就由四个板块组成，分别拟写了四个小标题：一、紧抓速度，使企业快步发展；二、狠抓质量，让用户喜欢放心；三、练好内功，提高企业素质；四、两个效益并重，走科学发展之路。这就从四个方面介绍了这个企业的经验，纲目清楚，结构匀称，内容较为丰富。四是全文贯通式, 就是围绕总结的中心, 根据工作的实际情况, 按照事物发展的先后顺序, 或者事物的内在联系, 组织安排材料, 把工作成绩、做法、经验及其因果关系,揉合在一起进行阐述，既不分条目,也不加小标题,而是全文贯通,一气呵成。这种结构比较紧凑,适合于内容单一,篇幅短小的总结，但写作时要注意思路清晰,层次分明。三、总结经验教训的角度和方法经验教训，都是通过实践得到的对客观事物发展变化规律的深刻认识和感受，它是在正确思想指导下，对实践活动进行分析、归纳的结果。写好经验、教训是总结的重要内容，也是写作的难点，因此要特别重视。为了在实际写作中把握好这个问题，可从以下几个方面进行思考，找准角度，理清思路，以便写出自己的特点。（一） 侧重于从做法上总结经验有的单位之所以工作富有成效，是由于采取了具有创造性的措施，做法行之有效，因而使矛盾得到妥善解决，使困难得到及时克服。这个单位的突出特点就是管理科学，措施得力，方法得当，在这个方面的体会最为深刻，就可以从这个方面入手来总结自己的经验，这样的经验就会使人感到具体、新鲜，给人以较大的启发。（二） 侧重于从效果上总结经验有些单位所处条件差不多，投入相同，但效果却大不一样；也有的单位，现在与过去相比，效果有了显著的提高，原因在哪里呢？自然会有经验可谈。这就可以从效果上入手，总结自己的深切体会。例如，有的企业之所以成绩显著，投资效果大大提高，是因为在技术创新、节约能源、降低成本与消耗、减少非生产性的支出、提高产品质量和工作效率、创造良好的企业发展环境等方面提出了一系列新的举措，所以才有了可喜的收获。（三） 侧重于从认识上总结经验有时候，思想观念的更新，认识上的提高，是开创工作、生产新局面的关键。写作时，可用对比的方法，首先说明在实践中深感原有的思想认识已经落后于新的形势，或者同面临的实际不相符合，旧的观念束缚着人们的手脚，使工作、生产陷入困境。然后阐明，通过学习，提高认识，用新的思想观念指导实践，使得工作、生产面貌发生了巨大变化，取得了优异成绩，从而体会到思想认识的提高、观念的变化对促进工作、发展生产的重要意义。也可以直接阐述在某种新的理念支配下，深化改革，使单位面貌焕然一新，使工作、生产突飞猛进，从而体会到这种理念的正确性、先进性。总之，侧重于从认识上总结经验、体会，也是一个很好的角度，写法也较灵活、新鲜。（四） 将认识、做法和效果结合起来总结经验认识、做法和效果是相互联系、不能分割的。有正确认识和科学理论的指导，才会有好的措施和做法，进而才能产生良好的效果，所以为了说明效果突出，必然要联系到指导思想的正确、管理方法先进，以及措施、做法的有力与有效；为了说明指导思想正确，则往往需要用适当的做法来检验，用良好的效果来印证。同样，为了说明做法得当、措施得力，富有创意，就不能不说它是在什么思想指导下，或是针对什么情况提出的，并且要用突出的效果来证明。可见，将认识、做法和效果结合起来进行总结，就会使经验更加系统，更有说服力。（五） 侧重于从工作差距或失误中总结教训在通常情况下，各单位在工作、生产、学习等方面的成绩总是主要的，所以进行总结通常都以总结成绩、经验为主。从单位领导和员工的角度来说，多写优点、多谈成绩和经验，大家都乐于接受，也能从中受到鼓舞，激发新的工作热情，促进工作或生产迈向新的台阶。但也有时工作中存在的缺点、差距，甚至失误可能是主要问题，这就需要认真对待，并在总结中充分地正視它，深入地分析它，找出真正原因，吸取深刻教训，努力进行整改，使工作走向正确轨道。在这种情况下，总结教训就会成为写作的重点。敢于正视工作中的缺点、差距或失误，是头脑清醒，勇于负责的表现；善于总结教训同总结经验有着同等的价值。