XX公司人力资源管理内部控制业务流程.doc

XX公司人力资源管理内部控制业务流程一、 业务目标 1 战略目标 1.1 适应公司经营发展对人才的需要，进行人才梯队建设，营造以人为本的企业文化，提高企业核心竞争力。 1.2 树立良好的社会形象，为企业扩张、实现目标配备、储备高素质的人才，为员工的职业生涯搭建良好的发展平台。 1.3 提高凝聚力，使公司获得长远发展的精神动力。 2 经营目标 2.1 保证公司各部门、各职员高效完成企业经营、发展中的各项任务，使各职员能各尽其能、各显其才。 3 财务目标 3.1 保证公司各部门合理配置人才资源，不造成人力资源浪费，真实反映人工成本。 4 合规目标 4.1 符合国家劳动管理的有关规定和公司内部规章制度。 二、风险评估 1 战略风险 1.1 人力资源供应不足导致公司缺少发展、扩张必备的高素质的人才。 1.2 管理、激励、培养等不到位，导致职员流失严重，不利于树立良好的社会形象。 2 经营风险 2.1 招人不重重把关，导致办人情事，规章制度成为“纸上谈兵”。 2.2 不能任人唯贤，奖惩分明，导致人才流失，频繁跳槽，职员工作懈怠，形成人力资源浪费，效率低。 3 财务风险 3.1 用人不当，导致商业秘密、专有技术等保密信息被不当泄露，导致企业遭受经济损失。 3.2 员工不能胜任工作，导致数据资料汇总错误，不能真实反映公司的生产经营情况。 4 合规风险 4.1 违反国家劳动管理规定，造成不必要的法律纠纷，影响公司形象等。 4.2 违反公司内部规章制度，使制度流于形式。 三、业务流程步骤与控制点 1 提出、审批人员需求计划 1.1 在每年 11 月底，根据实际情况，公司各业务部门提出本部门下年的人员需求计划，填报人员需求计划表，经部门主管审签，报公司综合管理部。 1.2 在每年 11 月底，公司综合管理部汇总填报公司人员需求计划表，经部门主管、分管领导审批。 1.3 公司综合管理部按“科学、精干、高效”的原则，严格进行核实，初步核定下年度各业务部门人员的编制报公司董事会审批。 1.4 董事会根据公司经营目标及综合管理部初步核定的编制，审定公司下一年度人员的编制。 1.5 公司综合管理部将按审定的编制执行。 2 招聘员工 2.1 选聘员工 2.1.1 用人部门根据工作业务发展需要，在核定的编制内增加人员，应按以下程序进行： 2.1.1.1 用人部门填报人员增补申请表，需详细描述申请岗位的职责和要求，送公司综合管理部门审核后，报主管副总经理审批； 2.1.1.2 公司综合管理部门尽可能在公司内部调整，最大限度的发挥现有人员的潜力和水平； 2.1.1.3 公司综合管理部负责在全公司范围内通过内聘或外招的形式招聘适合该岗位需要的人才； 2.1.1.4 公司综合管理部负责对内外进行招聘。 2.1.2 公司增加人员原则上一律实行招聘，公司内部应聘人员在同等条件下享有优先权。 2.1.3 公司在编制外增加人员，须按以下程序办理： 2.1.3.1 公司各业务部门提出书面申请，送公司综合管理部； 2.1.3.2 公司综合管理部调查实际情况后提出书面报告报总经理、董事长审批； 2.1.3.3 总经理、董事长批准后，公司综合管理部负责招聘。 2.1.4 凡对外招聘，应按以下程序办理： 2.1.4.1 应聘人员填写应聘人员登记表，由综合管理部进行初选； 2.1.4.2 初选合格后，由综合管理部协同用人部门负责人进行复试（面试）；对重要、敏感岗位，综合管理部应采取电话回访、派员走访的方式调查应聘者资料的真实性。在秘密要害岗位工作和接触秘密较多的人员，更要要求严格，做到先审查后录用。 2.1.4.3 综合管理部根据复试（面试）结果提出建议试用人员报告报公司总经理审批； 2.1.4.4 综合管理部组织试用人员进行体格检查； 2.1.4.5 体检合格后，综合管理部通知应聘者报到。 