办公文秘_秘书职业角色

第2章秘书职业角色 项目一认知秘书的角色定位项目二认知秘书的角色条件项目三认知秘书的角色意识 项目一认知秘书的角色定位 阅读材料比尔 盖茨成功后面的女人 美丽女秘书露宝 详见教材第页 学习任务 通过本项目的学习 你应该 认知和理解角色的涵义及相关的概念 认知和体悟基于秘书主体地位的秘书工作特征 认知和领会秘书角色定位的动态过程 知识准备 一 角色的基础知识1 角色涵义所谓角色是指在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物 对角色内涵的理解和把握 既包括社会 他人对占有一定社会地位或具有某种身份的人的行为期望 也包括占有一定社会地位或具有某种身份的人根据自己对社会期望的认识而具有的外部行为模式 2 角色行为角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会成员或团体成员的期望 按照角色的特定要求所表现出来的实际行为 例如担当秘书角色的人 就应该按照秘书角色的要求去支配自己的行为 积极有效地做好辅助管理工作 角色行为存在差异性 即担当同一角色的不同的人所表现出来的角色行为会有所不同 在社会活动中 行使同样的角色权利与义务的不同人的行为是具体的 这里面既有个性特色 又具共性特征 角色行为则是其共性的体现 是对占有一定社会地位或具有某种身份的人的行为的一种抽象和概括 角色行为离不开社会成员或团体成员的期望 每个人在特定的社会关系中担当一定的角色 周围的人总要对他的态度 行为提出种种合乎身份的要求并寄予期望 即 角色期望 如果一个人的态度 行为偏离了角色期望 就会引起周围人的异议或反对 角色期望的前提则是个体必须先意识到他人对自己的期望 认知自己所扮演的角色 即具有角色的知觉 3 角色扮演角色扮演是实现角色行为的关键环节 个体的角色行为就是通过他人的角色期望 自己的角色认知和角色扮演而最终实现的 角色扮演即个人在角色知觉的基础上 按照社会和他人的期望所完成的角色行为 小提示影响角色扮演的因素主要有 角色的清晰程度 角色扮演者的个性特征 角色期望 角色规范 4 角色规范角色规范是指组织上期望其成员应该在工作中所达到的行为模式 是对成员行为的规定 角色规范是评价角色行为的标准 是一种特殊的团体规范 角色规范具有两种不同的形态 一种是有明文规定的 条文化的角色规范 一种是没有明文规定但是客观存在着的角色规范 角色规范并不是一成不变的 它既是在长期的社会实践活动中形成的 又伴随着社会发展和时代变迁而发展变化 如果某种角色规范已经不适应社会发展的要求 它就会被人们改造或取消 进而建立新的角色规范 二 秘书的角色定位1 秘书工作的特征 1 主动性 从秘书的工作方法来看则具有明确的主动性 秘书对领导辅助必须具有鲜明的积极主动性 正确认识秘书工作的主动性特征 对于提高秘书工作的质量和效率 实践秘书工作的作用和价值 进而保障领导工作的正常实施有着重要的意义 职场箴言不懂得服从的秘书不是合格的秘书 只知道一味服从的秘书不是优秀的秘书 2 集体性 一是秘书工作主体的集体性 一个社会组织内的秘书队伍一般是以群体方式出现 共同办理事务 二是秘书工作过程的集体性 秘书工作的各项内容在实施中都需要有分工更有合作 需要秘书群体的相互沟通与密切配合 三是秘书工作成果的集体性 比如秘书工作的每一个环节的运行都由专人负责 协调完成 劳动成果的集体性不言而喻 3 专业性 由于秘书工作具有综合性 我们常要求秘书成为 杂家 但是 杂 与专业化并不是矛盾的 从某种意义上讲 杂 恰恰是其专业化特征的形象反映 缺乏专业性 秘书工作就失去了个性 