《销售与收款》PPT课件.ppt

第四章销售与收款核算与管理 本章知识要点 销售与收款子系统的特点与主要设计目标 IT环境下销售与收款系统的业务处理流程 数据流程的基本要点 销售与收款子系统日常处理流程及各单据之间的数据关系 价格管理与信用管理方法与流程 销售与收款子系统的常用数据文件及其结构 作用和特点 销售与收款子系统基础设置内容及作用 日常业务处理 转账处理以及统计分析 第一节销售与收款核算与管理需求分析 主要内容 1 销售与收款核算概述2 销售与收款业务流程分析3 销售与收款核算和管理的特点 销售与收款核算概述 不同类型的企业销售活动不完全相同 对应的会计核算也有区别 具有典型意义的两类企业是工业企业和商业企业 在此讨论的内容以工业企业为主 涉及以下几方面的核算 销售收入的核算销售费用的核算销售成本的核算销售过程中的税金的核算应收账款的核算 销售与收款核算概述 企业的销售业务核算主要涉及以下科目 产品 商品 销售收入产品 商品 销售成本销售 经营 费用产品 商品 销售税金及附加应交税金 应交增值税应收账款银行存款 等科目 销售与收款核算概述 产品 商品 产品 商品 产品 商品 产品 商品 产品 商品 销售利润 销售收入 销售税金及附加 销售成本 销售费用 销售与收款核算概述 销售业务 销售业务发生后 根据销售发票登记 销售收入 应交增值税 销项税 银行存款 或 应收账款 等账户 月末结转 销售成本 和 销售税金及附加 销售费用 一般在费用发生时登记 销售收入和销售成本科目 应按产品品种和规格设置明细账 销售费用则按费用的类别设明细账 应交税金 应交增值税 科目可设置三栏账 也可设置多借多贷的多栏账 收款业务 对于赊销的情况 可通过 应收账款 核算 该科目按购货单位设明细账 待收回货款时 再从该科目贷方销账 并进行客户偿债能力和信用的账析及坏账损失的估计 月末结账后编制销售收入 成本 税金 费用 利润汇总表 销售与收款业务流程分析 在销售和收款系统中产品销售业务大体分为以下几个基本环节销售报价销售合同签订销售开票商品发货财务结算 销售与收款业务流程分析 在销售和收款系统中业务同时涉及部门众多 除客户外 还包括以下部门 销售部信用审核部仓储部发运部开单部财会部等 销售与收款业务流程分析 第二节IT环境下销售与收款子系统的流程分析 主要内容 1 销售与收款子系统的目标2 销售管理流程3 收款流程 销售与收款子系统的目标 传统手工的会计系统中 销售核算需要解决 产成品的核算与管理销售的核算与管理利润的核算与管理 销售与收款子系统的目标 在IT环境下 销售与收款子系统的主要目标如下几方面 在系统的初始设置方面完成用户自定义功能的要求在信息采集方面 能够全面 准确地收集销售信息的要求在信息记录 加工和处理方面的要求在信息传递和流程管理方面的要求在资料管理 风险控制方面 实行价格管理与信用管理 防范经营风险的要求关于信息查询 输出方面 做到多角度销售分析 提供销售决策支持信息的要求关于与其他会计子系统集成使用方面的要求 销售管理流程 销售管理流程 客户基本资料的输入日常核算的原始数据的输入报价单的输入销售合同的输入销售发票的输入销售退货单的输入信用和价格检查在处理销售业务时 与其他子系统进行数据传输和调用系统根据生效的销售合同文件及时更新客户档案文件 收款流程 收款流程 收款单录入 信息保存到收款单文件根据收款单文件进行记账 系统自动生成记账凭证并将凭证转入账务处理子系统录入收款单数据的同时 更新客户文件信息将销售发票文件和收款单文件 包括预收款记录 进行核销结算根据应收账款情况和企业所采用的坏账准备政策 及时准确计提坏账准备 销售与收款核算和管理的特点 业务频繁 数据量大数据的真实性 准确性要求高销售活动参与者众多 数据的实时性要求高业务内容及核算方法比较复杂 可靠性要求高信息加工的深度要求较高 应具备一定的统计功能 为销售分析预测提供基础数据应具备资料 档案管理的特点同其他子系统联系紧密 第三节销售与收款子系统功能结构设计 主要内容 1 销售与收款子系统的数据编码设计2 数据文件设计3 销售与收款子系统的总体结构设计 销售与收款子系统的数据编码设计 产品代码设计产品编码要想详细反映出各种产品的类别 品种 序号 规格等情况 建议采用群码的方式编制 类别品种规格序号客户代码设计由于每个企业客户数量不同 地区分布不同 客户所处行业差异 客户代码通常采用群码的编码方式 国家地区行业企业序号 数据文件设计 客户档案文件销售报价单文件销售合同文件销售发票文件销售文件应收 预收账款文件收款单文件 客户档案文件 用于存储所有客户的固定信息 以及所欠账款综合动态信息 文件中每个记录对应一个客户 根据此文件可以输出欠款客户信息表 客户信誉信息表 催款单 