酒店行政合同管理规定--shirley001.doc

精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座合同管理规定合同是酒店重要规范文件之一，是代表酒店并维护酒店合法权益的法律公文，现将相关要求规定如下：1. 酒店的对内、对外合同均实行统一管理，以规范、准确、安全为标准。2. 各部室因业务原因要与外单位及个人签订的合同等文件要达到如下要求：1.1合同内容要符合国家政策、法律法规；1.2合同内容客观，实事求是，双方权益和责任要界定清晰；1.3合同文字要准确、精炼，条理要清楚，用语要规范。1.4合同涉及到的时间、地点、物品名、负责人等要素要具体、准确。3. 所有对外签约的文稿需统一由总办审核（或总办交法律顾问审核），经总经理室审阅，合同审订程序为：部门拟稿审核（总办、财务）审阅（总助）审批（总经理）盖章签约归档。4. 合同原稿（经总经理）批复的稿件连同一份正本送酒店档案室存档，另一份交对方留存。5. 对合同中涉及的保密事项，必须严密机密，起草人及有阅文资格的人员不准随便向他人泄露。6.合同管理责任6.1办公室归口管理全酒店合同、协议，建立合同总台账。 6.2财务部负责财产保险、借贷款、应收款等经济合同；6.3营销部负责协议单位签单合同；6.4采供部负责原辅材料、商品购销、生活劳保用品及运输合同；6.5工程部负责工程设备、技改等合同；7.各责任部门应指定专人管理本部门合同，建立分台账，职责如下：7.1审阅本部门的合同；7.2对合同经办人随时提醒款额及货物交付情况，催办、监督履约，发现问题应及时处理并报告；7.3对接收的合同保持完整、有序、整洁，台账清楚；7.4对执行完毕的合同（附有关书信邮件等），交酒店档案室归档。8.合同的签订8.1以总经理批准的采购、供应计划作为签订合同的依据；8.2保证合同当事人合法、符合经营范围、条款齐全、文本规范、印章正确；8.3对供货合同应货比三家确认合格分供方（见“物资招标管理制度”）；8.4应有二人或二人以上参与谈判，在规定的经济限额内，由总经理授权者负责草签合同；8.5草签的合同，经总办、财务初审后，报总经理室审批（万元以上合同应附谈判说明），盖章生效； 9.合同的鉴证对首次接触的客户或金额在10万元以上的合同，必须查明客户的资信度，以防止损失。10.合同的执行10.1对批准的合同，由签订人负责履约责任，如付款、合同执行跟踪，确保酒店信誉。如对方违约，应及时向上级（含工商、公安部门）报告，积极处理，并承担相应的责任；10.2接收所订货物时，若有异议，应在10天内与客户书面联系并解决；10.3向客户交送货物时，应有对方相关人员在送货单上完整签名；10.4由办公室每季检查一次合同执行情况，并向总经理报告。11.合同的变更与解除11.1由原签订人逐级报告，获准后办理变更或解除手续，严禁擅自变更；11.2变更或解除合同应以书面形式通知（紧急时可补办书面手续），并明确答复时间（客户要求变更合同时，也应按时给予书面答复）；11.3变更或解除合同的所有资料（含邮件）均应保存备查。档案管理制度1 目的和范围为加强酒店档案管理的收集、整理工作，有效地保护利用档案，特制定本制度。本制度适用于酒店各类文件档案的管理。2 职责2.1 总经理办公室负责全酒店重要文件档案的归口管理；2.2 各部门负责本部门业务有关的文件档案的管理。3 内容3.1 档案的定义酒店档案指过去和现在各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的对酒店有保存价值的各种文字、图像、音像等不同形式的历史记录；3.2 档案的分类酒店档案分文书档案、人事档案、技术档案和财务档案。3.3 档案的收集3.3.1 各部室应按照酒店文书档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权的部室转交有关资料；3.3.2 任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档，所有员工都负有保密责任。对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数量，责令赔偿损失；情节严重者，将给予开除处分；3.3.3 不得损坏、丢失或擅自销毁部室应保存的档案；3.3.4 不得将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，向酒店和档案工作人员转交；3.3.5 不得擅自提供、抄录公布属于酒店档案以及应保密的档案；3.3.6 涂改、伪造档案；3.3.7 玩忽职守，造成档案损失；3.3.8 在档案的收集、整理、保护和提供利用成绩显著的部门或个人，由酒店总经理室给予奖励。