时间管理培训教材计划与合理安排页PPT课件.ppt

计划与合理安排PlanningandPrioritizing www YS U com 来自资料搜索网 海量资料下载 1 YSCorporatePresentation 掌握时间盘点方法用20 80或第二象限法区分日常工作能根据SMART原则有效制定目标掌握制定计划的有效技术 培训目标 CompanyLogo 2 YSCorporatePresentation 一 时间管理的原则二 有效设定目标的原则三 了解计划的技术 培训内容 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 3 YSCorporatePresentation 一 时间管理的原则二 有效设定目标的原则三 如何做计划 目录 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 4 YSCorporatePresentation 目录 一 时间管理的原则二 有效设定目标的原则三 如何做计划 CompanyLogo 5 YSCorporatePresentation 本章重点 1 时间盘点2 有效的时间管理原则 CompanyLogo 6 YSCorporatePresentation CompanyLogo 7 YSCorporatePresentation 常见问题 一 正在埋头写计划 电话又响了 二 正在办公室写汇报 客户来了 三 会议开了一整天了 还没什么成果 四 手上的工作越干越多 越干越乱 五 比谁都忙 到处 救火 六 刚给下属布置完工作 还是不放心 七 沟通了无数次 越沟越不清 八 办事拖拖拉拉 今天拖明天 明天拖后天 九 工作抓不住重点 重要的不做 不重要的抓住不放十 粗心大意 经常陷入空想和琐事不能自拔十一 该说 不 却不说 碍于情面答应 却无法按时兑现 CompanyLogo 8 YSCorporatePresentation 时间管理盲点 一 忙就好二 时间管理没用三 身不由己四 江山易改 习惯难移 CompanyLogo 9 YSCorporatePresentation 时间价值分析 CompanyLogo 10 YSCorporatePresentation 时间清单分析 CompanyLogo 11 YSCorporatePresentation 分析哪些问题 一 计划性如何二 有多少时段记不起来做什么三 浪费 超时多少 50 四 时间利用率 30 五 各工作事项 延误 浪费了多少时间六 一个工作日中 总共浪费了多少时间七 寻找原因与对策 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 12 YSCorporatePresentation 工作紧急性分析 紧急性 工作事项 CompanyLogo 13 YSCorporatePresentation 分析要点 一 每日 每周 每月最紧急的是哪三项工作二 非常紧急 的工作事项 如果频繁发生 应考虑授权 制度 产品质量等重大问题与时间管理无关三 紧急 事项越多 时间管理问题越大四 紧急 非常紧急 不紧急 事项 时间比重越大 时间管理问题越大五 除 非常紧急 外 分析所谓 紧急 事项是否真那么急 CompanyLogo 14 YSCorporatePresentation 工作重要性分析 重要性 工作事项 CompanyLogo 15 YSCorporatePresentation 分析要点 一 每日 每周 每月最重要的是哪三项工作二 非常重要 的工作事项 如果很紧急 则与时间管理无关三 重要 的工作事项越多 时间管理就越合理四 一定要消除 不重要 的工作事项 通过授权压缩 不很重要 的工作事项五 特别注意对 重要 的工作事项进行分析 CompanyLogo 16 YSCorporatePresentation 高效益活动分析 分析 活动 CompanyLogo 17 YSCorporatePresentation 时间管理启示 一 你能说出你前三项高效益活动吗二 优先做高效益活动三 根据活动效益高低安排工作顺序和时间四 对每年 每月 每周 每天的高效益活动有一个分析 以便心中有数五 高效益活动的三个衡量指标 对目标 职务 贡献度高 自己去做的必要程度大 花费时间少 CompanyLogo 18 YSCorporatePresentation 授权分析 授权程度 工作事项 CompanyLogo 19 YSCorporatePresentation 时间管理启示 一 可以授权一定要授权 这样才能腾出更多时间做更重要的事情二 下属没你做得好不代表永远没你做得好三 授权刚开始会花费你较多时间 但下属一旦胜任 你就会节省很多时间四 做那些应该授权下属去做的事情很可笑 意味着你在花时间做下属的事 CompanyLogo 20 YSCorporatePresentation 