客户代码表 客户应收账款汇总表等 包含以下若干字段 客户编码 客户名称 客户简码 行业类型 联系人 联系地址 电话 传真 E MAIL地址 发货地址 开户银行 银行账号 纳税人登记号 注册资本 偿债能力级别 信用级别 信用额度 价格级别 扣率 客户付款条件 应收累计金额 已收累计金额 期初应收账款余额 期末应收账款余额 本期应收账款 本期收回账款 客户档案文件 在日常业务处理过程中销售合同 销售发票 出库单 收款单等单据需要频繁使用客户基本信息 可以直接参照客户档案文件的相关记录生成 保持各类单据所记载的客户信息完全一致 信用级别 和 偿债能力级别 字段 用来动态反映客户的信用程度和偿债能力 信用政策将运用于编制销售合同 销售发票环节 实施信用控制 客户付款条件 由现金折扣比率和最长的信用期间构成 企业针对当前的销售业务 确定客户在不同期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间 客户付款条件运用于销售管理过程 有利于应收款项的催收工作 客户档案文件 应收累计金额 字段是记账时根据赊销业务的销售发票自动累计得出 已收累计金额 字段内容是根据收款凭证自动累计得出 期末应收账款余额 字段内容是根据 期初应收账款余额 本期应收账款 本期收回账款 计算得出 每笔销售业务发生时 系统动态更新客户档案文件中的本期及累计应收或已收款信息 通过查询客户档案可以便捷了解客户的欠款状况和信用管理执行力度 该文件以 客户代码 为索引关键字建立索引文件 销售报价单文件 记录企业向客户提供货品 规格 价格 结算方式等信息将销售报价单文件拆分成两个文件 一个文件用于保存报价单的固定信息 另一个文件用于保存报价单的变动信息报价单固定信息文件包含下面若干字段 报价单号 销售方式 单据日期 客户代码 部门代码 职员代码 客户付款条件 报价单变动信息文件包含下面若干字段 字段名称 报价单号 产品代码 税率 销售数量 销售报价 销售金额 销售报价单文件 客户付款条件 字段 由现金折扣比率和最长的信用期间构成 企业针对当前的销售业务 确定客户在不同期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间 现金折扣 是指供应商为了鼓励用户偿还货款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待 销售报价 字段 从存货档案获取存货销售价格 同时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因素 系统自动生成销售报价 如销售报价 销售单价 客户适用折扣率 批量折扣率 销售金额 字段 为含税金额 报价单号 字段 报价单的固定信息文件和变动信息文件 可以通过此字段进行联接 其值是唯一的 文件以 报价单号 为索引关键字 建立索引文件 销售合同文件 该文件用于存储所有签署的合同的固定信息 以及合同执行过程中的综合动态信息 将销售合同文件拆分成两个文件 一个文件用于保存销售订单的固定信息 另一个文件用于保存销售订单的变动信息 销售合同文件可以参照销售报价单生成 销售报价单的信息自动传递给销售合同文件中 文件中每个记录对应一个合同信息 销售合同文件 销售合同固定信息文件结构包含下面字段 合同编号 销售方式 签订日期 付款期限 客户代码 客户付款条件 部门代码 销售人员代码 交货地点 交货日期 违约责任 销售合同变动信息文件结构包含下面字段 合同编号 产品代码 增值税率 计量单位 销售单价 销售数量 销售税金 合同金额上述两个文件可以通过 合同编码 进行联接 销售合同文件 合同金额 字段 为含税金额 根据此文件可以按合同不同类别 按合同归属的部门输出正在执行的合同信息表 历史合同信息表等 固定信息文件以 合同编码 作为索引关键字建立索引文件 变动信息文件以 合同编码 产品代码 作为索引建立索引文件 销售发票文件 销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据 包括增值税专用发票 普通发票等 销售发票是确认和计量销售收入 应交销售税金 应收账款的依据 销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的 同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存货的销售信息 因此 与销售报价单和销售合同相对应 销售发票文件可以拆分成固定信息和变动信息两个文件 销售发票文件 销售发票固定信息文件结构包含以下字段 发票号 合同编号 开票日期 预计收款时间 销售方式 计税方式 结算方式 结算号 