LE COURRIER D’AFFAIRES.doc

LE COURRIER DAFFAIRESPeut-tre tes-vous, dans le cadre de votre travail, en relation avec des fournisseurs, des clients ou encore des prestataires de services franais? Dans ce cas, noubliez surtout pas que le courrier daffaires obit certaines rgles strictes. Et ne ngligez pas non plus celles du savoir-vivre afin de mnager lventuelle susceptibilit de vos correspondants!Les principes suivre:La lettre daffaires (ou commercial), malgr une opinion rpandue, ne se distingue pas par un style particulier: le ton utilis est proche de celui de la langue parle. Cependant, elle est rgie par quatre obligations et quatre interdits prcis.Quatre obligations:Etre clair:Nhsitez pas numroter les paragraphes. A lintrieur de cette numration, ajoutez des lettres a, b, c si cela est ncessaire.Etre exact:Lexactitude est une rgle non seulement de politesse mais aussi defficacit. Vous ncrirez pas par exemple Lors de notre dernire entrevue; vous en indiquerez la date.Etre courtois:Cest une rgle essentielle du commerce. Les termes vifs tels que: insens, stupide, dplorable, absurde, mal venu, ridicule seront bannis au profit de:Nous dplorons que ou bienIl et t prfrable de.Etre prudent:Si vous ntes pas absolument certain du fait que vous allez noncer, ou si vous pensez quune situation peut se modifier la suite de votre change de correspondance, employez des formules non premptoires: Il me semble que nous pourrions, A mon avis, nous pourrions envisager.Quatre interdits:Les prambules inutiles:Ne pas commencer une lettre daffaires par des considrations gnrales qui marqueraient mal lobjet de la lettre.Les formules de politesse alambiques:La simplicit est de rgle. Pas de tournures dsutes ou obsquieuses.Les tournures familires ou contraires la langue:Mme si vous connaissez bien votre correspondant, pensez que votre lettre sera dabord lue par sa secrtaire, un de ses adjoints, etc. Faites trs attention aux expressions que vous utiliserez et proscrivez les phrases du genre: Au plaisir de vous lire Passez-moi (Donnez-moi) un coup de tlphone.Les abrviations:Mme si vous pensez que votre correspondant comprendra une abrviation, prenez la peine dcrire le mot en entier.Des formules trs utiles:Comme pour les lettres prives, le dbut de votre courrier donne le ton. Madame, Monsieur, Messieurs sont dune stricte neutralit. Sil y a lieur, vous pourrez ajouter la fonction. Si vous voulez mettre un peu de liant, vous ajouterez cher. Et sil sagit dune relation daffaires amicale, vous crirez Cher ami. Noubliez pas dans ce cas dcrire la formule finale de politesse de votre main.Lentre en matire:De mme ne commencez par Je que si vos relations avec le destinataire le permettent. Il est prfrable demployer nous. Mais comme il est souhaitable duser du style direct et ne pas employer le participe prsent au dbut dun paragraphe, Souhaitant vous rencontrer bientt, vous prfrerez nettement Je souhaite vous rencontrer bienttCela tant dit, certaines formules se prtent des circonstances particulires.Accus de rception:Nous avons bien reu (ou nous accusons bonne rception de) votre lettre du 10 juillet nous confirmant; Nous vous remercions de votre lettre du 10 juilletRponses:En rponse votre lettre du 10 juillet, nous; Nous nous excusons de rpondre si tard votre lettre du; Veuillez, je vous prie, nous excuser de rpondre de faon si tardive votre lettre; Votre lettre du 10 juillet ne nous est parvenue que le 20 et nous nous empressons dy rpondre.Le mot de la fin:Les relations de travail et lusage du langage parl dans la correspondance daffaires nexcluent absolument pas la politesse. Vous choisirez donc la formule de conclusion selon que vous tes un homme ou une femme, en fonction de votre interlocuteur.Un homme sadressant un autre dira:Veuillez agrer, Monsieur, lassurance de mes sentiments distingus (les meilleurs). Sils ont des relations daffaires plutt amicales: Je vous prie dagrer, cher ami, mes cordiales salutations. Mais si la hirarchie limpose, ce sera: Je vous prie dagrer, Monsieur le Directeur, mes