MIS系统在电力基建工程项目中的应用.doc

2012-07-13#2012-07-13#2#012-07-13#江高潮摘要：介绍了中国大唐集团马鞍山当涂发电有限公司一期2660MW机组在基建期对项目工程的有效管理控制，以及运用基建MIS系统帮助完成工程总结算的过程，对电力基建项目管理人员在严格控制工程造价、提高管理水平方面有积极的借鉴作用。关键词：电力基建工程项目；造价投资；MIS系统；总结算报表作者简介：江高潮（1969-），男，安徽马鞍山人，马鞍山当涂发电有限公司副总经理，工程师。（安徽 马鞍山 243102）中图分类号：F273文献标识码：A文章编号：1007-0079（2011）09-0041-032007年国务院颁布了关于批转发展改革委、能源办关于加快关停小火电机组若干意见的通知，通知强调电力工业要尽快落实 “上大压小”政策，这是贯彻落实科学发展观、构建社会主义和谐 社会战略思想的重大举措，也是加快建设资源节约型、环境友好型 社会的迫切需要。电力工业是节能降耗和污染减排的重点领域。加 大结构调整力度，确保如期实现“十一五”小火电机组的关停目标， 完成电力工业能源消耗降低和污染减排的各项任务。大机组对小机 组的替代势在必行。大唐集团马鞍山当涂发电有限公司（下文简称 马三电厂）一期2660MW机组是安徽省第一个“上大压小”发电项 目。20 08年12月15日和30日，该公司1、2号机组相继投产发电，取得8个“一次成功”的优异建设成果，并分别以15个月零17天和13个月 零12天的建设速度两度刷新全国同类型火电机组安装最短工期记 录，创造了前所未有的“马三速度”，印证了大唐集团公司迅猛发展 的“大唐速度”和中国电力工业蓬勃发展的必然规律。惊人的建设 速度需要的不仅是人力、物力、财力的大量投入，更重要的是如何 把资源合理分配，加强投资控制，使工程概算处于受控状态，有效 地控制资金，降低造价成本。如何在短暂的基建期取得这些成效， MIS系统究竟在电力基建工程项目中发挥了多大的作用？本文基于 笔者所在单位在基建期中的实践，论述了MIS系统在辅助甲方做 好 基建期成本控制目标中的作用。一、MIS系统1.MIS系统简介MIS系统目前广泛应用于电力企业大型基建财经及工程管理信 息化领域，是在Oracle大型企业级ERP环境开发的应用于基建项目 全过程、全方位协同管理的信息系统。MIS系统的严谨性、可靠性、 安全性都是一流的，其管理理念和管理流程也是国际一流的。MIS 系统主要功能是对基建工程项目的资金流、实物流、信息流进行综 合控制和管理。满足了概算管理、合同管理、物资管理、进度管理、 质量管理、安全管理、费用台账、竣工决算、资产移交等工作需求。 同时利用工作流技术，实现业务处理的电子流程化，系统还具备与 财务管理软件以及项目管理软件对接的能力。基建期使用MIS系统 的主要部门有工程部、计划部、物资部、财务部、监审部、安检部， 以及外部的各种服务供应商（电力建设公司、设计院、监理公司、设 备材料厂家等）。业管理为核心，施工质量安全管理为主要内容，注重外部部门工程进展全程的流程化协同管理。（1）项目管理模块。以“企业项目结构”和“概算结构”上下两 个层面贯穿于一个或多个基建项目的管理，“企业项目结构”从集团角度宏观控制和统计，“概算结构”从具体基建项目出发归集成本、控制预算，既可以解决集团化基建管理，也可以实现具体基建 项目的管理和控制。（2）合同管理模块。合同管理模块是基建管理的核心，主要包 括建安、其他、物资等合同。合同的全过程管理，记录合同的明细条 款，对合同的起草、会签、审批、执行、变更、补充、支付、结算等进 行追踪控制。并且电子版合同通过挂附件形式用链接打开，实现了 低碳无纸化办公。（3）物资管理模块。基建管理的基础工作，主要包括设备基础 信息管理、采购管理、验收管理、仓库管理、发票管理五个部分。该 模块涵盖了基建企业物资管理部分的所有业务，入库单、出库单直 接从系统打印出来交给财务审核入账，加大了对物资管理中甲供业 务和成套设备业务的开发力度，使基建企业在物资方面管理水平提 高的同时，又符合企业实际业务需要。（4）融资管理模块。