深刻认识秘书工作的专业性特征并付诸实践 秘书工作就会充满活力 4 灵活性 一是思考问题的角度要灵活 二是工作方法的采用要灵活 三是工作方式的选择要灵活 5 超前性 秘书首先要有超前的意识 能够敏锐地捕捉现实和预见未来 积极主动地辅助领导 然后要用超前的行动 尤其像辅助领导决策这样的工作 应当先于领导提出决策课题 先于决策制定提供科学依据 先于决策实施拿出防范措施 使决策的风险性降到最低 提高决策的可靠性 2 秘书的角色定位 1 角色知觉 秘书在进入某一组织担任角色时 不能不想这样的问题 我的角色是什么 我应当做什么和怎么做 组织要求我做什么 我在组织中的地位和身份如何等 这便构成了秘书对自身角色的知觉 它具有鲜明的主动性 直接影响秘书在社会组织中的角色定位 2 角色初始定位 秘书以自己对秘书角色的认知 理解为基础 并将自身实际情况和组织实际情况相结合 初步明确自己的职能 对自己在组织中的角色进行初步定位 并以此为基础开展工作 在特定的范围内发挥特定的作用 3 角色期望 社会成员对秘书角色的期望 这形成了社会秘书观 对秘书的价值观产生深层次的影响 组织内部成员对秘书的期望 即秘书所要面对的角色群期望 角色期望往往具有一定的导向性 对秘书的职业道德 职业行为 职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范 4 角色冲突 其一 自我角色定位与面对的角色期望发生冲突 其二 自我角色定位与自身能力发生冲突 其三 多种身份关系失调引起角色冲突 5 角色的互动与调整 角色冲突不可避免 当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后 秘书在角色期望的压力下 与期望发出者之间就要通过各种方式进行必要的角色定位与角色期望的相互调整与适应 这是一个角色互动的过程 由角色期望者发出的信息影响角色期望对象 对其形成压力 角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的期望及未来的期望 6 角色再定位 经过角色的互动与调整 秘书重新找准了自己在组织中的合适位置 并被组织认可 这就意味着角色再定位的完成 秘书角色再定位完成主要有两种途径 一个是秘书主动调整自身的角色认知并通过学习提高自身能力来填补能力空缺 使自己能够胜任岗位要求并得到领导的肯定 另一个是组织根据秘书的实际能力调整其工作岗位 秘书相对而言被动地完成角色再定位 素养训练 训练1请根据本项目所学习的关于角色的相关知识分析下面这个小故事 它给我们带来了哪些启示 著名的英国女王维多利亚与其丈夫阿尔伯特相亲相爱 感情十分和谐 但是由于维多利亚是一国之君 整天忙于公务 出入于社交场合 而她的丈夫阿尔伯特却和她相反 对于政治不太关心 对社交活动也没有多大的兴趣 因此两人有时也闹出一些别扭 有一天 维多利亚女王又去参加社交活动 而阿尔伯特却没有去 当女王回到寝宫时 已是深夜 只见房门紧闭着 于是女王走上前去敲门 房内 阿尔伯特问 谁呀 女王回答道 我是女王 但门没有开 女王再次敲门 房内阿尔伯特又问道 谁呀 女王略带气愤地说 维多利亚 门还是没开 女王徘徊了半晌 又上前敲门 房内阿尔伯特仍然耐心地问 是谁呀 女王温柔地答道 你的妻子 这时门开了 阿尔伯特伸出热情的双手把女王拉了进去 项目二认知秘书的角色条件 阅读材料华为公司总裁任正非 应该怎样做一个秘书 详见教材第页 学习任务 通过本项目的学习 你应该 正确认知秘书年轻化要求的现实问题及误区 正确认知女性之于秘书职业的优势所在 正确认知秘书生理健康要求与心理健康要求 正确认知秘书学历层次社会要求的现实 