论进销存管理信息系统的实现.doc

1 目目 录录 一 进销存系统概述 1 一 进销存管理信息系统简介 1 二 公司简介及项目开发背景 1 三 开发设计思想 1 二 系统需求分析 2 一 现行业务流程综述 2 二 现有业务流程说明 2 三 现有业务流程分析 2 三 系统开发与设计说明 4 一 系统的开发目标 4 二 数据流程分析 4 四 系统总体设计 6 一 概述 6 二 系统总体结构设计 7 三 系统详细功能设计 14 五 实施情况 14 一 概述 14 二 系统运行环境 14 三 程序设计 15 四 系统测试 17 五 系统转换方案及实现概况 17 六 系统运行与维护概况 17 六 心得体会 18 结束语 18 参考文献 18 2 一 进销存系统概述 一 进销存管理信息系统简介 进销存管理是商业企业经营管理中的核心环节 也是一个企业能否取得效益的关键 如果 能做到合理生产 及时销售 库存量最小 减少积压 那么企业就能取得最佳的效益 由此可 见 进销存管理决策的正确与否直接影响了企业的经济效益 在手工管理的情况下 销售人员很难对客户做出正确的供货承诺 同时企业的采购部也缺 少一份准确的采购计划 目前的库存及市场需求很难反应到采购中去 部门之间的通讯也经常 不通畅 这在激烈竞争的市场中是非常不利的 企业的进销存管理信息系统就是在这种情况下 应运而生的 它利用计算机技术 使得企业采购 库存和销售能够有利结合起来 供销衔接 提高企业的效率和效益 二 公司简介及项目开发背景 大连大兴商贸公司是一家以销售计算机及周边配件为主的中小型高科技贸易公司 凭着其 良好的销售业绩及雄厚的技术实力 公司成为了多家国际知名品牌计算机的二级代理商 该公 司货源主要来自其产业链上游的全国总代理或地区总代理 其客户主要是大连本地或本地周边 的商业用户 因此该公司的货物吞吐量较大 而公司目前进销存环节的操作均以人工作业为主 公司的销售人员不清楚库存的数量 而采购员则又不能及时了解目前产品的销量 所有货品的 出库 配送及入库均采用人工开单 办事效率低下 随着公司业务的日益增长 整个物流环节 的办事效率正逐渐成为公司发展的瓶径 因此 为了满足日益增长的业务需求 公司决定开发 一套进销存管理信息系统 以提高办事效率 理顺物流环节 公司的组织机构图如图一所示 图 1 公司组织结构图 三 开发设计思想 1 尽可能利用公司现有的软硬件环境 及先进的管理系统开发方案 从而达到充分利用 公司现有资源 提高系统开发水平和应用效果的目的 2 系统应符合采购 销售 库存的规定 满足公司日常工作需要 并达到操作工程中的 直观 方便 实用 安全等要求 3 系统采用先进的两层体系结构 客户端负责提供表达逻辑 显示用户界面信息 基本 操作 服务器端负责实现数据服务 4 系统采用模块化程序设计方法 既便于系统的各种组合和修改 又便于参与开发的技 术维护人员补充 维护 5 系统应具备数据库维护功能 及时根据用户需求进行数据的添加 删除 修改等操作 能够对数据库表格进行备份 3 二 系统需求分析 一 现行业务流程综述 如上所述 该公司目前的业务操作均已人工为主 其业务流程可以用图一表示 图 2 现有业务流程图 二 现有业务流程说明 1 客户向销售员说明想购买商品的意向 由销售员生成订单 向仓库提货安排发货 仓 库确认库存量能满足该订单 则开发货单将货物配送至客户处 完成该笔业务 2 当库存量不足时 仓库发出库存报警 并向采购部发出采购单 由采购员向供应商订 货 由供应商将货物送至公司 仓库开入库单 货物入库 库存增加 库存危机解除 三 现有业务流程分析 从上图我们可以很清楚地看出 销售和采购这两个基本环节在公司内基本是脱节的 也就 是说销售并不能及时了解库存的多少 因此很难第一时间答复客户是否能及时满足客户的订货 要求 而采购部的员工也不能及时了解目前市场上销售良好的产品 在采购方面会有较大的盲 目性 在商机稍纵即逝的今天 信息的滞后 带给公司的影响却可能是致命的 因此 要解决 这个问题 唯一的出路就是加强各部门间的沟通 而在业务繁忙的公司 是不可能有大段的时 