建立进销存Excel表格方法与步骤.doc

建立进销存Excel表格方法与步骤(一)新建工作簿1.单击开始菜单，在弹出的开始菜单项中单击新建office文档，出现新建office文档对话框窗口。2.新建office文档对话框窗口中的常用活页夹中，双击空工作簿，出现名为Book1的空工作簿。3.将Book1保存为进销存自动统计系统.xls。(二)定义工作表名称及数据1.双击Sheet1工作表标签，输入进货后按【Enter】键。2.双击Sheet2工作表标签，输入销售后按【Enter】键。3.双击Sheet3工作表标签，输入进销存自动统计后按【Enter】键。4.选择进货工作表，输入标题(进货日期、商品名称、进货数量)和相应各项数据。限于篇幅，以及仅为说明问题起见，这里只列举甲、乙、丙三种商品。5.选择销售工作表，输入标题(销售日期、销售去向、商品名称、销售数量)和相应各项数据(表2图)。6.选择进销存自动统计工作表，在第一行中分别输入标题内容：商品名称、当前总进货量、当前总销售量、当前库存量。(三)定义公式1.在进销存自动统计工作表中选择B2单元格，输入=SUMIF(进货！B：B，甲，进货！C：C)，按【Enter】键。2.向下拖动B2单元格右下方的黑点至B4单元格，进行公式复制的操作。3.选择B3单元格，按F2键，修改公式中的甲为乙，同样，修改B4单元格公式中的甲为丙。如果有更多的商品，依此类推，直至修改完毕为止。注意，从公式定义可以看出，此例中的单元格相加求和的条件依据是商品名称：甲、乙、丙。4.选定B2至B4单元格，向右拖动B4单元格右下方的黑点至C列，进行公式的复制操作。5.选择C2单元格，按F2键，将公式中的进货修改为销售，同样，再分别修改C3、C4单元格公式中的进货为销售。如果有更多的单元格需要定义公式，依此类推，直至修改完毕为止。6.选定D2单元格，输入=B2-C2，按【Enter】键。7.向下拖动D2单元格右下方的黑点至D4单元格(如果有更多的，一直向下拖动到最后一个单元格即可)，完成公式的复制工作。(四)库存报警(字符突出显示)设置1.单击D列的列标，然后选择格式菜单中的条件格式命令。2.在打开的条件格式对话框中，在条件1区域中进行最高库存量报警的突出显示设置：首先，从左到右，分别选定单元格数值(Excel97中是单元格数值为)、大于或等于，并输入一个合适的最高库存量报警线数字。然后，单击格式按钮，在打开的对话框中设置颜色为红色，字形为加粗。最后按确定按钮，完成库存一旦超高即报警的突出显示设置。3.在条件格式对话框中，单击添加按钮，随即便会增加一个条件2区域。在条件2区域中进行最低库存量报警的突出显示设置：首先，从左到右，分别选定单元格数值、小于或等于，并输入一个合适的最低库存量报警线数字(比如，输入1，表示当库存只剩一件或没有时，突出警示)。然后单击格式按钮，再在打开的对话框中设置颜色为蓝色，字形为加粗。最后按确定按钮，即完成库存超低的报警突出显示设置。(五)日常应用1.平时，每次只要在进货工作表和销售工作表中输入实际发生的进货或销售数据，进销存自动统计表中便会自动得到当前的总进货量、当前的总销售量以及当前库存量。同时，当库存量超过或低于报警线数字时，就会以红色或蓝色并加粗字符来突出显示。2.购入进货工作表中没有的新货时，需要按照上面所述方法在进货工作表和进销存自动统计工作表中增设相应的商品名称及其取数公式，公式设置还是按照前面所描述的方法，采取复制加修改的方法最快捷。这是利用Excel实现有关进销存业务自动统计的一种基本思路和基本做法，其中重点是公式和条件格式的运用。至于商品进销存业务中的商品编号、业务摘要、单价、金额以及备