如何完成上级布置的任务.ppt

如何完成上级布置的任务 2 总目录 第一章 任务完成的原则 第二章 任务完成的方法 第三章 完成任务的注意事项 第一章 任务完成的原则 1 迅速 上级交办的事 大多有时间要求 因此 要反应敏捷 讲究时效 在规定时限内抓紧完成 对于职责范围内的事要敢于负责 果断处理 如开会发通知 办具体小事切不可消极等待 更不可拖拉积压 2 周密 文章可以涂抹 修改 重来 事情却没法收回 不可逆转 有时往往办好一件事比写好一份文章更重要 因此 完成任务一定要周到 细而又细 一事当前 完成任务的人要考虑 怎么把事情办好 上级想不到或想不周的 完成任务人也应该帮着考虑到 3 负责 无论是那个岗位 都必须忠于职守 尽到当好上级助手 配角的义务和责任 对上级交办的事 不管份内份外 大事还是小事 都要愉快接受 不讨价还价 不当临时性差事来应付 也不推逶扯皮 要有一股负责到底的精神和干不好誓不罢休的劲头 4 守纪 完成任务中不能违规违纪操作 对上级交办的事 既不能扩大 又不能缩小 要在职责范围内积极主动地工作 不能擅作主张自行其事 更不能狐假虎威 巧借上级之名行个人之实 以权谋私 第二章 任务完成的方法 1 准确领会意图 受领任务时 必须准确领会上级意图的内涵和要义 把握完成任务的关节点 这是完成任务与完成好任务的前提和基础 首先要吃透 切忌不懂装懂 上级布置工作 下达任务 发出指令时的本意或精神实质及希望达到的目的 结果是什么 要一清二楚 不能含含糊糊 似是而非 知其然 而不知其所以然 其次要摸准 切忌浅尝辄止 在上级当面交待任务时 要注意听清 对没听清 没记准的地方要主动询问 不怕丢面子 不怕上级批自己 笨 切实弄清上级意图 掌握完成任务的标准 要求和时限 如到底找谁 办什么事 办到什么程度 多长时间办完 达到什么目的 注意哪些问题等 为了防止理解出现偏差 出格离谱 还可采用三种方法 复述式 就是当上级交待完意图后 把记录内容重新复述一遍 当面验证是否弄清了上级意图 以便让上级当即指出错误之处 请教式 就是当你觉得对上级意图的理解心中没有多大把握时 可以把你是怎么理解的说给上级听 让上级评判理解得对不对 例证式 就是为了验证对上级意图理解得对和错 用假设的情况具体说明你打算如何处置 请上级当场判定你的做法是不是符合他的意图 要领会 切忌断章取义 即换位思考 站在上级的角度同上级同思维 坚持全面的而不是片面的 系统的而不是零碎的去理解上级意图 从多层次 多侧面 多角度把握上级的思想 对上级的意图创造性地进行消化理解和加工取舍 第二章 任务完成的方法 2 精心设置预案 凡事预则立 不预则废 要想把好事办好 把难事办成 必须充分准备 防止仓促上阵 把关系弄僵 把好事办砸 把简单事办复杂 使能完成的任务完不成 能快点完成的任务反推迟 完成任务前 一要责任到人 根据所完成任务项的目的 标准 要求 难易程度 需要人员多少等情况 搞好调查分析 围绕上级意图 把任务进行分解 责任区分到具体人 都各司其职 密切配合 不打乱仗 二要拿出预案 制定预案时 要把影响完成任务进程的各个小环节 小细节 小事情 小部位关注到 尽量估计到可能发生的意外 困难 矛盾 失败和不协调因素 本着从难处着想 向好处努力的原则 逐个逐项拿出解决的办法 个别的还要多预设几个方案 宁可备而不用 也要提前考虑细 真正多动脑筋 想在先 谋在先 避免 瞎忙活 使事情办得更顺畅 第二章 任务完成的方法 3 及时协调关系 在办理上级交办的事时 有时一个人完成不了 需要有部门 人员的配合支持 就存在一个协调问题 由于各岗位是同级关系 因此 这种协调只是非权力支配性的协调 做好非权力支配性协调 关键是要做到四点 摆正位置 要秉承上级指示意志实施协调 不能摆架子 耍威风 挟天子以令诸侯 上级的授权 只能作为调整矛盾解决问题的依据 决不能作为抬高自己身份的筹码 尊重他人 对完成任务人即协调者来说 面临的矛盾都是工作上的问题 必须 对事不对人 要以自己的诚心诚意打动人 多站在他人的角度考虑 充分听取并采纳他人的合理意见和建议 语言得体 良言一句三冬暖 话不投机半句多 要与配合对象勾通 让其愉快接受协调 非常重要的一条 就是慎用指令性语言 多用商量的口气 不能用 上方宝剑 来压人 以免伤了和气 影响感情 平心静气 在事情多心情烦 协调几次不成 听到 不同声音 时 不犯 急躁病 容得下话 容得下人 容得下事 