2.2 员工报到 2.2.1 招聘录用的新员工正式上班当日先向综合管理部报到，登记报到的日期为起薪日。报到当日新员工须携带：两张一寸免冠照片、身份证、户口薄原件和复印件、学历证明原件和复印件、职称证明原件和复印件、医院体检表。 2.2.2 报到当日，综合管理部对新入职员工进行入职培训，培训内容为：公司的简介、有关管理规章制度以及安全卫生教育，领取山由帝杉员工手册。 2.2.3 新员工办理完报到手续后，方可安排工作。 2.3 员工试用 2.3.1 综合管理部与员工签订试用合同。新员工（含再入职人员）一律实行三个月的试用期。若涉及机密岗位，应同时签订保密协议。 2.3.2 新员工（含再入职人员）在试用期满一周内，试用人员填写员工转正考核表，用人部门负责人根据其试用期的表现，明确能否胜任现职，做出同意转正，结束试用或不予录用的意见后，报综合管理部审核，分管领导审批。 2.3.3 提前结束试用期 2.3.3.1 在试用期间，对业务素质、技能、工作适应能力、工作成效特别出色的新员工，试用部门负责人可以建议提前结束试用期，但须报请总经理批准。 2.3.3.2 在试用期内，新员工若严重违规行为或能力明显不足，试用部门可以陈述事实与理由报综合管理部审核后，安排在其他岗位试用或提前辞退。 2.4 员工录用 2.4.1 根据员工岗位、学历、职称、职务等情况，由双方协商签订合同的期限。 2.4.2 员工转正后应由公司与其签订经公司法律顾问审核的聘用劳动合同书，董事长授权主管综合管理部的公司领导与公司录用人员签订聘用劳动合同。一式两份，一份综合管理部存档，一份员工自留。 2.4.3 公司与员工签订劳动合同的同时，签订保密协议，明确规范双方保密工作的权利、义务。对新进员工必须事先进行保密教育，学习保密工作制度。公司实行保密工作责任追究制度：事前明确保密责任和保密要求，一旦造成泄密，将层层追究责任到单位和个人。 2.4.4 综合管理部对新进员工进行岗前培训。 3 员工内部调动 3.1 调出部门根据与调入部门的协商情况提出员工岗位调整申请书，部门主管签署意见。可根据工作需要调整员工的工作岗位，员工也可以根据自愿申请，由公司相关部门确认后可在公司范围内流动。 3.2 调出部门报综合管理部签署意见，并报分管领导审批。 3.3 综合管理部向调出部门、调入部门和员工发出员工岗位调整通知书。 3.4 员工与调出部门办理工作交接手续，调入部门接收员工。 4 员工晋升和降职 4.1 公司应建立正常职务升降机制。 4.2 用人部门、综合管理部根据考核结果，对工作业绩不良者或违反公司规章制度者，提出降职建议；对成绩突出者或卓著者，可以提出晋升计划并准备上报资料。 4.3 公司总经理对工作成绩特别突出，表现优秀者，可以提出破格晋升。按职位的重要程度向分管领导或董事长审批。考核成绩一直优秀者，再考察该员工是否具备储备后备人才的条件，决定是否作为后备人才储备。 4.4 公司对员工实行奖惩分明，若员工行为给公司造成重大损失或触犯国家法律法规的，将追究当事人法律责任。 4.5 职员职位晋升或降职后，其工资待遇和福利应进行相应调整。 5 员工培训 5.1 公司应举办各种形式的培训，员工培训分为岗前培训、在岗培训、专业培训、员工业余自学四种。同时各部门/单位要经常性地对员工进行保密教育，把保密工作纳入业务工作全过程，做到与业务工作同布置、同检查、同考核。 5.2 拟定、审核培训计划 5.2.1 各业务部门根据生产工作的需要，编制年度培训计划表，经部门主管审批，报公司综合管理部。 5.2.2 公司综合管理部拟订公司管理层年度培训计划表，经部门主管、分管领导审批。 5.2.3 公司综合管理部汇总公司培训计划表，报分管领导审批，董事会审定。 5.2.4 公司综合管理部将审定的编制下发执行。 