30《结果报告管理程序》.doc

版次/修改状态：B/1 甘肃电力科学研究院 文件编号：GDK/SYS-2012/B30-5.102012年11月 结果报告管理程序B / 12012.11.8罗国甘秦睿秦睿B / 02012.6.18罗国甘秦睿秦睿REV/M.S.版次/修改状态IMPLEMDDATE生效日期COMPILER编 写CHKDBY审 核APPRODBY批 准MODIFI-CATION修 改APPRODBY批 准GANSU ELECTRIC POWER RESEARCH INSTITUTE 甘肃电力科学研究院文件编号：GDK/SYS-2012/B30-5.10结果报告管理程序版权所有 COPYRIGHT 1目的规范检测/校准印章、证书、报告、样品分析报告的管理，确保各种报告及证书内容的完整、正确、可靠、公正，维护其权威性和法制性。2范围适用于各专业部门结果报告的编制、审核、签发使用等。结果报告包括检测报告、技术报告、校准证书等。3职责3.1 各专业部门档管理员负责实验室证书、报告的管理。3.2 各专业部门检测/校准人员负责各类报告的编写。3.3 授权签字人负责结果报告的初审、审核、批准签发。3.4 科技发展部负责检测报告、校准证书发放及归档保持管理。3.5 技术主管负责本程序文件的有效性。4工作程序4.1 由各专业部门完成的每一项检测/校准的结果，均应按照规程、标准、方法中的规定，准确、清晰、明确、客观地出具结果报告。其内容应包括为说明客户要求的所有信息，检测/校准结果的必要分析以及所依据的规程、标准及方法等。4.2 结果报告的内容4.2.1 每份结果报告至少应包括以下内容：(a) 结果报告名称；(b) 实验室名称和地址,进行检测/校准地点的有关信息；(c) 客户单位名称；(d) 结果报告唯一性标识（如序号）和每页及总页数的标识；(e) 所用方法的标识，并应说明与认定方法和程序的偏离、开展或排除使用；(f) 所用设备的标识；(g) 检测/校准的日期；(h) 样品名称、规格、编号、特性和状态和唯一性标识等。(i) 相关时，检测/校准对环境条件的有关信息；(j) 检测/校准人员的签字和对结果报告内容负责的人员签字；(k) 如果部分工作被分包，这部分工作的机构应明确标识；(l) 如果在方法和程序中没有规定，而且实验室本身也没有制定抽样方法，应指出所用抽样方法进行描述（地点、时间、如何、由谁进行抽样等信息）；(m) 除非经过实验室和客户同意，否则不得复制结果报告的声明；(n) 适用时，做出结果仅对所检测/校准 的样品有效的声明。4.2.2 如果需要，结果报告应包括附加信息。(1) 技术报告、检测报告的附加信息：(a) 对检测方法偏离、增、删以及特殊检测条件信息（如环境条件）；(b) 需要时，符合（或不符合）某规范要求的声明；(c) 适用时，评定测量不确定度的声明；(d) 特定的方法、客户要求的附加信息。(2）校准证书的附加信息：(a) 校准活动中对测量结果有影响的条件（如环境条件）；(b) 测量不确定度和（或）符合计量规范或条款的声明；(c) 测量可溯源性的证据。4.3 结果报告的填写要求4.3.1 结果报告的术语应执行国家规程和有关规定，应完整规范。4.3.2 结果报告可采用计算机打印或用钢笔、签字笔填写，一律不准用圆珠笔和铅笔填写，报告中的受检样品名称、送检单位名称等应填写正式名称的全称，不得使用俗名或简化。4.3.3 校准证书不应包括对校准周期的建议，如果客户有要求，或相应法规的要求，校准证书可以给出校准周期的建议。4.3.4 检测/校准结果的语法应严密、明确、简练，避免使用含糊不清或易被曲解的语法。4.3.5 校准证书应对所使用的校准方法或使用的非标方法进行明确说明。4.3.6 当客户有要求时，结果报告还应包括涉及的抽样程序和对不确定度的说明。4.3.7 载入结果报告之各项数据，应由相关原始记录记载的测得值，推导计算公式，测试精度、数据修约规则、推导计算而给出，不受任何人为因素干扰。实验人员应仔细计算、复核, 结果报告要字迹端正、清晰，如有文字说明，措词应明确简洁。4.3.8 结果报告中所使用的计量单位与符号，必须符合法定计量单位的规定和要求。4.3.9 如果结果报告中包含有分包方所进行的检测/校准结果,应注明本结果由实验室分包，如果是校准内容，应在总证书中附加该分包实验室的校准证书，正本交给委托方，实验室将副本留档。