会计信息系统--业务处理.ppt

第1页 2020年2月11日10时34分 第三章会计信息系统 业务处理 第2页 2020年2月11日10时34分 3 1企业业务过程和会计循环3 2系统管理和基础设置3 3总账系统 账务处理系统 一 账务处理的含义二 总账系统的主要功能三 总账系统的应用与管理3 4报表系统3 5工资系统3 6固定资产系统3 7应收款系统3 8应付款系统 第3页 2020年2月11日10时34分 3 1企业业务过程和会计循环了解企业的主要业务过程和细分的业务循环 以及业务过程与业务循环之间的关系 对于掌握会计信息系统的构成及与业务系统之间的关系 更好地使用会计信息系统的功能大有帮助 一 企业业务过程 二 业务处理循环三 会计业务过程四 会计循环 第4页 2020年2月11日10时34分 一 企业业务过程业务过程 是指为实现某个业务目标而进行的一系列活动 每个企业都至少有三种类型的业务过程 第5页 2020年2月11日10时34分 主要业务过程和支持业务过程在基本业务过程基础上 可以按照企业生产经营周期的环节进一步将企业业务过程细分为主要过程和支持过程 以制造企业为例 其主要过程包括采购过程 仓库与存货过程 生产过程 销售过程 支持过程包括财务过程 人力资源处理过程和其他过程等 第6页 2020年2月11日10时34分 二 业务处理循环组成业务过程的各项具体活动 是按一定的程序和步骤逐步完成的 而且周而复始 持续不断 业务过程又可具体分为由各类具体业务活动组成的业务处理循环 以制造企业为例 企业经营过程一般包含6个基本业务处理循环 1 采购及付款循环 2 生产循环 3 销售及收款循环 4 固定资产循环 5 人力资源循环 6 会计循环 第7页 2020年2月11日10时34分 企业基本业务过程与典型业务循环 第8页 2020年2月11日10时34分 三 会计业务过程和会计业务循环会计业务过程包括会计人员从企业业务活动的所有数据中获取反映业务活动的价值数据 并用会计的方法和工具 按照会计规则对其进行计量 记录和报告的一系列活动 第9页 2020年2月11日10时34分 会计业务过程与其他业务过程之间的关系 第10页 2020年2月11日10时34分 部门级会计信息系统平台下的会计循环 第11页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置一 系统管理系统管理的主要功能是对企业应用系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护 具体体现在以下几个方面 1 账套管理 建立 引入 输出和修改 2 年度账管理 建立 清空 引入 输出和年度数据结转 3 系统操作员及操作权限的集中管理4 设立统一的安全机制管理 保证系统及数据的安全与保密 第12页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置1 关于账套每个企业都可以为其每一个独立核算的单位建立一个核算账套 即每一个核算单位都有一套完整的账簿体系 即账套 谁来建立账套 何时建立账套 针对已建立的账套 系统管理员和账套主管的权限有何不同 账套可以删除吗 如何删除 在什么情况下删除 账套建立后 可以修改账套信息吗 账套输出和引入需要注意什么 第13页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置2 关于用户 操作员 及权限的管理通过用户和权限的管理 可以对操作人员进行岗位分工 对指定的操作人员的操作权限进行明确规定 实施权限控制 以避免无关人员对系统进行错误或恶意操作 同时 也可以对系统所包含的各个功能模块的操作过程进行协调 从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性 用户管理和授权分为两个层次 一是系统管理员授权二是账套主管授权 第14页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置2 关于用户 操作员 及权限的管理用户由谁创建 用户和角色有何不同 用户权限由谁赋予 用户权限设定的原则用户可以修改 删除吗 调查一个单位财务部门的组成情况 拿出授权方案 第15页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置3 