物业管理的招标投标.ppt

第五章物业管理的招标投标 第一节物业管理招标投标概述 一 物业管理招标投标的概念和必要性 一 物业管理招投标的概念物业管理招标是指开发商或业主管理委员会 为即将竣工使用或正在使用中的物业寻找物业管理企业而制定出符合其管理服务要求和标准的招标文件 向社会公开招聘 并采取科学方法进行分析和判断 最终确定物业管理企业的全过程 2 物业管理投标是指投标人在接到招标文件后 根据招标通知的要求编制投标文件 并将其递交给招标人的行为 二 物业管理招标投标的必要性1 是发展社会主义市场经济的需要 2 是房地产管理体制改革的需要 3 是提高物业管理水平 促进物业管理行为发展的需要 二 物业管理招标和投标的原则 一 物业管理招标原则1 公平原则 2 公正原则 3 合理原则 1 公平原则所谓公平原则是指在招标中向所有物业管理企业提出的投标条件都必须是一致的 也就是说让所有参加投标者都能在相同基础上进行投标 例如 根据住宅小区 大厦楼宇 要求 需要资质等级在三级以上的物业管理企业来参加投标竞争 那么就不可以随便拒绝任何一家具有三级资质证书的物业管理企业来投标 同时也不能允许任何一个低于三级资质等级的物业管理企业前来投标竞争 要做到公平 在招标过程中就要注意以下几点 应采用统一的招标方式 2 在招标文件中所规定的内容对所有的投标者要求都要一致 即做到 一视同仁 一视同仁 具体说包括两层含义 其一实行公开招标的招标文件必须要在同一时间 同一地点公开发售 并且在发售之前的招标通告中要予以说明 其二招标文件中的所有条件和要求都应该是一致的 例如 对投标单位要进行资格审查 那么就意味着所有前来投标的单位都要接受资格审查 对投标单位需交投标保证书 那么就意味着所有前来投标的单位都要交投标保证书 3 招标者对招标文件中的有关问题的解释说明应在同一时间 针对所有投标者公开进行 例如应在同一时间组织所有投标者对招标物业进行实地考察 另外 招标单位可在投标者购买招标文件后安排一次投标者会议 又叫标前会议 目的就是公开澄清投标者提出的各类问题 2 公正原则所谓公正原则是指在所有投标者起点公平的基础上 还要在整个评标过程中 对所使用的准则应具有一贯性 普遍性 一贯性是指招标者在实施评标过程中所采用的评判标准则应与招标单位预先在招标文件中所注明的评判准则相一致 也就是说在招标前后 其评定的准则和标准必须是一致的 公开的 例如 招标单位在招标文件中已注明对投标者资格要进行审查的准则行为 根据已知的得分标准 取最低得分以上的投标者进行正式投标 根据该准则进行评审后 在设定最低分以上的投标人共有12位 这时该招标单位考虑到合格的投标者数量过多 会增加工作量的 为了减轻招标工作量 招标人私下将评定准则修改为取最高分的前6位投标人参加正式投标 这样就导致其余6位本来可以取得投标资格的单位被淘汰 这就说明在这次招标过程中违反了一贯性的原则 普遍性是指用于评标的准则应该是具有普遍性的 即能够客观地衡量所有的投标书 这就要求评标委员会所采用的评定准则应具有很强的综合性和客观性 3 合理原则所谓合理原则是指招标单位确定的标底和要求必须是合理的 即不能接受低于正常的管理服务成本的标价 也不能脱离市场实际情况 提出不切实际的管理服务要求 了贯彻合理原则 避免上述不合理的现象的发生 招标人应该在招标文件中按照国际惯例 申明 业主不约束自己接受最低标价 这一条 其含义是开标后开发商或业主有权选择任何价格的投标书 有了这样的申明 对开发商或业主而言 便可选择管理费标价合理且资信条件较为可靠的物业管理企业 总之 只有贯彻公平 公正 合理的原则 才能搞好物业管理的招标工作 也才能真正地遵循公平竞争 优胜劣汰的市场经济规律 