费用支付流程及注意事项.doc

费用支付流程及注意事项1.目的 减少业务人员报账及合作公司费用结算时间，提高我司的运作效率。2.范围运作所有人第一章 支付证明单填写流程、签字审批流程第1条 根据产生费用的具体信息及票据办理支付证明单。第2条 正文开始前，在正上角填写产生费用的具体日期。第3条 正文开始后，填写支付的原因，要求务必详细具体（时间、地点、事由、数量、价格、明细金额等，且无任何歧义）第4条 填写小写支付金额，不允许在核准数处、合计金额处填写任何内容（此栏为会计核准）。第5条 如有特殊情况，务必在“备注记载事项”栏处填写原因及情况分析；例如：有回单接收的，需书面签字确认回单接收情况，且要写上相关的运输编号。第6条 如有相关票据，将相关票据贴于支付证明单背面。第7条 办理手续的责任人在“经手人”处签字确认；（要求字迹书写工整）第8条 逐级请示“部门负责人”、“财务负责人”，“经理办负责人”并让其签字确认。第9条 以上工作完成后，将支付证明单交到财务部出纳处，由其给予报销；第10条 领取费用之前在“领款人签字栏”处签字确认，并在支付证明单背面写上收条（收条要求体现：费用金额、领款人名称、领款人联系方式、领款日期等）；如有相关票据的，还需在其上签字确认。第二章 借支单的填写流程、签字审批流程第11条 根据产生借支的具体信息及票据办理借支单。第12条 正文开始前，在正上角填写产生借支的具体日期。第13条 根据自己的岗位，填写所属部门、职务、姓名。第14条 根据借支情况，选择借支方式，是现金还是转账。第15条 填写借支金额，要求大、小写填全。第16条 借支原因（要求务必详细具体：有时间、地点、事由等，且无任何歧义）及个人证件号码的填写。第17条 具体的还款时间及能借到款项的报告号码。第18条 办理手续的责任人在“经手人”处签字确认。（要求字迹书写工整）第19条 逐级请示“部门负责人”、“财务负责人”，“经理办负责人”，并让其签字确认。第20条 以上工作完成后，将借支单交到财务部出纳处，领取现金。第21条 相关的运营工作做好后，及时冲账。 第三章 外线合作伙伴结算运费注意事项与流程第一节 费用结算事宜注意事项第34条 结算方式：长期合作外线供应商尽量办理回单付款、半月结、月结付款方式。临时性采集外线必须办理货到付款、回单付款；对合作信誉较好的外线整车预付款不能超过总运费的30%。第35条 申请预付款的附件：提供合同复印件，有效证件复印件（并校验原件），我司运作人员签字的装载清单、司机收条（必须加盖司机手印）等当初约定的全部附件，财务方可给予支付预付款。第36条 结算款项a.货运公司或者物流公司，应提供我司在其司的发货凭证原件（客户联）、对账明细表（包括我司代收款明细）、客户签收单或者返单，若有破少异常，需协助财务部按合同约束承运人该承担的责任内容进行扣款，未约束的按实际损失金额扣款，后进行结算。（领款人需出具其公司的介绍信，要求盖其司公章；）b.外车需提供合同原件，有效证件复印件，代收款交款收据，客户签收单或返单；若有破少异常，需协助财务部按合同约束承运人该承担的责任内容进行扣款，未约束的按实际损失金额扣款，后进行结算。（领款人不是签订合同的本人，还需出具合同签订人的相关证件复印件和领款委托书；）第37条 对于手续不齐全的，必须待其补齐手续后，方可给予结算。第38条 对合作稳定的优质供应商，及时给予结算，保证合作的长期稳定。 第39条 相关运作人员需做好现场结算流程的指引，方便外线供应商结算。第二节 费用结算流程指南一、具体执行声明第42条 费用结算流程指南结合以上所有相关要求执行。二、我司现金支付要求第43条 发送外线业务后，直接现金支付外线（个体司机或者物流公司）的费用，由外线业务人员直接做好支付证明单，按第一章要求进行冲账处理。三、我司回单付款结算流程：第44条 回单定义：(1) 我司客户要求的返还签收单。(2) 我司要求合作伙伴返回的签收单 。第45条 礼貌接待前来上交返单的外线合作伙伴（个体司机或者其他物流公司）。第46条 核实回单签收是否合格，并进行客户回返，如不符合要求应及时采取补救措施，要求其相关人员做好客户信息的补签手续，否则不给予结算运费。第47条 根据客户的签收信息做好系统处理,对有破损的货物，需及时做好异常情况的处理，并收集相关资料，协助理赔员做好赔付工作。第48条 对于有破损的，能现场做出判断的业务，赔付客户的金额直接在其合作公司或者合作司机的运费里扣除，支付证明单上务必体现出来。第49条 对于有破损、现场不能做出判断的业务，未经发站公司（发货方）确认，不得给予结算运费，待收到发站公司（发货方）回复函后，根据回复函的要求结算运费。第50条 需在“备注记载事项”栏处书面签字确认返单的接收情况，且要写上相关的运输编号。（签收情况为完好签收）第51条 结款时务必在支付证明单后面粘贴回单复印件。四、兄弟公司到达货物费用结算流程我司到货物部或者物流公司提取货物运费报账流程第50条 司机到货运部或物流公司提取货物时，要求根据发站公司委托付款书的内容对发站公司发货凭证金额进行确认，如有异常及时反馈调度员或者发站公司，由发站公司进行协调处理。第51条 进行货物清点之前，打开我司随货施封袋，根据我司装载清单、随货联对货物进行清点确认。（如有货损，需和合作公司做好交接确认，需合作公司出具破损、短少等异常证明）第52条 将货物提回公司后，让配送基地运作人员根据装载清单和随货联收货，然后在其取货派车单上签字确认。第53条 完成以上手续后，将委托书等相关票据贴到支付证明单背面，按第一章要求执行。（要求将取货明细写全或者附装载清单才能报账）货运、物流（或者个体司机）将货物送到我司配送基地后的费用结算流程第54条 货物送到我司后，由我司相关运作人员组织装卸工卸货。第55条 根据手写装载清单、电子装载清单、随货联对货物进行清点验收，并对货物进行分类、分库区堆码。第56条 验收完毕后，无任何异常，相关运作人员在其装载清单和合同（或其的货物运单）上签字确认（要求完好签收），之后按第一章要求做好支付证明单，并指引领款人领取运费；如所到货物有异常，向发站公司（发货方）索要异常情况回复函，根据发站公司（发货方）回复意见做好支付证明单（要求支付证明单背面务必贴上异常情况回复函），引导领款人领取运费。第57条 司机结账务必提供相关的运输编号或者装载清单。货运、物流（或者个体司机）将货物直接送到我司客户处的费用结算流程第58条 礼貌接待前来结算运费的外线合作伙伴（个体司机或者其他物流公司）；第59条 核实客户签收单是否合格，并进行客户回返，如不符合要求应及时采取补救措施，要求其相关人员做好客户信息的补签手续，否则不给予结算运费。第60条 根据客户的签收信息做好系统处理,对有破损的货物，需及时做好异常情况的处理，并收集相关资料，协助理赔员做好赔付工作。第61条 对于有破损的，能现场做出判断的业务，赔付客户的金额直接在其合作公司或者合作司机的运费里扣除，支付证明单上务必体现出来。第62条 对于有破损、现场不能做出判断的业务，未经发站公司（发货方）确认，不得给予结算运费，待收到发站公司（发货方）回复函后，根据回复函的要