关于年度账的管理在U8系统中 不仅可以建立多个账套 而且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据 这样一来 系统结构清晰 含义明确 可操作性强 查询和管理特别方便 建立年度账的工作由账套主管完成年度账的引入和输出 年度账的输出与账套的输出操作类似 不同之处在于备份输出的是年度账 在备份操作界面上选择的是具体的年度而非账套 年度账的引入与账套的引入操作类似 不同之处在于引入恢复的是年度账的备份文件 第16页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置3 关于年度账的管理结转上年数据 一般情况下 企业是持续经营的 因此企业的会计工作是一个连续性的工作 每到年底 启用新年度账时 需要将上年度相关账户的余额和其他信息结转到新年度账中 清空年度数据 清空并非将年度账的所有数据全部删除 还是要保留一些基本信息的 比如基础信息 系统预置的科目报表等 以方便用户使用清空后的年度账重新做账 何时需要清空年度账 第17页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置4 系统运行安全管理 第18页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置二 基础设置主要对系统运行参数的设置和对基础档案的设置1 关于系统启用系统启用在建立账套后进行 主要用于确认启用那些功能模块 或子系统 并记录启用日期和启用人 有两种方式 1 用户创建一个新账套后 自动进入系统启用界面 用户可以一气呵成的完成创建账套和系统启用 2 或者由 用友ERP U8企业门户 基础信息 基本信息 进入 作系统启用的设置 谁来启用 是否需要启用全部功能模块 启用时间如何选择 第19页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置二 基础设置2 关于基础档案设置一个新的账套建立后 在进行核算前要对一些模块公用的基础信息进行设置 将先前整理好的企业相关基础资料输入到计算机中 以便于以后进行初始建账工作 设置途径有两条 一是在基础设置模块进行设置 而是在相关子系统中进行设置 其结果都是共享 因此一般都是在企业门户中集中设置的 第20页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置2 关于基础档案设置 部门档案设置 编码必须唯一 名称必须输入负责人需在职员档案设置后 回来通过修改功能补充设置 机构设置 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除 职员档案设置 编码必须唯一 名称可以重复 部门只能选定末级部门职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除 第21页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置2 关于基础档案设置 地区分类设置 编码 名称必须唯一 编码不能重复 应符合编码规则 必须逐级增加 客户分类设置 编码必须唯一 名称不能为空或重复 编码应遵循编码方案 先设上级 再设下级 被引用的客户分类或非末级分类不能被删除 客户档案设置 应先选择客户分类 再设置档案信息 编码必须唯一 供应商分类设置供应商档案设置 注意顺序 往来单位 第22页 2020年2月11日10时34分 3 2系统管理和基础设置2 关于基础档案设置 存货分类存货 计量单位存货档案会计科目财务 凭证类别外币设置项目目录结算方式收付结算 付款条件 系统中的项目核算功能是为了实现对不同类型的项目进行核算和管理 应用中可以按需设置多个项目 可以将存货 成本对象 现金流量 项目成本等作为核算的项目分类 项目核算功能是一种高效的数据连结模式 在实现按项目核算和管理基础上 进一步提高了数据处理效率 第23页 2020年2月11日10时34分 3 3总账系统 账务处理系统 一 账务处理的含义简单的说 就是把发生的各种不同的业务 按会计制度和会计核算程序的要求 通过一系列数据处理程序形成按账户分类记录信息的基本过程 账务 处理 包括原始凭证 记账凭证 记账 算账 