《采购与配送管理》PPT课件.ppt

采购与配送管理 知识目标 了解中央采购制度的利弊以及如何解决该制度缺陷的方法 了解商品采购的具体方法和采购控制方法 掌握配送中心的基本职能及配送中心规划的相关决策 了解采购与配送作业管理的主要内容和管理重点 技能目标 学会计算不同采购方法下的采购批量和采购点 学会计算采购预算和采购限额 能力目标 能针对采购中出现的具体问题设计采购控制方法或制度 能根据连锁企业的类型设计配送中心的功能和规模 能发现采购与配送作业环节中存在的具体问题并加以解决 本章学习目标 本章主要内容 6 1商品采购管理6 2配送中心及其管理6 3采购与配送作业管理 6 1商品采购管理 6 1 1中央采购制度6 1 2采购方法6 1 3采购控制 6 1 1中央采购制度 中央采购制度又称为集中采购制度 是指采购权限高度集中于连锁总部 由总部设置专门采购机构统一采购所有门店经营的商品 门店则专门负责销售 与采购脱离 这是一种采购与销售相分离的采购制度 1 中央采购制度的优点 可以提高连锁企业在与供应商采购谈判中的议价能力 可以降低采购费用 中央采购有利于连锁总部统一规划 实施促销活动 有助于保持企业统一形象 中央采购制度将采购职能集中于训练有素的采购人员手中 有利于保证采购商品的质量和数量 提高采购效率 同时使各门店致力于销售工作 提高店铺的营运效率 建立在中央采购基础上的配送体系降低了连锁门店仓储 收货等费用 有利于规范企业采购行为 2 中央采购制度的缺陷 购销容易脱节 由于连锁企业门店数量众多 地理分布较分散 各门店所面对的消费和需求偏好都存在一定程度的差异 中央采购制度很难满足各门店的地方特色 采购人员与门店人员合作较困难 门店的积极性难以充分发挥 维持销售组织的活力也较困难 责任容易模糊 不利于考核 如果门店经营业绩不佳 很难分清是采购的责任还是销售的责任 最终难以找到解决问题的最佳办法 3 缺陷的弥补方式 完善信息系统 岗前培训 经常参观门店 委派专人负责协调 权力适度下放 加强部门间的联系 6 1 2采购方法 1 定时采购2 定点采购3 招标采购4 联合采购5 持续补货 1 定时采购 定时采购就是连锁企业确定一个固定时间即采购周期 每隔一个采购周期就集中采购一批商品 此时采购商品的数量以这段时间销售掉的商品为依据计算 采购周期是根据企业采购该种商品的备运时间 平均日销售量及企业储备条件 供货商的供货特点等因素而定 一般由企业预先固定 采购批量则不固定 每次采购前 必须通过盘点了解企业的实际库存量 再订出采购批量 计算公式为 采购批量 平均日销售量 采购周期 保险储备量 实际库存量上式中 保险储备量是防止由消费需要发生变化和延期交货引起脱销的额外库存量 例 某商店日销售某商品30件 保险储备定额为5天需求量 订货日实际库存量为500件 进货周期为30天 则 采购批量 30 30 5 30 500 550从资料中可看出 进货周期为30天 一般情况下 采购批量应为900件 而现在这批只需采购550件 说明实际库存严重超储 必须在采购时作适当调整 定时采购的优缺点是 采购时间固定 因而可以作周密的采购计划 便于采购管理 并能得到多种商品合并采购的好处 但由于这种采购方法不能随时掌握库存动态 易出现缺货现象 盘点工作较复杂 ABC分类管理法的操作步骤是将各种商品按金额大小顺序排列 计算出各类商品的金额比重和品种比重 单项比重和累计比重 再将商品划分ABC三种类别 A类商品是指获利高或占销售额比重大 而品种少的商品 一般金额比重为70 80 品种比重为5 10 C类商品是指获利低或占销售比重小 而品种多的商品 一般金额比重为5 10 品种比重为70 80 B类商品是处于A类和C类商品之间的商品 其金额比重为10 20 ABC分类法的应用 将商品划分成ABC三类后 再根据分类结果实施不同采购方法 C类商品和B类部分商品可以采用定时采购法 由于这类商品所占销售额比重较小 而品种比重较大 因而需要对每种商品的库存量控制在最小限度内 可以固定采购时间 