运输单号 出库单号 客户代码 客户付款条件 部门代码 销售人员代码 仓库代码 发货地址 开户银行 银行账号 纳税人登记号 制单人 审核标志 转账标志 核销标志 销售发票变动信息文件结构包含以下字段 发票号 产品代码 计量单位 增值税率销售单价 销售数量 销售金额 销项税额 代垫运费 收款合计 销售发票文件 固定信息文件中每个客户对应一笔销售业务 既每个发票为一个记录 变动信息中 每种商品对应一个记录 固定信息文件以 发票号 为关键字建立索引文件 变动信息文件以 发票号 产品 商品 代码 作为关键字建立索引文件 两个文件以 发票号 字段进行联接 发票号 一般由系统自动连续给出 无需用户录入 如在网络状态下 多人同时录入发票 谁先存盘系统先分配给谁发票号码 销售发票文件 合同编号 销售发票可以参照销售合同文件生成 记录销售合同编号 以便由销售发票追溯销售合同 对销售合同的执行情况进行跟踪分析 开票日期 即业务发生时间 为安全起见 采用计算机时间 预计收款时间 适用于赊销方式 分期付款方式 销售方式 如直销 赊销 预付货款 预付定金 分期付款等 主要供用户按不同的标准分类统计报表之用 结算号 若该笔销售业务的结算方式需通过银行结算 这是应给出结算号 运输单号 有些业务是本单位代客户办理运输 这时有运输单 用户应将运单号录入 号录入 销售发票文件 出库单号 销售发票记录出库单号 以便跟踪与当前发票相关的销售出库情况 审核标志 确认销售发票生效标志 未审核之前的销售发票可以任意修改和删除 审核后的销售发票不能再做任何修改 转账标志 用来标志该发票是否已经转化成会计凭证 并传递到账务处理子系统的凭证文件中 核销标志 用来标志是否与收款单进行核销 销售单价与销售金额 为含税销售单价和销售金额 代垫运费 这时收款合计为代垫运费 销售金额 销售部门及人员 用于业绩考核 销售文件 销售文件系统是根据销售发票文件记账生成的 该文件用来存储每笔销售业务的详细数据 有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工处理生成 销售文件结构包含下面若干字段 产品代码 产品名称 规格型号 销售日期 合同编号 销售发票号 客户代码 摘要 销售部门代码 销售人员代码 销售方式 结算方式 销售单价 销售数量 销售收入 销售税金 适用税率 实收金额 销售成本 销售费用 销售利润 销售收入累计 销售成本累计 销售费用累计 销售税金累计 销售利润累计 销售文件 文件中各累计数据为从年初至截止到某时点的全年累计数 该文件以 产品代码 为索引关键字建立索引文件 文件中每一产品对应一条记录 数据按月存放 销售税金 包含销项税额 销售税金及附加等与销售产品相关的税费 销售费用 可根据账务处理子系统的余额文件中 销售费用 余额 按预先设定好的分摊原则 在销售商品中分摊 应收 预收账款文件 用于存储每笔赊销业务形成的应收账款及预收账款信息 该信息由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成 利用该文件可以生成销售发票信息列表 客户欠款发票列表 逾期未收款明细表 应收账款账龄分析表等 应收 预收账款文件结构包含以下字段 客户代码 客户名称 发票号 业务发生日期 结算单号 摘要 预计收款时间 应收金额 已收金额 应收余额 应收或预收标识 核销标志 应收 预收账款文件 发票号 为销售发票和收款单核销的关键字 也成为核销号 应收或预收标识 为 0 时 为应收账款 既销售发票已开出 但货款未收 为 1 时 为预收账款 既预先收了客户货款或定金 商品并未发出 销售发票亦未开出 核销标志 的值在核销对账中确定 每个客户的每笔业务为一条记录 收款单文件 用来存储收款单信息 记录企业所收到的客户款项 每张收款凭证为一个记录 该文件提供生成应收账款明细账所需的收款信息 款项性质包括应收款 预收款 其他费用等 收款单文件结构包含以下字段 收款单号 收款日期 销售发票号 客户代码 结算方式 进账单号 运输单号 结算单号 是否拒付 拒付金额 收款总计 收回货款 代垫费用 交款单位 审核标志 转账标志 核销标志 收款单文件 收款单号 系统可自动连号管理 编号规则同发票号 销售发票号 指该收款单收的是哪一发票上的款项 属于哪笔销售业务 进账单号 企业通过银行收取款项 银行将提供进账单 根据所获得的进账单 将进账单号记入收款单文件中 系统要求一张进账单只能收取一张发票款 客户代码 运输单号 结算号 在用户填入发票号后 系统自动从已录发票中调出上述信息 并填入对应字段中 收款单文件 代垫费用 本收款单中的收款总计中有多少是代垫的费用 收回货款 收回货款 收款总计 代垫费用 系统在录入上述两项后自动计算并显示出来 