办公物品管理制度.doc

办公物品管理制度第1章总 则1第2章办公物品的申请1第3章办公物品的购买2第4章办公物品的核发3第5章办公物品的保管5第6章办公物品的报废处理6第7章办公物品使用的监督6第8章附则7第9章附录7第1章 总 则第1条 为使公司办公物品管理工作规范化，特制定本规定。第2条 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公物品。第3条 办公物品的采购与管理由财务科统一负责。第4条 本制度适用于公司全体员工。第2章 办公物品的申请第5条 对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写“易耗品申请单”，经签字确认后，到财务科登记领取。易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价 领用人（签字）： 总经理（签字）： 年 月 日 年 月 日第6条 在各部门申请的办公用品中如果包含有特殊要求的，则申请部门还必须另填一份订购单，经财务科确认后，直接向有关商店订购。第7条 各部的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品登记。在申请书上要写明所要物品、数量、规格等内容。第3章 办公物品的购买第8条 为了统一限量、控制办公物品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由专人统一负责。第9条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平， 向财务科通报，确定订购数量。第10条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。第11条 财务科在购买办公物品时，必须货比三家，选择其中价格、质量最优者。第12条 财务科必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。订购进度控制卡 项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期经办人（签字）：总经理确认（签字）：第13条 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。第14条 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上签字确认，表示收到。然后，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等。第4章 办公物品的核发第15条 各部门员工尽量领用申购计划内的办公用品。领用申购计划外的办公用品时须填写“办公用品购买申请单”，办公用品管理员负责采购。特殊或急需的办公用品，经领导签批后可自行购买。第16条 财务科依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，填写办公物品分发通知书。办公物品分发通知书需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计 今物品已于 年 月 日到达我部门，请于 年 月 日之前领取接收人员（签字）：总经理确认（签字）：第17条 物品保管员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。第18条 办公用品管理员应建立“办公用品领用登记表”，领用时应由领用人签字。办公用品领用登记表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：第19条 领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报行政部）。物品领用单可以在文具店直接购买。第20条 各部门员工领用办公用品后应妥善保管，凡一次性领用的办公用品不再重复购买，员工离岗时归还所领用的长期办公用品，如丢失由领用人照价赔偿。第21条 各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同行政部核对。第22条 物资管理员每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式两份，一份自存，一份报财务科）。月度库存报表盘点时间： 盘点人： 审核人： 库存代码物品名称上月结转本月入库本月出库当前数目标准库存量溢短单价库存金额第23条 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的40%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的50%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。第24条 对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。第5章 办公物品的保管第25条 物资管理员（可兼职）负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。第26条 管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，并采取必要防虫等措施。第27条 财务科必须对所有入库办公物品一一填写台账。办公物品台账项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：第28条 办公物品每年清点两次（三月与九月）。清点工作要做到帐物一致，如果不一致，必须查找原因，调整登记表，使其一致。第29条 物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报行政部。第30条 所有办公物品非工作原因严禁带出公司。第6章 办公物品的报废处理第31条 报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，物资管理员要认真审核，确认其不能再次利用，经领导签字同意后，方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）物资管理员同意报废处理 不同意报废处理 物资管理员（签字）：物资管理员同意报废处理 不同意报废处理 行政部主管（签字）：第32条 对决定报废的办公物品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量级报废处理的其他有关事项。第33条 报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。第7章 办公物品使用的监督第34条 财务科定期核对物品申请书与实际使用情况。第35条 财务科不定期核对物品领用单与物品台账。第36条 财务科不定期对各部门办公物品使用情况进项检查，杜绝浪费办公物品行为。第8章 附则第37条 本制度经领导讨论通过。第38条 本制度自发布之日起执行。第9章 附录1. 办公物品购买流程任务概要办公物品购买管理节点控制相关说明财务科根据各部门申请单，确定购买计划财务科选择供应商，确定购买物品由财务科派专人负责提货或指定供应商送货2. 办公物品领用流程任务概要办公物品购买管理节点控制相关说明各相关部门需要领用办公物品的人员填写领用单，交总经理总经理对领用单进行审核，批准后，领用单交财务科，不通过则退回重写财务科对领用单进行审核，通过则有管理人员发发办公物品，不通过则退回重写办公物品管理人员按清单发放办公物品办公物品管理人员将清单等资料存档易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价 领用人（签字）： 总经理（签字）： 年 月 日 年 月 日订购进度控制卡 项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期经办人（签字）：总经理确认（签字）：办公物品分发通知书需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计 今物品已于 年 月 日到达我部门，请于 年 月 日之前领取接收人员（签字）：总经理确认（签字）：月度库存报表盘点时间： 盘点人： 审核人： 库存代码物品名称上月结转本月入库本月出库当前数目标准库存量溢短单价库存金额办公物品台账项 目物品名称编号