而A类商品是重点商品 应进行重点控制 要注意防止脱销 因而不适合采用定时采购 2 定点采购 采购点的计算公式如下 采购点 平均日销售量 平均备运时间 保险储备量定点采购的采购批量可以参考经济采购批量的计算方法 经济采购批量就是使采购费用与保管费用之和减少到最小限度的采购批量 定点采购也称为采购点法 是指企业根据库存水平降到某一点来确定采购时间 定点采购的特点是采购批量固定 采购时间不固定 定点采购的优缺点是 能随时掌握商品变动情况 采购及时 不易出现缺货现象 但是 由于各种商品的采购时间不一致 难以制定周密的采购计划 不便于采购管理 也不能享受多种商品集中采购的价格优惠 例 某商品平均日销售量为30件 备运时间为10天 保险储备额为150件 则 采购点 30 10 150 450 件 说明 当该商品库存量超过450件时 不考虑采购 当降到450件时 就及时按预定的采购数量进行采购 定点采购的采购批量可以参考经济采购批量的计算方法 3 招标采购 招标采购的优点是 1 可以使多家厂商竞标 大大降低进货成本和采购价格 2 招标采购使采购变得迅捷 招标采购是在指定的时间和地点公开进行 优劣一目了然 交易双方不必耗时耗力进行反复磋商 没完没了地讨价还价 是高效率的一种采购方式 招标采购是通过公开招标的方式而进行的大量采购 招标采购主要用于政府和某项大型工程的大宗商品采购 4 联合采购 这种采购方式实际上是同行业的合作采购 是自由连锁组织最常用的采购方法 这是指一些中小型连锁企业或独立商店组织起来 为了获得一定的规模优势 成立采购联盟或加入第三方采购组织 实行共同进货 在这种情况下 小型连锁企业的许多定单集中在一起 以便在与供应商谈判时争取较低的价格 同时拓宽供货渠道 5 持续补货 这种采购方式是供应链上企业之间的无缝合作方式 这种方式最早是由沃尔玛和宝洁公司共同探讨开发的 到了20世纪90年代中期 随着信息技术的快速发展 持续补货系统得到进一步完善和发展 成为了沃尔玛核心竞争力所在 目前 越来越多的连锁企业已经认识到 与优良的供应商建立长期稳定的合作关系对事业发展是至关重要的 持续补货是指连锁企业与供应商一体化运作 连锁企业无需下定单 而是供应商根据信息系统掌握连锁企业的门店销售情况和库存情况随时向企业供货 以保证商品持续供应并降低库存 这种运作方式通常是两家公司长期协作的结果 6 1 3采购控制 1 流程控制2 指标控制3 预算控制4 对供应商定期考核 1 流程控制 流程控制是指连锁企业通过合理设计商品采购的各个环节以及每一环节上的相关组织和个人的权利与责任 将采购工作的全过程置于多重监管之下 实现采购透明化 流程科学化 责任明晰化 以杜绝采购权力的滥用导致的采购腐败 采购流程是指连锁企业从建立采购组织开始到商品引入商场正常销售为止的整个过程 该流程主要环节如下 建立采购组织 制订采购计划 确定供应商和货源 谈判及签约 商品入场试销 商品正式销售 连锁企业可以在每个流程中设计相应的管理制度来约束采购员的行为 2 指标控制 采购控制还必须建立考核采购人员的指标体系对采购进行细化的控制 采购考核指标体系一般由以下指标所组成 销售额指标 商品结构指标 毛利率指标 商品周转天数指标 商品到位率指标 新商品引进率指标 商品淘汰率指标 通道利润指标 3 预算控制 第一步 计算一定时期某采购员负责品项的计划采购额 一般为一年 计算公式如下 计划采购额 计划销售额 计划扣减额 计划期末存货 期初存货第二步 计算本期的采购成本作为该采购员的采购预算 计算公式是 计划采购成本 计划采购额 1 毛利率 第三步 计算采购限额 作为对本期采购员剩余采购权限的控制金额 采购限额是一定时期内计划采购成本与采购员承诺的购买款项 或应付货款 之间的差额 它代表采购员本期内还留用的采购金额 预算控制是通过制定采购预算 限制采购员一定时期内的采购金额 并结合其他考核指标而对采购工作的一种控制方法 4 对供应商定期考核 由于采购工作是商品经营的首项环节 直接关系着后续商品经营活动的有效性 因此 采购控制不能仅仅是对采购员工作的控制 