xx人事档案管理制度.doc

人事档案管理制度文件编号：LC-HR-GC10版 本：V1.0序号变 更记 录版本更改单序号修改人/日期审核人/日期批准人/日期实施日期1创建1.0赵青主 赵勇2011.321 目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。2 适用范围公司所有员工。3 人事档案分类员工人事档案分为以下四大类：4.1 入职档案1、入职资料：个人简历、入司申请表、员工履历表、承诺书、上一家单位的离职证明（员工承诺书）、员工担保书、担保人身份证复印件、员工身份证复印件、学历学位证书、各类资格证书复印件、体检资料、员工照片等个人入职基本信息。2、劳动合同、保密级禁业限制协议、设备领用协议等。3.2职位档案1、职位说明书、员工调动审批表。2、试用期考核表、试用期转正申请表、员工试用期工作总结。3.3薪酬档案调薪申请单、调薪/降薪记录。3.4 离职档案1、离职申请书；2、工作交接单；3、离职交接清单；4、项目交接单；5、离职证明存根。4 社会保险及住房公积金材料4.1 员工社保和公积金的增减员表4.2员工转移保险的转移表5 员工企业档案的保管、收集和归档5.1员工企业档案的保管1、档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格使用专用档案物品；2、档案存放地需坚固、防火、防潮、防蛀。5.2员工企业档案的收集和归档1、及时通过有关部门收集员工的入职、任免、调动、等新材料，充实档案内容。2、收集到的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经所在单位审查盖章或者本人签字的，盖章签字后方能归入档案。3、收集到的材料要及时整理、登记、归档；在档案卡上登记相关材料名称及有关内容，将新材料放入档案，并做好标记。4、入档材料需使用A4规格的纸张。6 人事档案的核查核对6.1 重要性检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。6.2 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：1、 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。3、 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。7 人事档案编码人事案编码规则：首4位由浪潮嘉信拼音第一个字母的大写“LCJX”，后四位从0001开始编码，一次类推。8 人事档案保密规定及保存期限8.1 人事档案保密和保存工作要求：公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。8.2人事档案保存期限：公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。9 附件档案登记卡浪潮嘉信员工档案编号：LCJX 0001 基本情况姓名性别民族出生日期 身份证号码政治面貌婚姻状况（）已 （）未毕业学校学历专业户口所在地籍贯城镇户口（）是 （）否地址邮政编码备注所属部门担任职务档案所含资料文件名称文件名称新进人员入职引导表应聘人员登记表综合面试评价表入司申请表员工试用申请表员工履历表承诺书个人简历身份证复印件学历证书复印件入