对账 结账直至报出会计报表的全过程 无论是企业内部管理所需要的会计信息 还是企业外部有关决策者所需要的会计信息 都主要由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得 账务处理系统也被称为总账系统 所有的记账凭证在总账系统汇集和处理主要的核算账簿在总账系统 总分类账 总账系统提供外部所需的绝大部分信息 第24页 2020年2月11日10时34分 3 3总账系统 账务处理 二 总账系统的主要功能 第25页 2020年2月11日10时34分 二 总账子系统的主要功能1 基础设置2 凭证管理3 帐簿管理4 月末处理5 出纳管理6 辅助核算管理 日常处理 期末处理 初始设置 辅助管理 第26页 2020年2月11日10时34分 系统启用 设置结算方式 设置计量单位 设置控制参数 设置凭证类别 建立会计科目 设置基础档案 初始设置的基本操作流程 输入初始余额 第27页 2020年2月11日10时34分 制单 记账 凭证审核 出纳管理 日常处理的基本操作流程 账簿管理 辅助账管理 第28页 2020年2月11日10时34分 期末处理的基本操作流程 自动转账 结账 试算并对账 打印账簿 会计档案备份 第29页 2020年2月11日10时34分 三 总账系统应用与管理 一 初始设置系统启用控制参数的设置外币及汇率的设置 基础档案中已设置 建立会计科目建立辅助核算档案 项目目录设置 设置凭证类别定义结算方式 基础档案中已设置 设置明细操作权限 选修 期初余额的录入 第30页 2020年2月11日10时34分 一 初始设置控制参数的设置首次启用总账系统之后 可以对总账系统的控制功能作进一步的设置 主要涉及对凭证和账簿的控制 登录总账系统 执行 选项 功能 进行设置 第31页 2020年2月11日10时34分 控制参数的设置 第32页 2020年2月11日10时34分 常用控制参数 1 制单序时控制 先发生的 先输入 2 资金及往来赤字控制 当现金 银行科目的最新余额出现负数时 系统将予以提示 3 允许修改他人填制的凭证 4 凭证编号方式控制 其中 系统编号 为填制凭证时 按照凭证类别按月自动编制凭证编号 手工编号 为在制单时手工录入凭证编号 5 出纳凭证必须经由出纳签字 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对 6 制单及审核的明细权限 其他参数参照系统帮助 F1 第33页 2020年2月11日10时34分 一 初始设置2 关于辅助核算辅助核算是系统在原有科目核算体系的基础上 通过添加辅助信息项来说明业务的具体情况 部分辅助信息项可单独形成账簿 称之为辅助账 如 若科目为部门辅助核算科目 需要录入此项业务发生的部门 这可以通过设置辅助核算来实现 辅助核算有 部门核算个人往来核算客户往来核算供应商往来核算项目核算 第34页 2020年2月11日10时34分 一 初始设置2 关于辅助核算 第35页 2020年2月11日10时34分 项目核算的作用项目是系统中分类核算的一种方式 一般可将需要作为单独核算对象的 项目 进行设置 制单时将项目信息作为辅助信息录入 在建工程 对外投资 技术改造 融资项目 成本对象 现金流量 科研课题等按项目进行明细核算和管理 实现项目核算需事先设定 项目目录 项目目录可看作实现项目核算的基础信息 第36页 2020年2月11日10时34分 一 初始设置2 关于辅助核算注意 在设置辅助核算时要尽量慎重 因为 如果科目已有数据 而用户又对科目的辅助核算进行修改 那么 很可能会造成总账与辅助账对账不平 另外 通过 会计科目 编辑 定义自定义项 可实现在制单时输入自定义的辅助信息项 但这些辅助信息项无法生成辅助账 第37页 2020年2月11日10时34分 辅助核算三步曲 1 设置会计科目时 如某科目需要辅助核算 则设为辅助核算账类 并设置各辅助核算目录2 制单时 遇到辅助核算科目 系统就弹出一对话框 要求输入辅助核算信息 记账前后 均可输出各辅助核算账3 各辅助核算账簿的管理 如往来账的清理等 第38页 2020年2月11日10时34分 3 科目设置中关于现金 银行存款的特殊设置 1 现金科目要设为日记账 银行存款科目要设为银行账和日记账 2 指定科目指定科目是指定出纳的专管科目和记录现金流量的科目 只有指定科目后 才能执行出纳签字 