还必须定期评估进场的商品和供应商的表现 据此评估采购工作的好坏 评估内容主要包括两个方面 商品的评估和供应商的评估 对于商品的评估 最重要的是看它能否畅销以及对企业的贡献 连锁企业一般采取销售量排行榜和利润排行榜来进行分析 并通过末位淘汰法及时淘汰滞销商品 同时引入新商品 表6 1供应商评估考核表 6 2配送中心及其管理 6 2 1配送中心功能6 2 2配送模式及配送中心规划 6 2 1配送中心功能 连锁企业内部的配送中心可以划分为三种模式 纯物流配送模式 只是根据总部的要求进行物流作业 不负责商品采购和商品组合 商品定价 批发销售等职能 采购配送一体模式 不仅负责物流配送 还兼有采购职能 代表总部行使下订单 选择供应商 确定商品价格的权力 独立配销模式 即独立的物流事业部 不仅负责本企业的商品采购和商品配送 同时还可以对外承接企业外的物流配送业务 配送是指将各门店所需货物在规定时间安全 准确地送达的活动 配送中心是从供应商手中接受多种大量货物 进行分装 储存 加工 分拣和信息处理等作业 按照众多需要者的订货要求备齐货物 以令人满意的服务水平进行配送活动的设施或机构 配送中心的功能 1 集货2 储存3 加工4 分装5 分拣 配货6 送货7 信息处理 6 2 2配送模式及配送中心规划 1 连锁企业配送模式选择2 配送中心的类型规划3 配送中心的组建时机和规模 1 连锁企业配送模式选择 委托配送 这是指连锁企业不设自身所有的配送中心 而是将企业的配送业务委托或外包给其他专业化物流配送公司 专业化配送中心主要有两大类 一类其他连锁企业的专业化配送公司 另一类是专门从事配送的物流企业即第三方物流 共同配送 这是指连锁企业与其他公司联合共同投资兴建配送中心 共同经营管理配送中心 并共享配送中心的服务 联合的对象一般有两类 一类是其他物流企业 共同利用其先进设施与设备 以及多功能的服务水平 取得规模效益 另一类是其他连锁企业 主要是受规模和资金限制没有能力自建配送中心的中小型连锁企业 自行配送 这是指连锁企业根据自身门店规模和分布情况 选择适宜的地点自己投资兴建配送中心 主要为企业内连锁门店提供配送服务 配送中心作为连锁企业的一个分部或分公司进行管理 以企业的综合利益为主 最大限度地满足各连锁门店的需求 使门店享受优质配送服务 2 配送中心的类型规划 配送中心类型 多功能配送中心 少功能配送中心 综合型配送中心 专业型配送中心 区域型配送中心 城市型配送中心 储存型配送中心 流通型配送中心 加工型配送中心 3 配送中心的组建时机和规模 一些实力雄厚的跨国连锁企业 对某些市场志在必夺 往往不会考虑配送中心的建设时机问题 而是从其发展战略出发 先考虑在何处建设配送中心 再逐渐考虑在其配送范围内布点开店 然而 对其他一些正在成长中的新兴连锁企业来说 由于配送中心投资巨大 不得不慎重考虑其建设时机问题 因此 一些新建的连锁企业常是在连锁店发展到一定程度时 再建立自有的配送中心 以求尽可能发挥配送中心的潜力 资料6 1 日本配送中心建立的时机日本店铺专家认为 配送中心应建立在连锁店铺发展到相当规模的时候 而不是一开始就建立 10000平方米左右的综合商店 GMS 拥有10个相同店铺时 可考虑建立分货配送 TC 流通库存 DC 加工 PC 等三大功能齐全的配送中心 1000平方米左右的超市连锁店发展到10个时 可考虑建立分货配送 流通库存功能的配送中心 而将鲜活商品的加工移置于超市店内 300 500平方米的的便利型超市 发展到30家时 可考虑建立分货配送 流通库存型配送中心 而鲜活商品加工在店内进行 当店铺数量达到100家时 加工量与配送量趋于稳定 可考虑以加工功能为主的配送中心 配送中心的规模并非越大越好 而是够用就好 当然也要考虑业务的未来发展 连锁企业配送中心的建立往往是一个一个地建立 每一个配送中心规模大小 主要取决于两个因素 一是所服务的门店经营总规模 二是商品周转速度 门店经营总规模主要是指商品经营总量 商品经营量多少 直接影响着配送中心配送量和商品储存量 