知识准备 一 秘书的年龄条件目前 我国对秘书从业者的年龄并没有明确的规定 但是从职业化的趋势来看 整体上呈现年轻化的特征 但是 目前在我国对秘书年轻化的要求也存在追求偏低化的误区 如大量的招聘启事中标明的秘书年龄要求不符合职业需要的实际 有的要求应聘者年龄在24岁以下甚至更小 同时又要求有若干年工作经验 这是矛盾的 从某种角度也反映了社会对秘书角色认识的偏颇 从某种意义上讲 秘书的成熟是与年龄成正比的 我们不能绝对地说秘书就是年轻人的职业 具体情况还是要结合具体的岗位要求来定 这也给年轻秘书以有益的启示 提高自身素质才是关键所在 想一想你如何看待社会上所谓的 秘书吃的是青春饭 的这类观点 二 秘书的性别条件从职业化的角度考察 秘书职业呈现女性化的特征 女性从事秘书职业有其自身优势 一是思维能力优势 二是交际能力优势 三是语言能力优势 四是操作能力优势 五是审美愉快优势 在我国 改革开放以前 秘书几乎就是男性的天下 改革开放后 三资 企业大量出现 发达国家先进的管理思想和方法被引进 包括秘书女性化这一被发达国家普遍认同的管理模式 从职业化的角度来考察 女性秘书已经成为我国秘书职业阶层的主体 三 秘书的健康条件秘书角色的健康条件 一要生理健康 二要心理健康 二者相互联系又相互制约 秘书工作比较辛苦 生活规律常常被打破 比如加班加点赶任务就需要有旺盛的精力和体力 秘书处于组织的枢纽位置 地位特殊 事务繁重 角色复杂 常常使其心理处于紧张状态 心理承受力较大 若不能及时调整心态就很容易出现心理疾病 尤其是秘书处于一个较为复杂的人际关系网中 若不善于处理各种关系 就很容易形成不健康的心理 秘书的生理健康条件应该是身体发育正常 体质强健 没有疾病 精力旺盛 头脑灵活 能够担负比较艰苦繁杂的任务 这个条件标准比较容易把握 秘书的心理健康条件应当是智力水平正常 情绪稳定 心态平和 具有较强的环境适应性 具有良好的人际关系 因此 秘书要树立正确的人生观 价值观 要正确认识和评价自己 努力创造良好的人际环境 积极参加有益的公益 文体活动 并能及时发现和自觉调整出现的不良心理 以便担当好秘书这样比较复杂的社会角色 情景案例 五一 长假的一天 公司的员工们一起结伴参加登山活动 这是一次难得的放松机会 所以每一个人都露出了轻松的笑脸 大家笑着闹着 经理突然发现有些异样 那就是没有了他的秘书小杨 平时在这个时候 小杨是最活跃的 这次担任综合部拉拉队首席指挥 现在却不见了 经理问同行的阿昆 小杨哪去了 阿昆悄悄告诉经理 说小杨的颈椎和腰椎又不舒服 又怕影响经理的心情 没吃午饭 就先回城了 经过这次活动后 经理在对待小杨的时候老是觉得别扭 因为任务多了以后经理怕小杨的身体接受不了 可如果不给那么多任务 高薪请这么个秘书来不就浪费了么 于是 在以后的日子里 经理通过斗争终于选择了忍痛割爱辞退了身体状况欠佳的小杨 四 秘书的文化程度文化程度可以从两个方面来理解 一是从学历层次的高低作为评判标准 二是以知识结构是否合理作为评判标准 在我国 学历层次分为四个等级 一是小学 二是中学 又分为初中和高中 三是大学 又分为专科和本科 四是研究生 又分为硕士和博士 担任秘书角色的学历一般要根据所任职位的职级而定 所任秘书职位的职级越高 对任职者的学历要求也就越高 因为职位的职级越高 其处理工作事务就越复杂 就要其具备相应的学历 在我国的 秘书国家职业标准 中 四级 三级 二级秘书资格考试的申报条件中 虽然未将学历作为必要条件 但也分别提出了中专及本科的充分条件选项 从理想的角度看 秘书合理的知识结构应该包括基础知识 专业知识和辅助知识三个部分 知识结构与学历层次相比 