间进行人与人间的沟通 所以建立一套信息共享的管理系统是十分必要的 1 可行的解决方案 基于以上的分析 我们得出该公司建立一套进销存管理信息系统是十分必要的 新系统后 台业务流程图如图 3 所示 4 图 3 新系统后台业务流程图 2 新建系统业务流程分析 正如上图所示 在新的系统中 数据库管理员取代了仓库部成为所有数据的管理者 各部 门职员向数据库管理员提交各部门的信息 由数据库管理员对信息进行汇总 更新数据库 供 公司内部各员工查询 并根据用户提出的各项服务请求 由系统自动完成相应的任务 比如打 印进出库单 采购单等 实现了整个进销存的电子化 3 可行性分析 1 技术可行性 对即将采用系统的技术进行评价 分析系统是否可以采用现有技术实施及技术发展的趋势 对系统有何影响 大连大兴贸易公司作为一家中小型的科技贸易公司 其公司结构并不复杂 公司内部采用 快速以太网构成局部网 网络运行良好 新开发的系统采用的是 C S 体系结构是一种已经非常 成熟的软件体系结构 非常适合公司目前的网络情况 而且从未来的发展趋势来看 作为一个 不和外部相连的局部系统 基于 C S 体系结构的系统已经能极大程度的满足公司目前的应用 因此从技术上 该系统是可行的 2 经济可行性 对组织的经济状况和投资能力进行分析 对系统建设 运行和维护费用进行估算 对系统 建成后可能取得的社会及经济效益进行评估 该公司目前业务蒸蒸日上 经济收益可观 又由于本身系高科技公司 日后的维护完全可 以由公司内部技术人员解决 并不需要外包给外来公司 因此在经济上 并不会给公司带来很 大的负担 再者 对一个日益增长的公司来说 拥有一套运行良好的进销存信息系统是十分必 要的 我们相信 目前有限的投资 会给公司未来带来极大的收益的 因此在经济上 该项目 可行 3 营运可行性 5 指系统对组织机构的影响 现有人员和机构 设施 环境等对系统的适应性以及进行人员 培训补充计划的可行性 公司作为一家高科技的成长性公司 其职员多为国内各大高校的优秀毕业生 其技术部更 是高手林立 都具有系统开发及维护的能力 对于能促进更高效的完成工作的信息系统是极其 欢迎的 因此 从营运可行性来分析 本系统的建立 是可行的 综上所述 对该公司进销存实施计算机信息化管理是可行的 三 系统开发与设计说明 一 系统的开发目标 1 供销衔接 能够根据目前的市场需求有针对性的采购商品 2 库存管理 能够清晰的看到企业库存中的产品种类 数量 存放地点等信息 对库存 过多或过少的产品进行报警 3 订单管理 对于订单能够实现计算机连网输入 查询 跟踪和确认 订单可以根据多 个方面进行汇总 4 销售单管理 对已经形成销售的数据进行输入 查询 统计 制定报表等 为采购计 划的制定提供良好的借鉴 5 退货单管理 对退货数据进行输入 根据退货原因 企业可以清楚的了解到商品销售 过程中所存在的问题 6 顾客管理 能够对企业的客户有一个清楚的了解 通过客户管理部分保持和客户良好 的关系 能够根据顾客查询订单 7 供应商管理 能够对企业的客户有一个清楚的了解 通过供应商管理部分保持和供应 商良好的关系 8 发货计划 根据客户订单的要求和企业现有的库存 制定发货数量 发货次序等计划 形成货物销售单 9 采购计划 根据客户订单和统计和企业现有的库存 制定企业的采购计划 10 应收应付账款管理 对已经形成销售但未及时付款的数据进行及时的跟踪 管理 对 销售后产生退货 采购时未及时付款的数据进行管理 二 数据流程分析 1 数据流程图 数据流程图就是组织中信息运动的抽象 是一种能全面的描述信息系统逻辑模型的主要工 具 它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动 它具有抽象性和概括性 绘制数据流程图采用自顶向下 逐层分解的方法 数据流程图的四种基本元素为 1 外部项 外部实体 表示所描述系统的数据来源和去处的各种实体或工作环境 即 系统外与系统有联系的人或单位 节 即系统外与系统有联系的人或单位 2 加工 数据加工 描述系统对信息进行处理的逻辑功能 在数据流图上这种逻辑功 