4.3.10 结果报告的编号应与样品的编号保持一致，是唯一的。4.3.11 即使客户没有要求详细的报告，实验室也应保存详细的工作记录及原始数据记录。4.4 结果报告的格式4.4.1 结果报告的格式应符合有关标准、规程及方法中的规定，校准证书、检测报告格式可参见附录一甘肃电力科学研究院 校准证书、附录二甘肃电力科学研究院 检测报告。4.4.2 技术报告的格式执行甘肃电力科学研究院文件甘肃电力科学研究院技术报告（方案）编写格式及要求（甘电研生发20114号）。4.4.3 没有明确规定格式的结果报告，相关专业可自行设计。设计应适用于所进行检测/校准的类型，并尽量减小产生误解或误用的可能性。4.4.4 在为院内客户进行检测/校准，可用简化的方式报告结果。那些未报告的信息必须保留，可以存放在原始记录中，随时可以提取。4.5 结果报告的编号规则4.5.1 附录一校准证书编号规则如图1所示。 SYS/JZ-/ 顺序号（2位以上均可） 部门代号 年号 校准证书代号 电科院实验室代号 图1 校准证书编号规则4.5.2 附录二检测报告编号规则(1) 检测报告编号规则一：如图2所示。 SYS/JC-/ 顺序号（2位以上均可） 部门代号 年号 检测报告代号 电科院实验室代号 图2 检测报告编号规则 (2)检测报告编号规则二：使用样品编号作为检测报告编号。4.5.3 技术报告编号规则执行甘肃电力科学研究院技术报告（方案）编写格式及要求（甘电研生发20114号）。4.5.4 没有明确规定格式的结果报告，相关专业可自行设计。4.5.5 图1、图2中“部门代号”参见GDK/SYS-2012/B04-4.3文件控制程序。4.6 结果报告的审核、批准、签发4.6.1 结果报告完成后，应进行审核，审核者应重点对结果报告中数据的准确、可靠性进行审核，如果发现其结果有差错，应与检测/校准人员共同认定后改之，必要时重新检测/校准 ，如有分歧，提交部门技术负责人解决。4.6.2本院技术报告采用三级签字审核，检测/校准报告、证书两级签字审核。各专业授权签字人对结果报告要进行全面的审核后，在指定的位置签字。根据专业特性不同层次授权签字人对结果报告批准签发。授权签字人对结果报告负最终责任。4.6.3 经批准签发的校准证书、检测报告、技术报告由科技发展部加盖结果报告专用章。多页报告应加盖骑缝章，章印必须清晰，完整。4.6.4 经批准签发的技术报告由科技发展部统一登记，检测/校准报告、证书由各专业部门按规定登记、发放、存档。4.6.5 为客户发放的结果报告应由专业部门做发放记录填写结果报告发放记录。4.6.6 如果客户要求用电话、传真或其它电子手段传送结果报告时，文档管理员必须在接受客户要求时与客户签定书面协议，实验室必须保证该数据不为别人所知，具体要求按GDK/SYS-2012/B02-4.1保护客户机密信息所有权程序执行。4.7 实验室认可标志的使用(1) 各实验室应严格控制管理认可标志的的使用，不得误用、滥用认可标志；(2) 结果报告的认可标志应加盖在固定位置，在加盖认可标志的结果报告中如包含认可范围以外的项目或分包项目，则应加以明显标注与说明；(3) 加盖认可标志的结果报告必须由认可委批准的授权签字人签发。4.8 结果报告的更改4.8.1 审核、批准过程中发现结果报告出现差错（非技术性），应要求检测/校准人员重新出具正确的结果报告，原结果报告销毁。如结果报告已经发至客户，要及时书面通知客户，并重新出具正确报告，一定要将原报告收回，不允许只发一个文件声明更改，不允许错误的结果报告与相应已经纠正的结果报告之间存在含糊不清的情况，发布全新的结果报告应注释：“本报告/证书取代.报告证书”,证书、报告更改必须填写结果报告更改记录。4.8.2 当发现因技术问题（工作有误或设备存在缺陷）而导致对结果报告有怀疑时，如果结果报告已经发出，责任实验室应及时书面通知客户，并告知客户可能导致的错误，及时采取必要纠正措施，减少客户损失。4.9 结果报告的保存各专业部门出具的所有结果报告副本由文档管理员负责归档保管，保存期至少五年。