前者更应当受到重视 秘书要使自己的知识结构不断得到优化 职场箴言学历只代表过去 学习力却代表将来 素养训练 训练下面选录的是一些招聘秘书的启事中对应聘者年龄和学历的要求 请分组进行讨论与评析 本公司招聘 前台秘书 年龄18 25岁 大专以上文化程度 本公司诚聘 行政秘书 女性 25岁以下 全日制本科学历 本公司拟招 文秘两名 年龄在20 28岁之间 大专以上学历 训练女性从事秘书职业有着 天生的 优势 但是任何事情都具有两面性 请分析女性从事秘书职业的劣势有哪些 如何在工作中采取有效的弥补措施 项目三认知秘书的角色意识 阅读材料秘书于雪日记 越位 详见教材第页 学习任务 通过本项目的学习 你应该 正确认知常见的秘书角色知觉误区 正确认知常见的秘书角色错位表现 理解和体认秘书应具备的职业意识 知识准备 一 秘书角色知觉的误区1 秘书是 高级保姆 这种角色知觉的错误在于把秘书角色完全置于受领导雇佣的地位上 不符合我国秘书职业的现状 这种观点认为秘书为领导服务没有界限 从日常工作到家庭事务都要为领导提供服务 是一种不需要什么专长 只需察言观色就行的角色 显然 这是对秘书职业和秘书工作的一种误解 虽然秘书为领导服务是一种角色规定 但是这种服务应该是在职责范围内的服务 否则就不属于秘书角色份内的事 如果秘书与领导关系密切 私人关系很好 在生活中相互关心和帮助也是正常的 但它属于非秘书角色的一种个人关系 2 秘书是 漂亮宝贝 这种角色知觉的错误在于极端地贬低了秘书职业的作用 严重扭曲了秘书职业形象 随着我国秘书职业女性化特征的日趋明显 受各种复杂社会因素的影响 一些人认为秘书只要年轻漂亮就可以 将秘书视为好看的花瓶 做一些陪待 应酬工作 更有甚者将女秘书的职业形象与社会不良现象划等号 认为女秘书就是 情人 小密 甚至 二奶 这里面有残余封建陈腐观念的精神遗害的影响 有某些文学影视作品的商业渲染的影响 也有极少数人不良行为的现实误导的影响 其危害作用是相当大的 这种观点事实上败坏了秘书职业的声誉 阻碍了秘书职业的健康发展 3 秘书是 领导附庸 这种角色知觉的错误在于抹煞了秘书职业及秘书工作的真实状态 矮化了秘书的人格形象 过去 有些电影 小说等出于塑造人物的需要 常把秘书角色描绘成在领导面前点头哈腰 唯唯诺诺 狐假虎威的不光彩形象 甚至有 奴化 倾向 实际上是把少数人的个别行为进行了抽象概括 但是却使人们尤其是对秘书工作实际缺乏了解的人们对秘书工作产生了误解 秘书作为一种特定的社会角色有其无可替代的工作内容 更有其独立的人格 秘书与领导之间在工作上是上下级关系 但是在人格上是完全平等的 不存在人身依附关系 4 秘书是 领导高参 这种角色知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥的参谋作用 过分夸大了秘书角色的作用 我们提倡秘书角色在很好地完成自己各项事务性工作的前提下 尽可能地发挥自己的聪明才智 多为领导提供一些可供选择的优化方案或者有用信息 以便适当合理地发挥参谋作用 但是 这绝不意味着让秘书角色将工作本末倒置 忽视办事职能 过分强调参谋作用 专门为领导出主意 想办法 秘书工作的基本任务是辅助管理 把领导从繁杂的事务中解脱出来 把秘书角色说成是领导的专职高参 甚至说成 智囊团 思想库 是非常有害的 二 秘书角色错位的表现1 关系越位工作中有的秘书以领导的角色或假借领导名义越俎代庖 发号施令 甚至以 领导 自居 颐指气使 造成关系越位 2 工作越位工作中有的秘书处于把工作做好之心 抢着去做本应由领导出面处理的事 结果给领导帮倒忙 造成工作越位 也有的秘书为出风头而造成工作越位 3 表态越位有些秘书