能由一个或一个以上的输入数据流转换成一个或一个以上输出数据流来表示 3 数据存储 逻辑意义上的数据存储环节 即系统信息处理功能需要的 不考虑存储物 理介质和技术手段的数据存储环节 4 数据流 与所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体 是各加工环节进行处理 和输出的数据集合 在数据流图中数据流用箭线表示 箭头指处表示数据流的输送处 箭 尾连接处表示数据流的来源 数据流程图的符号说明如图 4 所示 6 图 4 数据流程图符号说明 2 大连大兴贸易公司数据流程图 1 系统关联图 图 5 系统关联图 F1 商品信息 F2 采购信息 F3 缺货信息 F4 库存信息 F5 进出库信息 F6 供应商信息 F7 订单信息 F8 顾客信息 F9 统计报表 F10 查询请求 F11 销售信息 F12 退货信息 2 顶层图 图 6 顶层图 7 3 销售管理第一层图 图7 销售处理第一层图 退货管理第一层图与此图逻辑结构基本一致 四 系统总体设计 一 概述 管理信息系设计阶段的主要目的是将系统分析阶段所提出的反映了用户信息需求的系统逻 辑方案转换成可以实施的计算机与通信系统的物理 技术 方案 系统设计的任务是 从管理信息系统的总体目标出发 根据系统分析阶段对系统的逻辑功 能的要求 并考虑到经济 技术和运行环境等方面的条件 确定系统的总体结构和系统各组成 部分的技术方案 合理选择计算机和通信的软 硬件设备 提出系统的实施计划 确保总体目 标的实现 为下一阶段系统实施提供必要的技术资料 系统设计主要采用结构化设计方法 二 系统总体结构设计 我们采用结构化设计方法进行系统总体功能结构的设计 即把一个复杂的系统分解成相对 独立的模块 本系统可以分为系统管理 顾客管理 商品管理 销售管理 财务管理 帮助六 个子系统 在子系统划分的基础上 对相应子系统的数据流程图采用变换中心法或事务中心法进行分 析 对子系统进一步进行功能分解 系统总体功能结构设计主要采用 HIPO 技术和模块结构图工具 1 HIPO 分层图 HIPO 分层和输入 处理 输出 技术 即用图形方法表达一个系统的输入和输出功能 以及 模块的层次 HIPO 技术包括两个方面的内容 第一 HIPO 分层图 用此图表示自顶向下分解所得系统的模块层次结构 第二 HIPO 分 层图用一个方块代表一个模块 方块内写标识此模块的处理功能或模块名 模块之间的调用关 系用联结两模块的直线表示 1 大连大兴贸易公司销售管理信息系统 HIPO 分层图如图 8 所示 2 系统 HIPO 分层图如图 9 所示 3 顾客信息管理 HIPO 分层图如图 10 所示 4 商品信息管理 HIPO 分层图如图 11 所示 5 销售信息管理 HIPO 分层图如图 12 所示 6 财务管理 HIPO 分层图如图 13 所示 7 帮助 HIPO 分层图如图 14 所示 8 图 8 大连大兴贸易公司销售管理信息系统 HIPO 分层图 图 9 系统 HIPO 分层图 图 10 顾客信息管理 HIPO 分层图 9 图 11 商品信息管理 HIPO 分层图 图 12 销售信息管理 HIPO 分层图 图 13 财务管理 HIPO 分层图 图 14 帮助 HIPO 分层图 2 数据库设计 数据库设计是在选定的数据库管理系统基础上建立数据库的过程 数据库设计的内容包括 10 概念结构设计 数据库的逻辑结构设计 数据库的物理结构设计 1 E R 图 概念结构设计主要是概念模型的建立 概念模型的表示方法最常用的是实体 联系方法 这个方法使用 E R 图来描述某一组织的概念的模型 在 E R 图中 用长方形表示实体型 在框内写上实体名 用椭圆形表示实体属性 并用无向边把实体与其属性连接起来 菱形表示实体间的联系 菱形框内写上联系名 用无向边把菱形分别与有 关实 体相连接 在无向边旁标上联系的类型 E R 图是由实体 属性 联系三部分组成 其符号如图 4 8 所示 图 15 E R 图符号构成图 图 16 销售单实体属性图 实体间的联系如下图所示 11 图 17 系统 E R 图 