转账标志 用于标志收款单是否已经生成收款凭证并转入账务处理子系统的凭证文件中 核销标志 用来标志是否与销售发票进行核销 销售与收款子系统的总体结构设计 销售与收款子系统的总体结构设计 基础设置销售与收款日常业务处理自动转账销售核算及结账统计与分析输出系统维护 第四节基础设置 主要内容 基础设置也叫系统初始化系统初始化前的准备工作系统初始化 系统初始化前的准备工作 整理已有的各类档案 包括客户档案 合同档案 产品资料等 制定合理的客户 产品编码规则 按销售发票号的不同 逐笔整理出已有的未核销的往来业务 为初始录入应收账款 预收账款期初余额作好准备 制定好销售发票及收款单椐的格式和内容 整理出销售过程中的应交税种和税率 使系统能自动算出相应的税金额和附加费额 在核算销售利润时 销售费用中的间接费用要分摊到各项产品 商品 中去 应事先制定出费用分摊原则和方式 结算方式 销售类型 客户付款条件 费用项目等内容的确定 输出的各类报表的格式确定 期初余额录入及年初始化文件结构定义客户档案管理销售产品设置销售部门及销售人员的设置客户付款条件设定往来账龄区间结算方式凭证模板的定义打印格式定义其他一些初始设置 系统初始化 期初余额录入 首次启用系统时 在期初必须录入尚未完成销售管理全流程的业务单据 以保持会计信息的延续性 保证系统中每笔业务的完整性 期初需要录入的单据包括 分期收款或先发货后开票销售模式下已发货尚未开具发票的出库单 先开发票后发货模式下的已开发票尚未发货的销售发票 委托代销模式下尚未与受托方办理结算的出库单 尚未办理结算的销售发票和收款单等等 年初始化 年初始化 年初始化操作是第一次启用系统做初试化时以及每会计年度的年初执行 执行年初始化操作 目的是建立数据年库结构框架 为录入原始单据作好数据库结构准备 年初余额过账 如上年使用了本系统 则执行年初始化的同时 亦将去年各种期末余额逐笔转至本年年初 即年初余额过账 文件结构定义 系统的通用性和灵活性将系统所用的文件字段分为两部分 一部分为系统运行所必须的 为固定字段 另一部分为用户根据本单位的实际情况自行定义的 为自定义字段在文件结构定义模块中 用户完成各个文件中的用户自定义字段的定义工作 客户档案管理 客户档案记录往来客户的基本信息 用于对客户资料进行管理 客户档案将存入客户档案文件 将客户档案信息分为四大类 客户基本信息客户联系信息客户信用信息客户应收款信息 客户档案管理 销售产品 销售部门 人员设置 在基础设置模块 用户要完成对销售产品的编码规则的制订 以及存储产品的信息的数据库资料文件的录入工作 这些信息包括产品编码 产品名称 产品种类 主要负责销售该产品的销售部门等在基础设置模块 用户要完成对销售部门及销售人员的数据录入工作 销售部门数据信息包括销售部门编码 部门名称 主营业务等 销售人员数据信息包括人员编码 人员名称 所属部门等 客户付款条件 客户付款条件将决定客户在某段期间内付款所能获取的现金折扣 同时将决定每笔销售业务的最后付款日期 客户付款条件用于录入销售合同 销售发票等环节企业根据自身信用政策 设置客户的付款条件 可以设置多个条件 不同客户适用不同付款条件 同一客户不同时期也可以采用不同的付款条件 客户付款条件 设定往来账龄区间 账龄区间设置指由企业定义应收账款时间间隔 目的是进行账龄分析时 统计应收账款在不同时间段的余额 统计的结果是应收账款的余额会归属于上述不同的时间段 便于企业清楚掌握在不同定期间内所发生的应收款情况 设定往来账龄区间 结算方式 企业销售货款的结算方式主要有 现金 支票 汇兑 银行汇票 商业汇票 银行本票 托收承付和委托收款等 结算方式用于收款环节 不同的结算方式管理要求不同 如对支票等需要登记支票号以便加强对支票的管理和进行银行对账 结算方式将用于转账处理中 结算方式不同 收款信息转化为会计凭证对应的会计科目也可能不同 其他一些初始设置 税种 税率定义 将销售所涉及的税种 税率输入到税率库中 公式定义 将费用分摊 销售利润等计算公式按系统给出的一套语言的语法归则 定义出计算公式 打印格式定义 将输出的各种账表的打印格式画出 并给出取数公式 凭证模板的定义 根据各类销售方式和结算方式 设置生成转账凭证的凭证模板 此项内容也可在自动转账模块中定义 第五节销售与收款业务处理 主要内容 销售价格管理客户信用管理日常单据的录入单据的审核 记账往来核销坏账处理 销售价格管理 包含以下四部分内容 设置价格级别商品价格管理客户折扣率管理批量折扣率管理综合价格级别 商品价格 客户折扣及批量折扣四个因素 客户购买某种产品的价格 商品价格 客户折扣率 批量折扣率销售价格管理将运用于销售活动的多个环节 销售价格管理 设置价格级别 对商品价格进行分级管理 