从而实现现金 银行存款的管理 才能查看现金 银行存款日记账 在指定 现金科目 银行科目 之前 应在建立 现金 银行存款 会计科目时选中 日记账 复选框 一般指定现金 银行存款 其他货币资金为现金流量科目 第39页 2020年2月11日10时34分 4 期初余额录入在初次使用账务处理子系统时 应将经过整理的各账目的期初余额录入系统 1 如果是年中启用账务处理子系统 应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚 作为启用系统的期初数据录入到总账系统中 系统将自动计算年初余额 2 如果企业是在年初建账 或不反映启用日期以前的发生额 则期初余额就是年初数 如果科目有辅助核算 还应整理各辅助项目的期初余额 以便在期初余额中录入 第40页 2020年2月11日10时34分 期初余额的录入的步骤 辅助核算科目期初余额录入 先 总账期初余额录入 后 试算平衡录入界面分三种情况 最末级科目为白色 单击录入余额非末级科目为黄色 不录入 刷新辅助科目为蓝色 双击后打开新窗口录入 第41页 2020年2月11日10时34分 第42页 2020年2月11日10时34分 期初余额录入的注意事项 如果是第一次使用账务处理系统 须使用该功能录入期初余额 否则使用结转上年余额自动结转 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始 上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算 若有数量 外币核算时 应先录入期初数量和外币余额 对于外币核算还应先输入本币余额 红字余额用负号输入 用 方向 按纽调整余额方向 凭证记账后 期初余额不能再修改 期初余额录入完毕后 应该试算平衡 期初余额试算不平衡 将不能记账 但可以填制凭证 第43页 2020年2月11日10时34分 二 日常业务处理 第44页 2020年2月11日10时34分 二 日常业务处理制单制单是指依据发生的经济业务 形成记账凭证的过程 记账凭证是登记账簿的依据 也是总账系统的唯一数据源点 制单是日常账务处理工作的起点 是最基础和最频繁的工作 第45页 2020年2月11日10时34分 二 日常业务处理制单记帐凭证的产生途径和输入方式 途径 A 根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记帐凭证 B 先由人工编制记帐凭证 再输入计算机 C 计算机自动生成的机制凭证 输入方式 键盘输入 从其他存储介质引入 网络传输 业务系统自动生成 第46页 2020年2月11日10时34分 第47页 2020年2月11日10时34分 凭证头部分 1 凭证类别 输入已定义的凭证类别代码或名称 一般选择即可 凭证一经保存不能修改凭证类别 2 凭证编号 凭证按类别按月进行顺序编号 同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号 编号由凭证类别编号 或凭证类别名 和凭证顺序编号组成 如 收款001 付款002等 一般可设置为凭证编号由系统自动产生 并对连续性进行控制 系统规定每页凭证有五条记录 当某号凭证不止一页时 系统会自动在凭证号后标上分页号 如收 0001号0002 0003 注意 凭证号一经保存不能修改 3 凭证日期 日期的正确性将会影响经济业务在明细帐和日记帐中的顺序 所以日期应随凭证号递增而递增 应大于启用日期 但不能超过业务日期 即进入总账务系统时的日期 4 附件张数 指本张凭证所附原始凭证张数 第48页 2020年2月11日10时34分 凭证正文部分 1 摘要 对本凭证所反映的经济业务内容的说明 凭证的每行必须有摘要内容 可以相同 也可以不同 2 科目 输入时一般输入科目编码 计算机根据科目编码自动切换成该编码所对应的会计科目名称 输入的科目编码必须在建立科目时已经定义 必须是最底层的科目编码 不能有非法对应科目 3 方向 每一科目的发生额均应有其方向 即借方或贷方 U8系统中可通过空格键切换方向 4 金额 不能为 零 红字以 表示 会计科目借贷双方必须平衡 5 合计 自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数 涉及数量核算时 系统会根据数量 单价自动计算出金额 