3.4 档案的归档3.4.1 收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按条款类目，分别存放，第二年经检查齐全后，整理立卷归档；3.4.2 以下所列材料均需归档；a） 酒店及各部门召开的专题会、研讨会单独立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等；b） 各部门的专题报告、集体和个人的调研资料；c） 各种基建施工图纸及相关资料在工程结束验收后应专门立卷归档；d） 以酒店名义的发文，包括与有关部门的联合发文；e） 主管部门、单位，各地方旅游部门发给酒店的文件；f） 关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档；g） 重要的照片和底片、录音带、题字、题词等；h) 酒店员工相关资料，人员培训相关资料；i) 财务工作涉及的各种表格、凭证等。3.4.3 酒店的文件记录保存、归档办法按题目分类；或是按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目，方便查找；3.4.4 每天都要对文件进行清理归档,以免堆积。熟悉自己管理的档案，了解归档制度；每年清理一次档案，准确地做好文件索引，以便于查找。归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，并把材料按类别分组装入一个文件夹，以便要归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目的查找；3.4.5 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分别组卷，卷内文件要把文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角；3.4.6 立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分卷。装订前要拆除金属物，做好材料的检查，如对破损、褪色的材料及传真件，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料应当附上抄件；3.4.7 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列，编卷号、拟写案卷标题、封面、确定保管期限、编制案卷目录等。档案目录主要由封面、案卷目录、卷内目录组合而成；3.4.8 案卷按年代、机构排列，按年限分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号；3.4.9 每年对档案材料的数量、保管等问题进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全；3.4.10 对于已失去作用的档案，档案管理人员应及时申请销毁；进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，销毁的档案材料必须登记造册，送领导审批后销毁；3.4.11 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。3.5 档案的借阅3.5.1 各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。超过保管年限的档案； 3.5.2 借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记表上登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经酒店总经理批准后方可借阅；借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻录、转借或损坏，否则，追究当事人的责任；3.5.3 案卷一般不给借出，经总经理批准可以借出的须按时归还，档案文件借阅期限不超过两星期，到期如需再借应办理续借手续。3.5.4 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。3.5.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经酒店总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。3.5.6 外单位摘抄或复印卷内档案，须酒店总经理批准，并对摘抄和复印的内容进行审查、签章。