用来管理企业项目的资金来源，包括资金 来源方式及资金到位计划、资金实际到位、融资合同管理、还款计 划、实际还款、统计还款付息等业务，可以按区间计提利息。（5）工程OA模块。是为电力行业基建期的施工信息化管理而 开发的应用系统，主要包括工程报表（规章制度、规 划管理、设计 管理、工期管理、物资管理、技 术管理、达标创优）、工程事务管 理单据（施工、质量、变更、现场管理）、工程进度管理、公文管理 四个 部分。该系统为施 工单位提 供了工程 进度展现和工程单据流 转功能，增强了甲方对工程施工过程的整体控制能力和透明度。工 程OA模块与P6等多种软件配有接口设计，能够轻松导入P6数据， WBS作业可以与建安合同明细关联，工程报量金额、合同金额均可 实现关联。（6）查 询报 表模 块 包 括合同 业 务、物资业务、费用台账、工 程文件及报表四大类查询方式。可根据基建各部门业务要求通过 Oracle的Discoverer开发工具制作相应查询报表。MIS系统不是一个 只记录业务流程的流水系统，可有针对性地将业务整合，比如工程2.核心功能模块物资余额表，合同明细超概查询，进行科学的统计查询，为管理者2012-07工-程1管3理#协同#系#统#主#要#包#括#财#经#管理#、#工#程#OA#两2部0分。1财2经-07提-供1实时3、#准#确依#据#，#辅#助做#出2#决0策1。2-07-13#统具有良好的可扩展性；Browser/Server 方式，实现了异地办公，同2.用实践和数据去证明管理系统的作用时易于安装和维护；任务单元与角色配置，个性化菜单和数据显示方式；广泛采用弹性域，使软件便于快速满足用户差异需求；具有 强大的附件功能，任一业务模块、任一表单都可挂接附件。系统采 用Oracle9iAS Discoverer技术，具有强大的查询分析功能；软件结 构设计、编码规则等满足集团化管理的需要，具有业务原始档案信 息管理功能及强大的历史版本控制功能，通过版本管理，能够保留 所有的信息修改记录；流程管理完全按用户的业务流程开发，体现 不同企业的不同管理方法，具有灵活性；与P6、核算等多种软件配 有接口设计，真正实现了集团化信息管理的解决方案；强大的工作 流设 置和管理，实现了从统计 管理软件向真正的管理控制软件的 飞跃，从部门级软件（信息孤岛）到企业级软件（数据充分共享）的 飞跃。二、MIS系统使用的相关问题1.项目前期准备工作（1）依据电力基建行业业务流程，首先配合乙方调研项目业务 流程，征求基建各部门以及参建单位的需求，甲乙方共同制定项目 MIS总体解决方案，按照岗位职责设置不同用户的操作权限。接着 测试各部门业务顺利通关，甲方的基础数据用Excel表整理完毕，工 作流审批方案，付款申请单，出入库单等均由甲方确定，在实施期 培训操作MIS系统，要求关键岗位业务人员必须熟练使用MIS系统， 在系统的使用过程中不断加深对系统的了解，不断积累经验，联系 业务实际，制定切实可行的流程和系统优化方案。（2）系统设 置。各部门按照职责维护 初始化数 据，将项目名 称、组织机构、供应商名称、银行账号、物资量纲、库房、代码等信 息进行录入。以概算为龙头，计划经营部专工要先整理概算，以概 算书的各项目代码为基础。不同的是概算书上公用系统下级的建筑 和安装部分分别用A代表安装、J代表建筑。四大投资概算项目和金 额都要录入系统，录入后整个项目的概算金额应与概算书上的金额 保持一致。由于概算项目比较多，资金密集，在录入的时候要注意 每种投资类型下的费用类型必须唯一，不可重复。概算如果需要调 整，则由计划营销部相关人员来操作。（3）业务数据录入。MIS系统是以合同为纽带，系统管理员在 设置完关键用户体系后，即可用用户名和密码登录操作业务。计划 经营部负责录建安和其他合同，物资供应部录入设备材料合同，财 务产权部录入虚拟合同（零星采购及工资等费用）。MIS系统要求合 同每一条明细都必须有概算方向，在合同明细窗口还可以显示该明 细引用的概算节点已完成的投资金额，所以在合同录入人员录入多 明细的建筑和安装合同时应保证合同明细引用概算的准确性，并由 概算经验丰富的专工审核。在合同明细录入时就可以看到合同价是否超概算，那么只要出现负数，就要调整审核费用的来源方向是否 准确，这在费用的源头就开始查起，对项目造价投资的控制起到明 显的作用。