并将金额先放在借方 如果方向不符 可按空格键即可调整金额方向 第49页 2020年2月11日10时34分 辅助核算信息输入 当输入的科目为辅助核算时 系统根据科目属性要求输入相应的辅助信息 如部门 个人 项目 客户 供应商 数量 外币 自定义项等 有部门核算要求时 要求输入对应的部门代码或名称 有数量核算要求时 要求输入数量和单价 有往来账核算要求时 要求输入对应的单位代码和业务员 这些信息在往来账管理时使用 需要银行对账时 要求输入对应的票据日期 结算方式和票号 这些信息在进行银行对账时使用 有外币核算要求时 要求输入外币数额核记帐汇率 如果一个科目同时兼有上述几个核算要求时 则同时要求输入上述有关内容 第50页 2020年2月11日10时34分 2 凭证修改 1 无痕迹 修改 无痕迹修改是指不留下任何修改的线索和痕迹 下列两种状态下的错误凭证可以实现无痕迹修改 一是对已经输入但尚未审核的记帐凭证 利用输入功能直接进行修改或删除 但操作员只能修改自己填制的凭证 且凭证编号不能修改 二是已经通过审核但还未记帐的凭证不能直接修改 如果软件有取消审核的功能 可以先通过凭证审核功能取消审核后 再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改 注意 外部系统传过来的凭证不能在总帐系统中进行修改 只能在生成该凭证的系统中进行修改 遵循 谁编制 谁修改 的原则 第51页 2020年2月11日10时34分 2 凭证修改 2 有痕迹 修改 有痕迹修改是指留下曾经修改的线索和痕迹 通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的 若已记帐的凭证发现错误 不允许直接修改 针对此类凭证的修改 会计制度要求留下审计线索 可以采用 红字凭证冲销法 或者 补充凭证法 进行更正 恢复记账前状态 功能慎用 第52页 2020年2月11日10时34分 3 出纳签字会计制单工作完成之后 如果该凭证是出纳凭证 且在设置 选项 中选择 出纳必须经由出纳签字 则该由出纳核对签字 出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出 应加强对出纳凭证的管理 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对 主要核对出纳凭证出纳科目的金额是否正确 审查认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后再核对 第53页 2020年2月11日10时34分 3 出纳签字 2 凭证一经签字 就不能被修改 删除 只有被取消签字后才可以进行修改或删除3 取消签字只能出纳自己进行 注意 1 企业根据实际需要在 选项 设置中选择或取消 出纳凭证必须经由出纳签字 的设置 第54页 2020年2月11日10时34分 4 审核凭证审核凭证是指具有审核权限的操作员按照会计制度规定 对制单人填制的记帐凭证进行合法性检查 主要审核记账凭证是否与原始凭证相符 会计分录是否正确等 审核认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后再审核 只有有审核权的人才能使用本功能 第55页 2020年2月11日10时34分 注意 1 审核人和制单人不能是同一个人 2 取消审核只能由审核人进行 3 凭证一经审核 不能被修改或删除 只有取消审核签字后才可修改或删除 已标错的凭证不能被审核 需取消标错后才能审核 4 作废凭证不能被审核 也不能被标错 第56页 2020年2月11日10时34分 5 科目汇总对记账凭证汇总生成科目汇总表 可以是已记帐凭证 也可以是未记帐凭证 选择 凭证 下的 科目汇总 屏幕显示科目汇总条件窗 第57页 2020年2月11日10时34分 注意 1 屏幕上显示背景色的数据具有辅助核算 双击此行 或将光标移到要查询的专项明细科目上 单击 专项 按钮 即可查看该科目的专项明细情况 2 当光标在科目汇总表的某一行上时 单击 详细 按钮 显示对方明细科目汇总表 第58页 2020年2月11日10时34分 6 记账记账凭证经审核签字后 即可用来登记总账和明细账 日记账 部门账 往来账 项目账以备查账等 U8系统采用记账向导引导用户完成记账过程 第59页 