经得住委屈 有 代人受过 的气量和涵养 不能遇到矛盾绕道走 要及时调整思维方式和工作方法 一些重要事情的协调 只要在总体上符合时间要求 一次不行就两次 三次 一天不行就两天 三天 直到协调成功 第二章 任务完成的方法 4 分清主次缓急 分清主次缓急 是获得最佳工作效益的有效方法 有时自己手上有工作 但上级不一定知晓 同一时间内一个或几个上级又交完成任务 在头绪繁多 事务纷至沓来的时候 就不能胡子眉毛一把抓 也不能头痛医头 脚痛医脚 整日忙于应付 疲于奔命 要做到头脑清醒 根据任务轻重 时限长短 或根据上级指示 分清主次缓急 抓重要工作 兼顾其他 忙而不乱 井然有序 哪些急办 哪些缓办 哪些公办 哪些私办 哪些原则性较强 哪些事务性较强 哪些容易办 哪些难办 哪些正常途径办 哪些非正常途径办 完成任务人在头脑里都要过 筛子 转三圈 当上级交完成任务和自己业务工作有冲突时 先办上级交办的事 当上级职务不同时 先办职务最高者交办的事 当上级职务相同时 先办时间要求最紧的事 当上级职务相同而时间要求不紧时 先办最先受命的事 第二章 任务完成的方法 5 主动反馈信息 坚持请示报告 主动反馈信息 件件有着落 事事有回声 就是对上级的高度负责 特别是对上级交办的那些比较难办 耗时较长的事 更要及时向上级请示报告 如上级交办某专项问题调查 除事前周密计划外 事中还要主动汇报进展或完成情况 有时尽管想得比较细 协调得比较具体 但实际工作中也会因主 客观因素影响而出现新的矛盾 问题等不和谐现象 在遇到困难 矛盾 问题把握不准时 就应及时请示报告 求得上级的理解 支持 指点 甚至协调 若是难以得到上级答复时 就要积极主动想办法 围绕上级总体意图创造性地抓落实 化解矛盾 消除误会 跟进指导 事后要核准通气 确保不出差错 并及时将完成任务经过 结果反馈 使上级心中有数 便于决策或对某些不清楚 不满意的地方采取适当的补救措施 第三章 完成任务的注意事项 1 积极主动 取得上级的信赖和支持 完成任务人要取得上级信赖 知识能力固然重要 但第一位的则是高度的责任感 表现在工作主动性上 就是想上级所想 急上级所急 帮上级所需 不能有消极依赖情绪和等靠思想 想方设法克服困难 排除障碍 千方百计把事办好 真正起到助手和参谋作用 使上级感到你很得力 从而喜欢你 信赖你 支持你 增进感情 2 坚持高标准 不拖泥带水 使上级放心 使上级满意 无消极影响 无后遗症 是办好事的基本要求 因此 在完成任务中一定要尽善尽美 坚持高标准 要有扎实的工作作风和严谨细致的工作态度与埋头苦干的吃苦精神 事事想得细 事事做得细 干净利索 防止粗疏 消除差错 避免丢三拉四 顾此失彼的现象 切忌办完事情不作声 把上级蒙在鼓里 更不能虎头蛇尾 拖拖拉拉 搞 半截子 工程 使上级交办的事长时间办不到位 甚至有始无终 第三章 完成任务的注意事项 3 虚心好学 有备无患 平常要热爱学习 精通业务 多向他人请教 多掌握相关知识 具备处理某些专门性问题的能力素质 在完成本职工作的实践中练谋事 不断摸索谋事的基本规律 提高自己的谋事完成任务能力 同时 还要经常有目的地下基层搞些调查研究 站在部队建设全局的高度想问题 掌握比较多的信息素材和全面的综合分析方法 未雨绸缪 多做些超前性 开拓性的工作 一旦上级交完成任务 方能得心应手地快速解决 4 原则性与灵活性结合 按原则完成任务 才能保证法规政策 规章制度的贯彻落实 但由于在接触和处理具体事务中常常会碰到许多特殊性和复杂性问题 在这种情形下 一味死抠原则 就会使一些棘手事情难于处理 所以 这就要求完成任务人员在有较强的原则性的前提下 有时还必须有善于变通的灵活性 才能避免上级交待 一 才办 一 遇到突变情况就没辙的现象 自觉把上级的指示意图与客观实际结合起来 把对上负责与对下负责一致起来 创造性地完成上级交办的事 最新PDAC经典案例剖析 哲理故事 轻松开篇 故事小 哲理大 首先快速找到距离较近的水井买来水桶和扁担每天担水到村里 向村民卖1元 桶 每天可以跑10次 每天可以赚10元 他首先找到专业勘探公司 帮助查找最近的地下水源然后跑到城里 向供水公司陈述乡村缺水现状 说明在那里 水的价格比城里更高 利润更好 三个月后 汉斯赚到了近1000元 还买了一台摩托车 以车代步 用车拉水 却过上了较为富裕的生活 比尔一分钱也没有赚到 还为东奔西跑花掉了不少钱 但是 他带来了钻井队和铺设管道的工程队 