5.3 培训计划实施 5.3.1 公司各业务部门组织相关部门开展作业层的培训工作，填写培训记录表，年底进行评价并报公司综合管理部备案。 5.3.2 公司综合管理部组织管理层的培训工作，填写培训记录表，在年底进行评价并备案。 5.3.3 定期、不定期地邀请公司内外专家举办培训、教育讲座。 5.3.4 员工可自行决定业余时间参加各类与工作有关的培训教育；如影响工作，则需经部门负责人和综合管理部批准方可报名。参加业余学习一般不应占用工作时间，不影响工作效率，不得在上班时间从事与工作无直接关系的学习。凡公司出资参加重要项目培训的员工，经协商在接受培训前应与公司签订包括保密条款、服务期条款、赔偿条款的协议。 5.4 培训费用报销 5.4.1 员工培训结束后，需持培训成绩、合格证书、学费收据在 3天内先在公司综合管理部登记审核，员工参加各类学习班、职业学校、夜大、电大、函大、成人高校的学历资格，均由公司综合管理部根据国家有关规定认定，未经认可的不予承认。 5.4.2 公司综合管理部审核通过，公司计划财务部门按成本费用管理业务流程管理进行。 6 人才储备 6.1 后备人才的产生办法 6.1.1 对公司的管理、技术人员中业务水平高、能力强、善于创新、经验丰富、取得国家认可的资格考试、取得劳动部门认可的资格等的员工由公司综合管理部进行登记，建立公司人才库，并对其工作情况进行跟踪记录。 6.1.2 公司综合管理部根据各用人单位提供的资料，初步分析人才库各类人才的德、能、勤、绩，确定初选后备人才对象以备使用。 6.1.3 后备人才采取推荐与自愿申请相结合的方式，经公司综合管理部初核后由员工本人填写人才测评表。 6.1.4 公司成立由公司综合管理部为主、各部门主管组成的后备人才考察组定期进行考察、测评、分析，确定其作为公司的某些职位（岗位）后备人才。对这些后备人才，综合管理部门负责定向收集有关材料，如履历、在企业中的职位、个人发展计划、业绩总结等。 6.2 公司后备人才考察组对后备人才实行动态管理，每年根据其个人年度总结及其考评成绩进行淘汰。 6.3 后备人才的使用 6.3.1 对后备人才进行有意识地培训与开发。 6.3.1.1 培训的方式可采取内部培训或送外培训两种。 6.3.1.1.1 对管理人才主要从领导能力、决策能力及现代管理知识等方面进行培训；对专业技术人员主要从专业知识、专业技能方面进一步提高。 6.3.1.1.2 从组织上对后备人才进行培养。主要从政治思想和爱岗敬业上进行培养，培养他们在工作中、生活中成为先锋模范代表。 6.3.2 当某一职位（岗位）发生空缺时，确定的该职位（岗位）后备人才为首要候选人。可按以下两种办法实行内部选拔： 6.3.2.1 根据后备人才的情况和历年考评成绩经公司领导班子民主讨论后进行直接晋升。 6.3.2.2 进行公开招聘，公开竞争，后备人才在同等条件下优先考虑。 6.4 外部人才储备由公司综合管理部通过企业网站设立人才登记模块，参加各高校的校园招聘会等方式收集信息，分专业、种类建立外部人才储备库，根据公司的发展规划有意识地、有目的地进行追踪，以备公司对人才的需要。 7 请假 7.1 员工请假由本人提出申请，说明请假种类、假期、时间、事由，并提供各种证明材料，报相关领导审批。若员工休年休假，需提前一周向本部门提出申请，在不影响生产经营的原则下，经部门领导统筹安排，严格按请假程序办理相关手续后方可休假。 7.2 相关领导审批。因突发事情不能预先办理请假手续时，应及时用电话向所在部门主管报告，征得口头同意后方可休假，假期满返回公司后再持有关证明及时补办请假手续。请假理由不充分或有碍工作时，可酌情不予给假，或缩短假期及延期给假。 7.3 请假人员假满后，必须到综合管理部门销假，否则视为逾假未归，作旷工处理。请假人员不得逾期不归，部门主管不得隐瞒不报。 7.4 请假期满，员工若未办完事应办理续假手续，并按上述权限进行报批。