总经理信箱管理办法

文件编号PRT005总经理信箱管理办法文件版本A/0生效日期2014-10-5页 码第 11 页 共 11 页注：1.该流程/制度负责人为人事行政部主管，负责维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理。2.在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请通知专家组老师。3.与管理变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。文件编制/更改一览表版本编制/更改内容日期编制/更改人评 审 栏部 门总经办督导办销售部行政部技术部计划部生产部财务部品质部会 签份 数1目的：设立总经理信箱管理，使员工合理化建议、方案以及对违纪违规现象的投诉等能够及时、有效地反映、解决；集思广益，提升管理水平。2适用对象公司所有员工。3 .适用范围3.1 有利于公司发展的建议、方案；3.2 举报所有违反公司管理制度且未被追究责任者；3.3 认为有失公平、公正的管理行为；3.4 其它认为有必要的沟通。4.管理办法4.1 总经理信箱设在公司公告栏旁边。4.2 此信箱只有咨询老师和总经理有钥匙，其他任何人无权打开，公司将为所有投递人保密。4.3 为便于公司快速、高效处理所投信件反映的问题，投件要求尽可能书写工整、主题明确，条理清晰，语言通顺，内容真实全面。4.4 总经理信箱每周一至周五开启收取信件。4.5 公司根据问题性质、特征，决定亲自或指派专人调查处理，必要时指定责任人回复投递人，并通过宣传栏等形式对全体人员进行公布。4.6 奖励规定:凡所检举材料属实，且为公司挽回损失的，依相关规定奖励投递人。凡所提建议、提案被公司采纳、实施后给公司带来管理或技术上的实际效益的，依合理化建议管理制度进行奖励合理化建议管理制度没有相关规定的由咨询老师根据实际效益，建议公司给予投递人10-100元奖励，贡献特别巨大的，予以重奖。4.7凡所检举材料不实，恶意造谣是非的，性质特别恶劣的，加重处罚。附件：合理化建议管理制度一、目的作用为了培养员工对公司经营管理的参与意识，发挥员工的聪明才智，调动员工为公司出谋划策的积极性，提高其自主管理能力，激发员工关心企业、热爱公司的热情，鼓励员工为公司的发展提出合理化建议，推动公司各项工作的有效开展，特制定本制度。二、管理职责 1、总经办是公司合理化建议管理的归口部门，负责建议的收集、筛选、呈报、组织评议、跟踪、反馈，并对已采纳的合理化建议的实施情况进行记录及奖励等方面的组织工作。2、为确保工作质量及有效性，对合理化建议能正确评估、合理授奖，合理化建议由“管理推进小组”进行审核评议，兼任审委会，其工作职责如下：（1）研究与制定合理化建议的管理政策与制度建设。（2）对重大建议事项进行评议，决定是否采纳。（3）对已采纳实施的建议进行过程跟踪，以防范决策失误，并及时予以调整，避免风险。（4）对实施后产生效益的合理化建议进行效益评估。（5）制定奖励政策，审核各项获奖项目的具体内容。3、各职能部门主管人员均应动员本部门下属员工积极参与公司合理化建议活动，并做好各项建议的传递申报工作。三、合理化建议的征集方式1、所有合理化建议均得用书面的形式提出，填写公司统一制定的合理化建议申报表。2、员工提出合理化建议可以直接交至总经理办，或交至本部门的主管再转至总经理办，也可以投入建议箱。3、各部门可不定期地组织开座谈会，直接收集部门员工的合理化建议，然后统一用书面形式转总经办。4、销售部和采购部可在工作过程中，注意听取与收集来自客户与供应商的合理化建议，整理后转至总经理办。其他部门同样也应按此办法仿效实施。