《编修表格》PPT课件.ppt

第三章编修表格 体验常规统计方法 案例文件 各部销售统计 xls 工资记录 学习目标 通过本章的学习 创建一个多部门 多年份的工资统计表 并进行日常统计汇总 本章主要有两部分 第一部分创建和编辑表格 复习前一章节的内容 进一步了解表格编辑和使用的技巧 第二部分常用的统计和计算 复习公式的用法 学习三维加法 主要内容 创建工资统计表修改工资表内容 编辑与修饰 统计工资发放情况 第一节 创建工资统计表 复习表格创建的基本过程 掌握每一步过程的行为规范 建立表格结构 分析目标与结构关系 输入表格数据 掌握多种输入方法 保存工资表文件到指定位置 建立表格结构明确管理目标按月统计的工资汇总表格结构分析部门汇总 部门 员工名称单独成列按月统计 每一月份占一列结构 部门 姓名 各月份为上表头 每个员工的各月工资为一行通过新文档创建表格 输入数据内容此过程使用常用的输入方法 一是保证输入数据的准确性 二是提高工作效率 用填充法输入表头内容用复制 粘贴方法导入数据用语音进行输入校对 XP新增 用填充法输入表头内容哪些数据可以使用填充法输入 有规律的 重复使用的数据序列使用的工具通过单元格右下角的填充柄处理操作使用填充法完成输入上表头的 月份 用复制 粘贴方法导入数据为什么要用复制粘贴方法 批量输入现有数据 避免手工二次输入保证数据的准确性和可监控性使用工具常用工具栏的 复制 粘贴 按钮窗口切换工具Alt Tab操作从 各部销售统计 xls 把数据复制到新建文档添加格线 表头填色 保存工资表文件到指定位置为什么要使用 定位保存 在网络办公环境中 需要把公用文档存放在指定的位置 达到共享的效果使用工具 文件 菜单 另存为操作将文件保存到制定的位置 例如网上公共文件夹 第二节 修改工资表内容 编辑与修饰 认识表格的编辑与修饰过程中的可操作对象 深入学习表格的编辑技巧表格的6个操作对象单元格 行 列 表格区域 工作表和工作簿重点掌握表格的编辑对象与操作技巧 主要内容 认识常用表格编辑对象行与列的控制工作表的控制针对表格区域的操作命名的作用与语言公式填充柄的应用 行与列的控制 添加 删除行与列调整行高与列宽最佳列宽列宽不足与屏幕提示保留列宽功能隐藏 显示行与列 添加 删除行与列什么情况使用这些操作 列的增删改变表格结构行的添加 删除调整记录的多少使用的工具 插入 菜单 右键菜单插入行 列时的位置新行位于当前行的上方新列位于当前列的左侧 调整行高与列宽默认状态列宽为8 38个字符 超出会溢出 文本不存在溢出 行高自动调整 同行单元格的相同使用工具行高 格式 菜单 夹子光标 字号列宽 格式 菜单 夹子光标操作调整标题行高设置列宽 最佳列宽为什么用最佳列宽 保证表格排版结构的合理 将当前列的列宽按其中内容最长部分统一设置使用工具 格式 菜单 夹子光标操作分别使用两种方法把左表头设为最佳列宽 列宽不足与屏幕提示 输入数据超过列宽 科学计数显示单元格列宽不足显示科学计数鼠标悬停显示数据 显示为 隐藏 显示行与列作用将不需要总是显示的信息隐藏 节省屏幕空间 需要时随时提取使用工具 格式 菜单 夹子光标 右键菜单操作隐藏行与列显示行与列 工作表的控制 为工作表命名工作表标签着色移动 复制工作表添加 删除工作表多工作表控制统一工作表结构隐藏 显示工作表标签 为工作表命名作用给相对独立的表格空间 工作表 赋予名称 方便定位管理使用工具 格式 菜单 右键菜单 双击操作为工作表标签命名注意有内容的工作表均应命名 