3.6 档案管理3.6.1 总经理办公室对酒店档案实行统筹管理，监督指导各部门文件、档案的存放、使用；3.6.2 酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务，各部室须指定人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识；3.6.3 人事档案的管理详见人事部人事档案管理制度；3.6.4 财务档案的管理详见财务部财务档案管理制度；3.7 档案的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本酒店其他规章特定者外，依下列规定实行：保管年限文 件 类 别永久公司章程 股东名册 规章制度类 董事会及股东会议纪录 财务年度会计报表（决算） 政府机关及董事会核准文件 不动产所有权及其他债权凭证 工程设计图 资产评估报告 酒店会议纪要 专题会议纪要酒店案件 简报 消防档案25年档案销毁清册 现金和银行存款日记帐15年财务原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、日记帐、明细帐、总帐、辅助帐簿、会计移交清册 上级主管单位有关业务的文件10年预算、决算书类 会计凭证 总结、计划资料 广告宣传资料 固定资产盘点表 外来非酒店业务贯彻执行的文件材料5年期满或解除之员工合同、经济合同、工程合同、购销合同等合同协议 离职员工档案 质量管理体系文件 离职工会会员档案 月、季度会计报表 部门会议纪要2年结案后无保存价值的各部门收/发文 各类记录表格3.8 电子文件载体3.8.1 载体形态存储电子文件的载体有光盘、磁盘和磁带。3.8.2 载体的购置电子文件的载体统一由总经理办公室购置及分配。3.8.3 载体的管理所有电子文件载体由总经理办公室统一进行登记编号，由使用部门指定专人进行维护管理。若因损坏不能再使用的，应申请报废，同时将报废载体送总经理办公室回收。各部门管理电子文件载体的人员调离本岗位或离开酒店时，载体是交接的内容之一。档案文件借阅程序1借阅档案（包括书籍、文件、资料），必须填写“档案文件借阅登记表”后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店相关领导批准方能借阅。2档案文件不得借出，只供在办公室阅读。3如需复印或将档案文件借出，须由部门向总经理递交书面申请，待审批同意后，方可复印或借出。4档案文件借出时，必须在“档案文件借阅登记表”上注明归还时间，借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。5案卷复印借出前，必须在复印件上注明“此件只供用”。6借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则按违反保密法追究当事人责任。7借阅的档案归还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。8外单位借阅档案，应持介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。9外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查、签章。文件编制制度1 目的和范围规范酒店的办公文件，使酒店各部门行文规范，提高整体办公效率特制定本制度；它规定了酒店办公文件的编写方法、编写要求、格式、编号等。2 职责2.1 总经理办公室负责酒店下行文、上行文、酒店会议纪要以及对外行文的编发；2.2 各部门负责本部门平行文、上行文和下行文的编发。3 内容3.1 公文种类 酒店公文包括上行文、平行文、下行文、会议纪要、备忘录以及对外行文。3.2 酒店公文格式3.2.1 公文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确；3.2.2 行文专题专用，内容明确。上行文开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定；平行文和下行文清楚表述本部门所要做或请相关部门协助办理的事情。行文内容由本部门文员或行文者拟定，核稿由本部门经理负责。填写文件处理单呈领导批示。3.2.3 内部行文格式总经理签署的文件：*大酒店有限公司文件编号： 总经理（签署） 标 题 （正 文）主题词：抄 报：抄 送：发 送： （共印 份）备忘录：备 忘 录呈/致/发： 编号：由：题：时：正 文 （部门经理署名、日期 ） 行文系上行文时，第一行为“呈”；平行文时为“致”；下行文时为“发”；行文编号亦分上行文、平行文和下行文，不得重复；行文题目简明扼要，高度概括，末尾划线处行文部门负责人签署姓名及日期。3.2.4 各部门负责人作为核稿人，不仅要对行文内容审核，而且要审查行文格式是否规范，对行文负全面责任。3.2.5 各部门收发文件，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文件编号、文件内容、签收人姓名、签收日期。对于手续不全的呈文，总经理办公室不负责递送。3.2.6 呈文程序： 在文件收发记录表上登记各部门呈文 总经理办公室 总经理助理 总经理在文件收发记录表上登记 不按上述公文传递程序越级呈文，总经理室予以退回。