法律法规和相关方要求管理程序(2017版).doc

永保化工（香港）有限公司永保科技（深圳）有限公司（程序文件）文件名称：法律法规和相关方要求管理程序文件编号：SP-YB-10 编 写： 审 核： 批 准： 生效日期： 版 本 号： C 受 控 号： 文件发行/修订履历表版本号页版号修订日期修订内容修订人批 准C02017/11/1首次发行1. 目的：本程序是为了及时、正确地使本公司的产品和服务满足顾客，适用法律法规条例及其它相关方要求，并有效地建立获取这些要求和渠道和处理方法。以及定期评价对法律法规和其它的遵循情况。2. 范围：本程序适用于公司识别、获取和更新法律、法规及相关方要求，以及确认其适用性。3. 定义： 相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。例如：顾客、所有者、员工、供方、银行、工会、合作伙伴或社会。4. 职责：4.1 品管部负责收集、整理、登记、识别适用于公司HSF的法律法规，对员工进行相关教育培训。4.2 行政部负责收集政府机构、社区邻居、员工等相关方的要求和期望。4.3 营业部负责收集、整理客户要求。4.4 各部门负责人负责本部门的各类活动符合有关法律法规的要求及遵守情况的评价。 4.5 文控员负责汇总各部门收集的法律法规及其评价情况。4.6 管理者代表负责组织编写和审核法律法规、客户、相关方要求清单与评价表 。4.7 最高管理者批准法律法规、客户、相关方要求清单与评价表 。5. 内容：5.1 法律、法规及客户、相关方要求范围包括： 国家性法律、法规、条例、规章及标准； 地方性法律、法规、条例、规章及标准； 行业协议； 客户对公司在HSF方面的要求和期望。 相关方对公司在HSF方面的要求和期望。5.2 法律、法规及客户、相关方要求的识别收集：5.2.1 品管部从政府机关、新闻媒体、专业学术组织、专业杂志、互联网等渠道获取的国家有关HSF法律法规、规范、标准。必要时，品管部可向管理者代表申请其它部门协助。5.2.2 营业部门实时保持与顾客的沟通，通过接收其发送资料来收集有关HSF 方面的要求。5.2.3 法律法规、规范、标准的识别和收集至少每年做一次。 5.3 法律、法规及客户、相关方要求的登记 5.3.1 品管部将所收集法律、法规，营业部将收集客户要求记录在法律法规和相关方要求清单与评价表上，交文控员统一汇总。5.3.2 行政部、营业部每年对识别和收集到的法律法规和相关方要求进行评价，登记在法律法规和相关方要求清单与评价表中，交由管理者代表审核。5.3.3 法律法规及客户、相关方要求的识别、登记和更新至少每年做一次。 5.4 法律法规和相关方要求的传达5.4.1 法律、法规及客户、相关方要求的批准、发放和保管按文件管理程序的要求执行。5.4.2 行政部对确定适用于本公司法律、法规进行宣传并组织员工进行培训，以确保员工清楚与他们工作相关的法律、法规及客户、相关方要求。具体按人力资源管理程序执行。必要时，各部门应将适用于公司的法律、法规及客户、相关方要求中的具体条款或要求纳入公司各级文件中， 以确保员工能贯彻执行。 5.5 法律法规及客户、相关方要求的评价4.5.1 评价时间管理者代表组织各部门负责人，每年至少一次且两次之间不超过12 个月（一般在内审后、管理评审之前进行），对公司适用的法律法规及客户、相关方要求的符合性与遵守情况进行评价。4.5.2 评价内容 有害物质相关的法律法规的要求； 客户、相关方的HSF要求4.5.3 评价方式 各部门负责人每年定期对照法律、法规要求和客户、相关方要求逐项进行评价，如有违反或实际操作不到位的情况，填写法律法规、客户、相关方要求清单与评价表中，上报行政部。 品管部汇总各部门的评价情况填写法律法规、客户、相关方要求清单与评价表中的“符合性评价结果”栏并提交管理者代表，作为公司法规符合性的评价依据。 管理者代表每年定期根据行政部提供的评价汇总表，组织各部门负责人对公司总的法规符合性进行评价 品管部根据评价结果，完成法律法规、客户、相关方要求清单与评价表 ，报管理者代表审核，最高管理者批准。评价报告作为管理评审的输入之一。 对评价发现的不符合项，管理者代表应提出，并要求责任部门改善，并跟进改善的情况。4.6 记录存档与发放各种记录的保存按记录管理程序要求执行。法律法规、客户、相关方要求清单与评价表 由品管部负责保存与发放，发放范围由管理者