抓住了源头，接下来施工单位要申报每月进度，甲方在系 统做申请进度款，交给财务审核入账。设备和材料在四大投资中占 了将近一半的比重，那么对于它更是要谨慎管理，物资部录入设备 材料合同，申请支付预付款，厂家开发票办理 入库，参建单位领用 设备出库，不仅仅是 对招投标信息、物资采购、库存、出入库等进 行统一管理，同时也是规范基建期现场物资仓储。在这一系列环节 中，出入库概算方向也同样保持一致。可以看出，在业务上，始终由 合同明细指概方向做龙头，带领进度投资完成方向，出入库方向，用好一套管理系统，光是嘴上说那是不可能做到的。截止到目前，MIS系统在基建期发生概算数据110 0条，建安合同102个，其他 合同154个，设备合同4 46个，报量650份，付款申请单1640 个，入库 单1811张，出库单1819张，发票808张。工程OA：集团报表211个，工 程报表456个。以上数据在量变过程中实现了有效控制资金，降低 了财务成本；加大了对合同执行的监控力度；合理地进行设备及材 料的采购和仓储管理；保证了工程质量和施工安全；对工程的进度 进行了有效的管理；同时实现信息共享，提供动态实时信息查询； 及时、准确了解工程信息，有效地降低决策风险；及时进行工程竣 工决算和固定资产移交；提高工程管理水平和工作效率。这些都是 基建期宝贵的经验，不断积累才能从量变到质变，为管理者的分析 决策提供科学的依据。3.如何解决MIS系统使用过程中遇到的问题谈到这里大家也许 会很疑惑，为何从 业务部门到最终财务付 款MIS系统能保持一致呢，又是怎样做到的呢？在运用系统的过程 中其实是基建部门相互合作的，实现数据共享。由于传统的数据交 流都是纸 质文档，在流转过程中难免出现丢失，文档流转速 度较 慢，问题出在哪一环节都要查很长时间。而MIS系统信息的及时性、 扩展性优势避免了这种问题。遇到具体问题时，计划营销部、物资 供应部、财务产权部各自提出解决方法，三部门如果一致认同通过 就按照这个结果执行。当人们在感叹工程建设速度如此之快时，更 离不开经营管理这只强有力的手。4. MIS系统使用方法经验之谈在基建期想要用好MIS系统是件很困难的事情。众所周知基建 期办公条件简陋，与施工单位、监理在一个大型局域网，而且服务 器等硬件设施、信息网络都要搭建完善。首先工期紧，它的功能模块对各部门的业务要求按照流程一一执行，要紧跟 工期实现 业务 衔接，各个关键岗位人员就必须进行实时维护。其次，电力基建项 目造价大、数据多，针对财经模块概预算、合同、设备、付款涉及金 额的都要耐心仔细，工程模块与分公司、集团建立VPN连接，通过 远程填报工程事务报表让上级单位直接在工程信息系统中了解项 目情况。最后协调好各个相关单位业务部门的关系，项目管理人员 要对基建期内遇到的问题及时解决，齐心协力用好这套系统，用活 它。例如财务部要查2008年底的工程物资余额表，然后物资部点击2008年的物资模块报表，导出Excel发给财务部，瞬间便可知道哪些 是库存设备，哪些入库出库了。另外财务部跟计划部每月进行对账， 达到了概算体系业务账与实际财务下账科目一致。企业渴望长久地 立足于这个行业、这个竞争激烈的社会，那么必然要不断尝试，不 断变换。科技进步让我们尝到了甜头，学会运用MIS系统，让经营者 在这个时刻更新的时代不落伍，更好地为今后的生产经营服务。只 有站在巨人的肩上，我们才能看得更远。三、MIS系统创新亮点1.工程总结算根据中国大唐集团公司工程项目总结算管理办法，为加强 中国大唐集团公司工程项目造价管理，应落实工程造价全过程控制 要求，提高管理水平和投资效益。开展工程总结算管理是从工程管 理角度对工程实际完成投资合理性的全面分析、预测和确认，是检 验单项工程（费用）项目结算进度情况、结算质量和工程造价管理 水平的重要手段，是反映工程项目造价控制绩效并对管理目标进行目技术经济指标和管理经验，服务后续工程建设的重要手段之一。程部、参建单位核实清楚。