3.3 会议纪要的编制3.3.1 会议纪要的版头（如下所示）会 议 纪 要时间：年月日 星期 点 编号：地点：议题：主持：出席：缺席：记录：3.3.2 会议纪要正文 正文一般由三部分组成： 会议概况。主要包括会议时间、召开地点、主持人、参加人、领导参加情况、会议议题等。 会议精神。会议的主要情况，需要解决的问题以及解决办法，对会议的原则精神、讨论结果和今后任务等进行具体叙述和说明，要准确、概括性强和很强的政策性、指导性。 会议决定事项和结论语。办公会、日常工作例会常常作出决定，需将这些决定事项加以归纳，扼要写出。工作会议、专题会议在结论语部分应对会议作出评价，指出方向，明确任务，提出希望和要求。最后，另起一行写明会议结束时间。3.3.3 会议纪要末尾 纪要末尾部分包括主持人签发、抄报部门、抄送部门、下发部门、印发部门和日期。抄报、抄送及下发视需要而定。3.4 合同协议的编制3.4.1 合同协议格式合同协议的格式以合同签订前酒店领导核准为准。详见合同管理制度3.4.2 合同协议的份数 合同协议通常以合约方一方两份为准，合约方为两方时，合同即为一式四份；合约方为三方时，合同即为一式陆份。3.4.3 合同协议的审批合同协议在正式签订前须呈酒店领导审批，送审时附上合同传阅审批单，送审程序与3.1.7相同。3.4.4 合同章的使用合同审批同意后，须法定代表或委托人签字、签署时期、盖章后才正式生效。合同章要盖在合同末尾合约方名称、法定代表签字和日期上，行跨太大时，日期可无须压到；两页以上的合同须盖骑缝章。3.4.5 合同保管部门生效后的合同分别由合同签订部门、总经理室和财务部保管，财务部须持合同原件。3.5 对外行文的编制3.5.1 对外行文格式（如下所示）*大酒店有限公司文件编号 标 题 副标题（正 文）主题词：抄 报：抄 送：发 送： （共印 份） 3.5.2 字体、间距要求字体为仿宋体，版头报名为初号加粗，置中；期号为加粗四号，置中；编写单位及印发日期为小四号字；正文标题为加粗小二，副标题为加粗四号；正文及报尾为小四号，行间距17磅，每行35个字。3.6 文件编号 文件编号分文字文件编号和表格文件编号。3.6.1 对外行文由总经室代表酒店对外行文编号定为“苏扬司年号序号号”，如苏扬司2007005号，意为2007年第5号文件。3.6.2文字文件编号由五部分组成（此编号规范适用于内部行文）。a) 由总经理签署的内部文件编号格式为“苏扬司办字年号序号号”，如苏扬司办字2007006，意为2007年第6号内部文件。b) 部门英文缩写。总经理室：EO；人力资源部：HR（暂缺）；财务部：FD；房务部：HD；餐饮部：F&B；销售公关部：S&MD；工程部：ED；安全部：SD；采供部：PD 工会：LU（暂缺）c) 年份。年份为四位数。d) 文件类别缩写。上行文：上行；下行文：下行；平行文：平行；外来函件：外来；合同协议：合同：会议纪要：纪要：其他：其他。文件类别缩写用方括号标明，即“”。e) 流水序号：001-999。例：工程部2004年第八个呈文编号为：ED2004上行008。3.7 表格的编号表格的编号详见酒店记录表格清单。3.8 酒店对外行文酒店对外公文须呈总经理审批同意后方能盖章使用。 3.9 其他所有文件统一使用A4纸，字体统一为仿宋体，题头为加粗小二号，置中。题头与下一行之间、版头横线与正文之间空一行（上行文除外），正文为四号字，条款加粗；行间距：23磅，每行30个字（此项不适用于简报）文件控制程序1. 目的和范围 为确保酒店经营管理体系所要求的文件都得到有效控制，防止误用失效或作废文件，特制定本程序。本程序适用于酒店经营管理体系有关的文件控制，包括相关外来文件的控制。2. 职责2.1 总经理办公室负责所有经营管理体系文件的归口管理；2.2 各部门负责本部门与经营管理体系有关的文件的编制、执行和管理；2.3 管理者代表负责审核质量手册；2.4 总经理负责批准质量手册和程序文件。3. 程序内容3.1 文件的分类：3.1.1 管理文件：程序文件、规章制度、管理办法、重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据等；3.1.2 技术文件：日常经营管理计划、成果、餐饮菜谱档案、工程设备技术资料、技术标准、作业指导书、检验指导书等；3.1.3 外来文件：国家和当地政府及行业主管部门有关标准、上级单位下发文件、宾客或供应商提供的文字及图片、照片资料；3.1.4 质量记录：各类质量记录表格。3.2 文件的编制和审批经营管理体系所要求的文件由总经理办公室负责管理，各类文件的编制、审批按下表规定实施，各部门文件编制后，均按下表有关领导审批其适用性，未经批准文件不得发布。