价格的分级管理如下表所示 不同的价格级别可以设定不同价格算法 有关参数可以来源于商品档案 如参考成本 最新成本 计划单价等 在设置客户档案时 将根据客户的不同特征选择其适合的价格级别 销售价格管理 商品价格管理 根据所设定的价格级别 确定不同商品不同级别的具体价格 如下表所示 参考成本 来源于商品档案 批发价 零售价和海外价三个栏目来源于价格级别 不同级别的价格可以通过级别设置中的算法由系统自行计算 也可以由用户手工维护 销售价格管理 客户折扣率管理 针对不同客户给予不同的折扣率 客户折扣率管理如下表所示 不同客户购买不同产品时可适用于不同的折扣率 客户折扣率表可以实现三种情形 1 如果客户为空 则表明所有客户适用相同的折扣率 2 如果商品为空 则表明所有商品适用相同的折扣率 3 商品与客户均不为空 表明不同的 客户 商品 适用不同的折扣率 销售价格管理 批量折扣率管理 企业提供批量折扣 鼓励客户批量购买 不同商品可适合于不同的批量折扣率 同时不同客户也可适合于不同的批量折扣率 批量折扣率表如下表所示 如果客户为空 则表明所有客户适用相同的折扣率 如果商品为空 则表明所有商品适用相同的折扣率 商品与客户均不为空 表明不同的 客户 商品 适用不同的折扣率 客户信用管理 包含以下四部分内容 信用控制环节信用额度控制信用期间管理 客户信用管理 信用控制环节 用户可以选择在销售活动的一些环节实施信用检查 可以被选用做信用控制的单据包括 销售合同 销售发票 销售出库单 用户可以同时选择多个信用控制单据 则在做相关业务时 系统都将提供信用控制 选择信用控制的时点 单据保存 单据审核 一般而言 只允许选择一个信用检查的时点 客户信用管理 信用额度控制 在信用控制环节出现超出信用额度事件时 系统提供两种信用控制方式 一是提示超信用 二是超信用审批 方式一 在业务处理过程中 系统将给出超信用提示 但是不控制后续环节的开展 方式二 系统将控制后续环节的开展 等待专人审批 审批通过后方可继续后续处理环节 客户信用管理 信用额度控制 登录系统时 系统将提供客户的超信用额度预警 信用额度预警单如下表所示 客户信用管理 信用期间管理 根据客户付款条件所规定的信用期间 开出销售发票后如果信用期间已经结束 而客户仍然没有付款结算 则登录系统时 系统将提供单据的信用期间过期预警 系统生成逾期未收款清单 如下表所示 日常单据的录入 销售报价单的输入销售合同的输入销售发票的输入收款单的输入退货单的输入 销售报价单的输入 销售报价单的输入 年月日 单据时间 默认值为系统时间报价单号 系统自动给出 连续且不允许重号 销售报价单的销售方式 客户信息 销售部门 业务员 商品信息等都可以参照基础设置中的相关档案 从档案中自动获取 准确性和输入效率 销售报价 销售单价 客户折扣比率 批量折扣率销售金额 销售数量 销售报价对于一般企业而言 对外报价采用含税价格审核销售报价单销售报价单是销售流程中的可选环节 而非必选环节 销售合同的输入 销售合同的输入 报价单 报价单上的相关信息都将自动传递给销售合同 商品的销售单价为含税单价 即报价单的销售报价 年月日 合同签订日期 默认值为系统时间 用户可以修改合同号 系统自动给出 也可由用户自行编号输入 连续且不允许重号 录入界面中有下拉箭头的单元 都可以参照基础设置中的相关档案 从档案中自动获取 输入准确性和输入效率 相同数据项保持完全一致 如果销售合同没有参照报价单 而是由企业直接录入 则销售单价将根据销售价格政策自动计算得出 在录入销售数量 销售单价和税率后 系统将自动计算含税金额 即合同金额 销售税金 销售合同的输入 合同中不同商品对应交货日期和交货地点不同 则在商品信息栏目增加 交货地点 与 交货日期 两栏 客户信用检查 在保存或审核销售合同时 系统将执行信用检查 未通过者 立即提示客户超信用信息或要求专人进行信用审批 不符合信用条件的客户采用现销方式 严重者甚至终止合同 符合信用条件的合同 要检查库存量 审核过的销售合同 制造企业组织生产 商业企业组织采购 不同企业对于销售合同的管理方法有差异 销售合同属于业务流程中的可选环节 销售发票的输入 销售发票的输入 销售合同 按钮 销售合同所记载的信息将自动传递给销售发票 出库单 按钮 如果企业采用先发货后开票的销售模式 则销售发票可以参照出库单生成 现结 按钮 开票同时采用现金结算的业务 通过 现结 按钮调用收款单 录入与发票相关的收款信息 而对于未执行 现结 的销售发票或者销售发票尚未收款结算完毕的金额 即为客户所欠企业应收款 合同号 参照合同生成的销售发票将记录销售合同号 跟踪销售合同执行情况 出库单号 在执行统计分析时 掌握每笔销售业务的出库情况 了解每笔合同的发货情况对于一般企业而言 