5、为了使合理化建议征集工作更具有目的性与有效性，公司可以结合经营过程不同时期的中心工作，公布一些重点攻关项目，以征集措施与方案，公布的内容可登在公司内部报刊上，也可用宣传栏、黑板报方式提出。四、合理化建议的质量把关及管理程序1、总经办在接到书面建议书后，首先应进行初步审查把关，对建议书中以下内容填写不清的应退回重新填写清楚：（1）说清楚建议事由及其作用、目的意义。（2）说清楚原有缺失。即在建议案未提出前，原有情形之未尽妥善处理及缺陷的程度。（3）详细说明改进意见与具体办法，包括措施、程序及实施步骤等。（4）要阐述预期效果，详细说明建议案采用后，可能获到的成就，包括提高效率、简化作业、消除危害、节省开支、增加销售、保证质量、创造利润等方面的具体内容。（5）如果建议提案需公司在人力、物力、财力及时间上有较大的投入，则必须要有投入产出分析报告及经济、技术可行性论证的详细资料。2、建议书内容如偏于批评，或无具体的改进内容，或不签具真实姓名者，总经办应作为内容不合要求，不予交付审议。3、总经办收受建议书后，认为内容完全者，应区分两种情况进行办理。（1）建议提案明显合理，不存在实施风险，具投入成本较低的方案，可直接与实施部门沟通，然后报请上级领导同意后，下达实施令。（2）建议提案所涉内容复杂，或方案重大，或投入时间长，或专业性很强不能简单识别的，应提交审委会评审后办理。4、总经办对提交审委会的建议案不得拖延时间，必须在收件三日内编号密封送审委会召集人，审委会也应及时组织好评审工作。5、为避免审委会各委员对建议人的主观印象偏见，影响评核结果的公平起见，总经办在建议提案未经审委会评定前，对建议人的姓名给以保密，不得泄露。6、审委会收受建议书后，经过评议，按评议结果进行区别办理，具体有以下几种方式：（1）如果评议认为该提案的设计不科学，采纳价值不大，或不具备实施条件，投入风险太大，则应给予否决，由总经办退还建议人。（2）如果建议提案的意见很好，评议时从总体上给予了肯定，只是某些方面还不够完善，需要作些调整个性将会更周密可靠。对这种情况应视为基本通过。可由建议人按审委会意见去加以完善，或直接由审委会讨论个性后定稿下达实施令。（3）在对建议提案评议时认为构思很好，但缺乏可靠的论证，则不必急于拍板决定，应通知建议人如无条件和能力调研，可由公司进行这项工作，待论证结果出来后，再决定是否采纳。（4）如果建议提案经评议确认合理、科学、有价值、理由充分、方案严谨，应立即向上级领导汇报并下达实施令。合理化建议的审理及管理过程必须按以上要求和工作程序进行。五、合理化建议实施与效果评估的管理1、经由审委会评议通过的各建议案，一旦公司正式下达了实施令，任何部门和个人均不得对建议人的地位或其他个人偏见而产生歧视，更不得有意出难题阻挠实施与拒不实施，否则公司将严加惩处。2、实施部门在接到经公司领导审批同意实施的合理化建议后，应与提合理化建议的人员进行沟通，了解方案内容的细节问题，共同商量实施的具体方法及步骤。3、方案的实施应结合本部门实施和资源状况，要作出详细、合理的安排，并应列出实施进度表，报公司领导审批同意后组织好实施。4、总经办应对合理化建议的实施进度进行跟踪，实施过后详细情况和产生的成效变化，均应将信息反馈给审委会。5、合理化建议在进行实施中，若出现不佳状况应及时加以分析，是属于工作中的问题，应加强实施的管理力度，若是建议案本身缺陷，则应果断停止避免产生更大的损失。6、合理化建议是进行创新的活动，万一实施失败，也不应对建议人加以责备，而应当从中总结经验，特别要从审议的管理工作中找出不足之处。7、每项建议案实施完毕，实施部门应根据结果，写出总结报告，实事求是地说明产生的经济效益或社会效果，报总经办。