LA-LC-XZ-03 证照、印鉴管理流程.docx

证照、印鉴管理流程编号：LA-LC-XZ03版号：A/0页码：第6页 共6页证照、印鉴管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人1. 流程概况流程目的规范证照、印鉴管理，防范经营风险和管理风险，特制定本流程。流程范围适用于莱安地产集团有限公司及各项目公司的证照、印鉴管理。定义1.证照: 包括企业营业执照、组织机构代码证、各类资质证书、税务登记证等。2.印鉴: 指公司在对外经营活动中，为明确公司权利义务关系、承担民事法律责任以及在对内管理过程中，为行使职权而作为重要凭证和工具使用的各类印鉴。3.印鉴管理: 指公司对各类公司印鉴的刻制、发放、保管、使用及废止进行规范和监督的行为。4.公司印鉴: 指有公司明显标识的行政公章、业务印鉴，以及公司法定代表人、总经理等代表公司行使公务专用的个人签名印鉴。主导及参与部门人事行政部（主导），各部门（参与）。部门流程中承担职责人事行政部1.证照、印鉴的主管部门。2.负责公司证照（营业执照、代码证）的申办、登记、变更、年审年检、注销以及公司印鉴样式的备案、注销以及证照、印鉴的挂失等。3.负责审核各类印鉴刻制需求，审批通过后负责刻制。财务管理部1.公司证照、印鉴的保管部门。2.负责公司各项目全部证照、印鉴管理、借阅及用印。其他各部门1.根据业务需要，提出印鉴刻制申请。2.根据业务需要，办理证照借阅手续。2. 证照管理2.1 证照管理2.1.1 证照明细、责任部门及保管人一览见证照责任部门、责任人及保管人设置一览表（附件1）。2.1.2 管理流程和要求:2.1.2.1证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由财务管理部保管，证照的移交由人事行政部监督并填写移交记录，证照交接完成后，财务管理部证照使用专管员及时建档登记。2.1.2.2财务管理部证照专管员建档登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。建立证照目录表，报人事行政部备案，人事行政部对公司证照实行动态信息管理。2.2 证照使用2.2.1 财务管理部负责将各类证照录入证照、印鉴明细登记表并进行统一管理。2.2.2 财务管理部必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，应立即向人事行政部负责人报告，并及时办理证照的挂失和补办手续。2.2.3各部门如需使用公司证照，必须说明使用范围和使用时间，填写证照使用登记表，经财务管理部负责人批准，方可携带外出，使用完毕后，应于1个工作日内交回，证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。2.2.4使用证照复印件时，证照专管员须加盖附有“与原件无异”、“使用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印鉴。2.2.5 各类证照未经财务管理部负责人批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。3. 印鉴管理3.1 印鉴的分类、刻制和启用3.1.1印鉴的分类：1）公司公章（包括项目公司）；2）各类专用章：合同专用章、财务专用章、发票专用章，收费专用章、项目专用章等；3）专用私章：法定代表人专用私章；4）各部门印鉴；3.1.2印鉴的刻制要遵守国家的有关政策，并遵循先进、适用的原则。公司公章、各类专用章、专用私章等印鉴的刻制，经总经理批准后，由人事行政部负责刻制；部门印鉴经人事行政部分管领导批准后，由人事行政部负责刻制。印鉴的刻制由申请部门根据工作需要填写印鉴刻制申请表。（刻制新印鉴，更换旧印鉴须凭旧印鉴原样）3.1.3刻制好的印鉴在启用前，由人事行政部预留印鉴备案，以便备查。然后由人事行政部发启用通知，并移交印鉴保管人。通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。3.2 印鉴保管3.2.1 公司印鉴（含项目公司）由总经理指定专人负责保管，财务专用章应由财务管理部指定专人保管，招标领导小组专用章由人事行政部保管，合同专用章授权专人使用和管理，各部门印鉴应由各部门负责人保管。3.2.2 公司印鉴（含项目公司）保管人不得将印鉴交由他人代管，若因事请假，应由保管人向总经理请示指定专人代管。3.3 印鉴的审批和核对3.3.1印鉴使用范围、审批人及责任人设置一览印鉴使用范围、审批人及保管人设置一览表(附件2)。3.3.2印鉴的使用要十分审慎，必须每次使用都履行审批手续，并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策，权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。3.3.3特殊情况不能及时办理审批手续的，应由办事人与相关领导沟通并说明情况，在征得同意后，由印鉴保管人办理用印手续，但须在事后2日内补办审批手续。3.3.4印鉴保管人应对文件内容进行审阅、了解用印内容，并对发文审批单的签发情况予以核对，经核对无误办理用印登记手续后方可用印，同时应将加盖公章的文件资料留档备案，确实没有留存资料的，要详细登记用印情况。3.3.5原则上，不允许出现盖有印鉴的空白凭证。但因业务要求，需要盖有印鉴的空白凭证带出公司的，必须有总经理的特别批准；此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证；此类凭证要逐页编号，装订成册，并须有存根。3.3.6 印鉴使用规范3.3.6.1用印时，用印位置准确、恰当，印迹端正清晰，印鉴名称与用印落款一致（代用印鉴除外），不漏盖、不多盖。3.3.6.2介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印鉴。3.3.6.3对外签署的合同、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用印鉴的文本等，须在合缝处加盖印鉴。3.4印鉴外带规定印鉴原则上不允许带出公司。确因工作需要将印鉴带出使用的，应填写印鉴使用登记表并说明外带事项，经领导批准后由印鉴管理部门与用印部门各派至少一名人员共同外出使用。3.5 印鉴归档管理3.5.1 公章、法定代表人印鉴、财务专用印、合同专用印等印鉴所用印的文件、资料、附件资料及用印审批单作为用印凭据由印鉴保管人留存，每年1月15日前将上一年相关档案整理后交公司档案室归档。3.5.2 印鉴使用登记表及各印鉴的启用及停用文件，由人事行政部进行编号归档并保存，以备公司查阅。3.6 印鉴的遗失和报废3.6.1印鉴保管人必须妥善保管印鉴，如有遗失，保管人应及时将遗失情况说明资料以书面形式向公司领导报告。3.6.2公司印鉴发生遗失时，应在报刊上刊登挂失声明（注明起止日期和作废日期）。同时进行证照、印鉴的补办。3.6.3 公司部门印鉴发生遗失时，应正式发文告知合作单位（注明起止日期和作废日期）。3.6.4有下列情况时，印鉴须停用并报废：机构名称、图样改变； 印鉴使用损坏。3.6.5印鉴永久停用需报废时，由印鉴保管人填写印鉴报废审批表，公司公章、法人章等印鉴由总经理核准，部门印鉴由人事行政部分管领导核准后，由人事行政部经理和两名以上员工共同在场的情况下，在公安局制定地点对印鉴进行销毁。4. 法律责任4.1 在证照、印鉴管理中存在以下行为之一的，公司将处以500-2000元经济处罚。情节严重导致公司重大损失的，公司将追究法律责任并移交司法机关处理。4.1.1任何单位及个人不得擅自刻制及更换印鉴，未经批准、未经公司人事行政部负责刻制及更换的印鉴，不发生效力。4.1.2印鉴的责任人及保管人应当按本制度要求规范使用印鉴。对未能严格、规范使用印鉴以及滥用、误用印鉴的，由印鉴管理人及保管人承担直接责任。5. 附件附件1：证照责任部门、责任人及保管人设置一览表附件2：印鉴使用范围、审批人及保管人设置一览表6.支持性文件 无7.相