假期届满未续假或虽续假尚未核准而不到岗者，除确因病或临时发生意外等不可抗力因素外，均以旷工处理。 7.5 在规定的医疗期内恢复健康并正常上班的，公司根据需要安排工作岗位。在规定的医疗期满后，不能从事原工作也无法另行安排新岗位的，公司将按劳动合同的有关条款解除劳动合同。 8 劳动合同的变更、终止、续订与解除 8.1 辞职 8.1.1 员工解除劳动合同，应提前 30 天向所在部门负责人提出书面离职申请。 8.1.2 由所在部门负责人报总经理批准。 8.2 解聘 8.2.1 公司生产经营状况发生严重困难，确需裁减人员时，由公司董事会提前 30 天向工会或全体职工说明情况，听取工会或职工的意见，向劳动行政部门报告后，可以裁减人员。 8.2.2 员工因违反公司规章制度、不能胜任工作而被解聘的，应在离职前 30 日发出解聘通知，由所在部门负责人填写解聘员工申请表，报公司总经理批准。试用不合格按试用期内规定予以辞退。 8.2.3 劳动合同期限届满前，应提前 30 日向员工提出续聘或终止劳动合同的要求中，经双方协商同意续聘的应在劳动合同届满前办理续聘手续，续聘不得再约定试用期，经双方协商不同意续签劳动合同应办理终止手续。 8.3 员工在接到正式通知后，均应凭经公司总经理签字的审批单在综合管理部门领取移交工作清单，一式两份，分别由综合管理部和本人留存。 8.4 员工应按清单要求在离开之前由技术质量、计划财务、综合管理和所在部门等领导签字并办完有关工作移交手续。移交工作清单应详细记录移交实物、资料等事项，并经工作所在部门主管、计划财务部门负责人、监交人员等签字。特殊岗位职员（如掌握公司核心核技术、核心机密、商业秘密）提出解聘要求，必须签订保密协议后方可解聘。员工劳动合同终止或其他原因从本公司离职时，应向公司交回所有与公司经营有关的文件资料，包括销售顾客清单、图表资料及培训教材等。 8.5 离职人员凭移交工作清单到综合管理部进行移交手续汇总，并由综合管理部负责人签意见后存档，领取存档证件。 8.6 离职人员凭移交工作清单到计划财务部门结算工资、风险金。凡劳动合同解除终止时，符合国家有关规定必须给予经济补偿的，公司依照国家有关规定给予经济补偿。 8.7 员工发生劳动争议时，由公司调解委员会调解，不能调解的上报劳动仲裁部门进行调解、仲裁。 9 人力资源管理监督及检查 9.1 对人力资源管理情况进行专项检查，也可结合内部审计和外部审计期间财务检查、审计等工作进行。 9.2 对人力资源管理情况进行专项检查的内容包括但不限于： 9.2.1 人力资源管理业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查有关人力资源管理是否存在不相容职务混岗的情况。人力资源管理业务不相容岗位一般包括：人员需求计划的提出与审批；招聘员工的申请与审批；员工内部调动的申请与审批；员工晋升与降职的申请与审批；培训计划的编制与审批；请假的申请与审批；员工辞职的申请与审批等。 9.2.2 人力资源管理授权批准制度的执行情况。重点检查招聘重要岗位人员的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。 9.2.3 人力资源管理决策责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全，奖惩措施是否落实到位。 9.2.4 人力资源管理中遵守国家相关法律、法规情况。重点检查公司是否存在违反国家有关劳动法律法规规定。 9.3 公司综合管理部应承担公司员工的日常培训、录用、解聘等工作。 9.4 审计监察室应定期或采取突击方式对各级公司、各部门、各项人事管理进行监督检察，出具包括人事管理在内的内部审计报告书，对违反公司人事管理的单位、个人报告董事会审计委员会，并提出处理