商品经营量越大 所需的配送中心规模就越大 商品经营量与门店面积有着正相关关系 因此连锁门店总面积与配送中心规模有着密切联系 商品周转速度也直接影响商品在配送中心停留的时间 速度慢 意味着占据配送中心空间的时间长 需要配送中心的规模就大 反之则需要相对小的配送中心 同时 从厂商直达门店的商品越多 要求配送中心仓库面积越小 6 3采购与配送作业管理 6 3 1订货作业6 3 2收货作业6 3 3存货作业6 3 4分拣配货作业6 3 5其他作业 6 3 1订货作业 1 订货作业流程订货 是连锁企业根据门店所需要的商品而向确定的厂商进行叫货或添货的行动 即通常所说的下订单 目前国内连锁企业订货大部分是通过 点菜员 订货人员 以跑单 传真 电话或电子信箱等方式将订货信息传递给供应商 由他们在规定的时间送货至配送中心或门店 订货可分成分散式订货和集中式订货两种 分散式订货是指连锁企业的门店被授权可以自行向厂商下订单的一种订货流程 集中式订货是指连锁企业的各门店将订单传至连锁总部 由总部汇总后通知自己的配送中心进行订货和配送 2 合理订货量的确定 准确把握商品库存量和其他信息实施细致的商品管理分析和把握商品销售趋势分析节假日和企业促销活动对销售的影响 6 3 2收货作业 1 卸货卸货作业要尽量配合储存作业的处理方式 以免增加不必要环节 储存商品一般有托盘 箱子和小包三种形式 同样货车送货时也有这三种形式 如何连接送货与储存两者间的三种形式转换是重要的 2 商品核验直接核对法 障蔽核对法 半障蔽核对法3 收货记录验收记录是进行商品验收的重要书面记载 内容一般包括 收发货单位名称 凭证号码 实收商品数量 规格 质量 数量差额和质量不符程度 验收日期 地点 验收人等 6 3 3存货作业 1 存货方式定位储存 即每一项商品都有固定的储位 不同的商品按分类分区域管理的原则来存放 并用货架放置 勿在指定的场所外放置商品 该方式特点是易于管理 搬运时间少 但是需要较多的储存空间 随机储存 即每一项商品的储位不是固定的 而是随机产生的 这种方法的优点在于共同使用储位 最大限度地提高了储区空间的利用率 但对商品的出入库存管理及盘点工作带来困难 这种方法适用于空间有限以及商品品种少而体积小的情况 定位随机储存 这种方法是每一类货物有固定的存放储区 但在各类的储区中 每个储位的指定是随机的 其优点在于吸收定位储存的部分优点 同时又可节省储位数量 提高储区利用率 2 存货原则 周转率原则相关性原则相容性原则先入先出原则堆高原则面对通道原则产品尺寸原则重量特性原则商品特性原则 6 3 4分拣配货作业 1 摘果式配货这是按订单为单位 对订单中的商品进行配货后汇集成一个出库单位的配货方 这种方法主要适用于多品种 小批量的订单 2 播种式配货这是将计算机系统中存贮的各个订单内容 以一天中一定时间段为订单截止时间 按每一种商品的汇总进行配货清单的打印 然后从商品的保管场所将每种商品拣出 在商品分货区将商品再按订货方进行分配的方式 这种方法主要适用于品种少但是批量大的订单 6 3 5其他作业 1 送货作业送货作业是利用配送车辆把门店订购的商品从配送中心送达到各门店的活动 送货作业在配送中心的物流成本中占有重要地位 一般来看 物流成本包括包装费 搬运费 运送费 保管费及其它 其中运送费所占比率最高 约占35 60 左右 为此 降低运货费对提高配送中心的效益有极大贡献 实际的货物运送过程受多种动静因素的影响 静态因素有门店的分布区域 道路交通网络 车辆通行限制 送达时间要求等 动态因素有车流量变化 道路施工 车辆变化等 为此 必须制订一个科学的送货规划 通过提高车辆出车率 装载率 降低空车率 合理规划运输路线等 来提高配送效率和效益 2 退换货作业 退换货主要由如下原因造成 品质不良 订错货 送错货 过期品 滞销品 商品标示不符等 商品退换 一般不大为厂商所接受 除非证明品质不良或标示不符 因此必须事先有协议约定 退换货作业可单独进行也可与进货作业相配合 利用进货回程将退换货带回 在退换货作业上应注意