K3 ERP系统业务处理流程（涉及实际业务单据流转流程）.doc

K3 ERP系统业务处理流程财务会计 一、 采购全过程管理1、 正常采购流程a) 仓库入库：仓库保管根据实收品种和数量，在K3系统中制作外购入库单，增加库存数量，打印一式四联，保管和送货员都签字，仓库留存一联。其它说明：仓库制作外购入库单时无需录入单价，但如是采购业务伴随有费用发生，应当注明采购费用。b) 送货人员持另三联入库单到采购部，由采购部在机打票据上填入采购单价，并签字，留存一联，并在K3系统中修改外购入库单的单价，手写单价与系统内的单价应当一致。其它说明：采购部门应当根据实际情况变更物料采购单价，这个价格作为营业部销售的最低价控制。c) 送货人员持另两联到财务部，财务部根据有手工填写单价的机打外购入库单在K3系统中审核外购入库单，下推生成采购发票，审核并钩稽。财务签字后，留下记账联。另一联留给送货人员，作为出门凭证之一。d) 财务根据钩稽外购入库和采购发票，利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证，在财务即时反映应付账款。2、 采购退回流程a) 仓库退货：仓库保管根据实退品种和数量，在K3系统中制作红字外购入库单，打印一式四联，签字后仓库留存一联。b) 采购部根据退货价格手工填写在机打的红字入库单上，并在K3系统中修改外购入库单指定单位成本，手写单价与系统内的单价应当一致，采购部签字后留存一联，送货一联。说明：只有凭手工填写完单价的机打红字外购库单才能送货。c) 财务部根据写有手工单价的机打红字外购入库单，在K3系统中审核红字入库单，下推生成采购发票，审核并钩稽，财务留下记账联。d) 财务根据钩稽的红字外购入库和红字采购发票，利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证，在财务即时冲减应付账款。3、 关于采购费用a) 财务根据相关采购费用原始凭证，判断该采购费用是否计算存货成本，若不需要，则直接记账。b) 若需要计入存货成本，则要在K3系统中制作只有金额没有数量的入库成本调整单，根据凭证模板生成总账凭证。二、 销售管理和应收账款管理1、 业务部正常销售a) 业务部根据业务员要货请求，制作销售订单，经业务员确认商品和数量后，制单员审核订单，打印一式三联，由业务人员签字，业务部留一联，业务员凭其它两联到仓库提货。特殊控制：销售单价不允许低于最低售价，并且订单修改价格时不允许低于修改前价格的 %。b) 仓库发货：仓库根据订单组织发货，根据销售订单下推生成销售出库单，无须指定单位成本，审核销售出库，打印一式四联销售出库单，仓库在提货订单上签字表示实发，并在销售出库单上签字,只留一联订单。c) 业务员持三联销售出库单和一联销售订单到财务，财务根据销售订单和销售出库是否匹配，根据销售出库单下推生成销售发票，审核并钩稽，业务员凭最后两联销售出库单和出门证送货，到货后回执一联销售出库单。特殊说明：若销售订单商品与实际发货商品不相符，必须修正销售订单，若相符可直接修正根据订单关联生成销售出库单的数量。d) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系，依据凭证模板制作总账凭证，形成应收账款。2、 营业部正常销售a) 营业部根据当日实际销售情况，制作销售出库单，无需指定单位成本，与当日日报表相符后，审核销售出库单。b) 财务根据销售出库单下推生成销售发票，审核并钩稽。c) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系，依据凭证模板制作总账凭证，形成应收账款，同时完成当日的现金收款凭证制作。3、 销售退回a) 业务员持客户开具的退货清单（或根据手写标准格式退货单），交仓库保管员验收入退回货物，仓库保管员审核无误后，制作退货通知单，标识新旧货并审核，打印一式三联，保管和业务员签字，各自留一联，附上退货单后给业务部一联。b) 业务部根据收到附有退货单的退货通知单，确定退货价格，下推生成红字销售出库单，补录退货单价，审核打印一式两联。业务部留一联，给财务一联。c) 财务根据红字销售出库单下推生成红字销售发票，并审核钩稽，根据凭证模板生成总账凭证，冲减应收账款。三、 生产领料及完工入库管理1、 配套调拨：微机室根据BOM制作由主仓库调拨至生产车间的调拨单（自动生成的数量可能因为不允许负结存而需修正），打印一式三联，车间人员持该三联到仓库提货，仓库和车间人员签字后，仓库留存一联，生产部留存一联，仓库每日下班前，将当日调拨单集中送至财务，财务第二天午要即时审核。