11印章管理制度11.doc

印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用以及停用和作废，特制定本制度。第一条 本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章，主要指：公章、法人私章、合同章、财务专用章等，还有因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的其它专用章，如工程项目部章,竣工图章、出图章等增刻此类印章必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司领导批准。第二条 公司印章由公司行政人事部统一管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量，组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁，管理公司印章档案，制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。第三条 刻制：新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制后交由行政人事部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。因业务发展需要申请其他专用章时，由需求部门填写刻制印章申请表（附件一），申请表必须由部门负责人、分管领导、公司总经理批准后送交行政人事部刻制，刻制标准应符合国家相关规定。第四条 登记及使用：公司各类印章由专人依职权领取并保管使用。（一）登记：刻制好的印章应在行政人事部进行登记。行政人事部应将每个印章登入印章登记卡（附件二）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。 任何部门在启用印章前，须到行政人事部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定印章签收手续（附件三）。（已经开始使用的需自通知当日补办领取手续）。（二）使用：1、公章：公司公章用于以公司名义对内或对外发布的文件、通知、信函、报表、投标文件等，公章由财务部保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到行政人事部领取并填写印章使用申请表（附件五）,经部门负责人、分管领导在印章使用申请表中签字同意，印章保管人盖章后，经办人将申请表交由印章保管人，并在公司公章使用登记簿（附件六）上签字。 2、 合同章：公司合同章用于对外签署各类合同或协议，合同章由财务部保管，公司合同用章必须符合公司合同管理的有关规定。1）合同章的盖章流程参照公司公章的盖章流程，并同时在公司合同章使用登记簿上进行登记3.法人私章：法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的付款申请单方可盖章。4.财务章：由财务负责人保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务。5.发票专用章：主要用于发票盖章。公司财务章、发票专用章和法人章的使用必须符合公司财务管理的有关规定。6设计出图章、竣工图章：由行政人事部保管，主要用于设计图纸、竣工图纸。需要用章的部门填写用章申请后由部门经理签字后方可盖章。对于经济合作需盖的出图章和竣工图章在提交用章申请表的同时还应提交经济合作申请表，盖章后行政人事部应进行登记并且由公司联络人签字。7.其他专用章： 主要适用于各部门内部使用，其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围执行并负直接责任。已经刻制的其他专用章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。 8.常规用印文件，可省去填写申请单的手续。如行政人事部门的劳动关系用印，由用印申请单位经办人直接填写公司公章使用登记簿即可用印。财务人员按日常权限及常规工作内容自行使用财务专用章和法人章，无须上述申请程序。9.印章管理人员盖章（登记）后用章文件（材料原件或复印件）一份存档，若需原件存档，由经办人负责原件存档，行政人事部和印章管理人员负责核对清查，第五条 废止、更换：（一）废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单（附件九），并经核准后交由行政人事部统一废止或缴销。（二）遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单，并呈总经理核准签批遗失处理及处罚办法后，交由行政人事部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。（三）更换印章时应由印章保管人员填写废止申请单，并呈总经理核准后，交由行政人事部按批示处理。如有需要须填写刻制印章申请表申请新的印章。第六条 印章保管人的责权范畴：公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利，对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝并逐级上报，严格把关。印章保管人因故不能正常上班时，所保管的印章必须向自己的直接主管或由直接主管指定的人移交，办理移交手续（附件四），公司公章（合同章）使用登记表和其他使用记录同时移交并做好相应移交记录，代理实施用印的人要在事后将印章使用申请表交印章管理人审查，在公司公章使用登记簿上签字。第七条 印章保管人必须严格按照本制度使用和妥善保管印章及其相应使用记录，印章及其使用记录应放在保险柜中保管，随用随锁，严防丢失或被盗，严禁擅自将所保管印章和使用记录交由他人保管和使用，严禁在空白凭证或便条上盖章，否则将承担由此所引起的相应法律和经济责任。第八条 用印申请人对所选印种负责，印章管理部门有权对用印情况提出质疑。第九条 行政人事部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：（一）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。（二）公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经办人则负部分责任，而对未经由负责人签批的公章使用经办人负主要责任，保管人负部分责任。（三） 财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经办人负部分责任。（四） 法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。第十条 原则上不要将公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，保管人如需带公章、合同章外出办事使用时，需办理申请手续。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司总经理审批并及时归还。 第十一条 如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人共同负责。第十二条 用印方法：超过一页纸的文件、协议或非打印类文件，公章或合同章保管人必须和批准人或签署人核对无误后方可用印，还必须加盖齐缝章，公司印章应盖在文件正面，除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥。第十三条 印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为，如出现问题，给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。 第十四条 严禁未经批准私自刻制公章，无论用于何种目的，都要严肃追究责任。触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。附件一 刻制印章申请表附件二 印章登记卡附件三 印章签收条附件四 印章移交单附件五 印章使用申请表附件六 公司公章使用登记簿附件七 公司合同章使用登记簿附件八 印章使用范围表附件九 印章废止申请表附件十 印章借用申请表附件一 刻制印章申请表 日期部门经办人申请印章种类名称材质形状年 月 日申请理由：使用范围：管理权限：管理人：部门负责人：年 月 日公司分管领导： 年 月 日公司总经理： 年 月 日备注：附件二： 印章登记卡 登记日期年 月 日登记号码名称印模管理人种类：形状：用途：制成日期： 年 月 日印章材质：制印人：废止日期： 年 月 日废止理由：备注：附件三收 条今收到并保管 章一枚，样本如下：本人承诺将严格按照公司印章管理规定使用和保管印章。签名：日期：附件四印章移交单今收到 移交 章一枚，样本如下：本人承诺将严格按照公司印章管理规定使用和保管印章。接交人签名：批准人签名日期：交 回 记 录年 月 日已交回。接交人签名移交人签名批准人签名日期：本单由原印章保管人保管，作为印章使用登记簿的必备附件。附件五：印章使用申请表 编号部门申请人份数盖章内容拟用印鉴公章 合同章部门负责人年 月 日 分管领导 年 月 日总经理 年 月 日备注附件六：公司公章使用登记簿登记簿启用时间：从第 页到第 页 共 页保管人： 法定代表人：登记簿终止使用时间：印模 复核人： 法定代表人：序号日期申请人部门内 容页数份数经办人是否归档备注附件七： 合同章使用登记簿登记簿启用时间：从第 页到第 页 共 页保管人： 法定代表人：登记簿终止使用时间：印模 复核人： 法定代表