2 联系说明 订购 由顾客发出订单 顾客与订单的关系为一对多 即一个顾客可以发出多张订单 一 张订单只能对应一个顾客 交易成功 销售部门根据顾客发来的订单出售商品 此项交易达成 订单与销售单的关系 为一对一 直接购买 顾客没有发出订单 而是直接到公司购买 顾客与销售单的关系为一对多 退货 顾客发出订单后 又要取消某项交易 顾客与退货单的关系为一对多 3 关系模式转换 逻辑结构设计的任务就是把概念结构设计阶段设计好的基本 E R 图转换为与选用的具体机器上 的 DBMS 产品所支持的数据模型相符合的逻辑结构 本系统的 E R 图向关系模型的转换 注 主码用 表示 外码用 表示 1 顾客 顾客编号 公司名称 顾客姓名 地址 城市 地区 邮政编码 联系电话 传真 号码 公司主页 备注 2 商品 商品编号 商品名称 商品规格 计量单位 库存量 备注 3 订单 订单编号 顾客编号 顾客名称 商品编号 商品名称 规格 计量单位 数量 单价 订货日期 备注 4 销售单 销售编号 顾客编号 公司名称 商品编号 商品名称 规格 计量单位 数 量 单价 折扣 销售日期 备注 5 退货单 退货编号 顾客编号 公司名称 商品编号 商品名称 规格 计量单位 数 量 单价 折扣 退货日期 退货原因 4 物理结构设计 数据库在实际的物理设备上的存储结构和存取方法成为数据库的物理结构 本系统的数据 库结构 表 1 顾客表 字 段 名字段代码数据类型宽度可否空 顾客编号 CustomerIDchar16N 12 公司名称 CompanyNamechar30Y 联系人姓名 ContactNamechar8Y 联系地址 Addressvarchar30Y 城 市 Cityvarchar10Y 地 区 Regionvarchar10Y 邮政编码 Postcodeint10Y 联系电话 Phoneint12Y 传 真 Faxint12Y 公司主页 Homepagevarchar20Y 备 注 Customermemotext16Y 表 2 商品表 字 段 名字段代码数据类型宽度可否空 商品编号 ProductIDchar16N 商品名称 ProductNamechar20Y 商品规格 Specvarchar20Y 计量单位 Unitchar8Y 库 存 量 StoreNumint4Y 备 注 Productmemotext16Y 表 3 订单表 字 段 名字段代码数据类型宽度可否为空 订单编号 OrderIDchar16N 顾客编号 CustomerIDchar16Y 13 公司名称 CustomerNamechar30Y 商品编号 ProductIDchar16Y 商品名称 ProductNamechar20Y 规 格 Specvarchar20Y 计量单位 Unitchar8Y 数 量 Quantityint4Y 单 价 UnitPricemoney8Y 订货日期 OrderDatedatetime8Y 备 注 Ordermemotext16Y 表 4 销售表 字 段 名字段代码数据类型宽度可否为空 销售编号 OrderIDchar16N 顾客编号 CustomerIDchar16Y 公司名称 CompanyNamechar30Y 商品编号 ProductIDchar16Y 商品名称 ProductNamechar20Y 规 格 Specvarchar20Y 计量单位 Unitvarchar8Y 数 量 Quantityint4Y 单 价 UnitPricemoney8Y 折 扣 Discountnumeric10Y 销售日期 SellDatedatetime8Y 备 注 Salememotext16Y 14 表 5 退货单表 字 段 名字段代码数据类型宽度可否为空 退货编号 ReturnIDchar16N 顾客编号 CustomerIDchar16Y 公司名称 CompanyNamechar30Y 商品编号 ProductIDchar16Y 商品名称 ProductNamechar20Y 规 格 Specvarchar20Y 计量单位 