大学生职业发展协会办公室制度.doc

.大学生职业发展协会办公室制度为了加强办公室与其他部门之间的交流与合作，完善办公室的管理，提高工作效率，特定本管理制度。一、 办公室职责：办公室主要负责协会的会议记录及活动总结，及时书写所需的各种材料和报告，收集并整理协会的资料。负责协会的签到记录，会员的工作情况记录，并积极配合好各部门的工作，保证活动的正常运行。主任主要负责社团日常事务，副主任主要负责会员管理、财务监审。二、办公室构成办公室下设主任和副主任各一名,以及干事若干名。三、办公室工作职能细则1、每学期开学一周做好协会日常办公用品的申请、领取和登记备案工作，并每月做一次财务的再登记工作。2、协助会长完成社团评优期间的工作，评优期间把会长需要的资料和文件要整理出来，并且文件要有纸质档和电子档。主任职能细则： 1、负责每次协会会议的通知以及详细会议记录，会议记录要保证准确，不遗漏，对于迟到缺勤的干部或理事要严格记录，并且每个月要通报一次会议的出勤情况。2、负责各部门的档案管理工作，档案管理要细致认真，不能有疏漏，对于每次活动后都要做一次整理，并且每个月要整理一次活动资料。3、管理好本协会的会旗、工作证等相关证件，对于工作证，活动时要落实到每一个人一个编号并登记，活动结束后及时收回，如有遗失的，需及时向会长汇报情况。4、负责安排办公室值日表并监督每日的值日情况。5、负责与各部门策划活动，书写每次的活动策划和活动总结。6、负责安排协会干事的培训工作。7、办公室负责制作通讯录以便各理事联系，提高工作效率，增加彼此感情。副主任职能细则：1、负责会员信息的整理以及会员档案的存档。2、负责协会活动的签到记录、会员的工作情况记录。3、负责监督财务部的财务记录以及使用的相关情况。4、保管好存放社团经费的储蓄卡，并对每笔支出做详细记载，每月报会长签字审核。5、办公室一切相关办公用品的购置，由办公室副主任在征求过半理事意见的基础上列出清单，交由会长签字，然后购置。6、负责办公室财务的保管，书籍、元器件等财产外借时，需做好相应登记和记录。第一章 总则第一条 为优化、整合大学生职业发展协会（下简称“职协”）办公资源，保证职协公章使用规范、合理，保障办公室公共财物安全，特制定本制度。第二条 职协对公章、办公电话、电脑、钥匙等实行统一管制。第二章 公章使用管理制度第一条 职协公章由助理办公室负责存放管理。第二条 公章使用必须经过委员会批准，后由办公室主任负责加盖。第三条 任何人不得私自使用公章，违者将严肃处理。第二章 电话使用管理制度第一条 职协办公室电话主要用于与招生就业处的老师、领导进行工作汇报和联系。使用者需将电话的使用情况进行记录，来电情况和去电情况要告知委员会。第二条 电话使用应本着爱护原则，小心使用。第三条 办公室电话只能用于工作，不能用于私人事务，违反规定者将根据规定给予批评，未进行电话使用登记或登记事实不清的，需追究使用者的工作责任。第三章 值班制度管理制度 第一条 协会每位成员（除会长，副会长，秘书长外）都有到办公室值班的义务。第二条 办公室人员负责制定出具体的值班表（包括每日的查班人员名单），每位成员须明确自己的值班时间并按时值班，有特殊情况者，需向办公室主任请假，查班人员负责好每日的早，中，晚三次查班工作。第三条 值班人员需认真，准确的填好值班日志。第四条 值班人员需保持办公室卫生清洁，办公用品摆放整齐，在值班期间，不得擅自离开办公室，不得大声喧哗，保持办公室安静。第五条 值班人员对来访人员需做到热心，有礼貌的接待，对其提出的问题，需给予准确，耐心的解答，要积极维护社团形象。第六条 值班时严禁迟到和早退，认真做好交接班工作。第五章 钥匙使用管理制度第一条 办公室备用钥匙由助理办公室主任、理事会秘书长掌管，未经老师许 可，不得外借；经老师批准后，借出必须当天归还。第二条 使用协会办公室由助理办公室主任或理事会秘书长开关门。职协办公室 钥匙未经职协办公室主任许可，不得外借，借出后必须当天归还。第三条 办公室钥匙严禁随意外借、复制。第四条 协会换届后，钥匙交下一任助理办公室主任、理事会秘书长章管管。第五条 钥匙遗失必须马上报告办公室，由办公室处理，遗失者承担更换门锁的一切费用，事后需补充说明。第六章 办公室使用管理制度第一条 职协各部门进行日常例会、工作可申请使用协会办公室。由使用部门负责人提前2天向助理办公室提出使用申请，由助理办公室进行头筹安排。在部门活动有冲突是服从办公室的安排。第二条 不得在办公场所进行就业工作以外的活动。第二条 使用完办公室后，必须收拾完毕垃圾杂物，清理干净茶壶水杯后，方能锁门。最后离开办公室的工作人员必须确认关闭了电源总闸，确认关闭了窗户后，方能锁门。第三条 办公室的活动物资不能乱摆放，要保证工作场所的整洁。第四条 未经委员会许可，不得将私人行李放置办公场所，不得私自带走办公室物质。第七章 办公室卫生制度第一条 不得随手乱扔废纸废物，拿取物品使用完毕后应放回原处，恢复原样。第二条 办公室内不得吃东西。第三条 协会人员若发现地面桌面杂物需及时清理，卫生工具摆放整齐。第四条 各部门有义务协助办公室人员维护好办公室的卫生，做好办公室日常 卫生的维护工作。 第八章 会议制度 第一条 本协会例会是由会长，副会长，秘书长及全体成员参加的会议，此会每周召开一次，具体时间定于星期六下午4：00，会议场地在文科楼212教室，若有特殊情况，另行通知，若因工作需要召开临时会议，务必在会前一小时安排好会场并通知到每位成员。第二条 每次会议由秘书长指派人主持，会上做好上周工作总结（含肯定与否定），安排好本周的具体工作；第三条 公室人员做好会议记录，并在会议正式开始之前到会，对请假及未到人员进行统计与公布； 第四条 每次会议要求全体成员都出席，有特殊情况不能到会者需向办公室主任请假，（每学期请假次数不得超过6次），必须在会议之前写请假条交于部长并在批准后方可生效； 第五条 在会议期间，每位成员都有保持会场安静和对协会的发展提出建议的义务，有对理事会的成员提问及对协会内部不良现象进行检举的权利。 备注：1 无故旷会三次或三次以上者，自动被列入有意退会或劝其退会者行列，由会长作出相应处 理； 2 每学期参加例会提前不请假而迟到15分钟以上达3次或3次以上者，取消个人评优资格，对各部门有两人或两人以上在开例会时迟到迟到15分钟以上达3次