公立医院门诊收款岗位漏洞及内控完善建议.doc

公立医院门诊收款岗位漏洞及内控完善建议 摘要：公立医院门诊收款相关岗位工作中存在较大风险，如不加以重视容易出现工作漏洞。通过内部审计角度发现风险并提出加强内部控制的具体方法。 关键词： 门诊收款； 漏洞； 内控； 建议 公立医院门诊收款岗位因其工作时间不固定，每日有机会经手大量现金和票据等特点使其工作具有特殊性，近几年微机程序的广泛使用在提高工作效率的同时也使该相关岗位漏洞较难及早发现，门诊收款相关岗位存在较大风险。门诊收费人员手中现金和门诊收费发票的使用及保管情况，应受到内部审计人员的足够重视，门诊收款流程的理顺及制度的完善是内部审计的重要目标。 一、门诊收款相关岗位工作风险 （一）各门诊收款员手中存有大量现金风险 门诊收款人员工作时间实行“三班倒”，工作规范中规定当日收入当日上交实际实施中存在难度。如果规定常白班人员每日下班结账后交款就需要安排汇总收款人员加班，并且所收款项无法当日送存银行，产生保管问题。如果安排汇总收款人员上午汇总收款，收取前一天收入，则现金保管问题同样困扰常白班门诊收款人员。实际工作中门诊汇总收款人员每日下午2点收取各收款员前日部分收入和当日收入中的一部分并于当日送存银行，而后将银行开具现金入账单带回交门诊收入记账人员入账。此种情况下上交的当日收入这部分尚未结账，金额如何控制，是由汇总收款人员规定还是由各收款人员自愿交纳，如果各收款人员不交纳或少交纳当日这部分收入并连续工作，那就有用当日上午半日收入顶上前日部分收入，挪用半日现金收入的可能，产生隐患。同样道理，门诊汇总收款人员也可能挪用现金，长期监管缺失，可能造成损失。 （二）票据管理人员开具丢失发票证明风险 实际工作中经常遇到门诊就医人员丢失发票后因保险索赔或报销需要找到当时开具发票窗口询问补开发票情况，此种情况下医院收款人员通常按就医人员姓名及就诊时间通过微机记录查找门诊发票号而后由票据管理人员按发票号查出发票存根联并为就医人员复印发票存根开具丢失发票证明。这其中有种特殊情况即就医人员发票已退费或隔日退费，由于发票联已收回，就医人员手中当然没有这张发票，但其开具证明时却有存根联，而且隔日退费所收回发票联和存根联并不一定在一起，票据管理人员较难分辨此存根联是否已退费，如果为其开具丢失发票证明显然有违事实。 （三）门诊收入相关会计岗位兼任风险 审计工作中发现的几种互不相容会计岗位兼任的情况： 1.门诊收款人员兼任门诊收款汇总人员，这会出现个人收入不结账不上交收入的风险或结账后挪用门诊其他收款人员预交金充当个人当日收入的情况。 2.门诊收款汇总人员兼任门诊收入记账人员，此种情况视同出纳兼任记账。 3.票据管理人员与（汇总）收款人员兼任，这种情况下会出现涂改变造票据挪用现金风险。 二、应对审计风险内部控制重点 （一）制定、完善相关制度 1.规定门诊收款人员将当班已收尚未结账收入全额上交。针对门诊收款员及收款汇总人员有机会接触大量现金，监管不严可能出现资金挪用的情况，门诊现金收入的管理应制定较为详细的规定，明确当日所收未结账收入必须全额上交。 2.规定门诊收款人员每班结账并按要求打印相关报表上交。各门诊收款人员上交现金时同时上交收入汇总表，已结账收入汇总表一式两份，一份连同扣除昨日预交部分后剩余收入交门诊汇总收款人员。一份连同发票存根交票据管理人员审核销号。截至交款时未结账收入汇总表连同当日预交现金交门诊汇总收款人员。 3.门诊汇总收款人员依照汇总报表汇总全部前日现金和今日预交现金送存银行。 举例：门诊收款员王某前日现金总收入1万元，前日已上交6千元，今日截至收款时已收入现金8千元，尚未结账。汇总收款人员今日收款时对应王某前日已结账收入汇总表1万元减去前日王某打印未结账收入汇总表6千元，今日应交前日收入4千元，同时对应今日打印未结账收入汇总表8千元应交今日未结账收入8千元。汇总收款人员李某按前日全部收款员已结账收入打印一张总汇总表，减去前日未结账收入总汇总表金额即前日剩余收入共计10万元，同时按今日未结账收入总汇总金额表12万元清点全部收款员现金后写两张现金缴款单送存银行。 （二）改进计算机程序 1.为区分已结账收入和尚未结账收入，建议计算机程序能将表格名称格式做出区别。例如未结账收入汇总表上标明“未结账”字样。 2.已作废和隔日退费发票做出标记。建议改进医院计算机收费程序，计算机作废和隔日退费的发票查询时显示“此张发票作废”，票据管理人员不再为其开具丢失发票证明。 3.计算机设置多种收入汇总报表打印方式。严格设置报表打印权限，月底门诊收款人员结账后，门诊收入记账人员有权限将全月收入按时间设定全部汇总显示，不以是否结账为标准，并与会计账核对。 举例：门诊收入记账人员赵某9月1日将8月全月收入按8月1日0点0分至8月31日23点59分以时间为条件打印收入汇总表，显示全月门诊现金收入为600万元，查看会计账8月门诊现金收入合计598万元，两者间存在2万元差额。会计账598万元是按每日结账人员收入汇总表31天相加得出，包含7月31日晚夜班人员上半夜收入1万元但不包含8月31日晚夜班人员上半夜收入2万元。将会计账收入598万元减1万元加2万元等于599万元，与以时间为条件的收入600万元还差1万元，即存在现金收入1万元已发生但尚未入账，需进一步查找原因。 （三）合理安排不兼容会计岗位 工作中建议汇总收款人员和门诊票据管理人员应独立于门诊收款科室，直接对财务科负责，如果