人们正是从正反两方面吸取了经验和教训，而不断提高，不断前进的。所以，善于从工作差距或失误中总结教训，也具有重要意义。有个医院的领导人曾经提出：作为一个医院的高级管理者，应当抽出一定时间走访那些对医院不满的病人，他认为“一个不满意的病人，提供的有效信息比一个满意的病人多得多。”日本丰田公司有一个口号：“如果每年能对1%的事故进行10%的改善，10年就能征服世界。”这些充分重视寻找差距，并且要用十倍的努力克服缺点的做法，值得我们借鉴。以上我们讲了五种思考问题的角度，但在写作实践中并不限于这些方面，写作者可以根据具体情况和自己的深切感受，找到一个新鲜、巧妙的切入点，打开写作的思路，写出富有创意的总结来。为了写出既符合实际，又内容深刻的总结，还须注意下列写作要求。四、 总结的写作要求(一) 要有正确的指导思想和实事求是的科学态度总结虽然是对过去工作的回顾与评估，但却是为了进一步做好未来的工作而写的。要对过去的工作做出正确的评估，并对今后工作起到借鉴、指导和推动的作用，就要在科学发展观的指导下，坚持正确的价值取向和明确的总结目的，做到心中有全局，手中有典型，全面掌握材料，这才不会发生偏差，也才能对过去的实践活动做出深入的分析和恰当评价，并能透过现象看到事物的本质及其变化的规律，从而认清未来的发展方向，也才能避免总结的主观性、片面性、绝对化。写总结一定要实事求是，一切从实际出发，如实反映工作、生产、学习等方面的本来面貌。总结中涉及的人物、事件、时间、数据、成果等，必须真实可靠，对成绩或问题的评估要恰当，不夸大，不缩小。总结出的规律应当是事物本身固有的，而不是主观臆造的。求真务实才是总结写作应该坚持的优良作风。(二) 要找出规律性的东西写总结的根本任务就在于通过对以往工作实践的回顾、分析和研究，总结成绩和经验，找出问题和差距，分析成败得失的原因，得出带有规律性的结论，从而指导今后的工作。其中，找出规律性的东西，是写好总结一个关键。所谓规律性的东西，就是在一定条件下有着内在联系，能影响事物发展变化必然趋势的重要因素。写总结和写调查报告，都很强调要写出规律性的东西和自己的特点，这是因为：1、只有写出规律性的东西，才能反映出事物的本质，开拓人们的认识领域，提高认识水平，帮助人们掌握事物的内在联系，看出事物发展变化的必然趋势，从而增强人们的实践能力，以利于把今后的事情办得更好。2、写出规律性的东西和自己的特点，可以使总结出的经验和体会上升到理论的高度，反映出作者对工作的研究成果，表现出深刻的见解，这就可以克服就事论事、肤浅表面、流水账、一般化、公式化的毛病。3、写出规律性的东西和自己的特点，能够表现出一个单位在某项工作中的独特创造和鲜明个性，这不仅会使人感到新鲜，而且能给人以深刻启发，引起人们的兴趣和重视。也只有这样才能通过个别反映一般，使一个单位、一个地区的经验或问题具有普遍的意义，从而对全局性的工作起到借鉴、指导和推动的作用，显示出总结或调查报告的价值。 那么，怎样才能写出规律性的东西呢？这就要求作者在正确的思想指导下，从客观实际出发，运用科学的观点和方法，深入分析研究具体情况，认清相关事物之间的深层联系，找出取得成绩的原因以及出现问题的根源，把握促使事物朝好的方面转化的关键，从而得出符合客观规律的结论，使认识上升到理性的高度。在此基础上，提出符合协调、持续发展的意见，明确进后的工作任务和努力方向。这样总结出来的经验，才具有指导性。(三) 要写出自己的特点这里所说的“自己”，指的是总结单位自身。总结都是本单位自己用第一人称的叙述方法来写的，它所反映的对象，一般只限于本单位在前一时期的工作实践，因此要特别注意写出本单位的实际情况和特点，写出本单位的领导和员工独有的文化特征、精神风貌、工作表现和管理理念、发展思路，表现出他们独具特色的创造性，富有成效的有力举措，以及独到的新鲜经验，或者找出切合实际的深刻教训；要写出同其他单位的区别，写出本单位现在与过去的不同特点。