会见分析 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 21 YSCorporatePresentation 时间管理启示 一 会见前或会见开始时 约定会见所用时间二 事先约定会见的具体目标三 不良会见容易打乱其他时间安排 要坚决克服四 学会对付无故拖延 CompanyLogo 22 YSCorporatePresentation 会议分析 CompanyLogo 23 YSCorporatePresentation 时间管理启示 一 主管用于开会的时间约占工作时间的20 如何用好时间很关键二 自行主持召开的会议主要有 部门例会 专题讨论会 等 自己可以决定的会议 要事先评估开会的必要性三 养成以简明书面形式而非简单口头通知开会 即使只有几个人或十几个人 四 严格会议纪律五 参加别人召集的会议 可请求召集人确定会议规则 以免浪费时间 CompanyLogo 24 YSCorporatePresentation 公出分析 CompanyLogo 25 YSCorporatePresentation 时间管理启示 一 外出频繁的主管 需进行公出必要性评估 以便压缩公出时间二 合理安排拜访路线三 合理安排拜访时间 CompanyLogo 26 YSCorporatePresentation 干扰因素分析 分析 干扰因素 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 27 YSCorporatePresentation 时间管理启示 一 突发性干扰的大小顺序为二 拖延性干扰中 最需要克服的为 缺乏自律 许多因素你无法把握 但是你可以把握自己 三 谁干扰了你 偷走你的时间 谁对你的干扰最大 别人 你自己 下属 上司 同事 客户 朋友 自己 大 小 CompanyLogo 28 YSCorporatePresentation 时间管理的原则 一 80 20原则例如 80 的销售量来20 的客户20 的工作占整个工作80 的价值 集中80 的精力做那20 的工作 一天中的15件要做的事 占80 价值的只有三件 认真挑选这三件事 误区 面面俱到 完全主义 平均分配 CompanyLogo 29 YSCorporatePresentation 80 20原则的运用 一 列出一天内所有的工作二 对工作进行分类 CompanyLogo 30 2020 2 8 31 YSCorporatePresentation 80 20原则的运用 三 时间和精力分配四 工作价值分类五 时间和精力分配 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 32 YSCorporatePresentation 第二象限工作法 1第一象限紧急重要 2第二象限不紧急重要 3第三象限紧急不重要 4第四象限不紧急不重要 紧急 不紧急 重要 不重要 CompanyLogo 33 YSCorporatePresentation 四象限原理解析 1紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作 2准备工作预防措施 价值观澄清计划人际关系建立真正的再创造能力增进自己的能力 3造成干扰的访问 电话信件 报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事 4忙碌琐碎的事处理文件电话浪费性时间逃避性活动 紧急 不紧急 重要 不重要 CompanyLogo 34 YSCorporatePresentation 养成习惯 一 每周将工作排出优先次序二 在高效时间里完成重要工作三 授权四 有效对付干扰五 明确的生活和工作目标六 保证一天内有一段时间不受干扰七 会利用零星时间八 有得力助理或文员 充分利用电脑等现代办公设备 CompanyLogo 35 YSCorporatePresentation 养成习惯 九 文件柜 办公桌整洁 条理清晰十 在固定的时间处理往来函件十一 丢掉无用的文件十二 将每件事善始善终 避免多头处理十三 万不得以才召开会议十四 常年使用工作效率手册十五 学会休息 娱乐与业余爱好 CompanyLogo 36 YSCorporatePresentation 目录 一 时间管理的原则二 有效设定目标的原则三 如何做计划 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 37 YSCorporatePresentation 本章重点 1 什么是目标管理2 如何根据SMART原则设定目标 CompanyLogo 38 YSCorporatePresentation 目标管理的六个特征 一 上司与下属共同参与制定二 与高层一致三 可衡量四 关注结果五 及时的反馈与辅导六 以事先设定的目标评估绩效 CompanyLogo 