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一系参谋教研室教员 程谦 公文写作方法 军用公文写作课程教学之四 充分准备 不急不躁 挥笔疾书 快出草稿 征求意见 耐心周到 迅速修改 充实提高 审定把关 精心推敲 循此撰文 既快又好 公文写作的方法 退出 一 充分准备 不急不躁 一 接受任务 理解意图 二 调查研究 搜集材料1 占有材料 多多益善 突出一个 多 字 退出 选材的前提是占有材料 要 以十当一 占有哪些材料呢 从时间角度看 既要占有以前的 又要占有现实的 从性质角度看 既要占有正面的 又要占有反面的 从类别角度看 既要占有典型的 又要占有面上的 从来源角度看 既要占有直接的 又要占有间接的 走马红灯 灯红马走 红灯熄灭 走马停步 飞虎黄旗 旗黄虎飞 黄旗翻卷 飞虎藏身 双喜的来历 2 认真鉴别 去伪存真 突出一个 准 字3 严格筛选 好中求精 突出一个 精 字精选材料是 以一当十 精选材料的要求是 真实 典型 新鲜 魏巍的 谁是最可爱的人 中的三个事例 生动感人 相得益彰 气势磅礴 而又动人心弦地完成了表现主题的重任 松骨峰战斗 体现了我们的战士对敌人的刻骨仇恨 反映了伟大革命英雄主义精神 马玉祥冒火抢救朝鲜儿童的英勇行为 则表现了志愿军战士对朝鲜人民的无比的爱 表现了战士们崇高的国际主义精神 在恶劣而艰苦的战场 战士们在防空洞 吃一口炒面 就一勺雪 心里却想着祖国人民的幸福和安宁 体现了战士对祖国无限忠诚 高尚的品德 美好的心灵 反映其伟大的爱国主义精神 我们从魏巍前后两篇文章的强烈反差中 应该得到什么启示 一是占有材料是选择材料的基础 二是占有材料后 要在选材上下功夫 三是在选材中要舍得割爱 三 安排结构 拟出提纲公文结构的内容与要求是 开头与结尾 要首尾相连 首尾相应 层次与段落 要层次清楚 段落分明 过渡与照应 层段之间 要互相衔接 前后联系 全篇贯通 形成整体 详写与略写 要区分主次 详略得当 重点问题详写 写得细致 具体 一般问题略写 写得概括 简略 公文结构形式通常有纵式 递进式 横式 并列式 合式 纵横或总分式 三种基本形式 关于编写提纲问题 提纲有两方面作用 一是有利于方便起草文稿 二是用来征求意见 如何编写提纲 其基本方法是 先确定公文大的结构 层次 然后确定各部分的具体内容 并逐步抽象出观点和组织具体材料 达到结构合理 层次清楚 观点明确 材料安排得当 具体说 编写提纲一般是由粗到细 由抽象到具体 由标题到观点 由观点到材料这样一个逐步完善的过程 二 挥笔疾书 快出草稿如何起草文稿 总的要求是 按照提纲 疾书莫间断 迅速完成 中国文坛有句名言 叫 行文有机 这里的 机 就是写作中的 灵感 唯物主义认为 写作过程中 随着构思 思维的不断深化 大脑即产生一种兴奋状态 表现特别的写作热情 这就是 机 即 灵感 返回 灵感有人叫做直觉思维 这是一种 无意识本能 是由无意识的精神中放射出来的 一种不知不觉的出自内心的力量 在写作学上 灵感被视为一种写作心境 在这种心境下 作者的思维活动尤为活跃 注意力完全沉浸在写作对象上 意识处于十分清晰和敏锐的状态 思如泉涌 文学创作离不开灵感 甚至说没有灵感就没有文学 公文写作同样需要 灵感 的力量 撰写文稿要做到 全力以赴 全神贯注 全身投入 努力排除一切干忧 坚持做到动笔后不停笔 一气呵成把文稿写出来 遇到难点不停笔解决 跳过去继续往下写 发现疑问不停笔核对 在旁边画个 继续往下写 缺少材料不停笔收集寻找 空几行 继续往下写 来人来访不停笔待客 打个招呼 继续往下写 待 毛坯 写出来后 再回过头来 填空 和解疑 这样做 不但可以提高写作的速度 而且能培养适应公文写作需要的快手作风 写作程序总的讲三句话 梳辫子 戴帽子 填肚子 总的要求四句话 材料提炼观点 材料说明观点 观点统帅材料 观点材料统一 观点即对客观实际的看法 对观点的要求 我们概括为五个方面 或十个字 即客观 概括 简明 新颖 协调 客观 就是观点产生不是凭空想象的 主观臆造的 而应该是从大量材料中提炼出来的 是感性认识上升到理性认识的结果 观点要符合客观实际 要经得起实践考验 概括 有两层意思 第一是观点要能概括住内容 不能以偏概全 形象地说 观点好比人戴的帽子 既不能大 也不能小 第二是观点不是泛泛地摆现象 而是要透过情况的表象 去开掘事物的本质 要对情况进行加工 提炼 抽象 概括最能代表事物特征的东西 简明 即观点的文字表达要简练 明确 以最简短的文字 表达容量最大的内容 观点的表述 有的是词组 如 提高思想认识 加强组织领导 就是动宾词组 有的是短句 这样 比较简明 便于理解 新颖 主要是观点要体现事物发展的新情况 要有新意 不能老一套 过去有的单位写材料 今年套用去年的 明年套用今年的 