销售发票是销售流程的必选环节 销售发票的输入 付款条件 对于某段期间有现金折扣的付款条件 在收款环节将对现金折扣做相应处理 若付款延期超过信用期间 系统将自动提供预警 显示逾期业务单据信息与逾期天数 应交增值税 销项税的两种选择 1 录入不含税的销售收入 销售金额 不含税销售收入销项税额 不含税销售收入 增值税率应收账款 不含税销售收入 销项税额 2 录入价税合一的收款总额 不含税销售收入 收款总额 1 增值税率 应收账款 含税的收款总额销项税额 不含税销售收入 增值税率 收款单的输入 收款单的输入 收款单的输入主要用于现销方式以外的销售业务 现销业务 系统可以直接根据销售发票生成收款单 收款单号可由系统连续分配管理 录入的收款单存于收款凭证文件中 其中必须包含 发票号 一栏 以便与销售发票文件进行核销 销售发票 按钮 赊销引起 发票信息将传递给收款单 收款单将记录发票号 以便分析发票收款情况 订单执行情况 收款单的输入 收款类型 款项来源于1 赊销业务2 也可能来源于预收款项3 还可能来源于客户归还企业代垫费用等 收款类型用于记录企业款项的原由 1 有利于进行统计分析 2 有利于应收款项和收款之间的核销 尚欠金额 系统根据客户的欠款总额和累计还款额 自动计算本次收款后的应收余额 退货单的输入 单据的审核 为确保票据输入的信息正确无误 加强往来账户和商品的管理 避免串户和分户现象的发生 销售报价单 销售合同 销售发票 收款单 退货单需经过审核过程 没有审核过的销售发票 收款单 退货单不得记账 审核包括如下功能操作 确认审核 对当前审核的票据签字 取消审核 取消已审核的票据的审核签字 单据的记账 通过审核的销售发票 收款单 退货单可以记账 销售发票记账内容包括登记各类账户 如登记销售 发出商品 应收账款总账 明细账等 收款单记账内容为登记应收 预收账款总账 明细账 退货单记账为红字冲减已记账的销售发票文件以及由此销售发票记账产生的相关账簿 单据的记账 销售发票记账 系统将按预先设置的数据流程更新销售文件数据 客户文件数据和应收账款文件数据 根据销售发票文件数据更新销售文件中的 销售数量 销售收入 销售数量累计 和 销售收入累计 等字段的值 在应收账款文件中建立该发票记录 发票号 日期 客户代码 销售收入 应收金额等 更新客户文件中该客户的 本期应收账款 期末应收账款余额 应收累计金额 等字段的值 在销售发票文件的 记账 字段填写记账人员姓名或记账标识 单据的记账 收款单记账 登记的过程是 到应收账款文件中找到相应的发票记录 更新其 已收金额 并计算出 应收余额 字段的值 再更新客户文件中对客户的 本期收回货款 期末应收账款余额 已收累计金额 等字段的值 在收款单文件中的 记账 字段填写记账人员姓名或记账标识 单据的记账 退货单记账 退货单记账为红字冲减已记账的销售发票文件以及由此销售发票记账产生的相关账簿 在退款单文件中的 记账 字段填写记账人员姓名或记账标识 对于未记账的销售发票 如发生退货现象 系统根据销售发票的记账标识可以判断是否记账 系统只需冲减相应的销售发票数据 在按冲减后的销售发票记账 往来核销 目的 准确核算应收账款 加快应收账款的回收 建立收款与应收款的对应关系 加强往来款项的管理 往来核销具有以下若干功能 1 逐笔录入以前年度未核销往来账2 自动核销3 手工核销4 查询应收账款核销明细账5 查询未达往来账 往来核销界面 坏账处理 计提坏账准备设置坏账计提方法计提坏账准备坏账发生与收回 计提坏账准备 设置坏账计提方法 设定企业所采用的坏账计提方法若为应收账款余额百分比法或销售余额百分比法 则系统要求录入表头的数据项 计提百分比 如果所选坏账处理方法为直接核销法 则不需要录入任何比例 计提坏账准备 计提坏账准备 系统根据企业所选择的应收账款计提方法 计算与当前应收账款匹配的坏账准备余额 并根据本次计提前已经具有的坏账准备余额 计算当前应计提额 以应收账款余额法为例 如下表所示 其中 应收账款总额 计提比例 计提前的坏账准备余额由系统自动获取 系统自动计算 计提后坏账准备余额 应收账款总额 计提比例 本次计提 计提后坏账准备余额 计提前的坏账准备余额 计提坏账准备 计提坏账准备 若为为应收账款账龄分析法 则计提坏账准备结果如下图所示 其中 计提后的坏账准备余额 列表中 坏账准备额 合计 本次计提 计提后坏账准备余额 计提前的坏账准备余额 坏账发生与收回 系统需存储记录那些被确定为坏账的应收款信息 确认并记录坏账发生信息如下表所示 已经确认为坏账的应收款项 如果又被收回 则需要在系统中指定哪张收款单为坏账收回单 并与已经确认为坏账的发票进行核销 第六节销售 收款业务与财务的一体化策略 主要内容 定义凭证模板生成记账凭证 定义凭证模板 