2、 产品完工入库：根据车间完工报告，由车间人员到微机室打印一式三联的完工入库单，无须指定成本。车间人员持三联单到仓库送货，仓库验收后，仓库和车间共同签字后，各留存一联，仓库每日下班前，将当日完工入库单集中送至财务，财务第二天午要即时审核。3、 财务审核产品完工入库后，要完成生产库物料的倒冲领料，减产生产车间的库存。具体操作：使用BOM配套查询功能，指定完工产品及数量后，自动生成生产领料单，无须指定成本，无须打印。生成的领料单不应该存在负结存的问题。4、 生产领料单要指定成本对象，以方便按成本对象归集材料消耗成本。5、 车间退料：即使用反向调拨即可。6、 完工产品成本计算： i. 通过产品入库单确定本期产品完工数量。 ii. 通过生产领料单按成本对象归集，确定对应产品的材料消耗。 iii. 再通过车间提供的相关费用清单，计算产品成本。四、 仓库调拨及库存盘点管理1、 仓库调拨：仓库调拨单，无红蓝字之分，单位成本根据仓库组月底统一核算。2、 营业厅调拨先由营业厅发传真至微机室，由后者录入调拨单，打印一式三联调拨单，微机室签字后将三联单送至仓库，保管签字发货，仓库留存一联，一联送至营业厅，另一联和传真一并交予财务，财务在K3系统中审核调拨单。3、 仓库盘点：备份账存数据打印盘点表实盘录入实盘数字自动生成盘盈（亏）单。4、 盘盈单的成本手工指定，盘亏单的成本可由系统自动计算。 五、 存货成本核算及生成凭证1、 入出库成本核算 i. 通过计价方法自动计算存货发出成本之前，须先保证所有的入库单单位成本都已核算完整。 ii. 外购入库：录单时手工指定成本。 iii. 产品入库：通过入库成本核算手工录入，系统成批核算。 iv. 其它入库，录单时手工指定成本。 v. 盘盈入库单，手工指定成本。 vi. 生产领料，系统自动计算发出成本。 vii. 销售出库，系统自动计算发出成本。 viii. 其它出库，系统自动计算发出成本。 ix. 入库成本调整单相当于只有金额没有数量的入库单，只增加库存价值，但需要指定物料和仓库。 x. 出库成本调整单相当于只有金额没有数量的出库单，只减少库价值，但需要指定物料和仓库。 xi. 对于已经审核的单据，如果要想修改其单位成本，可以使用核算单据查询功能来实现。 xii. 对于某些没有指定成本的入库单或核算不成功的出库单，有一个“不确定单价单据维护”的功能，可以使用计划价、最新入库价、最新出库价、本期平均出库价、本期平均入库价、本期平均入库价（蓝字）、本期平均出库价（蓝字）、本期平均入库价（红字）、本期平均出库价（红字）、上期最新出库价、期初余额加权平均价、采购单价等规则成批替换这种没有单价的单据，降低工作量。2、 关于存货成本核算a) 所有的外购入库成本手工指定。b) 为使代管瓶的成本区别于自购瓶的成本，所以存货核算启用仓库组核算，即代管物资库的出入库是一个成本，其它所有实仓的出入库成本是一个。3、 凭证管理 i. 按各种单据类型设置该类型生成的凭证模板，可以多个。 ii. 根据未生成凭证的单据和凭证模板，可以按单或汇总生成凭证传递到总账系统。 K3 ERP系统业务处理流程一、 采购全过程管理1、 正常采购流程a) 仓库入库：仓库保管根据实收品种和数量，在K3系统中制作外购入库单，增加库存数量，打印一式四联，保管和送货员都签字，仓库留存一联。其它说明：仓库制作外购入库单时无需录入单价，但如是采购业务伴随有费用发生，应当注明采购费用。b) 送货人员持另三联入库单到采购部，由采购部在机打票据上填入采购单价，并签字，留存一联，并在K3系统中修改外购入库单的单价，手写单价与系统内的单价应当一致。其它说明：采购部门应当根据实际情况变更物料采购单价，这个价格作为营业部销售的最低价控制。c) 送货人员持另两联到财务部，财务部根据有手工填写单价的机打外购入库单在K3系统中审核外购入库单，下推生成采购发票，审核并钩稽。财务签字后，留下记账联。另一联留给送货人员，作为出门凭证之一。d) 财务根据钩稽外购入库和采购发票，利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证，在财务即时反映应付账款。2、 采购退回流程a) 仓库退货：仓库保管根据实退品种和数量，在K3系统中制作红字外购入库单，打印一式四联，签字后仓库留存一联。b) 采购部根据退货价格手工填写在机打的红字入库单上，并在K3系统中修改外购入库单指定单位成本，手写单价与系统内的单价应当一致，采购部签字后留存一联，送货一联。