开始挖水井 铺水管 造水站 半年后 小故事 汉斯 比尔的故事 比尔 比尔的水井 管道全部完工 水站正式开张 并向村里人承诺 1 水便宜 0 5元 桶 2 全天24小时保证供水 3 保证水质干净 无污染 很快 本村80 以上的人家成了比尔水站的用户 比尔拥有30 的经营者利润 汉斯马上做出反应 1 降价 0 3元 桶 2 全家齐出动 组成了 汉斯摩托供水车队 确保24小时供水 3 给水桶加盖 不进灰尘 但却只保住了不到20 的用户 价格战 服务战 口水战 竞争不断升级 一年后 汉斯和他的家人疲惫不堪 但客户的数量仍旧在逐渐减少 卖水挣来的钱还不够支付摩托车的油钱 比尔组织了专业队伍 并逐步将水管接进每个农户的家里 每桶水仅收0 2元 但因用水方便且价格低廉 村民用水量剧增 汉斯利润可观 且非常逍遥 现在 据说汉斯在郑州火车站摆了个卖茶叶蛋的摊子 其他家人则在公路边做起了 摩的一族 或是给公司做搬运工 十分辛苦 勉强维持生计 比尔承包了郑州自来水公司 并在开封 洛阳等地的自来水公司拥有股份 成为河南省著名的私营企业家 据说最近还承担了公司某区域代理业务 进入跨行业经营 生意越做越顺 汉斯 半年后 2020 2 14 15 哲理启示 思路决定出路目标决定高度态度决定深度心动不如行动 PDCA管理循环 PDCA来源 美国质量管理专家戴明博士首先提出 所以又称为 戴明环 它是全面质量管理所应遵循的科学程序 全面质量管理活动的全部过程 就是质量计划的制订和组织实现的过程 这个过程就是按照PDCA循环 不停顿地周而复始地运转的 PDCA的含义 PDCA的含义如下 P Plan 计划 根据任务的目标和要求 制定科学的计划 D Do 执行 实施计划 C Check 检查 检查计划实施的结果与目标是否一致 A Action 反馈 处理 对总结检查的结果进行处理 成功的经验加以肯定并适当推广 标准化 失败的教训加以总结 未解决的问题放到下一个PDCA循环里 PDCA的适用领域 PDCA精神是发现 改善各种管理困难 循环理论存在于所有领域 大至企业的策略管理 环保污染管理 小到部门的项目管理 教育训练 自我管理等等 它被人们持续地 正式或非正式地 有意识或下意识地使用于自己所做的每件事和每项活动 PDCA简介 PDCA循环作为全面质量管理体系运转的基本方法 其实施需要搜集大量数据资料 并综合运用各种管理技术和方法 如下图所示 一个PDCA循环一般都要经历以下4个阶段 图1所示 8个步骤 图2所示 PDCA8个步骤 分析现状 发现问题 分析问题中各种影响因素 分析影响问题的主要原因 针对主要原因 采取解决的措施 Why 为什么要制定这个措施 What 达到什么目标Where 在何处执行 Who 由谁负责完成 When 什么时间完成 How 怎样执行 PDCA8个步骤 执行 按措施计划的要求去做 检查 把执行结果与要求达到的目标进行对比 标准化 把成功的经验总结出来 制定相应的标准 把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决 通常 七种工具是指在质量管理中广泛应用的直方图 控制图 因果图 排列图 相关图 分层法和统计分析表等 PDCA循环有以下四个明显特点 大环带小环类似行星轮系 一个公司或组织的整体运行的体系与其内部各子体系的关系 是大环带小环的有机逻辑组合体 PDCA循环中的A是关键环节 若没有此环节 已取得的成果无法巩固 防止问题在发生 人们的质量意识可能没有明显提高 也提不出上一个PDCA循环的遗留问题或新的质量问题 所以 应特别关注A阶段 PDCA循环有以下四个明显特点 阶梯式上升PDCA循环不是停留在一个水平上的原地踏步的循环 而是在不断解决问题的过程中 水平逐步上升的过程 如下图所示 PDCA循环有以下四个明显特点 统计的工具PDCA循环应用了科学的统计观念和处理方法 作为推动工作 发现问题和解决问题的有效工具 典型的模式被称为 四个阶段 八个步骤 和 七种工具 分为四个阶段分别是 P D C A 计划 Plan 执行 Do 检查 Check 修正再执行 Action 在工作程序PlanDoCheckAction过程中 Plan即拟订计划 制订计划目标 制订计划做法 Do即执行实施 并加以控制 Check即确认或评估执行状况与目标之差距 Action即执行结果与目标值之差距探讨