这也是物业管理招标的根本宗旨 二 物业管理投标的原则物业管理投标应贯彻的原则就是真实性和合理竞争原则 1 真实性原则所谓真实性原则是指投标人在其投标书中所阐述的所有内容均是真实反映了投标人的投标意愿 经营能力和技术水平 投标人应对其标书的内容做到 言出必行 2 合理竞争原则所谓合理竞争是指投标人凭借自身的经营实力 管理水平和服务质量 通过良性竞争优胜劣汰而取胜 三 物业管理招标投标的组织机构的设置 一 物业管理招标的组织机构的设置根据国际惯例 任何一项招标都有要有一个专门的招标机构 并由该机构全权负责整个招标活动 物业管理的招标也不能例外 必须要成立一个专门的招标机构 招标机构的主要职责 拟定招标章程和招标文件 组织投标 开标 评标和定标 组织签订合同 可见招标机构一旦成立 其职责将贯穿整个招标投标过程 招标机构的设立有两种途径 一是招标人自行组织成立的招标机构 二是招标人委托招标代理机构招标 1 自行组织成立的招标机构招标单位可以根据物业管理项目招标主体的不同 又把它划分为开发商自行招标和小业主自行招标二种 1 自行组织成立的招标机构招标单位可以根据物业管理项目招标主体的不同 又把它划分为开发商自行招标和小业主自行招标二种 1 开发商自行招标所谓开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设立临时性专门招标委员会或招标小组进行招标 2 小业主自行招标所谓小业主是指相对于大业主 即开发商 而言的住户及租户 通常情况下是由业主委员会来代表小业主组织招标 2 委托招标代理机构的招标所谓招标代理机构是指专门从事招标代理业务的社会上的中介组织 与非常设性招标机构最大的区别在于 招标代理机构是经营性的法人组织 并不是招标活动的最高权力机构 三 物业管理投标的组织机构与物业管理投标活动密切相关的有开发部 财务部 工程部三个部门 它们的具体职能分别如下 1 开发部开发部的主要职责就是确定目标 选择物业 进行投标 参加市场竞争 开发部是物业管理投标工作的核心 2 财务部财务部的主要职责就是负责财务计划 经济核算和各类收费工作 3 工程部工程部主要职责就是负责工程预算 房屋及设备 公共设施的管理 维修和保养 同时还得负责工程技术方面的咨询和研究工作 在物业管理的投标过程中 开发部始终担任着重要的角色 第二节物业管理招标的程序与招标文件的编制 一 物业管理招标的范围 方式 一 物业管理招标的范围根据我国现有的法律规定和精神 判断某项目是否应该实行招标有三个原则 1 根据 是否与社会公众利益密切相关 的原则如大型的基础设施 机场 火车站 地铁等 和一些公用物业 如图书馆等 其物业管理都应实行招标 2 根据 是否关系到国家利益 的原则除了大型的基础设施和公用物业外 其他使用固有资金投资或国家融资建造的公用物业 其物业管理也应实行招标 3 根据 是否涉及国家安全或军事机密 的原则那些由国家投资兴建的用作军事和行政用途的物业 就不适合采用公平开招标形式 如国家政府部门和机要部门的办公大楼等 事实上这类物业都有国家指定专门的单位对其进行物业维护和管理 二 物业管理招标的方式现行国际市场上通用的物业管理招标方式可分为三种 公开招标 邀请招标和议标 协商招标 1 公开招标公开招标是指招标人 业主或开发商 通过报纸 电视及其他新闻渠道公开发布招标通知 邀请所有愿意参加投标的物业管理企业参加投标的招标方式 公开招标的最大特点是 招标人以招标公开的方式邀请不特定的法人或者其他人组织投标 公开招标是国际上最常见的招标方式 其优点是能最大限度地体现招标的公平 公正 合理的原则 但是 公开招标这种方式也有招标时间长和招标成本高等不足之处 2 