要用新的典型事例表现出新成绩、新进展，或是遇到的新问题，以及解决问题的新办法。写总结不能照抄照搬别人的经验模式，要摆脱思维定势的局限，避免人云亦云。要注意选好思考、研究问题和提炼主题的新角度，体现出新形势下的新认识、新观念、新创意。这样，写出的总结就会有鲜明的特色，并有新鲜感和说服力。（四）要叙议结合，语言合体从表达方式上来讲，写总结要摆情况，谈做法，讲成绩，这就要用叙述；而分析原因，阐述经验、体会、认识，表达观点和重要意义，则需要议论。因此，叙议结合是总结写作的主要方法。在具体写作中，既可以先叙述后议论，又可以先议论后叙述，也可以夹叙夹议。但不论怎样叙述或议论，都必须做到用观点统帅材料，用材料说明观点，使观点与材料紧密地结合、统一起来。总结的语言应当准确、简明、朴实。准确就是要如实反映事实，用语恰如其分，说成绩不夸大，谈经验不拔高，讲缺点不躲躲闪闪，写失误不含糊其词。语言要有分寸感，议论要有科学性。简明就是简洁明了，干净利落。朴实就是朴素平实，不过分修饰，可以恰当使用新鲜的措词或适当引用鲜活的群众语言，写得生动活泼一些。第四节 调查报告一、 调查报告及其特点调查报告是对社会生活中的某种现象进行深入细致的调查研究之后，将获得的成果写出来，准确反映事实的真相、本质及其发展变化规律的应用性文章，也可以说是真实反映调查研究结果的书面报告。它既是一种重要的机关事务文书，又是在报刊上常见的一种新闻体裁。调查报告要如实地报告调查得来的真实情况，选择比较全面、系统和完整的典型材料，反映客观事物的本来面目，同时还要对典型的事实材料进行深入的分析研究，得出科学的结论，揭示事物发展变化的规律。它既偏重于用事实说明问题，又重视通过对典型材料的介绍、分析，上升到理论的高度，找出规律性的东西，总结出深刻的经验或教训。也就是说，它要在叙述事实的基础上提出鲜明的观点，得出明确的结论，它是叙述与议论紧密结合的一种文体。在这一点上，它同经验总结是相类似的，但是总结要用第一人称来写，调查报告则用第三人称来写。具体来说，调查报告有以下四个主要特点：1、严格的真实性调查报告必须通过认真的调查研究，准确反映事实真相，选用的材料不能有丝毫的虚假成分，不能歪曲事实。不能带着事先定好的某种框框或调子进行调查，不得凭着事先形成的主观成见进行写作。作者应当本着实事求是的精神，做好深入调查，并对调查取得的典型材料进行科学的分析、研究和归纳，从而形成全面而深刻的认识，得出正确的结论。这样写出的调查报告才是可靠的，有生命力的。如果调查报告失去了真实性，也就失去了它应有的价值，而且还可能产生消极的甚至更坏的后果。所以真实是调查报告的生命。2、明确的针对性调查报告都是针对现实生活中值得重视的某种现象而写的，无论是反映各项工作中出现的新情况、新经验、新问题，还是对具有典型意义的事件进行调查研究，揭示它的本质，或是对某些社会现象进行专门的采访研讨，分析这些现象产生的根源及其发展变化的因果联系，或者是根据实际需要，选择一些地区或单位进行综合性或者专题性的调查，研究其社会、经济、政治、文化等方面的历史和现状，找出其特点和规律，都应当具有明确的针对性和目的性，这样才能发挥调查报告的积极作用。3、用事实说话，以事理服人调查报告的说服力和指导性主要来自充分而典型的事实材料，以及在此基础上形成的观点，它既要用事实说话，又要以事明理，用鲜明的观点说服人，所以材料与观点的紧密结合与统一，是它的一个显著特点。典型的事实是说理的根据，阐发的观点、道理，是从对事实的深入分析中自然引发出来的，摆事实，讲道理，二者相辅相成，因此容易被人接受。4、以叙为主，叙议结合从写法上来看，调查报告的主要篇幅是叙述事实，说明情况，因此叙事是它的主要内容，但它又是在明确的观点支配下叙述事实材料的，还要通过事实说明一定的道理，因而在叙述事实、说明情况的过程中，又有恰当的分析和议论，这就形成了以叙事为主，以议论为辅，或者夹叙夹议，叙议结合的文体特征。二、调查报告的种类按照不同的标准来划分，可以把调查报告分为不同的类别。 