Unitvarchar8Y 数 量 Quantityint4Y 单 价 UnitPricemoney8Y 折 扣 Discountnumeric10Y 退货日期 ReturnDatedatetime8Y 退货原因 ReturnReasontext16Y 三 代码设计 计算机管理信息系统设计的基本前提条件是把管理对象数字化或字符化 这就是代码设计 所谓代码 就是用来表征客观事物的实体类别 以及属性的一个或一组易于计算机识别和处理 的特定符号或记号 它可以是字符 数字 某些特殊符号或它们的组合 1 系统代码都采用有含义码 1 商品编号 XXXXX XXXXXXXX 品牌名 产品代码 2 订单编号 销售单编号 退货单编号 XXXXXXXX XXX 发生日期 序号 3 顾客编号 XXX XXX 城市号 序列号 4 其他编号 按自然数增长方式编码 2 人机界面设计 用户界面是指软件系统与用户交互的借口 通常包括输出 输入 人 机对话的界面与方 式等 15 1 输出设计 输出是由计算机对输入的原始信息进行加工处理 形成高质量的有效信息 并使之具有一 定的格式 提供管理者使用 本系统的输出信息使用者主要是配送中心各部门的主管以及负责 人 有的是为了了解信息 有的是为了制定计划和任务等 输出信息包括表格 报表等 输出设备既有显示终端 也有打印机 输出介质是纸张 磁盘 2 输入设计 本系统主要是表格输入原始数据 且输入数据的格式都进行了规范化 从而减少了输入的 错误 输入界面都是按输入人员熟悉的操作方式进行设计的 输入设备主要是键盘和鼠标 3 人 机对话设计 人机对话主要是指在计算机程序运行中 使用者与计算机系统之间通过终端屏幕或其他装 置进行一系列交替的询问和回答 本系统的人机对话方式主要是键盘 屏幕方式 下面举例说明本系统的人机界面 实现的功能主要的特点是操作简单 许多功能都是由程 序自动实现的 比如添加的信息不符合数据库格式的要求 那么程序会自动检查出来 并通知 用户去修改 下图为主界面 点击相应菜单 可以执行相应的命令 图 18 主界面 销售信息管理界面 图中显示的是销售信息管理中添加销售信息的界面 只要填完相应的 销售信息 点击 保存 按钮就可以添加销售信息 顾客信息管理 订单信息管理 退货单信 息管理都与它类似 16 图 19 添加销售信息界面 四 系统详细功能设计 1 商品信息管理 主要包括商品信息查询和商品需求信息两部分 在销售产品时 可以通过商品信息查询得 知商品的详细信息 当库存中没有所需商品时 可以在商品需求信息管理中添加新的商品需求 信息 系统将新的信息传到采购子系统 以便采购部门能够及时的采取相应的措施 保证商品 的供应 2 顾客信息管理 系统提供顾客档案管理的功能 及时收集并管理客户信息 可以对顾客资料进行基本的添 加 修改 删除及查询等操作 3 销售信息管理 1 销售基础数据管理 主要包括销售有关的基础数据的初始化及维护工作 2 销售订单管理 系统提供了销售订单维护 查询等功能 辅助销售部门业务人员与 顾客签订销售订单 系统根据销售订单的执行情况 对于超过交货期的订单跟踪处理 保证了 销售订单的按期完成 从而达到提高企业信誉和稳定消费市场的目的 3 零星销售管理 系统除了提供订单销售方式外 还针对零散顾客或现提现结顾客的 购买方式提供了零散销售即零售批发管理功能 通过零售批发业务 销售业务人员可以快速完 成销售提货或销售开票业务处理 系统将相应信息传到财务子系统 辅助财务管理人员根据购 买信息进行结算 结算完成后 系统又将相应信息传到库存管理子系统 辅助仓库业务人员根 据提货要求出库 4 销售退货管理 系统提供了销售退货管理功能 辅助用户将已经销售出去但因各种 因素需要退回的物资进行退货处理 在退货处理时 系统对各种商品提供了重新确定退货单价 的功能 使用户可方便的进行退货折损处理 退货确认并成立后 系统将相应信息传到库存子 系统 指导仓库按照要求接收退回物资 系统以退货总额更新往来帐 保证往来帐的准确可靠 5 销售报表管理 系统提供了各种报表功能 包括每月 季度或是年份的销售情况的 17 报表 并可根据商品类别 