邀请招标所谓邀请招标是指不公开刊登招标广告 而是直接邀请几个单位投标的招标方式 它的特点是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标 邀请招标的优点 能节省招标时间和降低招标成本 缺点 也有一定的不足 就是容易产生投标人之间的不合理的竞争 容易造成招标人和投标人之间的舞弊现象 也会产生歧视一些投标人的现象等 3 议标议标又叫谈判招标 是开发商或业主不必公开发布招标公告 而是选择其认为有能力承担或能获取该项业务的物业管理企业 邀请其投标 然后通过平等协商 最终达成协议 议标实质上是更小范围的邀请招标 议标的最大特点在于招标人与投标人之间可以相互协商 投标人通过不断地修改标价来与招标人取得一致 议标的优点是即节省了时间和招标成本 又可以获取有竞争力的标价 但它也有不足的地方 那就是容易产生不合理的竞争 二 物业管理招标的程序按时间的先后顺序将整个招标程序划分为三个阶段 1 招标的准备阶段2 招标的实施阶段3 招标的结束阶段 一 招标的准备阶段所谓招标的准备阶段是指从开发商或业主决定进行物业管理的招标到正式对外招标 即发布招标公告 之前的这一阶段所做的一系列准备工作 根据国际惯例 这一阶段的主要工作有三个方面 1 成立招标机构2 编制招标文件3 制定标底 如何制定一个合理的标底 必须要遵循以下二条 以准确的工作量计算为前提 以先进的物业管理方案为基础 二 招标的实施阶段所谓招标的实施阶段是指整个招标过程的实质性阶段 招标的实施阶段主要包括以下几个具体步骤 发布招标公告或投标邀请书 组织资格预审 召开标前会议 开标 评标和定标 1 发布招标公告或投标邀请书 1 发布招标公告的渠道 2 发布招标公告的时间安排 按照国际惯例 从招标公告发布之日算起 应让投标人至少有45天 通常有60 90天 时间来准备投标和递交标书 3 招标公告的内容 招标公告应以简短 明了和完整为渠道 通常情况下 招标公告应包括以下内容 招标单位 业主或开发商 的名称 招标项目的名称 项目地点 项目资金来源 招标目的 项目要求概述 性质 规格及管理要求 购买招标文件的时间 地点和价格 接受标书的最后日期和地点 开标日期 时间和地点 规定资格评审的标准及提供资格评审文件的日期 份数和使用语言 规定投标保证金的数额 招标单位的地址 联系电话等 2 组织资格审查资格审查分三步进行 其一招标单位发出资格评审通告或叫资格评审邀请书 其二招标单位出售资格评审文件 其三组织评审 资格预审申请书的开启不必公开进行 开启后由招标机构组织专家进行评审 3 召开标前会议召开标前会议的目的是为了澄清投标人提出的各类问题 标前会议通常是在招标人所在地召开 在这个会议上招标人可以宣布开标日期 4 开标 评标的定标在指定的时间和地点当众开标 公开宣读各物业管理企业的标的 然后交由专家组评审 三 招标结束阶段这一阶段的特点是招标人与投标人由一对多的选拔和被选拔关系转移到一对一的合同关系 这一阶段的具体内容包括合同的签订与履行以及资料的整理与归档 三 物业管理的招标文件 一 物业管理招标文件的概念物业管理招标文件是指物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范性文件 是投标单位编制标书 进行投标 招标单位评标 定标 签订物业管理委托合同的共同基础 二 物业管理招标文件的构成我国对招标文件的格式尚未统一 但在一般情况下应包括以下几部分内容 1 招标书其主要内容包括 1 物业概况介绍主要介绍 物业的性质 面积 区位 物业的使用时间及寿命 建筑物的建筑结构和建筑材料的选用 设备设施的种类与安装情况 周边环境和配套设施的建设情况等 2 