对于超执行概算或者 结余较多的概算工程总结算是在机组全 部投产后，根据工程建设实际情况及所对应的各 个标段的招标文件、澄清答疑、合同协议条款等，对工 程设备购置费、建筑安装工程费、其他费用（包括移民安置补偿费） 等按照电力工程概预算管理制度和规定，对应执行概算项目和费用 类别划分，由项目公司组织编制用于确定主体工程结算原则和控制 工程结算总费用的管理性文件的工作。2.总结算报表介绍工程总结算报表包括项目总结算表、项目总结算与执行概算对 比表、设备购置费总结算表、安装工程总结算表、建筑工程总结算 表、其他费用总结算表、未完工程汇总表、建筑安装工程合同结算 汇总表、其他费用结算汇总表，共九张结算报表。结算工作是一项 持久战，要从工程筹建持续到投产后，全过程需要耐心地不断记录 数据。从合同录入到工程报量，从物资出入库到申请付款，所有业 务执行完毕。如果使用Excel做这项庞大的工程，所耗费的人力、物 力是难以想象的。运用MIS系统，带来的不仅是效率快捷，而且提供 了基建期所有的财经数据，同时查询这些数据时，能够准确发现到 问题，用数据去追寻问题所在，用数据事实去说话，解决问题，总 结在基建期中的管理方法，提高管理水平，为做工程总结算报表打 下基础。3.总结算报表编制要考核基 建 期 建 设 方运用集团批 复的 执 行概 算是 否 合 理 到 位，总结算报表的编制是一种有效的方法。首先运用MIS系统做出 查询报表，包含所有合同清单查询，执行概算与汇总合同价对比查 询，各项投资汇总合同价查询，合同价明细对应执行概算查询，合 同价超执行概算查询。总结算报表由计划经营部做，首先根据合同 清单，列举从工程筹建到未完工工程预估整个项目投资额在多少， 接着要针对每项投资，建 立合同明细清单与执 行概算项目的对应 关系，展开细项去填报。监督检查每一项费用来源的准确性，对补项目，需要单独说明原因。四大投资结算报表按照MIS系统提供的报表查询填录完毕，最终合并9张报表。用预估的整个项目投资数 与最终合并报表数比较，如果有差从其中一项投资开始查起，要考 虑到各种因素，进行报表调整。总结算报表编制工作在计划部主持 下，会同工程部、财务部、物资部、监理、施工单位，最终协商确定 结算价。马鞍山当涂发电有限公司一期2660MW机组项目总造价438979万元，与执行概算比较节约了2813万元。此次工程总结算报 表的完成，为财务部竣工决算创立了一个良好的开端。四、结语MIS系统在电力基建工程项目中扮演了一个不可缺失的角色， 不仅实现了对项目造价投资的控制，更是在项目全生命周期过程的 管理中发挥了巨大作用，提高了企业在基建期、生产期的经营管理 能力，为今后企业在电力行业站稳脚跟打下基础，提升了整体竞争 力。借助基建工程项目平台，能够使系统与项目造价投资完美地融 合在一起。参考文献：1 关于批转发展改革委、能源办关于加快关停小火电机组若干意见的 通知 Z.2 马鞍山当涂发电有限公司基建 MIS 总体解决方案 Z.2007. 3 中国大唐集团公司工程项目总结算管理办法 Z.2009.4 电力工程造价与定额管理总站 . 电力工业基本建设预算管理制度及 规定 M. 北京 : 中国电力出版社 ,2006.5 大唐马鞍山当涂发电有限公司基建 MIS 项目总结报告 R.2007. 6 中国大唐集团公司 CCS 系统验收标准 S.2007.7 柴忠信 . 电力基本建设项目竣工决算报告编制办法 M. 北京 : 中国 电力出版社 ,2007.（责任编辑 ：麻剑飞）（上接第 40 页）（4）先进的矢量成像技术。在MIT系统中，参与者可共享所有 可打印的文件，包括CA D草图、蓝图、网络工程图等 等。矢量成像 技术能保证共享的演示和文档有高保真度的图像，甚至连原文件 的字体和颜色也不会改变。MIT系统还能调整图像的尺寸来自动适 应不同尺寸的屏幕。MIT系统矢量成像技术使共享的文档能满屏显 示，并任意缩放（25%80 0）而不损失图像质量和清晰度。矢量 成像的另一个好处是传输图像时对带宽的要求非常低。自适 应 层 次 式 I P - 多 播 系 统 。M I T 系 统 利 用 路 径 信 息协 议（RIP）来计算最短路径。RIP是基于距离向量算法，利用数据发送 端和接收端的信息，计算出路由表或存入路由数据库。路由器会定 时地计算向网络中的其他路由器广播路由表的内容，以确保数据库