设计院合同管理流程及制度

合同管理流程及制度（一）合同编号统一合同编号即为工程编号，每一个项目对应一个工程编号，以承接项目为原则确定合同编号的归属部门。在项目立项同时，项目跟进人和甲方洽谈合同签订事宜，合同中约定的项目名称和合同号即为本项目的工程名称及工程编号，合同编号规定如下：项目级别又分为院级和所级，具体分级规定请参照项目分级制度，由运营中心副总监确定院审或所审。对于院审项目，在合同编号中增加Y(Y代表院审)，如大合同：2013-Y001，表示此项目为公司的院审项目。（二）合同洽谈及合同条款的控制1、首选标准合同范本，起草合同。2、在合同中写清楚：工程名称、项目地点、设计面积、项目类型、层数、设计阶段、单价、总价、提交文件份数、不包含的内容等项目信息。3、把控因设计人原因造成的赔偿，最高不超出已付设计费总额。4、把控因结构限额指标要求，以及指标达不到要求，合同中的赔偿条款。5、把控合同中的所有设计人赔偿条款，最高不超出已付设计费总额。6、在合同中约定因甲方原因造成的变更，设计人有权追加变更设计费，最好能约定变更量达到10-20%时，超出部分计算变更费。7、其他相关条款的把控，尽最大的可能争取公司利益。 8、合同中注明合同签订日期，至少要注明到年、月。（三）合同评审1、甲方返回的第一轮合同草稿，项目经办人初审后交经营部审核人审核。合同金额超过200万元时（或为大客户项目），经营部须两名审核人进行审核并签字。2、合同中相关主要技术条款由工程主持审核。3、合同中相关各专业技术条款交各专业相关负责人审核。（如结构限额由结构专业负责人审核）4、合同中价格及付费相关条款找项目经理及项目总监审核。5、合同最终稿确定后，完成合同评审单（见附件），附上费用单页和付费比例单页，由工程主持、各专业负责人、经营部经办人、经营部审核人、项目经理、项目总监、常务副总及总经理签字审核。6、持合同评审单复印件及合同，到行政部盖合同专用章及法人章。（四）合同收费节点控制收费节点主要控制在签订合同阶段，签订控制节点如下：1、定金为20%。2、中间节点以收回完成设计阶段的费用为基准，分配收费比例。3、施工图全部提交后，应收取全部设计费的80%以上。4、尾款控制为：竣工验收同时，且争取尾款比例为5-10%。5、方案设计合同不留竣工尾款。（五）合同签订时出现问题的处理1、合同主要条款：设计费单价、付费比例、赔偿上限、变更量界定等，此类条款经办人与甲方沟通出现问题后，及时与项目经理及项目总监沟通，由项目总监或项目经理出面与甲方负责人协调解决，经办人负责督促及配合。2、其它条款由运营中心负责人配合经办人，完成与甲方的沟通。3、特殊条款由项目经办人在合同评审单备注栏中注明，并注明重点评审，由相关领导重点把关评审。（六）合同签订后的管理1、合同签回后，由运营中心文员逐页扫描合同，合同扫描件由运营中心文员和项目经办人保管，合同原件每周一次与财务交接，并列交接清单明细，双方签字后，统一交给财务部保管。2、合同签订后，项目经办人将合同录入系统。3、及时跟进项目，按合同节点及时收费。附件：设计合同评审单 日期：工程名称： 常规评审 重点评审评审内容：合同中约定的内容。评审结果： 同意评 审 人 员合同中技术内容与各专业沟通情况：技术条款已与A、B需要沟通。部 门姓 名评审内容专业负责人各专业技术条款及其他要求技术人员的特殊条款，见第几页经营部经办人合同全部内容经营部审核人合同全部内容项目经理合同全部内容项目总监报价、付费比例及其他特殊条款，见第几页常务副总报价、付费比例及其他特殊条款，见第几页常务副总