物业的规划设计图纸 3 物业管理的范围 如建筑区域 服务内容的范围界定 4 物业管理模式 如全权委托 部分委托等 5 维修基金的收缴与使用管理 6 经营管理的质量标准 7 考核标准与奖惩办法 8 标前会议及现场勘察 答疑时间 9 评标 定标的标准 如标价合理 管理技术水平高 经验丰富 资信良好等 并应尽可能明确 具体 2 招标单位对管理服务的具体要求和初步设想这部分包括 本物业区域的管理服务档次级别 管理服务人员数量的控制 管理特色等 3 投标须知其主要内容有 1 投标企业的条件或资格 2 填写投标书的有关规定 3 投标单位对招标文件中有关内容提出建设的方式 4 递送投标书的要求 如 投标书所使用的语言 份数 投标截止日期 传送方式与地址 密封要求及必要的证明文件等 5 投标 开标 评标 定标的时间和地点 6 招标单位的权利 如 补充 修改招标文件 特殊情况下可能推迟投标或开标日期等 7 招标单位 不约束自己选择最低标价 的申明 8 投标单位出具投标保证收和履约保证书的要求 投标保证书应与投标书一起提交 其投标保证金金额可为投标年度管理费总额的5 中标者可将其转换为履约保证金 未中标者应予以退还 9 投标文件保密的要求 投标文件具有保密性质 投标单位不得泄密 以免串通 转标 抬高投标价格 10 关于合同格式和条件的说明 便于投标单位明确自己中标后将要承担的责任 义务和可以享受的权利 11 招标单位对于未中标单位义务的说明 如 是否退还未中标单位的投标书等 12 招标单位的名称和联系人 联系方式等 13 其他需要说明或约定的事项 如 对物业管理委托的期限 招标单位可以提供的其他条件等 第三节物业管理投标 一 投标实施的步骤投标实施步骤分为 购买招标文件 考察物业现场 制订管理服务方法及测算工作量 拟定资金计划 标价试算 调整标价 编制标书 封送标书 保函 一 购买阅读招标文件在阅读招标文件时主要看一下文件中有没有不清晰的内容 同时要注意文件中的各项规定 如开标时间 定标时间 投标保证书等 尤其是图纸 设计说明书和管理服务要求 规范等 二 考察物业现场在考察现场的过程中 招标单位对投标单位所提出的问题必须给予口头回答 但是 这种回答并不具有法律效力 在考察物业现场时 投标单位主要就下面四个方面问题进行细致了解 1 物业管理企业是在前期介入2 若物业已经竣工 若物业已经竣工 则物业管理企业应按以下标准视察项目 1 工程项目施工是否符合合同规定与设计图纸要求 2 技术应检验达到国家规定的质量标准 能满足使用要求 3 竣工工程达到窗明 地净 水通 电亮及采暖通风设备运转正常 4 设备调试 试运转达到设计要求 5 确保外在质量无重大问题 6 周围公用设施分布情况 3 主要业主情况包括业主的收入层次 主要服务要求与所需的特殊服务等 4 当地的气候 地质 地理条件因为这些条件与接管后的服务密切相关 我国南北 东西跨度较大 所以在以上这几方面都有较大的差异 从而就决定物业管理企业具体服务内容上也会有很大的差异 只有当物业管理企业掌握这些差异的话 才能在管理服务过程中有的放矢 事半功倍 三 制定管理服务方法及测算工作量通常物业管理企业可以根据招标文件中的情况介绍和管理服务的范围 要求 详细列出完成所有管理服务任务的方法及工作量 投标的物业管理企业应根据所接管物业的使用性质的不同而制订 因为不同性质的物业管理服务的范围 标准 要求重点等都是不同的 四 制定资金计划资金计划必须在确定了管理服务内容及工作量的基础上制定 制定资金计划的目的主要有二个 一是复核投标可行性研究结果 二是做好投标阶段向开发商或业主作承包答辩的准备 通常物业管理企业经营中主要的现金流入和流出项目为 1 标书规定的付款项 保证金等 2 