年复一年 都是老一套 有人形象地说 这叫炒冷饭 这就不符合事物发展的客观规律 因为情况是在不断变化的 事物也是在不断发展的 人们的认识也同样是不断提高和更新的 例如 最近两年后勤工作突出了改革和正规化建设 在这方面有些什么收获体会 做法 应该很好地总结 从观点上要能鲜明地反映出来 当然 强调观点新颖 并不是要脱离实际 搞花架子 单纯去找新词 俏皮话 是没有现实意义的 总之 要从实际出发 力争观点有点新意 协调 有两个方面理解 一是观点和要表达的内容在形式上要协调 不同形式的观点其表达方式应该不同 例如 改进训练方法 提高了训练质量 后面分句增加了时态助词 了 表示已经完成的结果 这应该是成绩观点 二是观点之间协调好 文字的表述应力求基本差不多 表达方式也应基本一致 这样可以增加文字表达的效果 如何提炼观点 综合情况 整理分类 认真分析 抓住本质 注意形式 重在提炼 相互之间 搞好协调 材料 首先要弄清什么叫材料 有的同志说 材料就是事例 两者不能划等号 所谓材料 就是事实和道理 我们经常讲 摆事实 讲道理 那就是材料的统称 材料论证观点 使观点站得住 立得牢 必须要做到以下几点 首先 材料要充分 要有大量的事实和充分的道理 来论述和说明观点 如果材料不充分 观点就如墙上芦苇 空中楼阁 缺乏根基 说服力就不强 将直接影响公文的效用 其次 必须围绕观点论证 目标要集中 不能节外生枝 在公文及一些文章中 经常出现这样的问题 材料和观点不吻合 例如 在一份训练工作指示中 有一个观点是 加强机关干部训练 提高业务水平 但在说明观点中 把对其他干部训练的要求也写上了 这样 就分散了论证的力度 达不到充分论证的目的 再次 就是面上情况与典型事例 摆事实与讲道理要兼顾 不能顾此失彼 例如 写一份总结 讲成绩也好 谈体会也好 都要注意这个问题 有的同志热衷于用典型事例 但对面上情况缺乏概括和阐述 这就使观点显得干巴 缺乏说服力 有时缺乏说理 或说理缺乏深度 这些都是要防止的 三 征求意见 耐心周到文件写得好不好 很大程度取决于撰稿人是否虚心听取各方面的有益意见 集思广益 从善如流 征求意见包括两个方面 一方面各种意见都要听 决不能只听顺耳的 不听逆耳的 只听领导的 不听部属的 只听本单位 本系统的 不听外单位 外系统的 否则就要犯片面性错误 另一方面是对各种不同意见 要加以分析 正确的 有益的 合理的要积极采纳 写进文件中去 不正确的 对工作不利的意见 要尽量说服提意见的同志 并剔除这些意见 返回 总之 征求意见要做到三心 诚心 虚心和耐心 要防止两种倾向 一是闭关自守 二是随波逐流 四 迅速修改 充实提高 一 公文修改的重要性 修改是公文写作过程中不可缺少的一个环节 修改是认识不断深化 表达不断完善的可靠保证 修改是体现公文写作特点的重要因素 修改是提高公文写作能力的有效途径 返回 二 修改的原则 先统览全局 后斟词酌句 增删改调 各得其所增 就是增补 把缺少的 不足的进行补充增加 凡是观点不明确 材料不具体 以及遗漏的字 词 句 段都要补充 增加进去 删 即删减 就是把繁杂多余的抹去 删掉 凡是与表达观点无关的材料 无关的字 词 句 段都要毫不吝惜地删去 改 即改正 就是把错的 不正确 不准确的改对 改准 凡是内容不正确 材料不准确 格式不恰当 安排不合适 以及错别字 不通 不好的句子 误用的标点符号 写得不清楚 不工整的字和文面上的毛病 都要把它改对改正改好 调 即调整 就是把次序 位置不当的加以调动 整理 凡是语句次序不当 段落层次安排不合适的 都要进行调整 使各有其位 各得其所 逐级把关 各负其责 质量第一 宁缺勿滥 三 修改的内容和方法 修改内容 改立意 使其达到立意明确 改观点 使其达到准确无误 改材料 使其达到准确可靠 改结构 使其达到严谨周密 改语言 使其达到语言精确 改格式 使其达到规范准确 修改方法因人而异 因情而异 绝无定式 常见的有以下几种 边读边改法 冷处理 法 集思广益法 五 审核把关 精心推敲审核文稿分初审 复审 终审 三个层次都是在全面负责的基础上 各有侧重 这样既能发挥各自的 优势 又体现了互相补充 共同负责的精神 主管业务部门负责人 担任初审 主要审核有关该项业务工作的方针 政策有无问题 提供的有关专业材料 情况是否准确 分析 认识 提法是否恰当 返回 办公室负责人或文书工作人员担任复审 复审应该是全面的 包括上面所讲的六项修改内容 但重点应该放在对文稿的结构 文字的组织 表达和逻辑等方面的问题 对公文格式也要严格把关 机关领导担任文稿的终审 终审是最后一道工序 终审者所处的地位和要负的责任 更高更重 必须着眼全局 全面审察文稿的指导思想 主要观点是否贯彻了领导意图 是否符合党的方针 政策和上级有关指示 对一些主要问题的提法和要求是否切合实际 审核