文件编制、审核、审批表管理文件文件类型编 制审 核批 准质量手册总经理办公室管理者代表总经理程序文件各部门经理总经理助理总经理其 它各部门经理总经理助理总经理技术文件各部门经理总经理助理总经理质量记录各部门经理总经理助理总经理外来文件办公室主任审批其适用性3.3 文件的评审及更改审批3.3.1 文件的评审管理体系中有关酒店重大决策、体系建立及重大变更文件(如：质量手册、程序文件等)，每年进行一次例行评审，（评审时间间隔不超过12个月），由总经理办公室及各部门参加，总经理主持评审，评审通过后方可继续发布实施。3.3.2 文件的更改 与经营管理体系有关的文件在实施过程中，总经理办公室根据纠正措施、预防措施、数据分析、内审、管理评审等结果，组织对文件进行更改评审，对评审后发现的问题应予以更改； 文件更改时由原文件编写部门提出文件更改申请表，将更改内容写清楚，部门经理审批后报总经理办公室，由总经理办公室报原文件给总经理批准后，按照 文件更改申请表中更改内容进行更改、发放并存档，同时原文件（更改前）停止使用。3.3.3 文件的更改识别与经营管理体系有关的文件更改后，应该在原文件前填写说明，并在更改处作出更改标记，以识别修订状态。3.4 文件发放控制3.4.1 经营管理体系文件由总经理办公室发放，并填写发文登记表；3.4.2 各部门编制的与经营管理体系有关文件由部门经理审核后交总经理办公室，审批其为适用、有效版本后，总经理办公室填写发文登记表并发放；3.4.3 各部门收到文件后，在发文登记表上签字。3.5 文件的标识控制3.5.1 质量手册、程序文件加盖“受控”章并进行编号，其它受控文件各部门在文件右上角处标注，并列入受控文件清单，作为标识和控制；3.5.2 各部门按收文状况列出本部门受控文件清单。3.6 管理文件的控制由总经理办公室负责。3.7 技术文件的控制3.7.1 日常经营管理计划、成果等文件由财务部及各部门提供，财务部办公室负责收集、整理、汇总，并做好存档工作；3.7.2 餐饮菜谱档案由餐饮部负责管理；工程设备技术资料、标准由工程部负责管理；各部门作业指导书，检验指导书由相应部门负责管理并定期进行有效性判断，及时撤出过期失效文件。3.8 外来文件的控制3.8.1 国家、行业标准、上级单位下发文件由总经理办公室收集，经总经理审批后，按发放范围进行发放、登记，并定期进行有效性判断，如已失效须发放有效版本文件，及时撤出过期失效文件，保证与经营管理体系有关部门获得适用而有效版本；3.8.2 宾客提供的反馈信息文件由办公室登记管理，并将信息及时向有关部门转达，图片、照片资料由公关办公室按照档案管理制度登记管理；3.8.3 供应商提供的信息文件由采供部登记管理，财务部备存并及时更换。3.9 作废文件的管理3.9.1 文件的换版与作废 酒店与经营管理体系有关的文件修改页面达1/3版面后进行换页，换页由总经理办公室组织并重新发放，收回作废文件。3.9.2 作废文件销毁总经理办公室每年对文件进行一次清理，各部门将作废文件交总经理办公室统一销毁，销毁前由各部门办公室编写文件销毁申请单报总经理批准后方可销毁，若要保留作废文件，在作废文件上注明“作废”“保留”标识，以防止作废文件非预期使用。3.10 文件的借阅与保管3.10.1 与经营管理体系有关的文件不准私自外借，若借阅需填写文件借阅申请单，经总经理办公室批准后方可借阅；若需要复制应填写文件复制申请单报总经理办公室，经管理者代表批准后方可复印；总经理办公室负责全酒店文件的管理，各部门负责本部文件的管理。文件及文印管理制度1、 文件管理：1.1上级来文由办公室统一签收、登记、传递、催办，即收即递，即办即归，注意保密；1.2各部门外出带回的文件，应及时递交汇总至办公室；1.3所有红头文件形式（包括文件、纪要、通知）发文的上报文，均由总经理签署，非红头文件不得作为行政性管理措施；1.4所有批准发布的文件，由办公室将原稿和一份印刷件归档。2、 文印管理：2.酒店内部传真、打印、复印，由部门提出，办公室批准；2.2外出印刷由办公室审核，总经理批准；2.3自备打印机的部门未受办公室委托不得直接打印以饭店名义署名的任何文件材料。3、 传真管理：3.1以酒店名义发出的传真，由总经理批准；3.2以部门或个人名义发出的传真，由部门经理批准；3.3接收传真件按接收文件的规定办理。4、 酒店的公章、介绍信和领导名章，指定专人保管，对其正确使用负责。5、 公关印刷品管理：5.1酒店的印刷品、广告等设计工作由营销部负责；样稿经总经理室批准后定稿；5.2采供部选点付印，负责数量、质量、时限、结算事宜；5.3第一版印刷样应由使用部门校核，总经理办公室审核。公文管理一、公文收发程序1公文收发由总经理办公室文员负责，处理要准确及时，手续简便、完善。2来文要签收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、时、分，以备查考。3来文拆封时应保持原封附件在文件或信件后一并处理。4来文封缄标明公文者，由被授权的专人拆封。5收文后严格登记，机要文件、董事会及管理酒店业务文件、外来业务文件、内部文件应分别登记。登记的项目包括收文日期、收文编号、来文机关、来文字号、份数、文件标题或摘要、承办部门等。