《报表处理子系统》PPT课件.ppt

第4章报表处理子系统 报表处理子系统的主要作用是帮助用户及时 方便的编制需要的各种会计报表 为了用户编制会计报表的需要 一般这种报表系统中提供了种类丰富的专用函数 可以方便的直接从账务系统提取数据生成财务报表 进行财务分析和生成相应的统计图 因此掌握这些报表系统的使用具有重要意义 一 会计报表简介 会计报表的编制过程 就是对有关会计信息进行集中 整理和再加工的过程 会计报表以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料 会计报表按不同的标准有不同的分类 分类标准分别为 按报送的对象 按照编制的日期 按报表的编制单位 按报表的结构 所有这些报表中 根据 企业财务会计报告条例 规定而编制的资产负债表 损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表 二 会计报表子系统概述 通用表处理软件如LUTOS1 2 3 EXCEL等运算速度快 灵活实用 操作简便 功能强大 深受用户欢迎 在各种事务处理中得到广泛应用 但是 这些通用表处理系统在会计核算工作中由于受到种种因素的制约 目前使用并不广泛 这些制约因素为 1 受商品化软件的制约 2 受会计人员计算机知识水平的制约 会计信息系统中专门设计的会计报表处理子系统 具有通用表处理系统的基本功能 便于会计人员方便的编制有关会计报表 但功能比通用表处理系统简单 将会计软件与EXCEL联系的所谓 捆绑式 的处理方式 既可以方便的从帐务系统中调取会计数据 又可以利用EXCEL强大的表处理功能和数据分析统计及图形处理功能 方便的编制所需要的各种会计报表并进行会计数据的分析和统计处理 三 报表系统的基本概念 1 报表基本结构分析报表可以分成简单表和复合表两类 复合表可以由简单表嵌套而成 也可由多个简单表拼合而成 因此复合表在处理上不如简单表那样方便 但无论简单表还是复合表 就其结构而言基本由两大部分组成 这就是 基本固定的表格式和随会计期间不同而不同的表中的数据部分 11 2 报表的格式标题 表头 表体和表尾是组成报表的基本要素 不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容不同 表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置标题 表头 表体和表尾的功能 用户只要运行这些功能 就能得到满足需要的报表 3 报表公式和关键字 1 报表公式 2 报表关键字 3 多维表 会计信息系统中的表处理系统一般是一个三维立体报表处理系统 要确定一个数据的所有要素为 表名 列 行和表页 4 2 会计报表系统的处理流程和功能结构 一 报表处理流程 二 报表系统的功能结构 4 3报表系统的设置 一 报表文件名称登记不同的报表 报表名不能相同 报表名是供用户调用设定的报表结构文件使用的 它与表的标题并没有直接的关系 它可以是中文 也可以是西文或汉语拼音的缩写 二 报表格式设置 1 非直观的报表格式设置方式采用非直观的报表格式设置方式 在屏幕上看不到成形的表样 只能通过对话方式 由使用者将报表标题 栏目等报表结构要素输入计算机 并保存在数据库文件中 2 直观的报表格式设置方式在直观的报表格式设置方式下 采用整表设置模式 具有 所见即所得 的特性 很多报表系统采用了类似于电子表软件EXCEI的界面 在屏幕显示的网格上可以直接填充文字 设置格式 当报表的行 列 文字 字体等不合适时 也可以直接在整张表上改动 目前流行的WINDOWS版的报表系统一般采用直观的报表格式设置方式 具体使用方法 1 报表尺寸定义 2 单元属性和风格定义 3 组合单元定义 4 关键字定义 三 表公式设置 1 报表运算公式的设置报表运算公式是在编制报表时 确定表元的数据来源的公式 1 确定表元的数据来源及取数所要满足的条件 2 运算公式的构成 表单元及坐标 运算符 表达式 例 某报表系统公式格式为 列号 行号 QC 科目编码 会计期间 方向 账套号 3 运算公式的设置方式 4 函数 2 报表审核公式的设置报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式 它主要用于 报表数据来源定义完成后 审核报表的合法性 报表数据生成后 审核报表数据的正确性 3 设置报表公式时应注意 1 公式中紧接目标单元的运算符一般应是 只有公式过长 需要分成几个公式时 才可以是其他运算符 2 多数会计报表软件从帐簿的某个科目取数时 