5相关文件5.1 保护客户机密信息所有权程序 GDK/SYS-2012/B02-4.15.2 文件控制程序 GDK/SYS-2012/B04-4.36记录和报告6.1 结果报告更改记录 SYS/B30-01/-6.2 结果报告发放记录 SYS/B30-02/-6.3 校准证书 SYS/JZ-/ 6.4 检测报告 SYS/JC-/ 第 5 页 共 5 页结果报告更改记录记录编号：SYS/B30-01/- 序号：序号日期项目名称/样品送检号更改前证书号更改后证书号更改原因更改人负责人结果报告发放记录记录编号：SYS/B30-02/- 序号：序号结果报告名称报告编号发送单位数量接收人/日期经办人/日期12345678910第 页 共 页Page of 甘肃电力科学研究院Gansu Electric Power Research Institute校 准 证 书 Calibration Certificate of GSEPRI证书编号： Certificate No.委托单位名称：Name of customer地 址：Address计量器具名称：Measuring instruments制造者：Manufacturer型号规格： 准确度等级： /Type/size Accuracy class出厂编号：No.校准依据：Reference documents for the Calibration发证单位 （专用章）Issued by （stamp）批 准： 校 准： 核 验：Authorized by Calibrated by Inspected by校准日期： 年 月 日Calibration date Year Month Day地址（Add）：甘肃省兰州市七里河区西津东路648号 邮编（Post Code）：730050 传真（Fax）：09312663985第 页 共 页Page of 甘肃电力科学研究院校准证书 Calibration Certificate of GSEPRI证书编号： Certificate No.校准所使用的：Used in Callbration计量标准器名称：Standard of measurement测量范围：Measuring Range不确定度或标准度等级或最大允许误差：Uncertainty or accuracy classOr maximum permissible error计量标准器证书号：Certificate No.有效期至： 年 月 日Valid date to Year Month Day校准的环境条件：Environmental condition in the温 度： 相对湿度：Temperature Reiative Humidity本证书出具的数据通过国家计量检定系统可溯源至国家计量基准。注：1.未经本实验室书面授权，不得部分复制本证书。2.本证书的校准结果仅对所校准样品有效。3.本证书封面未加盖校准专用章无效。4.下次校准请携带证书复印件。第 页 共 页Page of 甘肃电力科学研究院校准证书 Calibration Certificate of GSEPRI 证书编号： Certificate No.校 准 结 果Results of Calibration校准结果不确定度的描述注：1.未经本实验室书面授权，不得部分复制本证书。2.本证书的校准结果仅对所校准样品有效。3.本证书封面未加盖校准专用章无效。4.下次校准请携带证书复印件。第 页 共 页Page of 甘肃电力科学研究院 Gansu Eiectric Power Research Institute检 测 报 告Test report报告编号： Report No. 委托单位名称： Name of customer地 址： Address被测对象名称：Name of test device发证单位 （专用章）Issued by （stamp）批 准： 检 测： 核 验：Authorized by Tested by Inspected by检测日期： 年 月 日Test date Y ear Month Day地址（Add）：甘肃省兰州市七里河区西津东路648号 邮编（Post Code）：730050 传真（Fax）：09312663985第 页 共 页Page of 甘肃电力科学研究院检测报告 Test Certificate of GSEPRI报告编号：Report No.被测对象描述：Fundamental description of measured object 检测依据Reference documents for the Test检测所用设备： Used in Test检