6收文登记后，及时呈送总经理室，机要文件、简报、资料等按照有关规定分送和传阅。7对需要批办的文件，总经理要及时对文件的处理做出具体指示，批示的内容包括：处理问题的原则，要求完成期限以及承办部门或承办人。8需总经理及时指示的文件如超过一天，总经理办公室人员（总经理秘书）应予催批，并将结果向呈报部门说明。9酒店领导批复后，在完成期限到达时，要向承办部门催办并将结果及时向酒店领导汇报。10公文处理完毕后，由档案室归存。二、内部行文程序1酒店总经理室下达指令，各部门请示报告及部门之间的信息传递均属内部行文范畴。2内部行文要标明发文者、致达者、抄报者、发文时间、发文编号、事由等项目。3发文者、致达者必须是部门经理，标明姓名、职务，不得越级行文。行文必须由发文者签字生效。4呈送酒店高层领导的公文一律以打印稿形式，不许有涂改、污迹。5要将拟稿、核稿、打字、校对者和批准者的姓名一一打印在公文末页下端，以明确责任者。日常管理工作程序一、请示、汇报和处理工作程序酒店各级管理人员都应按照各自的工作职责，积极主动，认真负责，独立大胆地开展工作和完成任务，遇到问题，必须及时准确地向直接领导请示汇报，并按照领导意图和要求积极开展工作，保质保量，如期圆满地完成任务。1一般情况下，应由下级领导向上级领导请示、汇报工作。当本级领导不在，或本级领导指示部署向上级领导请示汇报工作时，应按照本级领导的意图和意见向上级领导请示汇报并及时准确地将上一级领导的指示、意见向本级领导传达。2当上级两个以上领导的意见不一致时，应主动向后一位领导说明前一位领导指示或意见的实际情况，不得根据个人所需而选择执行。3当上级领导直接向本人下达重要任务、指示、要求时，应及时、准确地向本级领导传达，并认真贯彻执行。4当紧急情况下，本级和上级领导都不在位时，应根据具体情况，尽可能与同级相关部门和人员商量，并认真主动地开展工作，不得推脱、放置，造成延误时机、失误，处理完毕，应及时向有关领导汇报。5当对直接领导的指示、意见、做法有不同意见和想法时，一般情况下，应保留个人意见，先贯彻上级意图。特殊时，可向总经理反映，以求裁决。二、布置工作和发表指示意见的程序一般情况下，应本着按级负责，分级管理的原则进行，正职不在副职负责，上级不在，本职负责，上级需要更改和完善下级的做法、指示、意见，应与下级协商、通气。三、同级部门和工作人员工作程序同级部门和同级工作人员应本着互相尊重、友好协商、主动支持、积极配合的原则开展工作。两个部门或同一部门两人以上完成共同任务时，上级或本部门领导应事先做好分配和协调工作，并指定负责人，亦可指定主办人和协办人。四、对上、下级文件的处理工作程序所有上级下发和下级呈报的文件，都应由总经理办公室统一收发。办公室负责人或秘书收到文件后，办公室主任提出处理意见，送交领导或其他部门。责任部门和领导再按照文件精神，提出贯彻或办理的具体意见或方案。文件贯彻、办理完毕，应及时返回办公室。五、草拟文件的处理程序酒店下发文件，一律由总经理办公室起草。两个以上部门联办的由主办部门起草，或上级部门指定部门起草。起草完毕后，送总经理办公室审批。 酒店总值管理规定为不断加强和完善酒店营运管理，提高服务质量，特制订本规定：1、 对象：大堂副理及夜间值班经理2、 方式：2.1 大堂实行24小时运转管理制度，每天有一位管理人员参与夜间值班；2.2 每天8：00、15：00、23：00为交接班时间，交接班地点在一楼大堂。 3、值班经理岗位职责 3.1负责酒店的安全工作，妥善处理酒店发生的醉酒闹事、打架等治安问题。3.2加强巡视，特别是酒店重要部位夜间的巡查工作，发现问题及时解决，并做好记录。3.3监督检查上岗员工的工作表现，对违纪行为有权按章予以处理。3.4遇到客人对酒店的设备设施、服务质量等方面投诉时，认真处理，做好书面记录在考虑酒店的利益得到最大保护的同时，适当站在客人立场，满足客人合理要求，维护酒店良好声誉。3.5协调酒店各部门之间的关系，并接受和处理酒店内部员工投诉。3.6根据需要，在授权限额内酌情使用招待费，并处理客人有争议的费用。3.7落实完成酒店领导布置的紧急任务和临时任务。4、 值班检查内容：4.1接待和服务的工作质量、工作纪律等情况；4.2客房房态、卫生状况和其他各区卫生工作情况(室内外)；4.3设备、设施运行情况4.4安全工作(治安、消防) 与节能工作；4.5处理客人投诉并解决问题；4.6处理宾客突发危急疾病，防止传染病交叉感染及其它应急事件；4.7行使总经理室赋予的其它职权。 5、值班经理日志填写要求: 5.1使用钢笔或签字笔，不可用铅笔、原珠笔填写。 5.2所有记录应保存完好，不得随意涂抹、撕页及污损。5.3值班日志填写完毕后须于第二日经理晨会汇报并交总经理审阅。 5.4接班经理应认真阅读值班日志，并与上一班人员就班中未完成的事项进行交接班。 5.5本记录本填写完毕后交酒店办公室存档。