表处理系统中若设为取某个科目期末借方余额 而实际余额在贷方 则公式的值是零 而不是贷方金额的负值 3 通常表示目标单元的行号和列号是指该单元在表中的实际位置 这个值与屏幕提示行显示的当前行号和列号无关 使用某一特定软件时应注意该软件是如何规定行号和列号的 4 4报表系统日常工作的处理 一 报表编制 报表的编制是由计算机在人的控制下自动完成的 它的作用是使系统运行载有设置好的报表结构的文件 使其中的运算公式能从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中 从而得到数据表 在报表编制过程中 系统将对公式的格式进行检查 如有语法或句法错误系统将给予提示 每月编制报表前首先应将当月业务处理完毕 既包括日常业务的处理也包括期末摊 提 结转业务的处理 并结帐 编制季度和年度报表也应按此原则处理 二 报表输出 表处理系统报表输出有两种方式 一种是屏幕显示输出 这种输出主要为用户检查报表设置和编制是否正确用 因此为了显示尽量多的实质性内容 不是很必要的表格线一般不显示 另一种输出是打印输出 此时输出的是按正规要求生成的正式报表 系统一般还可以打印空表和用户设置的公式清单供用户检查公式设置用 为了方便用户打印出满意的报表 系统一般都提供打印设置功能 该功能可以对报表使用的字型 字号 行距和列距进行设定来调整报表的大小 还可以设置表首的上 下边距 表左 右边距等 以调整表在打印纸上的位置 三 报表的汇总和分析 1 报表的汇总报表系统的报表汇总功能是指 结构相同 数据不同的两张报表经过简单迭加生成一张新表的功能 在实际工作中 主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的汇总数据 或者同一单位不同部门 同一张报表的汇总 以得到整个单位的合计数字 2 报表的分析 1 图形分析法图形分析法就是将报表中选定的数据以图形方式显示 使用户直观地得到数据的大小或变化的情况 目前国内流行的通用报表处理软件一般都提供饼图 直方图 折线图 立体图四种图形分析功能 计算机制图要经以下步骤 选取绘图数据 选择图形类型 根据系统提示生成图形 2 视图分析法 视图分析法是采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济涵义的数据 形成一张 虚表 从而达到对多个报表数据在系统生成的 虚表 中进行重新分类 对比分析的效果 视图是数据报表的寄生表 没有数据报表就不可能产生视图 这种分析方法是手工报表分析难以实现的 因此这也是报表系统提供的很有意义的重要功能 四 报表的维护 1 报表删除使用报表删除功能时需要注意 报表删除功能不光可以删除编制得到的数据表 也可以删除表结构 报表结构一旦删除 如果需要使用只有重新设置 一般情况 即使是不常使用的报表 不是绝对必要 也不应删除报表结构 2 结构复制结构复制功能可以在定义新报表时 选择结构类似的报表进行复制 对复制过来的报表结构按需要进行修改即可使用 从而减少用户设置的工作量 4 5现金流量表的编制 一 现金流量表编制原理 现金流量表的编制基础是收付实现制 因此主表和附表中的一些相对复杂的项目难以直接从以权责发生制为基本原则的账簿中调取数据 而只能根据账簿和凭证的数据分析填列 因此现金流量表的编制方法与资产负债表和损益表等其他会计报表有较大的区别 在计算机系统中需要采用特别的方法 1 现金流量表手工编制概述现金流量表的编制方法 准则规定主表采用直接法 附注 补充资料 采用间接法编制 同时介绍了工作底稿法和T型帐户法两种具体的编制方法 两种编制方法出发点不同 编制过程也有差异 但无论哪一种方法都是以资产负债表和损益表数据为编制基础 以总帐 明细帐及记帐凭证等资料为依据 对每一项目进行分析并编制调整分录 从而编制出现金流量表 2 使用手工编制现金流量表方法存在的问题 1 编制工作量大 编制困难 2 人为因素大 编制技术要求高 3 报表编制过程难以留下足够的审计线索 3 使用报表系统软件编制现金流量表的基本思想报表系统软件编制现金流量表的基本处理应从经济业务发生 会计数据输入计算机时 即将同一科目中与现金流量变化有关和与现金流量无关的数据进行分类 以便编制 现金流量表 时分类汇总直接在表中列示 从根本上解决期末编制 现金流量表 的困难 二 现金流量表编制方法 1 在现金等科目下分类设置明细科目的方法2 使用设置现金辅助帐的方法3 设立标志字段的方法 本章小结 编制会计报表是财会工作的重要内容 由于会计报表的编制过程有很强的规律性 所以