salutations distingues.Un homme sadressant une femme dira:Je vous prie dagrer, Madame, lexpression de mes sentiments trs respectueusement dvous. Des variantes sont possibles. Avec un peu de sympathie, ce sera: Je vous prie de croire, Madame, lexpression de mes sentiments les meilleurs. Avec plus de respect: Je vous prie dagrer, chre Madame, lexpression de mes sentiments trs distingus.Une femme sadressant un homme criraavec dfrence:Veuillez agrer, Monsieur, lexpression de mon profond respect. Beaucoup plus simple, elle dira: Daignez accepter, Monsieur,lassurance de ma considration. Ou bien si leurs relations amicales le permettent, Veuillez recevoir, Monsieur, mes cordiales salutations.Enfin, si vous navez pas vraiment envie de vous creuser la cervelle, certaines formules sont toujours de bon aloi.Pour les messieurs:Nous vous prions dagrer, Monsieur, nos salutations distingues ou Daignez accepter, Messieurs, lassurance de notre considration.Pour les dames:Veuillez, je vous prie, Madame, accepter lassurance de nos sentiments dfrents (distingus ou reconnaissants; selon les circonstances).Un certain nombre de phrases peuvent prcder la formule de politesse. En voici quelques exemples: Dans lattente de votre rponse, veuillez agrer Dans lespoir dune rponse rapide de votre part Nous vous remercions lavance de bien vouloir examiner avec ferveur notre demande et vous prions de croireNous esprons que vous pourrez souscrire (donner suite) notre projet Dans lespoir que nous parviendrons un accord, je vous prie de croireLes fautes grossires viter:Ncrivez pasEcrivezla chemise Jacquesla chemise de Jacquesaussi grave que ce soitsi grave que ce soitavoir faire quelquunavoir affaire quelquunjaime vous lentendre direjaime vous lentendre diredans le but dedans le dessein decauser quelquunparler quelquunceci ditcela ditils ont convenu de se voirils sont convenus de se voir ce quil paratil parat quedbattre dune affairedbattre une affaireen dfinitifen dfinitivedemander ce quedemander quecest de ma fautecest ma fautecomme de justecomme il est justepailler un inconvnientpailler un inconvnientje men rappelleje me le rappellesolutionner un problmersoudre un problmepartir Lyonpartir pour LyonUne prsentation irrprochable:Quelques rgles de la correspondance font lobjet dune convention stricte. Dautres relvent dun usage rigoureux. Toutes guideront votre rdaction pour un maximum de clart!Pour le texte dune lettre, vous laisserez une marge de 45 50 mm gauche, et de 20 mm droite. Les mentions ncessaires rclament une marge minimale de 20 mm gauche et droite et de 15 mm en haut et en bas, compter dun bord de feuille.Votre en-tte constitu de vos nom et adresse, se place en haut gauche ou centr en haut de la page. Les nom et adresse du destinataire sont indiqus en dessous, 43 mm du bord suprieur de la feuille et commencent 100 mm du bord droit (absolument indispensable si vous utilisez une enveloppe fentre).La mention A lattention de se situe en gnral quelques lignes plus bas dans la marge de gauche. Elle est souligne, ainsi que le nom du destinataire. En laissant une ligne de blanc, vous indiquerez en dessous lobjet de votre courrier. Si vous avec tabli un classement de votre courrier, vous en noterez une ligne en dessous les rfrences.Dautres mentions peuvent tre utiles. Toujours abrges, elles se placent en fin de la lettre, hauteur de la signature ou un peu plus bas, avec 20 mm de marge gauche. Les initiales PJ (pices jointes). Mieux vaut en indiquer le nombre et la nature. Par exemple PJ: 2 chques. Copie ou copie conforme (abrg en c.c. ou C.c.) sinscrivent en dessous, aprs une ligne de blanc et sont suivies du nom de la personne qui est destin ce double.Sil y a plusieurs destinataires, chaque nom sera plac sur une ligne diffrente, en commenant par le nom du directeur (chef de service, etc.), suivi du nom des destinataires femmes, puis des hommes par ordre alphabtique.Lemplacement rserv la signature se situe trois lignes plus bas que le texte courant. Est inscrit en premier la c#fonction du signa