水电中心机关档案监管办法.doc

2 0 X XYOUR LOGOYour company name水电中心机关档案监管办法姓名：XXX部 门：XX部水电中心机关档案监管办法根据中华人民共和国档案法、机关档案工作条例、省档案管理条例以及省机关档案工作目标管理等级考评办法的要求，特制定本办法。一、收发文件（一）收文及阅文1、收文。（1）各级各类文件的收发归档，均由办公室办理，其他部门应予密切配合。各股室收到来文，应先交办公室，办公室严格履行收文登记手续。（2）、办公室接到文件后，要及时送领导或有关股室，不得延压，应在收文的当天登记阅文完毕。2、阅文。（1）、领导或有关股室对送阅的文件，应及时处理，并在处理单上签字和写明处理意见。一般文件阅后要及时退回办公室，“三密”文件阅后应在当天下午下班前送到办公室交给保密员收藏，如需续阅应在次日上班时办理续借手续。（2）、阅文时严禁使用“三色笔”（即铅笔、圆珠笔和彩色笔）在文件和处理单上签名或勾画。（二）发文、复印及办理1、发文。办公室严格履行发文登记。起草签发文件必须按规定格式书写，字迹要清晰，拟稿人签名，经办公室把关后交领导签发，由收发员登记编号，打印校对无误后按时下发。2、复印。复印“三密”文件必须经领导批准，复印一般性文件必须经分管领导批准，打印、复印一般资料、表格经办公室主任签字后办理。未经签批一律不打印、复印。3、办理。上级有关业务文件，办理期间由办理股室留存，办毕后交办公室，办公室每年清收一次。清收本着谁签字谁负责，遗失的重要文件要追究签收人的责任。二、立卷归档（一）立卷1、立卷原则文书立卷必须遵循“保文件之间的历史联系，保证齐全、完整，反映机关工作历史的面貌，便于保管和查找利用”的原则。2、立卷归档范围。机关在工作中形成和使用的公文及其他有关资料（印模、照片、录音、录像等），凡能反映本机关工作活动，具有查考利用价值的，均属立卷归档范围，留存的文件材料必须正文和底稿成套，另留一份作资料，其范围主要有：（1）、上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议文件，材料及领导讲话。（2）、本级机关的文件、报告、请示及上级的批复等。（3）、下级机关的报告、请示及本级机关的批复等。（4）、本级机关的工作计划、总结、典型经验、专题材料等。（5）、本级机关党、团、工会活动形成的文件材料。（6）、本级机关干部、职工的任免、调动、奖惩、招干、招聘及党团干部职工名册等。（7）、本级机关职工的工资报表、职工年度定期报表等。（8）、本级机关所属机构的设立、撤并、年检、换证等。（9）、本级机关及系统内的财产、物资登记及转移凭证。（10）、国家机关颁发的必须执行的法规文件。三、文书档案时限根据机关档案工作条例中关于机关文件归档时限的要求局机关各股（室）的文件、资料，除会计档案在本股室留存一年外，其余均在当年底整理收齐后交给档案室，综合档案应在次年第一季度完成上年度的文书归档工作。四、归档质量1、应归档的文件材料必须齐全、完整。2、文件材料按其内容的内在联系，合并整理、立卷。3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。五、档案的清退、销毁根据档案法的规定，档案经过鉴定后，对已没有保存价值的资料或保管期限已满的档案进行清退或销毁时，要严格执行审批手续，填写好清退或销毁