从其内容所反映的范围、广度来划分，可以把它分为综合性调查报告和专题性调查报告两种；而从其内容的性质来划分，可将它分为下列六种：（一）反映基本情况的调查报告 这种调查报告比较全面、系统、深入地反映某个地区、某一系统、某些单位的基本情况，为人们提供其社会、经济、文化、卫生、环境、人口等各方面的基本状况，使人们了解其发展变化的过程和趋势，以及值得注意的倾向，为人们全面、深入地认识某个方面的基本情况提供真实的依据，为做出正确决策提供参考。（二）介绍先进经验的调查报告这种调查报告以阐述某个地区或某个单位在工作中所取得的突出成绩和典型经验为内容，着重介绍他们的具体做法和体会，并把它上升到一定的理论高度来认识，为人们提供学习的范例，以推动全局性的工作向前发展。（三）反映新生事物的调查报告这类调查报告以反映现实生活中出现的新生事物为己任，报道它出现的情况和特点，说明其产生的条件、成长的过程，揭示其发展的规律，阐明它的意义和作用，从而促进其健康成长。（四）揭示事实真相的调查报告这种调查报告专门查明并披露人们关注的某些事件的真相，从而满足人们的知情权，解除人们的疑问或者促使一些事件得到妥善处理。它的基本内容不仅要列举事实，分析原因，说明结果，而且还往往从法律、法规、政策的角度或从理论、道德、情理上进行深入分析，帮助人们提高认识，以利于问题得到合情、合理、合法的解决。这种调查报告在揭露社会生活中的某些违法乱纪行为、丑恶现象或不良倾向，打击邪恶势力，端正社会风气等方面，有着重要作用。（五）研讨政策执行情况的调查报告这种调查报告要通过大量的调查，搜集充分的材料，探讨某些政策制定、执行的情况，分析政策是否正确，有无偏差或失误，执行情况如何，效果怎样，等等。在总结实践经验的基础上，从理论与实践的结合上提出一些问题进行讨论，坚持真理，修正错误，为政策的完善、改革的深化及新的决策提供参考。（六）科学研究性的调查报告这种调查报告是就科学研究方面的问题进行调查，反映科学研究领域的重要成果，报告科学考察的最新进展及重要发现，以满足人们对科学知识的需求，促进科学事业的发展。三、 做好调查研究是写作调查报告的前提调查报告是调查研究的产物，要写好调查报告必须首先深入实际，进行全面、细致的调查，掌握充分的材料。在此基础上，还要对占有的材料进行科学的分析研究，从而产生正确的认识，得出符合实际的结论，这是写作调查报告的前提和基础。不做调查研究而闭门造车，是不能写作调查报告的。那末，怎样进行调查研究呢？首先，要有正确的指导思想和严肃认真的作风，有端正的态度和不怕困难、敢冒风险的精神。要在正确思想指导下满怀热情地投入调查研究工作，在调查中要尊重被调查的人，虚心问，认真听，留心看，详细记，深入想。这是对调查研究的最基本的要求，应当在实践中坚持实行。其次，要做好调查的准备工作。其具体工作包括：明确调查目的和任务，确定调查的内容、对象和范围；搜集、查阅相关资料，学习有关的法规、政策及科学文化知识；拟出调查提纲、调查计划和实施步骤，设计、制作问卷调查表；做好必要的物质准备，如筹备必要的资金、配备必需的器材及其他物资等。其三，要采用适当的调查方式和方法。调查研究也是一门学问，随着时代的前进，调查研究工作也在不断地发展和创新，特别是在调查研究的方式、方法等方面，有许多新的东西需要我们掌握和运用。只有采用适当的调查方式和方法，才能取得好的调查效果。从调查方式上来说，有开调查会，个别访问、交谈，现场观察、测验、查阅资料等传统方式，又有问卷调查（表格调查）、采用计算机互联网调查、电话询问、录音、录像等新的方式。常用的调查方法有普遍调查、典型调查、重点调查、抽样调查（包括随机抽样、等距随机抽样、分类随机抽样等方法）、追踪调查、民意测验法、专家论证法等。各种调查方式和方法可以单独使用，也可以结合起来运用。应注意选择好调查对象，并根据不同情况和不同的被调查者，灵活采用适当的方式和方法进行调查，让其敞开思想，毫无保留地谈出事实真相及自己的真实意见。