广东深圳人人乐管理培训课程会议管理规定.ppt

会议管理 培训发展部 前言 对一个企业来说 适当的会议是必要的 不可缺少的 会议必须要有目的和结果 这也是开得有效的最低要求 作为管理人员首先要对会议有个正确的看法 搞清楚什么情况下应该开会 什么情况下不要开会 作为主持人要有能力组织好会议 力争达到预期效果 作为会议参与者 要积极参加 不浪费时间 力争有所收获 问题 什么情况下可以召开会议 什么情况下可以不开会 A B 1 涉及多个部门 多个人员的决策 2 需要整合各种不同的意见 3 涉及多个部门 多个人员的工作安排 1 未准备好 2 可能不会有结果 3 没有开会的必要或有其他替代方式 一 开会的认识 开会的意义不大人们都厌恶开会时间和精力都浪费在会议中了开会时自己可以干点私活只有开会才能解决问题开多长时间的会看情况再说 误区 请把会议减到最少 据统计 美国每天要召开1100万次各种会议 经理们花在会议上的时间要占工作时间的40 70 据此推算 我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍 其中不少会议几乎没有成效 如果你总时间的1 4耗费在会议上 那你一定处在一个不健全的组织中 二 开会的表现 1 没有目的性 形成多中心会议 2 开会只是为了走形式 3 主持人会前没准备 而且缺乏引导控制会议的能力 4 开会者缺乏效率观念 不准时参加 5 重复 重复内容发言 众多陪会者重复表态 6 对于许多问题反复研究 却不能形成决议 7 汇报不得要领 像流水帐 效率低 三 开会的计算 开会总是时间和人力的耗费 所以应该计算成本 1 开会的成本 时间成本直接的会议费用效率损失 成本 2 计算公式 开会的时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议时间 会议秘书工作时间 会议服务人员工作时间 开会的金钱成本 开会的时间成本 与会人员平均每小时的薪水开会的直接费用 会议设施租用费 会议场地费 差旅费 食宿费 文件准备费等 例 日本某公司会议成本的计算 会议成本 每小时平均工资的3倍 2 开会人数 开会时间 小时 这是因为劳动产值高于平均工资 所以要乘以3 又因为参加会议中断经常性的工作 损失要以2倍计算 可以考虑开会的几种情况 1 必须依靠集思广益才能解决的问题 2 按常规步骤来不及决定的事情 3 需要作出决定的事 4 发生重大变革和实行新方法时 5 会议对参加者具有训练价值和激励作用 或容易在会议上接受的决定 一 成功会议的标志1 有明确界定的目标会议目标 就是本次会议将要达到的效果 会议目标是考虑其他各种事项的基本出发点 时间 议程 参加人员等 与会者据此判断会议是否达到了预期的效果 四 成功开会 一 成功会议的标志 2 开会一定要有决定决定的形成可以是 决议 备忘录 达成一致的想法或者工作安排 最基本的特点 清楚指明与会人员什么时间做什么事情会议决定必须对所有与会者产生约束 四 成功开会 二 成功开会的准备要领1 会议准备的4W2 确定会议的目标3 确定会议的形式4 确定会议的议程5 确定开会的时间6 选择开会的地点7 确定出席会议的人员 1 会议准备的4W A 为什么 why B 什么时候 when C 什么人 who D 什么地点 where 2 确定会议的目标 目标的形式确定目标时应考虑的因素 请考虑 我能不能自己做决定 能自己做决定 就不必开会 会议必须在这个时候召开吗 其他时间可以吗 如果改成打电话或写便笺 能不能达到相同的目标 效果会不会更好 3 确定会议的形式 例行会议 临时召集特别会议 确定会议形式的原则A 尽量通过例会解决B 临时召集要注意可行性与必要性及带来的问题 4 确定会议的议程 议程是会议进行的基础和指引 会议开始后都会在议程内进行 A 考虑议程的依据 是例会还是特别会议以会议目的和规模为依归设定合理会议目标考虑与会者时间可行性 图表1会议议程实例 4 确定会议的议程 B 议程的四大主要内容 会议将讨论的各项议题 其中相对重要的议题 时间安排 议题的讨论次序 5 确定开会时间 最好的开会时间最差的开会时间 6 选择开会的地点 考虑因素 考虑细节 会场内设备的准备 预算 规模 室温 灯光噪声 其它干扰 场所足够大 设施 与会人员交通 如何知会器材 茶点 正餐 住宿等 桌椅 通风 空调设备 扩音设备 采光 主席台 白板笔 电源 水 座次等 五 提高开会效率的办法 1 保证会议要有内容 明确要解决的问题 开门见山 直奔主题 2 及时开会 在得到重要情报或要求作出决策时应立即召开 以保证有充分的时间采取行动 3 主持人和参会者都要守时 如有迟到者 可以要求在会场当众站立几分钟 下次很少有人愿意再吸引大家的视线 五 提高开会效率的办法 4 主持人在会前明确通知会议目的 程序 时间 地点 让参会者有所准备 正式会议 还要把议程发给参会者 5 出席讨论和决策的会议人数以5 7人为最佳 出席会议超过20人 只能通报情况或布置工作 更多的人只适合于报告会和表彰会 6 一般会议时间以一小时为宜 大型报告会也不应超过两个小时 生理学家认为 脑力的最佳状态只能保持45分钟 人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时 五 提高开会效率的办法 7 会议的重要原则是议事不议人 不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案 8 会议要创造出一种宽松 坦诚的气氛 有利于思想的交流