8、有些建议案的项目应分阶段实施，如生产工艺技术的改进，应先进行实验性的作业，待完全成熟后再行推广和全面实施。这是操作中应注意的事项。9、总经办应将实施完毕的建议案提交审委会进行效果评审，确定奖励等级，对符合条件的项目，应整理材料，上报总经理审批后，给建议人颁发奖励。10、总经办应做好合理化建议的统计记录及资料归档管理。六、合理化建议范围1、公司规章制度、工作程序的建立和完善建议。2、企业文化建议、团队精神和凝聚力的培养和建议。3、公司组织机构的岗位设置，人员配备的建议。4、激励机制的建立，绩效评估与考核的建议。5、员工培训方面的建议。6、人才吸纳、选用、晋升及个人职业生涯设计的建议。7、市场开发、网络建设及客户管理和销售政策的改进建议。8、广告创意设计与营销策划的设想和改进建议。9、信息管理方面的建议。10、管理方法、手段创新的建议。11、新产品开发与改进的建议。12、企业发展战略的建议。13、生活后勤的改进建议。14、财务管理方面的改进建议。15、改进生产作业提高产量、质量方面的建议。16、各种预防危害、减少损失或节省费用方面的建议。17、能为公司带来收益的其他各种改进工作的建议。七、考核与奖励办法 1、为鼓励员工积极参与合理化建议的活动，公司对所有被采纳实施建议提案的人员发给奖金，在提案被总经理批示采纳时即可发放2、公司审委会对提案的实施效果，要认真检查考核，可在实施部门上报的总结报告等资料基础上组织评估复核。并按公司制定的的内容进行评分。3、根据评价表得分,总分在91分以上为卓越报告,81-90分为最佳报告,71-80分为优秀报告,61-70分为良好报告，51-60分为一般报告，50分以下为鼓励报告；4根据建议提案数量适时进行评审，会议后由评审小组组长根据本次报告数量及质量向公司申请奖励资金,由总经理审批后财务部备案、发放。5 奖金将在总经理批准后以现金的形式体现；6 获得优秀报告以上的报告者将有机会在公司宣传栏获得宣传。八、 事后管理1 所有报告相关资料均由合理化建议担当按进行存档管理；2 对于可执行的报告,合理化建议担当有责任对其进行跟踪并确认执行情况。九. 附则1、本办法解释权归总经办。 2、本办法于2014年10月10日正式实施。附表一：合理化建议业务流程图合理化建议者总经办关联部门关联文件 合理化建议管理规定- 合理化建议报告- 合理化建议评价表- 合理化建议记录表- 效果确认表合理化建议总结报告提案作成提案收集分发/登记OKNO通告提案者提案接收初 审NO反馈再 审OK评 分执 行奖 励 开动思维积极改善, 通过提案形成反映 问题及提出对策总结、推广给出意见 收集提案后做好记录 初评提案发至关联部门并跟踪落实 将评审结果反馈提案者 每月总结评审、奖励 表扬、宣传、推广 促进本部门提案活动 开展 对提案给出意见 实施提案附表二：合理化建议报告合理化建议（提案 改善）报告提案人职位所在部门填表日期课题改 善 类 别 请打 （） 工艺、流程品质提案实施部门成本、费用其他现状分析图示 说明改进 措施 及 结果 表现 图示 说明关联 部门 意见实施 效果注：1、若表格内填写不下，可以另附页；建议采用电脑输入的方式填写，手写务必字迹工整； 2、请在标题的括号内选择是提案还是改善报告。附表三：合理化建议评价表合理化建议（提案 改善）评价表分类序号评价项目评价基准得分A2分3分5分7分一般特性60分1问题的普遍性无少数部分普遍2问题的危害程度轻微一般严重很严重3解决方案的合理性不合理部分合理合理非常好4解决方案的新颖性叙述不清条理欠缺目的明确非常清晰5方案的实施难度 （针对现有系统）无法实施较困难容易非常容易6提案者职务经理级及以上主任组长/科员工人累计得分效果4