《高效率会艺术》PPT课件.ppt

高效率會藝術 讀书心得 Reporter SpringhuangDept MFG ENGDate 2013 01 02 关于开会 會議失敗 浪費時間和人力同時 給了對手超越自己的機會 會議是企業改革的開端一場有效的會議可以帶動公司前進的腳步 你絕對無法避免開會 但你可以讓會議更有效率 失败会议的表现 1 沒人把開會當一回事 大家遲到 早退 開會時在文件上涂鴉 流于形式2 大家總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室 讓決策一延再延 無事前準備 3 會議裡 大家都說了很多話 但說的都不是真話 造成錯誤分析判斷 4 開會時 討論內容離題 離題 開小會 會而未決 5 實際的開會時間總是比預期多出兩倍 6 會而不決 決而不行 像沒開過會一樣 零產出的會議 就是一種浪費 浪費寶貴的做正事時間 問題未得以解決甚至惡化 高效率會議4步驟 高效率會議4步驟 1 確認開會目的以明確的目的決定會議形式 讓與會者有備而來 2 慎選出席者控管出席者的質與量 讓會議快又有效 3 確定開會形式選對開會方法 才能對症下藥 解決問題 4 完美結束會議確實記錄會議內容 利於追蹤檢討 讓你的會議變得有目標 有效率 有產出 高效率會議 Step1 明確開會目的 決策與執行 透過決策與執行會議 了解目標狀況與工作進度解決問題 當目標與現實間有落差時 找出補差異的方法創意發想 眾人之力 腦力激蕩找出新奇的好點子凝聚向心力 強化團隊意識 使用成員彼此信賴 理解與共識 確立會議目的 決定一場會議的好壞 也決定會議的生死 Step2 慎選出席者 會議發起人在挑選與會人員時 參照3點要求 1 出席者的權限 出席者必須對於議題有決策權 對於會中決議事項 是否具有作主的資格 對於所達成的決議 是否具有分派任務的權限 2 出席人數 人數過多將導致會議太長 是否僅選擇與主題有關的人 出席者能否在會議期間都有機會發言 3 出席者的能力 具備相關知識 溝通技巧與決策力 知識力 對會議目的與主題有無充分理解與知識 溝通力 能否簡要 有邏輯地發言 理解力 可冷靜且正確理解與思索他人發言 判斷力 決策果決且不感情用事 找到正確的出席者 往往決定會議的成敗 小心搗亂分子 小心會議搗亂分子 1 誇大問題嚴重性 2 會在背後損人 3 否認問題存在 4 習慣轉移焦點 5 愛聊八卦6 專拍上司馬屁 7 拒絕改變 8 好批評攻擊 9 老是沉默不語 10 經常早退或缺席 Step3 確定開會形式 選對開會的方法 才能對症下藥 解決問題 Step4 完美結束會議 1 安排一位專門負責記錄的人 對於會中決議事項 是否具有作主的資格 對於所達成的決議 是否具有分派任務的權限 2 會議記錄 會議記錄者應具體簡潔地書寫每條發言 包含發言者及其發言內容 除非有其它圖表附件 否則所有報告應以一張A4紙為基准 便於檢閱及保管 3 檢討 會議 亦即檢討 會議本身 而非會議內容及決策品質 的形式 流程及必要性 因為懂得 如何開會 也是工作實力的展現 若能在每次會議中有所學習成長 就能讓會議開得愈來愈有效率 有成果 甚至開得更有趣 更有意義 確實記錄會議內容 利于追蹤檢討 会议评估规范化Checklist 確實記錄會議內容 利于追蹤檢討 避免開會的方法及创新开会方式 1 檢視開會的必要性 避免浪費成本 2 网络會議 3 會中會 一心多用 一邊做事一邊討論 讓 會議 在隨時隨地發生在必須參與的會議中 當議題與自己無關時 可利用筆電 郵件及messenger與部門同事討論事情 會議的目的是對討論的事達成共識以网络討論取代實體會議破除空間地域的限制 去除了會議的流程與時間和空间资源的浪費 沒有必要的會耗費員工精力且付出巨大開會成