说明：只有凭手工填写完单价的机打红字外购库单才能送货。c) 财务部根据写有手工单价的机打红字外购入库单，在K3系统中审核红字入库单，下推生成采购发票，审核并钩稽，财务留下记账联。d) 财务根据钩稽的红字外购入库和红字采购发票，利用K3系统的凭证模板即时制作总账凭证，在财务即时冲减应付账款。3、 关于采购费用a) 财务根据相关采购费用原始凭证，判断该采购费用是否计算存货成本，若不需要，则直接记账。b) 若需要计入存货成本，则要在K3系统中制作只有金额没有数量的入库成本调整单，根据凭证模板生成总账凭证。二、 销售管理和应收账款管理1、 业务部正常销售a) 业务部根据业务员要货请求，制作销售订单，经业务员确认商品和数量后，制单员审核订单，打印一式三联，由业务人员签字，业务部留一联，业务员凭其它两联到仓库提货。特殊控制：销售单价不允许低于最低售价，并且订单修改价格时不允许低于修改前价格的 %。b) 仓库发货：仓库根据订单组织发货，根据销售订单下推生成销售出库单，无须指定单位成本，审核销售出库，打印一式四联销售出库单，仓库在提货订单上签字表示实发，并在销售出库单上签字,只留一联订单。c) 业务员持三联销售出库单和一联销售订单到财务，财务根据销售订单和销售出库是否匹配，根据销售出库单下推生成销售发票，审核并钩稽，业务员凭最后两联销售出库单和出门证送货，到货后回执一联销售出库单。特殊说明：若销售订单商品与实际发货商品不相符，必须修正销售订单，若相符可直接修正根据订单关联生成销售出库单的数量。d) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系，依据凭证模板制作总账凭证，形成应收账款。2、 营业部正常销售a) 营业部根据当日实际销售情况，制作销售出库单，无需指定单位成本，与当日日报表相符后，审核销售出库单。b) 财务根据销售出库单下推生成销售发票，审核并钩稽。c) 财务部根据销售出库和销售发票钩稽关系，依据凭证模板制作总账凭证，形成应收账款，同时完成当日的现金收款凭证制作。3、 销售退回a) 业务员持客户开具的退货清单（或根据手写标准格式退货单），交仓库保管员验收入退回货物，仓库保管员审核无误后，制作退货通知单，标识新旧货并审核，打印一式三联，保管和业务员签字，各自留一联，附上退货单后给业务部一联。b) 业务部根据收到附有退货单的退货通知单，确定退货价格，下推生成红字销售出库单，补录退货单价，审核打印一式两联。业务部留一联，给财务一联。c) 财务根据红字销售出库单下推生成红字销售发票，并审核钩稽，根据凭证模板生成总账凭证，冲减应收账款。三、 生产领料及完工入库管理1、 配套调拨：微机室根据BOM制作由主仓库调拨至生产车间的调拨单（自动生成的数量可能因为不允许负结存而需修正），打印一式三联，车间人员持该三联到仓库提货，仓库和车间人员签字后，仓库留存一联，生产部留存一联，仓库每日下班前，将当日调拨单集中送至财务，财务第二天午要即时审核。2、 产品完工入库：根据车间完工报告，由车间人员到微机室打印一式三联的完工入库单，无须指定成本。车间人员持三联单到仓库送货，仓库验收后，仓库和车间共同签字后，各留存一联，仓库每日下班前，将当日完工入库单集中送至财务，财务第二天午要即时审核。3、 财务审核产品完工入库后，要完成生产库物料的倒冲领料，减产生产车间的库存。具体操作：使用BOM配套查询功能，指定完工产品及数量后，自动生成生产领料单，无须指定成本，无须打印。生成的领料单不应该存在负结存的问题。4、 生产领料单要指定成本对象，以方便按成本对象归集材料消耗成本。5、 车间退料：即使用反向调拨即可。6、 完工产品成本计算： i. 通过产品入库单确定本期产品完工数量。 ii. 通过生产领料单按成本对象归集，确定对应产品的材料消耗。 iii. 再通过车间提供的相关费用清单，计算产品成本。四、 仓库调拨及库存盘点管理1、 仓库调拨：仓库调拨单，无红蓝字之分，单位成本根据仓库组月底统一核算。2、 营业厅调拨先由营业厅发传真至微机室，由后者录入调拨单，打印一式三联调拨单，微机室签字后将三联单送至仓库，保管签字发货，仓库留存一联，一联送至营业厅，另一联和传真一并交予财务，财务在K3系统中审核调拨单。3、 仓库盘点：备份账存数据打印盘点表实盘录入实盘数字自动生成盘盈（亏）单。4、 盘盈单的成本手工指定，盘亏单的成本可由系统自动计算。 五、 存货成本核算及生成凭证1、 入出库成本核算 i. 通过计价方法自动计算存货发出成本之前，须先保证所有的入库单单位成本都已核算完整。 ii. 外购入库：录单时手工指定成本