凭证模板的定义是针对不同的单据 业务特征 定义不同的实现业务信息转化为会计信息之间的规则 一般只需要在期初定义一次 在销售业务发生变化的情况下需要调整规则 销售发票凭证模板的定义收款单凭证模板的定义坏账准备计提 发生 收回的凭证模板定义 销售发票凭证模板的定义 作销记账凭证会计分录如下 借 现金 或银行存款 应收账款 贷 产品销售收入 XX产品应交税金 应交增值税 销项税额结转成本记账凭证会计分录如下 借 销售成本 某产品名贷 产成品 或库存商品 XX产品结转产品销售税金及附加的记账凭证会计分录如下 借 产品销售税金及附加 某产品名贷 应交税金 XX税其他应付款 XX费 销售发票凭证模板的定义 以作销凭证为例 IT环境中 如何实现转账定义 在系统中预先定义好销售发票对应的记账凭证的借贷规则 系统将销售发票自动转为会计凭证的条件是 根据企业核算要求设置借方科目和贷方科目 借方科目为应收账款或货币资金 贷方科目一般为销售收入和销售税金 销售发票凭证模板的定义 对于销售收入科目 系统可以提供几种科目设置方式 假设某企业销售收入按商品设定明细科目 无辅助核算 则销售发票转化为会计凭证时的贷方科目 销售收入科目 转账规则设置如下表所示 销售发票凭证模板的定义 对于应收或货币资金科目 首先 系统将根据销售发票的结算方式而自动选择其中一种科目 销售发票可以分为现结和赊销两种 对于现结的销售发票 根据结算方式即可确定其货币资金 即借方科目 因此 需要在系统中设置不同结算方式对应科目 如下表所示 销售发票凭证模板的定义 对于赊销的销售发票 需要在系统中设置应收账款科目 假设某企业应收账款按客户设定明细科目 无辅助核算 则赊销的销售发票转化为会计凭证时的借方科目 应收账款科目 转账规则设置如下表所示 收款单凭证模板的定义 收款时的会计分录 借 现金 或银行存款 贷 应收账款 预收账款等 XX客户收款单对应记账凭证的借贷规则将预制于系统中 需要设置货币资金类科目和应收账款 或预收款 科目 货币资金类科目由收款对应的结算方式而定 收款单转化为会计凭证时 贷方科目需要根据收款类型而定 如收到款项属于应收款项的收回 则贷方科目为应收账款科目 如收到款项属于预收货款 则贷方科目为预收货款 坏账准备的凭证模板定义 坏账准备计提 坏账准备计提借 管理费用贷 坏账准备在系统中只需要设置管理费用科目和坏账准备科目 系统将根据坏账准备计提方法所计算的计提金额的正或负来决定科目方向 坏账准备的凭证模板定义 坏账发生 坏账发生时的会计凭证为 借 坏账准备贷 应收账款坏账发生环节不需要设置任何科目 坏账准备科目 在坏账准备计提环节已经设应收账款科目 在销售发票转化环节已经设置系统将按照预制的坏账发生规则自动将坏账发生信息转化为会计信息 坏账准备的凭证模板定义 坏账收回 坏账收回时的会计凭证为 借 应收账款贷 坏账准备借 货币资金类科目贷 应收账款所用三个科目在销售发票环节 坏账准备环节已经设置 因此 坏账收回环节不需要设置任何科目系统将按照坏账发生规则自动将坏账发生信息转化为会计信息 生成记账凭证 系统将根据转账规则 运行凭证模板 自动将业务单据上的数据传送给对应科目的借贷方 生成完整的记账凭证 以销售发票为例 一笔销售业务发生后 录入并审核销售发票 在执行转账生成时 系统对销售发票的结算方式进行识别 进而搜索现金结算方式对应科目 商品为 彩电 的销售收入对应科目 然后进行将销售发票所记载数据传递给记账凭证 如下表所示 生成记账凭证 生成记账凭证的时间点可以由企业选择 既可实时执行转账生成记账凭证 也可批量处理 定时操作 为方便用户的使用 应允许用户选择自动生成或不生成记账凭证 销售与收款子系统在与账务处理子系统集成运行时 生成的记账凭证一般是实时传送到账务处理子系统的 第六节销售核算与结账 主要内容 汇总产品销售收入结转产品销售成本结转产品销售税金及附加计算产品销售利润月末结账 汇总产品销售收入 对由销售发票文件记账生成的销售文件数据进行汇总 生成按产品为汇总标志或按销售日期为汇总标志的产品销售收入汇总表 结转产品销售成本 从存货子系统得到发出产品的单位成本 根据当期销售发票记录的销售数量 可计算出当期应结转的销售成本 并记入销售文件相应产品的 销售成本 字段 当期结转的销售成本 发出产品的单位成本 当期销售数量 结转产品销售税金及附加 期末将 销售与收款子系统中的销项税额 采购与付款子系统中的进项税额等数据转入账务处理子系统 得到本期应交纳的销售税金及附加税费 再转入销售与收款系统中 记入销售文件中的相应产品的 销售税金 字段 计算产品销售利润 产品 商品 产品 商品 产品 商品 产品 商品 产品 商品 销售利润 销售收入 销售税金及附加 销售成本 销售费用 产品销售费用 