2020年2月11日10时34分 6 记账记账凭证过程中生成本次记账凭证的科目汇总表 第60页 2020年2月11日10时34分 6 记账当确认记账后 记账将很快完成 第61页 2020年2月11日10时34分 进行记账工作需要注意的问题 1 未经审核的记账凭证不能记账 2 有不平衡凭证或错误凭证时 系统停止记账 3 记账过程决不允许无故中断系统运行或关机 4 如果记账中断是发生在系统正式记账开始前 用户可直接重新记账 但如果记账中断是发生在正式记账过程中 应在重新记账前 先通过系统提供的 恢复记账前状态 功能 将数据恢复到上次未完成记账处理前的状态 再重新进行记账处理 5 上月已结账 本月才能记账 6 每月的记账次数没有限制 第62页 2020年2月11日10时34分 关于恢复记账前状态当系统在记账时 万一发生记账被中断 系统将执行该功能恢复中断状态 然后让用户重新记账 另外由于某种原因 事后发现本月记账有错误 利用该功能则可将已记账的凭证全部重新变成未记账的凭证 进行修改 然后记账 该功能处于隐藏状态 如果要使用该功能 必须在 对账 功能界面按下快捷键 Ctrl H 激活 恢复记账前状态 功能 退出 对账 功能 在系统主 凭证 菜单下显示该功能 第63页 2020年2月11日10时34分 第64页 2020年2月11日10时34分 需要自己学习掌握的功能和技巧 凭证标错作废凭证清除作废凭证查询凭证常用摘要设置和使用常用凭证设置和使用会计账簿的查询 第65页 2020年2月11日10时34分 会计账簿的查询 第66页 2020年2月11日10时34分 三 出纳日常业务 为方便出纳人员完成出纳工作 系统专为出纳人员提供的一个集成功能 主要功能有 查询及打印现金和银行日记账资金日报主要功能在支票登记簿中登记支票录入银行对账单 进行银行对账输出余额调节表等 第67页 2020年2月11日10时34分 1 查询现金日记账用于查询 打印现金日记账 现金科目必须在 会计科目 功能下的 指定科目 中预先指定 如要打印正式存档用的现金日记账可调用 打印现金日记账 功能打印 第68页 2020年2月11日10时34分 2 查询银行日记账用于查询 打印银行日记账 银行科目必须在 会计科目 功能下的 指定科目 中预先指定 3 查询资金日报资金日报表是反映现金 银行存款每日发生额及余额情况的报表 在企业财务管理中占据重要位置 该功能用于查询输出现金 银行存款科目某日的发生额及余额情况 第69页 2020年2月11日10时34分 4 支票登记簿在手工记账时 银行出纳员通常建立有支票领用登记薄 它用来登记支票领用情况 为此本系统特为银行出纳员提供了 支票登记簿 功能 以供其详细登记支票领用人 领用日期 支票用途 是否报销等情况 使用前提 给结算方式设置 票据结算 标志 选项 菜单选择 支票控制 第70页 2020年2月11日10时34分 注意 只有在 会计科目 中设置银行账的科目才能使用支票登记簿 当有人领用支票时 银行出纳员须进入 支票登记簿 功能点击 增加 按钮登记支票领用日期 领用部门 领用人 支票号 备注等 当支票支出后 经办人持原始单据 发票 到财务部门报销 会计人员据此填制记账凭证 当在系统中录入该凭证时 系统要求录入该支票的结算方式和支票号 在系统填制完成该凭证后 系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期 该号支票即为已报销 第71页 2020年2月11日10时34分 5 银行对账银行对账是将系统登记的银行存款日记账与银行对账单进行核对 银行对账单由用户根据开户行送来的对账单录入 银行对账业务流程 第72页 2020年2月11日10时34分 1 银行对账期初余额录入 第73页 2020年2月11日10时34分 2 录入银行对账单 第74页 2020年2月11日10时34分 3 银行对账操作方式上有 自动对账 和 手工对账 两种 对账的基本依据 第75页 2020年2月11日10时34分 第76页 2020年2月11日10时34分 4 余额调节表 账面余额不平原因 银行期初录入 中的 调整后余额 是否平衡 如不平衡查看 调整前余额 日记账期初未达项 及 银行对账单期初未达项 是否录入正确 银行对账单录入是否正确 银行对账 中勾对是否正确 对账是否平衡 第77页 2020年2月11日10时34分 5 