移动 复制工作表作用移动 改变一组相关工作表顺序复制 快速生成类似内容的新工作表使用工具移动 鼠标右键 拖拉复制 鼠标右键 拖拉 Ctrl操作移动 复制工作表 可在不同工作簿间 位置的确定拖拉 黑三角对应处右键 选中工作表的左侧 添加 删除工作表作用增加新的工作表 删除多余的工作表使用工具插入 插入 菜单 右键删除 编辑 菜单 右键操作添加工作表删除工作表 多工作表控制作用连续或间隔选中来组合工作表 方便统一工作表内相关表格的结构 选择一组连续工作表撤销一组连续工作表选择一组间隔工作表 未全选中 单击任一灰色的全部选中 单击任一个 单击 Shift 单击 Ctrl 统一工作表结构作用保证不同工作表具有相同列宽使用工具组合工作表列宽调整工具注意完成列宽修改后 撤销组合状态 隐藏 显示工作表标签作用防止对已经做好的工作表误操作 进行保护 需要时再显示使用工具 格式 菜单操作间隔选取工作表隐藏工作表显示工作表 多个可以选择 每次1个 针对表格区域的操作 查找与替换有什么作用 提高工作效率 对一些分散的 相同的错误进行批量更改可以查找和替换的内容包括文本 数字 日期 公式和批注等可以控制的选项范围 搜索 查找范围查找与替换内容的格式 在表格中查找特定数据主要作用快速找到含有指定内容的单元格使用工具 编辑 菜单 查找技巧使用 通配符 进行模糊查询 和 命名的作用与语言公式为什么要命名 简化编辑过程中有规律且重复性的操作 在处理和分析数据过程中 主要是定位和计算作用 命名的方法名称的使用 定位语言公式 编辑 栏的 名称 框 定位 点名法 作用在同一工作簿的不同工作表之间 快速找到某个区域使用工具栏 编辑 工具栏的 名称 框操作为表格区域命名用点名法查找表格区域 语言公式为什么要使用语言公式 用明确的文字内容 直观显示公式运算关系且便于记忆 避免了格地址公式含义不易理解主要操作给单元格命名使用单元格名称创建公式注意创建公式时编辑栏的显示 同表文件显示名称 不同表文件显示 文件名 xls 工作表名称 单元格名称 填充柄的应用什么是填充柄 选中单元格 鼠标移到右下角 光标变成的黑色十字光标填充柄的作用复制作用自动填充作用使用工具单元格光标右下角的 填充柄 用填充柄复制单元格内容使用填充柄的复制功能修改表格中出现的连续错误 使用工具填充柄操作使用复制功能修改错误 自动填充什么情况使用自动填充 当处理有规律的数据输入时使用使用工具填充柄 编辑 菜单的 填充 命令 常规填充法特殊填充法 常规填充方法针对有规律性 固定步长使用工具填充柄 步长为1编辑菜单 等差 日期等 按时间序列填充按文本编号填充按数字顺序填充 编辑菜单填充 特殊填充方法针对一些特殊序列 产品名称 型号等 其步长不规则 使用工具 工具 菜单 选项 自定义序列选项卡 导入自定义序列直接建立自定义序列使用自定义序列填充 第三节 统计工资发放情况 本节在复习上一节公式的基础上 学习不同方向上的加法计算 按月份单向统计按季度双向统计按年份三维统计 按季度进行双向统计 二维求和 为什么要使用二维求和 方便 快速的在两个方向同时求和操作求第一季度每月份工资总和求第一季度每人的工资总和使用工具常用工具栏的 自动求和 按钮 按年份进行三维统计三维统计的优势 快速 准确的在多个工作表之间 进行纵深方向的统计使用工具常用工具栏的自动求和按钮Shift用来选取连续的表格操作求C4单元格1月的3年汇总再求所有的3年汇总 本章总结 主要讲解了表格