其四，要全面、充分地占有材料。调查应当深入、细致，所获材料越多越好，也就是说，在调查中，要想方设法，广采博取，占有材料要力求全面、充分，直接的、间接的材料要掌握，现实的、历史的材料也要了解，点上的、面上的材料都要搜集，典型事例、统计数字均要占有，赞成的、反对的意见都要听取，成功的经验、失败的教训都要记录。占有材料充分、全面，才有助于科学地分析情况，作出正确的判断，得出正确的结论。其五，要对材料进行科学的分析研究，深入认识事物的本质。由于在调查中所获得的大量材料是芜杂的，零乱的，有些是无用的,甚至是虚假的，相互矛盾的，因此不能认为“凡是拾到篮子里的都是菜”就全部认可，而必须对之进行核对、鉴别、整理、分类，进行认真的分析研究，去伪存真，去粗取精，分清主次，辨明是非，使材料条理化、系统化、科学化，确保调查结果的真实性、准确性、典型性。而且还要对真实可靠的材料加以综合、归纳，使认识逐步加深。通过这样一番由此及彼、由表及里地研究，深入理解材料的价值和意义，理清材料之间的内在联系，找出影响事物变化的根本原因，把握住事物的本质及其发展变化的规律，从而形成正确的观点。也只有通过深入的分析研究，才能提出具有针对性和建设性的意见，解决人们普遍关注的问题。这样，才能写出有深度、有新意、有价值的调查报告。四、 确立主题，严格选择材料（一）提炼、确立主题作者通过调查研究所形成的基本观点就是调查报告的主题，它是作者对材料进行分析研究得出的结果。因此，分析研究材料、产生深刻认识、形成正确的观点,同提炼、确立调查报告的主题，其实是一回事，分析研究材料的过程，就是深化认识，形成观点，提炼、确定调查报告主题的过程。在调查中获得大量材料之后，如果不对材料进行分析研究，仍会感到茫然无序，无法下笔，这就需要在研究材料、提炼主题上多下功夫。这是一项艰苦的精神劳动，也是写作中应当特别重视的富有创造性的工作。要尽心竭虑，反复思考，不能满足于一知半解，不可浅尝辄止。元代的陈绎曾在文说中借戴师初之言指出了提炼主题的三个层次：“凡作文发意，第一翻来者，陈言也，扫去不用；第二翻来者，正语也，停止不可用；第三翻来者，精意也，方可用之。”这些话对我们是很有启发的。在我们研究材料，提炼调查报告的主题时，初来之意，可能是陈词滥调，应当扫去不用；再来之意，可能是大家都能体会到的一般道理，只是人们的共识而已，也不能停留在这个一般化的水平上；只有第三番来意，才是经过深入挖掘产生出的精深见解，不仅合乎大家都能领悟的道理，而且有作者的独到发现，这正是写作所要确定的主题。主题一旦确立，对全篇内容的通盘筹划就有了明确的方向，要写什么，不写什么，就会渐渐明朗起来。这样，才能对全篇材料做出合理的选择与安排，也能恰当地运用写作技法和语言，把作者的观点、情感和文章的格调、气势合理地表现出来。（二） 严格选择材料1、选材的基本原则主题明确了，就要紧紧地围绕着主题严格地选择材料。也可以说，要根据说明观点的需要，对材料进行严格的筛选和取舍。真实性、相关性、典型性、新颖性是选材的四个原则。写调查报告所用的材料必须真实，这一点在前边已经谈得不少了，这里不再重叙。相关性是指写作时所选取的材料一定要与确立的主题有关，而对与主题无关的材料必须舍弃。也就是说，对那些能有力地支持观点、说明观点，能充分地表现主题的材料，要作为重点，详细地写入文章中去。对那些与表现主题、说明观点有一定关系，但关系又不太密切的材料，如果不写就会造成缺漏，则可以简略地写到文章里去。对那些与主题无关，不能说明观点的材料，就只能弃之不用。具有典型性的材料是指最能体现事物的本质特征，最有代表性、说服力，又同主题密切相关的材料，这当然是写作时要选用的重点。选择典型材料对提高文章质量十分重要，它具体、深刻，以一当十，能有力地增强文章的丰富性和可信性。具有新颖性的材料是指作者新发现的鲜活的材料，它是新形势下出现的新事物、新情况、新问题、新矛盾，具有新的特征，代表着事物发展的新方向，能体现新观念、新认识，或