在材料采购购买及询价时有差异怎么处理的制度及流程.doc

在材料采购购买及询价时有差异怎么处理的制度及流程一、材料采购要求1、材料处要做到提前询价：由供应商每月提供材料价格表，在价格上有重大浮动的材料应做到提前告知；2、建立好材料供应商价格台账表，根据供应商提供的价格表，做好数据记录，便于需要时对比分析；3、与优质供应商建立长期合作关系，在相同商品同等价格的条件下，选择熟悉的供应商合作；4、建立供应商黑名单制度，对违背市场竞争原则和侵害企业权益的供应商及时拉黑，让失信者失去机会。5、在招标、询价及签订合同时，须在询价单及合同等文件中明确：若在日后的实际采购过程中，发现有供应商对同类产品的价格低于公司采购价格的，公司有权与原供应商协商以该低价进行交易，若原供应商不接受协商，则公司有权终止与该供应商的交易并将已供材料退回，或将已供材料按新低价与原供应商进行结算。若询价处室未在询价时与供应商明确以上要求的，则日后出现异常情况，必须对询价处室进行处理。若材料处未按此要求与供应商签下合同，则日后按照合同签订的价格与供应商进行结算，出现的差价部分由材料处承担。特殊材料，可进行特殊审批。二、询价差异处理具体流程及办法询价差异是指对于同等产品在质量、规格、型号等技术参数及付款方式同等的情况下，各处室询得供应商在价格上存在差异。1、 材料处将总经理审批完的材料档次审批单转发至各职能处室，并在询价通知上规定该材料的询价完成时间。特殊情况须备注特殊原因。各职能处室对材料处通知的询价时间及技术参数表存在疑问时，必须立即向材料处询问清楚，不可盲目进行询价导致工作未做到位，影响工作效率。2、 各职能处室按要求在规定时间内进行询价，并保管好供应商姓名、名称、联系方式、地址等信息及价格等资料。3、 材料处在规定时间内完成招标询价，并制作好询价表，交给督查处进行汇签。督查处将原先已询得的价格与材料处的价格进行比对：若督查处价格高于材料处的价格，则在询价表上进行签字确认，表示认同材料处价格，由材料处收回，进行后续的汇签工作；若督查处询得的价格低于材料处的价格，并且各类技术参数都在同等条件下的情况，则由督查处起草一份情况说明（附件1，第5页）并整理好该供应商的报价及各类技术参数、付款条件等资料，以供应商信息保密的形式附在汇签单后，由督查处负责后续汇签工作并及时对材料处出具通报。4、 财务处、土建公司（涉及到水电安装、房产公司的材料则由安装部、房产工程处签字确认）将审核询价单上的价格，与自己询得的价格进行比较：若财务处、土建公司询得的价格高于材料处、督查处询得的价格，则直接在询价表上进行签字，材料处或督查处收回，进行后续的汇签工作；若财务处、土建公司询得的价格低于材料处、督查处询得的价格，对各供应商提供的价格及各类技术参数、付款方式等进行分析比较，在最终确认询得的价格无误的情况下，由询价最低的处室对材料处、督查处进行通报处理，并起草一份情况说明，在询价单后以供应商信息保密的形式附上该供应商的价格及技术参数等资料，完成余下处室的汇签审核工作。5、 如遇有争议或特殊情况，则由材料处、督查处、财务处、土建公司进行开会讨论（涉及到水电安装、房产公司等的材料则由安装部、房产工程处参与）。各处室汇签都须在一日内完成，在汇签审核完成后，由该处室负责供应商的保证金缴纳事项。在按公司要求缴纳完保证金后，该处室对询价单上的供应商信息进行完善，并附上所有相关询价资料后，上报总经理进行审批。总经理审批后，由该处室将原件交予材料处，（如遇需先付定金的情况，由该经办处室负责备用金申请工作）由材料处按公司制度完成合同签订、采购、验收、材料款审批等后续工作。6、 若在汇签过程中或总经理审批询价单后，公司其他处室在各类技术参数、付款方式等条件同等的情况下，询得的供应商价格要低于所有职能处室询得的价格，则在审批流程完成后，对上述所有职能处室进行通报处理。若原先已与供应商签订合同，则差价由职能处室承担。若还未签订合同，则由职能处室负责与原定供应商协商以新的价格交易；若协商未果，则更换供应商，由材料处落实与新供应商交易的后续工作。7、 处理原则：各职能处室负责询价人员在询价过程中，第一次发生询价差异的错误，将对所有职能处室责任人进行处理并按产生的差价全额进行处罚；同处室同询价人员在第二次发生询价差异的错误时，将对其按产生差价的2-30倍进行处罚；若同处室同询价人员在第三次发生询价差异的错误时，将直接对其取消年终奖，直至辞退处理。特殊情况，特殊处理。三、未按制度违规操作的处理办法1、 如需签订材料采购合同而未签订，且供应商材料送进场的情况：首先对材料处进行通报批评。材料处必须与供应商做好补签合同工作。