接管期间的费用支出 3 接管期间的收入 4 其他资金来源等 五 标价试算把以上工作完成后 投标单位就可进行标价试算 在试算前 投标者应确保做到以下几点 1 明确领会了招标条件中的各项服务要求 经济条件 2 计算或复核过的服务工作量 3 掌握了物业现场基础信息 4 掌握了标价计算所需的各种单价 费率和费用 5 拥有分析所需的 适合当地条件的经验数据 六 编制标书投标人在做出投标报价决策之后 就应按照招标文件的要求正确编制标书 即投标人须知中规定的投标人必须提交的全部文件 七 封送标书投标文件全部编制好以后 投标人就可派专人或通过邮寄将标书送给招标单位 二 物业管理投标书的编写 一 物业管理投标书的主要内容所谓物业管理投标书 即投标人须知中规定的 投标者必须提交的全部文件 它的构成主要包括以下几部分 1 标书的封面投标书的封面 一般要填写招标单位名称 物业管理项目或本投标书的名称 标题 投标单位的名称 负责人的姓名 以及标书投送的日期等内容 2 标书的序言投标书的序言一般包括 1 投标企业的简介 如企业及企业精神 主要负责人的工作经验和经历 公司现有的物业管理规模 管理维修的专业技术水平和设备水平的高低等 2 对投标物业的认识 3 拟采取的管理策略概述 如中标后的管理经营宗旨 方针和内容 拟采取的管理措施和方法 拟提供的服务项目和改进工作设想等 3 标书的目录4 标书的正文投标书的正文 一般包括以下内容 1 采取的物业管理的方式和方法 如物业管理企业内部的机构设置情况应运行机制 物业管理企业管理工作的流程与控制方式等 2 物业管理企业所提供的管理服务的内容及功能 如详细介绍各个阶段具体的管理服务项目 准备提供服务的形式 费用和期限等 3 管理人员的配备与培训 如 拟配备人员的专业 数量 职称 人员培训的目标 计划 制度 方式等 4 物质装备计划 如管理用品 器具与工具计划 职工住宿与管理用房计划等 5 财务管理方案 如 物业区内各功能区域的管理费用标准 管理费用的测算依据 物业管理经费的收支预算表等 6 管理规章制度 如 人事制度 设备物质管理制度 职工岗位责任制等内部管理制度 业主公约 住户手册等外部管理制度 以及接管验收制度 维修保养制度 车辆交通管理制度等物业管理的一些具体制度 7 各项管理指标的要求 如 物业管理企业将要达到招标文件中某些指标的标准 水平 如何实现这些指标的设想等 8 其它管理服务项目 应详细列出投标企业能够提供的有偿服务和无偿服务的项目 9 社区文化活动的开展 如 组织社区文化活动的计划与主要内容等 10 物业整治方案 如 新建物业的垃圾清理 道路清扫 环境绿化等 原有物业的拆除违章建管 维修路面等 11 提高管理服务水平的设想 如 中标后 如何在原物业管理企业和现有物业管理水平的基础上 进一步提高管理和服务水平的设想和措施 12 前期介入的内容及费用测算 如 能否提供物业开发 设计 建设等阶段的配套管理服务 具体项目及费用等 13 愿意接受有关的惩罚内容 如 未能实现管理服务的预定指标时 愿意接受的处罚或挽回损失的条件等 5 标书的附件投标书的附件一般包括以下几部分 1 参加本项目物业管理的主要负责人以及工程技术人员的简历 2 财务管理费用预算方案的测算过程与依据 3 物业管理企业的营业执照和资质等级证书 复印件 4 企业获奖证明 复印件 5 其它有益于中标的文件 材料 说明等 二 编写物业管理投标书的注意事项1 编写物业管理投标收的基本要素 1 计量单位 2 货币 3 标准规范 4 表述方式 5 理论技巧 6 资料真实性 2 物业管理投标书在编写中应注意的问题 1 要确保填写无遗漏 无空缺 2 不得任意修改填写的内容 3 填写方式要规范 4 