核销已达账用于将核对正确并确认无误的已达账删除 对于一般用户来说 在银行对账正确后 如果想将已达账删除并只保留未达账时 可使用本功能 如果银行对账不平衡时 请不要使用本功能 否则将造成以后对账错误 第78页 2020年2月11日10时34分 四 期末业务处理 期末处理的基本操作流程 期末转账 结账 试算并对账 打印账簿 会计档案备份 第79页 2020年2月11日10时34分 1 期末转账期末转账是在当月所发生的日常经济业务全部登记入账后所要做的计提 分摊 结转等会计业务 期末转账基本可实现自动转账 即在定义好转账要求后 系统自动生成转账凭证 开始使用总账系统时 应先执行 转账定义 由用户定义转账凭证生成的基本要求 在以后的各月只需调用 转账凭证生成 即可 但当某转账凭证的转账公式有变化时 需先在 转账定义 中修改转账凭证内容 然后再转账 第80页 2020年2月11日10时34分 1 转账定义系统提供六种转账功能的定义 自定义转账对应结转销售成本结转售价 计划价 销售成本汇兑损益结转期间损益结转 第81页 2020年2月11日10时34分 自定义转账设置自定义转账功能可以完成的转账业务主要有 费用分配 的结转如 工资分配等 费用分摊 的结转如 报刊费 制造费用等 税金计算 的结转如 增值税等 提取各项费用 的结转如 提取福利费等涉及 部门核算 项目核算 个人核算 客户核算 供应商核算 的结转 第82页 2020年2月11日10时34分 第83页 2020年2月11日10时34分 对应转账设置对应结转不可仅进行两个科目一对一结转 还提供科目的一对多结转功能 对应结转的科目可为上级科目 但其下级科目的科目结构必须一致 相同明细科目 如有辅助核算 则两个科目的辅助账类也必须一一对应 该功能只结转期末余额 第84页 2020年2月11日10时34分 期间损益结转用于在一个会计期间终了将损益科目的余额结转到本年利润科目中 从而及时反映企业利润的盈亏情况 主要是对于管理费用 销售费用 财务费用 销售收入 营业外收支等科目的结转 注意 转帐科目可以为非末级科目 部门可为空 表示所有部门 如果使用应收 应付系统 则在总帐系统中不能按客户 供应商辅助项进行结转 只能按总帐科目结转 输入转帐计算公式有两种方式 直接选择计算公式 或引导方式录入公式 第85页 2020年2月11日10时34分 2 转账生成在定义完转账凭证后 每月月末只需执行 转账生成 即可快速生成转账凭证 在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去 注意 由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的 所以在进行月末转账工作之前 必须先将所有未记账凭证记账 否则 生成的转账凭证数据可能有误 结转月份为当前会计月 且每月只结转一次 在生成转帐凭证时要注意操作日期一般在月末进行 生成的转帐凭证 需经过审核才能记帐 第86页 2020年2月11日10时34分 2 对账对账是对账簿数据进行核对 以检查记账是否正确 以及账簿是否平衡 它主要是通过核对总账与明细账 总账与辅助账数据来完成账账核对 为了保证账证相符 账账相符 用户可使用本功能进行对账 一般可在月末结账前进行 第87页 2020年2月11日10时34分 3 结账每月月底都需要进行结账处理 在总账系统中结账就是一种成批数据处理的过程 每月只结账一次 主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化 第88页 2020年2月11日10时34分 如不能结账 一定要关注工作报告 第89页 2020年2月11日10时34分 注意 上月未结账 则本月不能记账 但可以填制 审核凭证 本月还有未记账凭证时 则本月不能结账 已结账月份不能再填制凭证 若总账与明细账对账不符 则不能结账 如果与其他系统联合使用 其他系统必须全部结帐后 总账系统才能结帐 第90页 2020年2月11日10时34分 如何取消某月的结账状态 反结账 结帐完后 由于非法操作或病毒或其它原因数据遭破坏时 可以使用 取消结帐 功能 在结账向导一中 用鼠标选择要取消结账的月份上 按 Ctrl Shift F6 键即可 注意 取消结帐后 必须重新结帐 应该严格控制取消结帐的权限 第91页 2020年2月11日10时34分 课后习题