人事档案管理办法.doc

人事档案管理办法1 总 则1.1 为了规范人事档案管理工作，督促综合管理部妥善保管人事档案，维护员工档案资料的完整，为公司降低劳资风险，特制订本办法。 1.2 本办法有利于确保人事档案资料归档及时、排列有序、分类标准，以便高效、有序利用档案材料。2 适用范围2.1 范围：本办法适用于全公司。2.2 对象：与我司签订劳动合同，包括但不限于签订相关具有法律效力的协议书的所有员工。3 细 则3.1 人事档案定义本办法中的人事档案是指员工从入职开始（包括以后可能存在续签、调动、离职等）涉及的一系列档案资料。3.2 人事档案分类按照员工劳动关系的变动，人事档案分为新入职员工档案、续签员工档案、调动员工档案以及离职员工档案。自执行之日起，全公司每位员工的档案资料由综合管理部统一管理，并以一个员工一套档案（即一个档案袋）为准则。3.3 新入职员工档案管理每个员工档案资料的管理从新入职开始，由综合管理部为每个新入职员工建立个人档案并统一管理。3.3.1 档案资料内容（1）一寸电子照（按社保中心要求）；（2）身份证、工资卡复印件各1份（身份证正反面正面复印在同一页A4纸上，工资卡复印件需员工本人签字）；（3）最高学历证书（毕业证、学位证）复印件1份（仅适用于有学历要求的岗位，专科学历以上必须提交毕业证复印件）；（4）离职证明原件1份；（5）劳动合同书1份；（6）应聘申请表/职工简历表1份；（7）职工履历表1份；（7）其他可供公司参考、有保存价值的资料。3.3.2 备注（1）离职证明原件需加盖上一家公司/单位公章；（2）常州本地户口且在常州工作的员工需提交就业失业登记证原件；（3）保洁员、厨师（若招聘）需提供健康证，且在一年有效期内，具体期限可结合当地政策。3.4 续签员工档案管理根据公司发文的劳动合同管理办法，办理员工续签，同时需将以下资料存档：（1）续订劳动合同意向书（员工及公司各1份）（2）劳动合同书（1份）（3）签订劳务协议意向书（员工及公司各1份）、退休返聘协议书1份（仅适用于退休返聘的员工）3.5 调动员工档案管理调动员工的档案管理，有以下注意事项：（1）员工调动之前所在的公司（简称调出公司）需与调动员工签订劳动合同变更协议书，并将协议书存档；（2）调动员工的档案跟随员工一起异动，调出单位于每月15日之前将上一个月调动员工的档案邮寄至调入公司，由调入单位综合管理部保管，调入公司有义务提醒调出公司及时邮寄档案；（3）调出公司邮寄调动员工档案时，需将该员工所有档案资料一同寄出，档案资料需与员工档案清单（附表1）一致；调入公司收到邮寄的员工档案后需核对清单，若不齐全则退回，由调出公司核实确认之后再重新邮寄。3.6 离职员工档案管理3.6.1 分类：根据公司规定，办理离职，分主动离职和被动离职两类。3.6.2 员工主动离职按公司规定办理完离职手续后，综合管理部需将离职员工的离职流程批件（包括离职申请，需员工本人确认签字）、离职确认函（加盖公司公章）、解除（终止）劳动合同证明书各1份存档。3.6.3 员工被动离职综合管理部需将离职流程批件（包括离职申请，需员工本人确认签字）、解除/终止材料原件（警告信等）、解除/终止劳动合同通知书（需员工本人确认签字）、解除（终止）劳动合同证明书各1份存档。3.6.4 对于拒绝配合办理离职手续的员工，除上述离职材料（不包括离职申请）之外，还需将未办理手续离职确认单1份存档。4 人事档案管理检查点4.1 资料存放每个员工的档案资料均放入档案袋保管，档案袋上注明员工工号、姓名以及所属公司，档案资料必须齐全并与员工档案清单所列内容一致。4.2 内容填写4.2.1 人事档案资料一律用黑色水笔填写；4.2.2 劳动合同书中的全部信息必须填写正确完整，不需填写的地方需用“/”划去；4.2.3 综合管理部应确保员工档案资料内容填写正确无误，不得代填，不得随意涂改；若有涂改必须重签，若无法重签必须让员工本人按手印并签字，此规定同样适用人事档案管理人员。4.3 档案排放4.3.1 所有员工档案按照工号顺序排列；4.3.2 在职员工档案与离职员工档案分开管理。5 人事档案资料更新为使员工档案准确、真实，在员工基本档案资料发生更改时（如身份证换代、学历变动等），员工应及时书面通知综合管理部。6 档案查/借阅管理6.1 人事档案属于员工机密，原则上非综合管理部人员不得查/借阅员工档案资料；6.2 若有特殊情况，其他部门查/借阅员工档案资料需提出书面申请并由直属领导签字，申请中应写明查/借阅原因并明确归还时间（借出档案资料不得超过2天）6.3 员工本人查/借阅档案资料需提出书面申请并由员工本人签字，由综合管理部相关负责人视员工申请理由决定是否批准，若批准则需办理登记手续。6.4 档案管理人员和查/借阅者不得私自增删、涂改、泄露、复印档案资料内容。7 人事档案管理职责综合管理部负责管理人事档案，保证员工档案资料齐全完整，并做好档案安全、保密、保护工作，不得擅自向他人提