的数值可根据账务处理子系统的余额文件中 销售费用 余额 按预先设定好的分摊原则 在销售商品中分摊来确定 分摊后各产品的销售费用 记入销售文件中的相应产品的 销售费用 字段 根据上述利润计算公式计算出的销售利润 记入销售文件中的相应产品的 销售利润 字段 月末结账 结账是做一些相应的期末数据处理工作 如将本期的期末余额转为下期的期初余额 并在使用的数据文件中记入结账标识 进行封账处理 本期一旦结账就不再接收本期的数据输入及本期数据的记账等操作 结账的同时系统在进行必要的备份后清空一些相应的字段值 准备迎接下一期的数据 所有的结账工作完成后 将进行下一期的业务处理 第八节统计与分析输出 主要内容 销售分析销售合同执行情况表销售利润汇总表销售增长分析表应收与收款分析应收账款账龄分析表逾期未收款明细表资金回笼情况表收款预测明细表 销售分析 销售合同执行情况表 销售分析 销售利润汇总表 销售分析 销售增长分析表 应收与收款分析 应收账款账龄分析表 应收与收款分析 逾期未收款明细表 应收与收款分析 资金回笼情况表 应收与收款分析 收款预测明细表 案例分析 案例1 假设你正审核A销售公司总公司的下属ABC分公司 有非常可观的年销售量 在审计中 你发现收款过程中ABC分公司处理现金收入的过程如下 直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责 他可以从客户处或送递服务处收到现金 收到现金以后 出纳在销售票据上盖上 付讫 的戳 在把一份副本归档以便日后参考 货到付款销售的惟一记录就是这份销售票据的副件 它由出纳保管 直到从客户或送递服务那里收到现金 邮件由信用主管的秘书打开 汇款单交给信用主管的助理审阅 然后信用主管把汇款单交给出纳 在每天存款时 出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理 该助理负责准备汇款清单 结算银行存款 并把存款带到银行 信用主管的助理还负责把汇款过账到应收账款分类账上 并核准可允许的现金折扣 你还查实 信用主管从A总公司行政部门那里获得了冲销坏账的批准权 在会计年度的年终时 他还保管有最后一个月内收到的汇款单 案例分析 案例1 要求 1 请描述在处理收款和汇款单的过程中 可能发生的不法行为 2 你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制 3 请给出ABC分公司合理的收款系统资料流图以及收款业务按职能部门的描述 4 给出IT环境下ABC分公司处理现金收入系统作业步骤和流程图 案例分析 案例1答案 请描述在处理收款和汇款单的过程中 可能发生的不法行为 如果现金销售或者货到付款销售的销售票据没有编号或者编号管理不善 出纳就可以破坏这些销售票据 然后把钱装进自己的口袋 挪用资金的现象可能发生 这牵扯到收到现金而不做相应的分录 过些时候 当另外一笔现金收到时 再对第一笔现金做分录 最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用 在以上描述的问题里 ABC分公司的这四名职员中的任何一人都有可能挪用应收账款的收入 由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉 当这些坏账的汇款收到以后 他就可以挪用这些汇款 案例分析 案例1答案 信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有提供给客户的折扣 或者对于折扣日之后收到的汇款编造折扣 通过这些分录的掩盖 个人可以将这笔资金据为己有 通过邮件得到的收入 在被第四名职员 信用主管的助理 处理之前没有做任何记录 所以四人中的任何一人都可以抽走现金而不需要任何掩饰 当发现盗用行为以后 也没有任何记录可以证明是谁盗用的 信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录 或伪造明细分类账试算平衡表 或给出与账户记录不一致的报表等等 以此来掩盖自己抽走现金的行为 案例分析 案例1答案 你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制 所有销售票据应该编号 并每日清点销售票据的号码 所有盖了 付讫 戳的销售票据应该与银行接收的存款单的副本建立核对 应由一名专人 而不是出纳或信用部门的职员负责核对工作 应该有一名出纳员之外的职员或信用部门之外的职员负责打开邮件 并在当天准备三联的汇款清单 原始单据和支票 或现金 若有的话 直接转交给出纳 一张汇款清单的副本交给上面提到的负责核对工作的职员 一张副本交给负责