公司付款及费用报销制度.doc

公司付款及费用报销制度一、 适用范围 本制度主要适用于各部门人员个人差旅费用报销（主要包括个人差旅费、培训费、交际应酬费、电讯费等费用的报销）以及其他零星费用报销（主要包括行政管理费用等）。 二、 报销时间规定1、每月集中报销一次；2、每月1日前，各部门收集整理上月的报销单据提交财务部门3、每月28日前，财务部门处理各部门整理的报销单据；4、每月30日前，财务部门根据报销单据金额，集中进行上月报销款的支付；三、 票据要求1、费用报销时，必须提供业务发生时的原始票据（主要指发票或收据），原始票据必须是因购物或接受服务而从供应商或提供服务单位手中取得的真实、合法票据或收据，严禁使用替代票据或收据；2、所有报销应以发票或收据为凭据，白单不允许作为报销的凭证；3、发票抬头必须正确、完整填开，应要求对方开具发票抬头为本公司全称。不允许发票抬头为公司简称， 4、原始票据不得涂改、刮擦、挖补，填开时必须使用相同笔迹，如出现上述情况则视同票据无效，需重新开具；5、凡填有大小写金额的原始票据，大小写金额必须相符；原始票据的票面金额与实际发生金额、报销时填报的金额原则上必须相符；四、 报销单据费用报销单/类粘贴单1、差旅费单据格式（见附差旅费报销单样板）2、差旅费报销单的填写与使用 1) 列明所属部门、费用发生期间、员工姓名、部门、所附单据张数等基本信息； 2）摘要栏内简要说明费用发生事由及其他需要说明的事项； 3）各项费用需按日期依序填写，差旅费用应在对应栏目内填写交通费、餐费补贴、住宿费、机票费用、通讯费等发生金额，并在“往返路线”中注明准确线路，且每段线路都应标注费用金额。除发生的差旅费外，其他如交际应酬费、培训费等应在“其他费用”栏中填写相应金额。4）如有个人借支需冲销，应在“借支情况”栏“已借款金额”、“应归还金额”、“实际支付金额”处填写相应金额；5）审批栏应获得相应人员的审批； 3、类粘贴单的填写与使用 1）粘贴单应完整填写部门、整理人、金额等信息，以及所附的单据张数； 2）所有费用单据应以粘贴单大小为准，用胶水横向贴在粘贴单上。粘贴票据时不要将所有单据全部粘贴在左上角，而应该将所有票据均匀粘贴在装订线内。严禁使用订书机将所有单据订在一起；五、 报销流程 1、每月月初，报销人收集整理上月报销单据，差旅费用填写差旅费报销单，其他零星费用填写支付证明单，并交部门负责人审批； 2、部门负责人按授权手册审批的额度对费用报销单进行审批，如超越审批权限，需提交上一级审批。 3、部门负责人必须对费用报销的合理性和准确性进行业务审核，如不符合公司制度规定，应退回报销人； 4、每周周五，报销人将已审批签字的差旅费报销单或支付证明单提交财务部门会计； 5、财务部门会计审核报销单据的准确性以及是否符合公司制度规定，如不符合，应退回报销人，审核通过方可准予办理费用报销； 6、需总经理签批的费用，财务会计负责将费用报销单及其内附的原始单据提交总经理审核签字； 7、财务部门会计确认原始单据经授权人签批后，编制会计凭证，并在凭证上签字，并于每周周初，转至出纳付款； 8、财务部门出纳根据报销单据金额，集中办理付款； 9、财务部门会计收到出纳付款的单据后，归档至会计凭证；六、 报销注意事项1、员工办事误餐费用报销标准、各类培训标准、交通住宿标准以及各部门管理人员所有审批权限，应以行政部门制订颁布的规定为准；2、报销时，所有票据应在背面注明用途；3、各级管理人员报销费用应由上一级负责人签名确认；4、原则上，当月发生的费用必须在次月月未前报销，如特殊原因需延期，应经报销人所在部门负责人签名同意确认后，财务部才能予以办理报销事项。5、差旅费报销时票据日期和粘贴顺序必须与出差行程保持一致；6、所有公司职员若需报销餐费的，索取小票及发票、收据必须真实，配合报销时须与出差行程保持一致（粘贴时需紧附于当天车票