6、工作要求：6.1 按照上述内容，每班检查酒店内各部位至少两次；6.2 每天必须做好工作记录并报出相关问题2个以上(软件质量与硬件质量各二个)，根据酒店规定提出考核、嘉奖、过失处理意见；6.3 对检查出的问题，要做好记录，并在次日晨会上通报。复查未落实的问题，责任部门必须说明原因；6.4早晨检查早餐备餐情况，7:00以后在大堂岗位继续工作，直至8：00交班；6.5休息：凌晨01:30以后视情况可以在房间休息或继续工作；次日中午在部门工作完成或安排妥善的情况下可房间休息，延迟两小时上班。6.6遇有公出等特殊情况时，应事先报告，便于另行按排人员；7、 其它：7.1 夜值经理原则上在自助餐厅用餐，以检查中餐服务质量，但不允许点用其他酒水、饮料、食品；7.2夜间值班不享受津贴、调休。 *大酒店例会制度一、会务工作程序1了解会议的性质与目的。2确定会议日期、出席者和主持人。3开会前一天（紧急会议：会前一小时）由办公室以电话通知的形式向有关人员通知会期。4总经理办公室准备会议所需的材料及物品，会前半小时安排布置好会场。5会前接待、签到和分发会议材料。6会议记录要发送到有关部门。二、会议记录标准1根据会议通知要求，携带必备的文具，提前十分钟到会。2按要求记录会议内容，记录格式准确。3记录内容基本准确，无遗漏，不发挥，如实记录。4会后十小时内，将记录加以整理，形成会议纪要。三、会场纪律要求1开会不得迟到，早退、缺席，如有特殊情况，应事先请假。2开会时，应按酒店规定着装，精力集中，精神保满。3开会时不吸烟、不喝茶、不吃零食、不会客，无特殊情况不接手机、不交头接耳。4他人发言时，不随意插嘴发表个人意见，讨论时间内，应各抒已见，敢于提出问题。5意见不一致时，应心平气和地解释，讨论，以达到共识，不应争吵，抬杠，互相推诿。6需要保密的会议内容，不得私自下传，更不得错传、误传有关人事、工资、劳动纪律、干部调配等方面的会议内容或与会人员在会议上的发言内容。7会前要认真做好准备。8周例会的报告内容分别由各部门认真准备，并于周六晚18：00前上报总经理办公室。9报告内容是指上期计划执行情况，总结经验、分析不足，找出差距，找出改进措施。报告力求简明扼要，言之有物，用事实和数据说话。10例会提出的重要事项将列入酒店的工作计划及总结中去，各部门应针对例会中所提出的问题认真分析，限期改正。总经理办公会1时间：时间不定，如遇特殊情况可改在上午晨会结束后进行，有紧急情况可随时召开。2主持人：总经理3参加对象：总经理助理，其他人员根据会议需要经总经理同意后由总办通知，指派专人作会议记录。4主要任务：传达上级指示，通报工作情况，根据市场变化情况，制订酒店的经营决策和方案，研究酒店重大问题和重点工作。5会议内容：5.1研究决定酒店重要工作和事项。5.2收集、分析、处理各业务部门呈报总经理办公室须讨论的议题。5.3整理当前工作所需文件及相应资料，制订详细计划。6要求：6.1根据办公会议决定及时传达贯彻会议精神。6.2做好会议记录，对重大问题的决定要详细记录，必要时作出会议纪要。6.3重大议题需提前准备研究方案。6.4根据会议规定做好有关内容的保密工作。一周例会（办公会议）1时间：每周一上午8：20开始2主持人：总经理3参加对象：各部门主管级以上人员、总经理秘书参加并作记录。4主要任务：全面总结上周工作情况，布署本周的主要工作内容与指令。5会议程序及内容：1）值班经理汇报周日夜间值班情况。2）大堂副理通报周日值班情况以及上周值班综述。3）财务部、餐饮部、房务部汇报上周各营业点的营业情况及服务质量情况，汇报本周工作安排。4）销售部总结上周接待情况；通报本周客情、客户及反馈意见等。5）安全、采供、工程、总经理办公室等后勤部门通报上周工作完成情况以及本周工作安排。6）总经理助理对上周有关工作进行汇报。6）总经理对上周工作进行简要总结，同时对本周工作提出重点，决定有关措施及指令。6要求：1）相关人员应准时参加，不得缺席。2）会后总经理办公室秘书应及时写出“一周工作指令”，经总经理审批后，打印成文，下发各部门执行。3）总经理提出的工作指令，各有关部门应切实落实，努力完成，不得有任何推诿及扯皮现象。每日晨会1时间：周一至周六上午8：20开始2主持人：总经理3参加对象：各部门经理或负责人及指定相关人员、值班经理。4主要任务：了解、分析、总结前一天的工作经营情况，对当天的工作或某些问题作明确布署与指示，对重大、复杂的问题，集体商议解决。5会议程序及内容：1）值班经理通报值班期间的酒店运转情况，重点为各营业点的服务质量，值班期间所发现的需引起重视的异常情况；大堂副理汇报客人投诉及处理意见。2）销售部经理汇报市场调查情况及对外促销工作所存在的部分难题，通报现有或即将抵店与离店的重要团队、会议和VIP客人的信息。3）参加会议的各部门经理总结前一天本部门的经营状况及工作情况，汇报昨天晨会所下达的工作的完成情况，如尚未完成，说明其原因，提出需其它部门协调解决的有关工作。4）总经理助理提出在工作中发现各部门存在的问题5）总经理提出酒店在运转中需加强管理的地方，根据各部门所反映的实际情况，作出相应的协调与总结，对当天及会后工作作出指令。