39 YSCorporatePresentation 目标管理的好处 一 抓住重点二 关注结果三 考核的依据明确四 激发下属的承诺和工作的主动性五 统一目标 劲往一处使六 在各自层面上工作七 下属能力提升和职业发展快 CompanyLogo 40 YSCorporatePresentation 目标设定常见的问题 一 目的与目标的混淆2004年的目的 增收节支2004年的目标 行政费用比去年下降15 CompanyLogo 41 YSCorporatePresentation 目标设定常见的问题 二 定量目标与定性目标定量目标 下半年销售额增加产15 定性目标 下半年制定新的行政考核标准定性目标的误区 无法衡量方法 制定时同时定出标准 CompanyLogo 42 YSCorporatePresentation 目标设定常见的问题 三 多重目标的问题例 2004年人事助理目标 1 7月完成毕业生接收2 5月完成所有员工档案计算机管理3 10月建立公司人才储备库4 12月建立分类测评系统要点 1 分清主要与次要目标2 目标在3 5个内即可 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 43 YSCorporatePresentation 目标设定常见的问题 四 目标冲突例 2004年下半年目标目标一 减少销售费用目标二 增加两名业绩最好的销售人员的工资 作为激励要点 1 评估冲突的重要性 在目标间确立优先顺序2 发现和使用新的工作方法和技巧3 权衡长期目标并面对当前问题4 分析如果不牺牲任何目标 是否能解决冲突 必须择一 延迟较不重要的 发生冲突 向下属说明原因 如何解决以及这样做的目的 CompanyLogo 44 YSCorporatePresentation SMART原则 Specific 详细明确 Measurable 可以量度 Attainable 可实现的 Relevant 相关的 Timebound 订明时限 SMART原则 CompanyLogo 45 YSCorporatePresentation 制定符合SMART原则目标范例 CompanyLogo 46 YSCorporatePresentation SMART原则 常用词语 开发 设计 发送 修正 完成 训练 制作出 生产出 编写出 检验出 销售 执行 解决 提高 研究 达到 降低 维持 运输 修建避免词语 明白 了解 知道 有效地 成为 认识到 实现 合理地 精确地 CompanyLogo 47 YSCorporatePresentation 设定目标的步骤 第一步 正确理解公司的整体目标 第二步 制定符合SMART原则的目标 第三步 检验目标是否与上司的目标一致 第四步 列出可能的问题和障碍 找出相应的解决方法 第五步 列出解决目标所需要的技能和知识 第六步 列出达到目标所必须的合作对象和外部资源 第七步 确定目标完成的日期 CompanyLogo 48 YSCorporatePresentation 目录 一 时间管理的原则二 有效设定目标的原则三 如何做计划 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 49 YSCorporatePresentation 本章重点 1 计划概述2 如何将目标转化为计划 CompanyLogo 50 YSCorporatePresentation 管理循环 什么是计划决定目标及如何达成目标的程序管理循环 计划 组织 指导 控制 协调 CompanyLogo 51 YSCorporatePresentation 主管制订计划的目的 一 能配合实现上级主管的目标策略二 能实现自己部门的任务三 能成为下属行为的依据及评价下属工作成果的重要基准 CompanyLogo 52 YSCorporatePresentation 计划的好处 一 成功完成预期工作目标的可能性增强二 使下属更了解目标三 使工作更有系统四 减少危机出现可能五 更为轻松处理突发事件六 成员的工作更能互相匹配七 更为客观评价结果 CompanyLogo 53 YSCorporatePresentation 制定计划的要点 一 分析要达到的目标二 判断所处的工作环境三 找出影响目标实现的决定因素四 分析所拥有的资源 人员情况 产品优势 金钱 时间等五 依据所拥有的资源和决定因素 找出各种达到目标可行的方法六 选择可能的方法 CompanyLogo 54 YSCorporatePresentation 制定计划的要点 七 根据所选定的工作拟定具体的实施方案 将各项工作分配给各个员工并建立相应的评估和考核方法八 对行动进行有效而合理的排序 哪些可以同时进行 哪些需要按照一定的顺序九 决定完成各个项目需要的时间 并推算出总体时间 来自资料搜索网 海量资料下载 CompanyLogo 55 YSCorporatePresentation