XZ004文书档案管理制度.doc

江苏苏美达机电产业有限公司管理制度文书档案管理制度文件编号QD-ZH-XZ-004版本状态A/0页码7/71、目的：为加强公司文书档案管理工作，确保公司具有保存价值的文件材料及时完整归档，以备各项工作查考利用，特制订本办法。2、职责:2.1人事行政部负责公司档案业务的具体规定，制定档案的分类、存档、保管和借阅等制度并积极推行；负责对各部门档案材料的收集整理、归档的监督和指导；负责对档案的安全保卫和查（借）阅利用工作，为公司各项工作服务。2.2各部门负责本部门在工作中形成的有保存价值的档案材料的收集、整理、保管工作；负责将完整、准确、系统的本部门档案材料按时移交档案室。3、分类、范围、归档时间及密级序号分类二级类目保存期限密级归档时间1党群工作类1)党务工作、2)组织工作 、3)宣传工作、 4)纪检工作 5)工会工作、 6)协会工作、三年一般次年三月2行政管理类1)行政事务、含公司章程、董（监）事会、各类证照、各级批文、印鉴的管理2)安全保卫 3)人事管理 、4)公关接待、5）职工安全教育永久永久永久三年三年机密一般机密一般一般次年三月（证照、印鉴即时）3经营管理类1)经营决策企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针目标管理等。2)计划工作企业中、长期计划、年(季)度计划、各项专企业中、长期计划,年(季)度计划、各项专业发展计划、全面计划管理工作等。3)统计工作各种统计报表、企业综合性统计分析工作等。4)财务管理资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等。5)物资管理物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废等。6我们是否还存在产品销售)产品销售市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、售后服务工作等。7)企业管理企业普查、企业整顿和企业升级、经济责任制管理、企业管理现代化工作等。永久永久永久永久三年永久永久永久绝密绝密机密机密机密机密机密次年三月4生产技术管理类1)生产调度生产组织、调度指挥工作等。 2)质量管理企业全面质量管理、产品质量检测和质量控制工作等。3)劳动管理劳动定额、定员，劳动调配、劳动保护等。朱越4)能源管理能源消耗定额管理，节能降耗工作等。5)安全管理安全生产、工伤事故处理6)环境保护环境保护检测与控制、污染治理等。7)计量工作各种计量检测工作。8)标准化工作 D8企业标准化管理工作、各种标准档案。三年三年三年三年三年永久永久永久永久一般一般一般一般一般机密一般一般一般次年三月5产品类产品档案二级类目按产品种类或型号设置（同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标工艺、商标广告和产品评优的全过程。）永久机密产品投入生产后6科学技术研究类是否还需要设立该类目科研档案二级类目按课题设置（同一科研项目内， 包含课题立项、 研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。）永久机密项目结束时7基本建设类；本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置（同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。）永久一般该工程项目投入使用后8设备仪器类设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置（同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程）永久一般设备投入使用后9会计档案类1)凭证各种会计凭证。2)帐薄各种财务帐薄。3)报表各种财务报表。4)其他 十年机密年终自行立卷10员工档案类员工档案资料三年机密次年三月11电子、影音档案各类数据管理、电子计算机系统、情报工作、图片资料工作等。永久机密在每项工作活动完毕后4、归档要求4.1 应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出公司工作活动的真实情况，便于保管和利用。4.2 归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。4.3 凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。4.4 案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写卷内文件目录和备考表。4.5 归文书档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。4.6归档手续，各部门将文件材料和案卷向文书档案室移交时，应编制移交清单一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。5、 文书档案装订5.1 以左方装订为原则，右上角标明文书档案号。5.2文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。6、文书档案借阅6.1 因工作需要需借阅文书档案时，须填写文书档案借阅申请单，并经相应核准人核准后方可调阅。6.2 行政类文书档案、财务类文书档案、人事类文书档案、业务类文书档案、工程类文书档案、科技类文书档案的调阅须部门经理核准，跨部门文书档案调阅须综合运营部经理核准，但仅仅限于文书档案的查阅、复印，使用原件或借阅机要文书档案资料须总经理核准。6.3 文书档案管理人员必须严格按照文书档案借阅申请单的内容，将文书档案调出，供借档人查阅。6.4 借档人必须是文书档案借阅申请单里注明的查阅人。6.5 文书档案借阅申请单由文书档案管理人员留存备查。文书档案借阅时间最长不超过5个工作时，如借档内容更改、借档时间延长，应按借档程序重新办理。6.6 公司绝密级文书档案禁止借阅，机密级文书档案只能在文书档案室阅览，不准外借；秘密级文书档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文书档案的借阅必须由总经理或分管领导批准。总经理因公外出时可委托综合运营部主任审批。6.7 文书档案借阅者必须做到： 爱护文书档案，保持整洁，严禁涂改。 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。7、文书档案统计、鉴定、销毁制度7.1 文书档案人员必须对单位文书档案和文书档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。7.2 文书档案统计内容要健全，主要包括：文书档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、文书档案的构成、机构、人员、设施、文书档案室管理等情况的统计。7.3 文书档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位文书档案形成、管理、利用等方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。7.4 建立文书档案和文书档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。7.5 根据上级文书档案部门关于文书档案管理的有关规定，结合本单位对文书档案利用的实际需求，正确鉴别和判定文书档案的价值。7.6 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文书档案资料。当文书档案资料到了销毁期时，由文书档案管理员填写文书档案销毁审批表交由总经理批准方可销毁。7.7 文书档案销毁清册应留存备查。7.8 文书档案销毁每年进行一次，即每年的3月。8、其他8.1 文书档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证文书档案安全。8.2 所有文书档案应有专柜存放、