不得改变标书格式 5 计算数字必须准确无误 6 报价合理 7 包装整洁美观 8 报价方式规范 9 严守秘密 公平竞争 三 开标 评标与定标 一 开标所谓开标是指招标单位在预先规定的时间里 将各投标单位的投标文件正式启封揭晓 开标可分为公开开标和秘密开标两种 开标程序分二种 公开开标程序和秘密开标程序 下面我们以公开开标程序为例证明一下 公开开标是指允许所有投标人或其代表主席开标会议 由招标人当着到场的所有投标人或其代表的面 将装有标书的封套当众揭开 并宣读指标报价的一种开标方式 它的程序是 1 宣布评标委员会成员名单 2 标单位法人代表讲话 介绍此次招标情况 3 招标委员会负责人宣布唱标内容 评标经律 内容 事项和评标原则 4 宣布因投标书迟到或没有收到而被取消资格的投标单位的名单 并将此情况记录在案 必要时公证人员签字 秘密开标是指招标单位在无投标单位现场参与的情况下所进行的开标 除此之外 其程序公开开标基本是一致的 5 公证人员当场验证投标标函 主持抽签决定唱标顺序 6 唱标 唱标的内容主要有 投标报价 承包期限 服务内容要点 管理组织安排等 时间应控制在20 30分钟之间 7 宣读公证词 表明此次开标经公证无效 8 开标会议结束 二 评标所谓评标是指在评标委员会的组织下 由招标委员会选择标价较低 资信条件较好的投标公司进入合同签订谈判过程 评标的原则是 质量优良 收费合理 行为规范 信誉良好 评标的程序分以下几个步骤 标书的初步评议 内容主要包括 投标单位投标资格的审查 对投标书内容完整性的检查 计算偏差的审查 2 标书的详细评审 服务内容的评审 标价评审 3 询标 询标方式既可以是由评标委员会回答问题清单 要求投标方在规定期限内予以书面答复 也可以采取举行澄清问题会的办法 由投标方派代表出席会议当面澄清问题 4 编写评标报告 报告的主要内容有 简要介绍招标情况 列出参加竞标的公司总数及各自名称 以及因各种原因其标书被列为 废标 的投标公司名称 主体部分 三 定标所谓定标是指在评标委员会对所有标收进行筛选评定后 将由招标单位或业主管理委员会通过再次评审最终选择确定中标人 通常定标后双方要进行下列几项工作 1 双方进入合同谈判阶段 交签订正式承包协议 2 中标公司提交履约保函 收回投标保函 3 中标公司积极准备提供投标收中承诺的服务 成立物业管理专案小组 派往人员进住物业现场 对于未中标公司 也应通知他们 告知此次未中标 四 物业管理投标策略与技巧 一 物业管理投标策略1 物业管理投原则 1 集中实力 重点突破 2 客观分析 趋利避险 3 精益求精 合理估算 4 适当加价 承诺报价 5 加强调查 了解市场 2 物业管理投标策略类型 1 攻势策略 2 守势策略 3 低成本策略 4 差异策略 二 标价估算技巧1 标价的确定程序 1 估价准备工作 这些工作大致有 查阅文件 编制疑问清单 确定分包清单 拟定实施计划 确定设计变更方案 2 服务费用估算 估算和编制报价阶段的工作主要包括 获取信息 澄清疑问 编制管理组织说明书 询价 现场考察 核算人工与设备费用 物业管理成本的计算 3 报价的编制与提交 报价的编制与提交工作 召开标价审定会议 对估价进行分析调查 考虑增加总部管理费补偿 评估物业管理风险 并作为加价因素计入招标报价 编制投标文件 提交给招标委员会 2 标价的调整与确定 1 标价调整的原因 主要原因是 计价时所采用的基础数据中有一部分是实用性的 有一部分是经验性的 因此计算结果应该进行校验 以求精确可靠 可能有些报价书晚到 但由于这些报价书对整个管理非常重要 因此必须把它们纳入成本估算中去 有可能高级管理人员根本不同意原先采用的估价基础 在标价审定会议上 会向估价人员和计划人