6要求：1）有关人员应及时到会，不得无故缺席，如有特殊情况，无法参加应向总经理或请假，在得到允许后，方可指定相关人员代替参加。2）会上提出的问题应限期协调解决，需查询或处理的事项，要件件落实，处理情况及结果应及时向上级汇报，否则视为失职。3）会议力求精练扼要，讲究效率，文员作的记录，会后由总经理或总经理办公室主任审阅，以备查。市场分析会1时间：每月 2主持人：总经理3参加人：总经理助理、各经营部门销售部、房务（前厅）、财务部、餐饮部、经理及相关指定人员4主要任务：分析酒店市场竞争情况，酒店产品适应市场能力、需要及时调整的产品及出台相应的对策5会议程序及内容1）主持人宣布会议开始。2）销售部经理作上月市场客户信息反馈汇报、通报市场竞争情况介绍市场信息并预测，拿出酒店经营对策供参考。3）参会人员进行可行性分析。4）总经理在会议讨论基础上作出决策。6要求1）会议力求精简扼要，讲究效率。2）会议内容整理后，以纪要形式由总经办下发部门执行。3）涉及酒店财务、人事和法律等重大问题的方案，提请总经理办公室会议审议决定。财务分析会1时间：每月一次2主持人：总经理3参加人：总经理助理、各部门经理4会议内容：对上月营收、成本、利润、资金、各项预算计划执行情况及财务管理状况作财务分析，提出经营和财务工作中存在的问题，分析原因、制定对策、研究出台财务调整和管理办法。采购协调会1时间：临时召集2主持人：财务部经理3参加人：总经理、总经理助理、餐饮部经理、厨师长、副厨师长、厨师长助理、采供部经理及临时通知相关人员参加4会议内容：协调采购工作中存在的问题。工程协调及能源消耗管理会议1时间：每月 2主持人：总经理3参加人：总经理、总经理助理、工程部经理、财务部和营业部门负责人4主要内容：设备情况及能耗分析，重要维修及改造方案，工程计划及资金、材料预算方案，消缺及节能措施5会议要求：重大问题及方案需报总经理办公会议研究决定。人力资源开发与管理分析例会1时间：每月一次 时间另行通知2主持人：总经理3参加人：总经理助理、总经理办公室主任、培训主管、部门负责人根据需要通知参加4主要内容：人力资源使用、调配及管理，招工，聘用，工资分配，绩效考核，劳动合同、劳动保险、劳动福利及劳动保护等管理情况分析及管理办法研究。5会议程序及内容1）主持人宣布开会2）由总经理办公室人事主管对上月人员动态情况进行总结，包括入离职人数、调岗及职务变动情况、培训情况、员工奖惩情况、劳动合同签订情况、参加社会保险情况等。3）根据酒店当前人力资源管理出现的突出问题，提出主要议题（人事劳动关系协调、考勤管理、培训执行、绩效考核等），进行协调解决。4）各部门提出人员需求及需要总经理办公室人事协助解决的问题。5）针对各部门需求及领导指令，提出下月管理目标、培训目标等。6）由总经理对总经理办公室人事工作提出要求，作出工作指令。安全保卫会议1时间：每月一次临时通知2主持人：总经理3参加人：各部门经理及各部门安全员、安全部员工4会议内容：以消防、治安、防人身伤亡事故、防食物中毒事故工作为重点，各部门将近期的安全保卫工作情况进行上报，分析工作中存在的问题及需要酒店帮助协调、解决的问题；总经理对近期安全工作进行总结，布置安全保卫工作任务。 食品原材料定价会1 时间：1）蔬菜、水果定价会议每周一次； 2）海鲜、水产品定价会每月一次； 3）干货、调味品定价会每季度未开一次。2主持人: 财务部经理3参加人: 采供部经理、餐饮部经理、厨师长、副厨师长、厨师长助理、采购部人员、成本核算员、验收员。4主要任务: 根据市场询价情况,拟定本期食品原材料进货价格。由采供部将本期食品原材料定价报送财务部、总经理审批。服务质量分析会1时间：每月两次，时间临时通知。2主持人：总经理3参加对象：各部门经理或负责人4主要任务：对酒店各营业部门的服务质量进行分析总结，提出改进的意见和措施。5会议程序及内容：1）主持人宣布开会。2）总经理办公室对上月各部门的服务质量进行总结，大堂副理根据上月客人投诉情况进行分析，提出意见和措施，力求将客人投诉率控制在最低限度。3）总经理就上月酒店服务质量进行总结，表扬先进，指出不足和改进意见。4）总经理对如何提高服务质量提出要求，作出工作指令。6要求：1）总经理办公室对上月各部门的服务质量检查，大堂副理对上月客人投诉等情况写出书面分析材料，并分发给各有关部门。2）会后总经理办公室秘书应及时整理，写出会议纪要，由总经理经理审定后，发给各部门。3）会后各部门应结合实际，组织本部门管理人员开会讨论，研究改进措施，对本部门员工进行培训学习，扎扎实实加以解决。部门协调会酒店运转期间，各部门常因各自业务不同以及职责不同，在日常工作中会出现各种不协调现象，以致影响服务质量。该会由总经理或通过晨会或及时召集有关部门进行沟通与协调，及时予以解决。行政管理制度1、 用车规定：1.1由部门经理提前一天向办公室提出用车申请，紧急时由办公室调度；1.2严禁出私车