供应商 业务员等信息进行报表的设置 并打印输出 有利于企业 管理人员了解企业的销售总体状况 作出更为有利的决策 6 销售统计 此项功能主要是对顾客购买情况的统计 方便地统计客户在某段时间内 的购买总额 汇款总额 欠款总额等信息 为企业管理者即使全面了解客户信息市场提供了方 便 4 财务管理 系统提供应收应付帐款的管理 发生销售业务 顾客没有及时付款或是按一定比例付款 要根据销售单制定相应的应收帐款信息 并进行单据的跟踪管理 当款项到达时自动删除应收 帐款记录 财务管理人员根据购买信息进行结算 结算完成后 系统将相应信息传到库存管理 子系统 辅助仓库业务人员根据提货要求出库 发生退货业务 企业核实退货原因合理后 财 务人员重新确认退货单价 进行核算 产生应付帐款信息 同时将相应信息传到库存子系统 指导仓库按照要求接收退回物资 付清帐款后 相应的应付帐款信息自动删除 五 实施情况 一 概述 系统实施作为系统生命周期的后期阶段 是把系统设计转化为可实际运行的物理系统的必 然步骤 系统实施阶段主要包括编程 系统测试 系统安装等活动 二 系统运行环境 硬件配置 CPU Inter Pentium XRON 内存 1G 软驱 3 5 英寸 硬盘 80G CDROM 24X 或以上 显示器 17 寸 服务器 网卡 3COM CPU INTEL PENTIUM 内存 64M 软驱 3 5 英寸 硬盘 20G CDROM 24X 或以上 显示器 15 寸 客户 网卡 外置 56K 网络设备 CISCO 2950 软件配置 服务器操作系统平台 Windows 2000SRV 工作站操作系统平台 Windows 2000PRO 程序设计工具 VB 6 0 数据库系统 SQLServer2000 18 三 程序设计 程序设计又称编码 是把经过概要设计和详细设计所得到的信息处理过程描述转化成能在 计算机系统上运行的程序源代码 源程序 系统是采用 VB6 0 作为软件开发工具 VB6 0 是可视化开发工具 既可以利用它的可视化 设计 也可以通过编程进行设计 能建立起用户熟悉而易用的软件 本系统的数据库采用 SQL SERVER 2000 本系统具有良好的程序设计风格 易识别的标识符命名 必要的程序注释 有层次的程序 布局结构 规范化的数据说明 简明直观的程序语句结构 简单方便的输入输出界面 四 系统测试 系统测试是一个十分重要而漫长的阶段 是保证系统质量与可靠性的最后关口 是对整个 系统开发周期的各个过程 包括系统分析 系统设计和系统实现的最后审查 1 系统测试的方法 源程序通过编译后 先经过人工测试 然后进行机器测试 人工测试又称代码复审 本系统主要采用个人复审方法 机器测试是通过在机器上直接运行被测试程序来发现程序中的错误 机器测试有黑盒测试 和白盒测试两种方法 1 黑盒测试 也称功能测试 在完全不考虑程序的内部结构和特性的情况下 测试软件 的外部特性 本系统逻辑上和程序流程上的错误主要通过黑盒测试来调整 2 白盒测试 也称结构测试 按照程序的内部结构和处理逻辑来测试用例 对软件的逻 辑路径及过程进行测试 检查它与设计是否相符 本系统的编程主要采用白盒测试 系统测试包括服务器和客户机两种运行环境的测试 2 系统测试的步骤 系统测试工作主要包括单元测试 组装测试 确认测试和系统测试 系统测试主要根据系统设计阶段的程序设计说明书 采用自顶向下的方式进行 五 系统转换方案及实现概况 本系统以子系统为单位进行试运行 并根据子系统运行情况分别逐步进行系统转换 一般来讲 源程序通过编译 先经过人工代码复审 然后进行机器测试 包括服务器和客 户机两种运行环境的测试 六 系统运行与维护概况 这是个长期的过程 需要专业人员进行维护 大兴贸易公司作为一家专业的电脑公司已经培养了一批此 类人才 相信一定能做的很出色 六 心得体会 在本次毕业设计的制作过程中 我学到了许多新的关 ERP 的理论知识 并将这些理论以及 以往学过的一些原理付诸实践 可是说这个过程是很艰辛的 但也的确让我受益匪浅 首先 我学习了 ERP 原理 设计 实施 这本书 ERP 的