在未签合同的情况下，若出现差价情况，则由职能处室负责与原定供应商协商以新的价格交易；若协商未果，则更换供应商，将原供应商材料退回，由新供应商提供。2、未签订材料采购安装合同，供应商进场施工的情况：首先对材料处进行通报批评。在未签合同的情况下，若出现差价情况，则由职能处室负责与原定供应商协商以新的价格交易，若协商未果且继续施工的，则按原定价格结算，由每个职能处室责任人罚全额差价款；若协商未果且停止施工的，则按原定价格结算，已完成施工部分由每个职能处室责任人罚全额差价款，未完成部分，由职能处室另寻供应商，造成的损失由供应商承担。在进场施工后，施工完成前，材料处必须与供应商做好补签合同工作。施工完成、竣工验收后，按事先约定价格进行结算，其总价的5%作为保修金；未签订合同，供应商中途退场的情况：若班组未完成施工欲与公司协商中途退场的，根据协商情况，由公司、监理与班组三方进行现场工作量核实及质量检查，填写现场工程量及质量确认单（附件2，第6页），由班组长出具现场工程量确认书（附件3，第7页）、结款承诺书（附件4，第8页）和班组中途退场协议（附件5，第9页）。若班组擅自中途退场或协商未果私自退场的，公司在三天内用书面、口头或电话形式通知班组，班组必须在通知中规定的时间内派人进行复工，若班组在规定时间内复工的，则承担由其退场给公司造成的经济损失；若班组不来复工的，则公司将对班组采取相对应的措施。在确定班组不再进行施工后，由土建公司、财务处、督查处、材料处、质安处立即对现场进行调查取证、拍摄视频照片，对其施工区域进行全面检查，若有质量问题，必须做好相关证据、资料，由该班组赔偿。（若各处室有漏检或检查时不认真仔细，在后续施工过程中对原施工区域暴露出的质量问题，由上述各处室承担相应责任。）在检查质量、核实工程量后，填写现场工程量及质量确认单（由监理方、房产公司或业主等第三方签字确认）并核实已支付钱款及所有支付凭证（包括人工工资等）。若已支付钱款超过实际工程量的，公司有权通过法律途径追回一切由班组退场造成的损失；若已支付钱款暂未超过实际工程量的，则多出的工程量部分暂作提存处理，用于目前发现的质量问题及以后分摊费用、前后班组价格差异或工期延误等损失的处理，如多出的工程量部分尚不足以支付该类费用，则公司有权通过法律途径追回损失。附件1关于 情况说明尊敬的领导： 现材料处需购买 经 询价发现有如下价格差异：项目名称备注材料处 处供应商材料一名称规格数量金额材料二名称规格数量金额总价评价情况询价人员询价意见差价故 建议将供应商更改为 督查处： 财务处：土建公司： 政研室：分管领导：附件2现场工程量及质量确认单编号： 项目名称工程名称现场照片（情况描述）：详见附页工程数量及质量经现场确认如下：序号部位规格数量单位质量备注12345678检验结论相关负责人签字栏土建公司财务处督查处材料处质安处房产工程处施工班组监理单位附件3现场工程量确认书 本人与 公司签订的 合同中约定，由本人承包 工程，但因本人的 ，无法继续履行合同义务，于 年 月 日向 公司提出解除合同。因本人原因导致合同解除给 公司造成的一切损失都由本人承担。同时，在 年 月 日 午 点，本人、监理、 公司工作人员共同在施工现场对工程量进行核实，经各方审核已完成的工程量为 ，合计人民币 元（大写： ），本人予以认可，并保证数据的真实性和合法性。 确认人： 日 期：附件4结款承诺书 本人与 公司签订的 合同中约定，由本人承包 工程，但因本人的 ，无法继续履行合同义务，于 年 月 日向 公司提出解除合同。经核实，本人完成的工程量为 ，合计人民币 （大写： ）。因本人中途退场，给 公司造成较大损失，具体如下：同时，在本人施工过程中，因本人的 ，本人对如下扣款予以确认： 各类损失和扣款累计数额为 元（大写： ）。 本人愿意以工程款抵扣给 公司造成的损失和各类扣款，不足部分本人将于十日之内付清。款清后，双方再无其他纠纷。 承诺人： 日 期：附件5班组中途退场协议甲方：XXXXXXXXXX乙方：XXXXXXXXXX依照中华人民共和国合同法及其它有关法律、法规，遵循平等、自愿、公平和诚信的原则，结合本工程的具体情况，甲、乙双方经认真、友好协商，自愿达成以下协议：一、退场原因： 工程施工至今，因乙方因素造成 。乙方申请退场，经双方协商后，双方同意对乙方的施工量进行中间清算，乙方退场。二、工程价款：1、乙方已完成 工程量，工程量价款 元。甲方已支付乙方截止于 年月日完成所有工程量价款元。三、其他条款：1、本协议自签订并付清乙方上述价款后，甲乙双方的工程劳务分包关系自行解除，乙方在本项目的所有债权债务（包含工人工资及其它应付费用）均由乙方承担，与甲方无关。乙方并承诺不得以任何理由向